高效的時(shí)間管理是怎樣煉成的
時(shí)間是公平的,給每個(gè)人的一天都是24小時(shí);時(shí)間又是不公平的,給每個(gè)人的一天不都是24小時(shí)。這個(gè)道理告訴我們,人生有限,時(shí)間有限,但對(duì)時(shí)間的管理不同、利用方式不同,足以活出不一樣的人生。那么為什么有些人能夠高效地管理自己的時(shí)間呢,我們一起來(lái)看看。
高效的時(shí)間管理是怎樣煉就的?
■只要意識(shí)到自己的時(shí)間浪費(fèi),工作的效率就會(huì)完全不同
一旦認(rèn)為時(shí)間很充裕的話,往往就會(huì)毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果認(rèn)為今天做不完,明天再來(lái),或者加班的話,效率就會(huì)一天比一天差。時(shí)間也有代價(jià)。如果不會(huì)在一定的時(shí)間內(nèi),賺得自己時(shí)間價(jià)值以上的東西的話,收入將會(huì)為負(fù)值。正因?yàn)槿绱?,時(shí)常存有自己時(shí)間價(jià)值的意識(shí)判斷。如此,想提高生產(chǎn)積極性的意識(shí)就會(huì)發(fā)生作用,自然就能夠很有效率地進(jìn)行工作。不僅散漫的習(xí)慣會(huì)消失,而且又能夠激發(fā)產(chǎn)生提高工作效率的構(gòu)想。當(dāng)大學(xué)畢業(yè),進(jìn)入國(guó)際性會(huì)計(jì)事務(wù)所上班時(shí),才對(duì)時(shí)間的價(jià)值有了強(qiáng)烈的意識(shí)。這家會(huì)計(jì)事務(wù)所的主要業(yè)務(wù)有會(huì)計(jì)監(jiān)查、稅務(wù),和財(cái)政問(wèn)題等。幾乎所有的經(jīng)費(fèi)都屬于人的費(fèi)用。因此,制訂收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí),都以時(shí)間做為準(zhǔn)則。因此,不會(huì)把時(shí)間有意義、有效率地使用的話,報(bào)酬可能少于花費(fèi)。正因?yàn)榭吹狡髽I(yè)界嚴(yán)酷的現(xiàn)實(shí),因此才有了"時(shí)間并非免費(fèi)"的意識(shí)。一直到今天,雖然已擁有自己的事務(wù)所,但是仍然活用這寶貴的經(jīng)驗(yàn),時(shí)時(shí)想著時(shí)間的價(jià)值。或許對(duì)于事務(wù)人員來(lái)說(shuō),欲利用有形之物,比較生產(chǎn)性與時(shí)間價(jià)值間的平衡,似乎有一點(diǎn)困難。然而,只要從工資、年薪、加班費(fèi)等的金額,算出自己一個(gè)小時(shí)有多少"代價(jià)"時(shí),你對(duì)時(shí)間的意識(shí)就會(huì)大幅度的改變。?
■完成一件工作之后,盡早地寫(xiě)下解決問(wèn)題的訣竅
不管如何辛苦,一旦完成了一件工作,絕大多數(shù)人都會(huì)滿足于結(jié)果,而很少去注意其過(guò)程。其實(shí),這種態(tài)度是不對(duì)的,也可以說(shuō)非常可惜。越是重復(fù)出現(xiàn)錯(cuò)誤的工作,越能得到新的竅門和反省問(wèn)題。如果把這種貴重的"副產(chǎn)品"忽略掉,它就會(huì)被趕到意識(shí)的角落。遇到下次又得做同樣的工作時(shí),就得重頭再來(lái)。
因此,在做完一件事以后,一定要以備忘錄的方式,把跟下一次工作有關(guān)的新發(fā)現(xiàn),反省的事項(xiàng)記錄下來(lái)。如此,把眼睛能看到的“東西”記錄下來(lái),下次就不至于犯同樣的錯(cuò)誤,也不會(huì)在同一個(gè)地方浪費(fèi)時(shí)間,就算是委托他人,也可以很有效率地進(jìn)行。
上午工作的狀態(tài)一般來(lái)說(shuō)都不會(huì)太差,但是到了下午,由于疲勞的累積,工作效率將逐漸下降。遇到這種情況,適度的休息是必要的。與其驅(qū)使渾渾沌沌的頭腦“長(zhǎng)期作戰(zhàn)”,不如以適當(dāng)?shù)男菹追昼姡咕窕謴?fù)清爽后繼續(xù)投入工作,如此才能提高工作效率。
■發(fā)生麻煩時(shí),先讓精神放松一下,然后再開(kāi)始工作
常常聽(tīng)到周圍的人老是把“沒(méi)有時(shí)間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭(zhēng)取更多的時(shí)間,甚至削減自己的睡眠時(shí)間。以長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來(lái)看,縮短睡眠時(shí)間將在效率方面帶來(lái)負(fù)面的作用。與其這樣做,不如重估一下自己使用時(shí)間的方法,提醒各位管理者,不妨?xí)鴮?xiě)一下自己的行動(dòng)記錄,即記下幾點(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分做了些什么?以辦公室來(lái)說(shuō),全體職員都使用“時(shí)間分析單”(以每六分鐘為一單位,記錄各人的工作。)提議以六分鐘為單位,是因它為一小時(shí)的十分之一,即等于零點(diǎn)一小時(shí),合計(jì)起來(lái)比較簡(jiǎn)單方便。實(shí)際地做這種記錄的話,就可以獲得許多的信息,對(duì)于提高工作效率、有效地利用時(shí)間以及休息的計(jì)算方面都非常有幫助。?
■對(duì)于感到厭惡的工作,可準(zhǔn)備“成功報(bào)酬”給自己或家人,以激發(fā)干勁
為了使工作有效率的進(jìn)行,最好把各種工作“格式化”,即把來(lái)自經(jīng)驗(yàn)的訣竅“格式化”。如此,不管在何時(shí)何地,任何人都可以采取最好的方法,在沒(méi)有錯(cuò)誤的情況下開(kāi)始工作。對(duì)于這種工作的格式化,有些公司已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施,不過(guò)對(duì)成為格式化對(duì)象者,幾乎都是高度或者復(fù)雜的工作。在日常生活里面,管理者認(rèn)為可以大幅度的活用“格式化”。實(shí)際上,由于工作的訣竅不明了,而引起錯(cuò)誤及疏忽者,不僅限于專業(yè)工作,就是日常的工作也不能例外。例如你在辦公室時(shí),委托別人替你聽(tīng)電話,并且抄錄電話的內(nèi)容。如果抄錄的內(nèi)容,還是不能使你弄清楚對(duì)方之意的話,你就得去請(qǐng)教抄錄者。諸如此類,如果在一天里發(fā)生幾次的話,時(shí)間的損失就很驚人了。遇到這種情形,就算責(zé)備抄錄者也不能解決問(wèn)題。如果事前就規(guī)定抄錄電話的格式,那就不可能發(fā)生錯(cuò)誤。在管理者的辦公室里,從專業(yè)的審查書(shū)類的寫(xiě)法,到電話的應(yīng)答,郵件的處理等日常業(yè)務(wù),都規(guī)定處理的格式,而且全部的工作人員都懂得其中訣竅。每次有新職員進(jìn)入公司,都必須弄懂所謂的"格式"。在決定“格式”之際,有一件事必須特別注意,那就是不能一開(kāi)始就期待“完整”。不管期待如何的完整,仍然會(huì)發(fā)生意外的事情。因此必須在這種心理下規(guī)定”格式”,再經(jīng)過(guò)實(shí)際運(yùn)用后,不斷地添加內(nèi)容。
很多人以抱怨的口吻說(shuō):"到公司上班,每次都做千篇一律的工作,實(shí)在叫人感到厭倦……。"的確,每天都依照上司的命令做事,很難以叫人產(chǎn)生干勁。不過(guò),對(duì)于這種千篇一律的工作,只要不盲從以往的做法,自己想出一些點(diǎn)子的話,就能夠使你感到趣味盎然。
不管干勁如何的充足,人們能夠集中精力做一件事的時(shí)間,總是有限度的。如果無(wú)視于這一點(diǎn),只一心一意地面對(duì)桌子坐著,仍然不能提高工作效率,反而會(huì)使它不斷的降低。你最好弄清楚自己能夠集中精力的時(shí)間,再配合工作,把工作分成幾節(jié)進(jìn)行,如此效果比較好。一般來(lái)說(shuō),一個(gè)人能集中精力做一件事的時(shí)間,大約為九十分鐘。正因?yàn)槿绱耍髮W(xué)的課堂,電影的放映時(shí)間都被設(shè)定于九十分鐘前后。不過(guò),電影的放映時(shí)間都被設(shè)定于九十分鐘則后。不過(guò),這并非鐵則,仍然有個(gè)人差異。同時(shí),根據(jù)工作的內(nèi)容,能夠集中精神的時(shí)間也不一樣。不管是什么人,只要是自己感到興趣的事情,集中精神兩、三小時(shí)根本就不成問(wèn)題。如果窗外有煩人的噪音,則能夠集中精神的時(shí)間也會(huì)縮短。集中精神這一件事,往往會(huì)受到環(huán)境的左右。把這些現(xiàn)象聯(lián)想起來(lái),當(dāng)可判斷,能集中精神的時(shí)間的確有個(gè)限度。因此,最重要的一件事情,是從經(jīng)驗(yàn)中,找出最適合于自己的集中精神時(shí)間。一旦獲知并把握自己能集中精神的時(shí)間,那就能夠找出提高工作效率的方法。如果你認(rèn)為自己集中精神的限度為六十分鐘,那就全力投入于六十分鐘的工作。做滿了六十分鐘的工作,休息一會(huì)兒,使自己輕松一下,再集中精神另做六十分鐘的工作。如此的話,工作效率也會(huì)在無(wú)形中提高?;蛘吒淖児ぷ鞯膬?nèi)容也不錯(cuò)。譬如做好一段校對(duì)的工作之后,改成會(huì)客,如此,即可使精神為之一振。一提起工作,有些人以為必須整天面對(duì)著桌子進(jìn)行。事實(shí)上并非如此,不時(shí)的管理自己,提高效率,這才是真正的工作。?
■使用"進(jìn)度表"把必須做的事"視覺(jué)化",如此就能用眼睛體會(huì)到成就感
工作必須長(zhǎng)期地延續(xù)下去,那就必須知道目前完成了多少?還剩下多少?如果不能確實(shí)地把握的話,將陷入不安之地,工作效率也無(wú)法提高。因此,必須實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)越大,越能夠客觀的確認(rèn)其進(jìn)行狀況。為了做到這一點(diǎn),必須把它"視覺(jué)化"。對(duì)你來(lái)說(shuō),遇到報(bào)考大學(xué),參加政府舉辦的考試時(shí),都以自制"進(jìn)度表"的方式,使目標(biāo)的完成"視覺(jué)化"。在一張紙上畫(huà)了細(xì)小的格子,格子的橫面寫(xiě)著完成目標(biāo)必須做的事情,每當(dāng)完成一件事情,就使用紅筆把該格子涂掉。?
這樣做的話,就可以一目了然的看出,自己正處于起點(diǎn)與目標(biāo)之間的那一點(diǎn)。對(duì)于下一步應(yīng)該做什么才能胸有成竹,不至于感到茫然。在這種情況下,工作自然能夠很有效率地開(kāi)展下去。?而且,涂掉一個(gè)格子所產(chǎn)生的成就感,能夠增強(qiáng)對(duì)下一步挑戰(zhàn)的信心。除此之外,使用這種"進(jìn)度表"的好處,那就是能看出目標(biāo)與實(shí)績(jī)之間的差距。早晨在決定工作程序時(shí),雖然列下了今日工作的范圍,但是,有時(shí)卻無(wú)法達(dá)到這個(gè)范圍。到這時(shí),如果有工作"進(jìn)度表"的話,就能夠一眼看出完成了目標(biāo)的幾個(gè)百分點(diǎn)。如果不會(huì)達(dá)到最后目標(biāo)的話,又可以當(dāng)成發(fā)現(xiàn)問(wèn)題點(diǎn)的反省資料。目標(biāo)只是驅(qū)使工作有效率進(jìn)行的手段,并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目標(biāo)與實(shí)績(jī)之間的差距。如果沒(méi)有這個(gè)過(guò)程的話,無(wú)論到何時(shí)都不可能有進(jìn)步。