提升工作和時(shí)間效率自我管理方法(2)
提升工作和時(shí)間效率自我管理方法
4、制定工作計(jì)劃之外給自己一個(gè)倒計(jì)時(shí)產(chǎn)生時(shí)間緊迫感每天面對(duì)大量的工作，誰(shuí)都不免產(chǎn)生“丟三落四”、忙而無(wú)序的狀況;如果會(huì)工作，養(yǎng)成定時(shí)作計(jì)劃的習(xí)慣，效果是大大不一樣的。要善于管理自己的工作，可以準(zhǔn)備一個(gè)記事本，對(duì)自己每月的工作計(jì)劃、每周的工作計(jì)劃進(jìn)行規(guī)劃和跟蹤管理。每月之末，抽出一定的時(shí)間思考一下下個(gè)月的工作重點(diǎn)和計(jì)劃安排。制定工作計(jì)劃，關(guān)鍵是要會(huì)分解目標(biāo)，把制定的月目標(biāo)分解到一個(gè)周，一個(gè)周的目標(biāo)再分解到每一天。也許看上去是一個(gè)很龐大的，擔(dān)心完成不了的工作目標(biāo)，經(jīng)過(guò)這樣的層層分解后，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，原來(lái)要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)并不是很難;這樣工作起來(lái)才不會(huì)感到有很大的壓力。
此外，制定工作計(jì)劃之外，要給自己設(shè)定一個(gè)倒計(jì)時(shí)，利用倒計(jì)時(shí)所產(chǎn)生的緊迫感。這是心理學(xué)家推薦的自我激勵(lì)方法。這種倒計(jì)時(shí)所產(chǎn)生的緊迫感能激發(fā)你的決斷力和專注力，調(diào)動(dòng)你的情緒和潛能。
5、學(xué)會(huì)溝通，微笑溝通，工作效率提升也需要溝通獲取良好的外部環(huán)境和資源
在一個(gè)公司里或者團(tuán)隊(duì)里，遇到最多的時(shí)間管理上的問(wèn)題是什么?溝通問(wèn)題。溝通首先要學(xué)會(huì)微笑，微笑首先要敞開(kāi)心扉，用一個(gè)包容的心態(tài)和接納的心態(tài)來(lái)溝通。微笑、自信，能產(chǎn)生神奇的效果，笑對(duì)世界，世界就會(huì)對(duì)你微笑;自信，周圍的人會(huì)更多的支持你。
每天用一定的時(shí)間來(lái)和同事、上級(jí)溝通，有良好的溝通心態(tài)、學(xué)會(huì)傾聽(tīng)，就能獲得積極的溝通效果，工作軟環(huán)境、工作需要的資源就能獲得支持!這對(duì)工作效率的提升有非常大的作用。記?。汉芏鄷r(shí)候有效溝通可能比抓緊時(shí)間做事還重要!很多有經(jīng)驗(yàn)的人都知道：領(lǐng)導(dǎo)布置下來(lái)一項(xiàng)任務(wù)之后，先和領(lǐng)導(dǎo)溝通好預(yù)期的結(jié)果和方式很重要～只有當(dāng)你真正明白了要做什么，怎么去做的時(shí)候，再去行動(dòng)，這樣返工的幾率就低的多了，自然效率也就高了。這就是所謂的“磨刀不誤砍柴工”!
6、提升自己的專業(yè)能力，能力強(qiáng)才有解決問(wèn)題的效率
我想這個(gè)道理大家都懂的，一個(gè)剛畢業(yè)的業(yè)務(wù)不熟、技術(shù)不精的人去解決一個(gè)問(wèn)題往往半天都找不到門道，半天一天的時(shí)間可能要被白白浪費(fèi)在知道自己要干什么上面。有時(shí)候，要知道自己要干什么也是一件很難的事情，需要對(duì)業(yè)務(wù)和需求、技術(shù)等多方面的理解，而不知道自己要干什么更不用談工作效率了。即使知道了要干什么，下一步還有怎么做的問(wèn)題…。這一切都要求我們提升自己的專業(yè)能力，沒(méi)有專業(yè)能力，強(qiáng)工作效率無(wú)從談起。如果你的專業(yè)能力越強(qiáng)，經(jīng)驗(yàn)約豐富，那么你做一件事情比別人消耗的時(shí)間就越少，這時(shí)候你就需要考慮是不是可以接受更大的挑戰(zhàn)，多做一些重要但是不緊急的事情。
7、保持工作環(huán)境的有序和整潔
實(shí)踐證明，優(yōu)雅整潔的工作環(huán)境、打造高效健康的工作區(qū)能大大激發(fā)工作的熱情和潛能，這就是為什么美國(guó)的大公司紛紛在工作環(huán)境和裝修上大請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)師的原因了。工作環(huán)境不僅會(huì)影響到工作效率，還會(huì)影響工作中的創(chuàng)造性。美國(guó)管理大師坎特為不景氣的公司管理人員提出的第一個(gè)建議往往是讓他們把工作地點(diǎn)重新粉刷或是清潔一遍。這也是給你自己貼上成功標(biāo)簽的一種方法。她說(shuō)：“環(huán)境會(huì)激發(fā)人們向更高的目標(biāo)看齊。不要認(rèn)為給自己換個(gè)新發(fā)型或是買件時(shí)髦的衣服是輕浮虛榮的，你這樣做不是為了炫耀，而是為了在勝利到來(lái)之前為自己樹(shù)立信心。
8、學(xué)會(huì)自我暗示提升自信，好情緒能提升工作效率
自信心就是對(duì)良性結(jié)果的期待!工作中沒(méi)有什么勇敢不勇敢，如果出了問(wèn)題就必須面對(duì)!必須解決!遇到挫折的時(shí)候拋棄所有的主觀情緒，只追問(wèn)自己：如何解決問(wèn)題?(這很難，需要很深厚的功力)在想辦法解決的過(guò)程中，要有信心，要進(jìn)行自我暗示，相信一定會(huì)解決一定能夠解決，這種對(duì)良性結(jié)果的期待就是自信心，這種自信能大大提升工作效率。而壞的情緒好壞往往會(huì)影響到工作狀態(tài)，要求自己盡量不要把一些不好的情緒帶進(jìn)工作里，當(dāng)然誰(shuí)也不可避免遭遇氣憤、低落的時(shí)刻，但要學(xué)會(huì)控制。每當(dāng)這時(shí)，閉上眼睛幾分鐘，告訴自己：“只要不發(fā)作，就又戰(zhàn)勝自己了”。能夠管理自己的情緒了，也就意味著在走向成熟。此外，要學(xué)會(huì)把生活和工作上的事情分開(kāi)。
通常影響我們效率的，不是繁雜的任務(wù)和時(shí)間管理的問(wèn)題，而是我們的情緒!我們通常被情緒所左右，壓根不想工作，不想干活，拒絕合作，這才是我們拖延和被動(dòng)的原因。通常讓我們感到疲憊的，不是勞累，而是索然無(wú)味。所以，跳槽去一個(gè)你喜歡、投入熱情的工作中去吧，如果不熱愛(ài)你的工作，何來(lái)工作效率?
9、要學(xué)會(huì)拒絕
當(dāng)我剛開(kāi)始工作的時(shí)候，我非常急切的想要去討好別人。這也就是說(shuō)，我?guī)缀醪荒苋セ亟^別人對(duì)我的要求。我加了很多班，但是還是不能完成他們交代給我的所有事情。結(jié)果他們表示不滿意，而我也表示要崩潰了。如果你從不回絕別人，你的答應(yīng)就顯得毫無(wú)意義。承擔(dān)能力所及的事情，如果別人不停地指派給你更多的事情，你需要明確的表示那意味著將會(huì)耽誤其他的工作。為了應(yīng)付這種事情，我會(huì)隨身攜帶一張列有待辦事項(xiàng)的紙(To-dolist)。當(dāng)人們叫我去做什么事情的時(shí)候，我就給他們看這張紙，并且問(wèn)他們我應(yīng)該為他們擠掉哪個(gè)事情。這是我用來(lái)拒絕別人的一種好辦法。
10、徹底放松，休息
也許你不相信，提升工作效率的最后一點(diǎn)是徹底放松，休息。你放松了，休息好了，就能有效率。相反，連續(xù)加班，持續(xù)高壓，這種工作效率是不可持續(xù)的。工作是一項(xiàng)長(zhǎng)跑，不是50米沖刺。一次徹底的放松，才能更有精力去工作。這樣的事情很常見(jiàn)，問(wèn)題的核心是：什么才是最有效的徹底放松?我推薦幾個(gè)：冥想(靜坐)、和知心朋友聊天、散步、音樂(lè)、旅行…。所有最適合自己的讓你最放松的放松就可以了。休假的時(shí)候，就徹底忘記工作，告訴自己：“工作是忙不完的，沒(méi)有你，公司還是一樣轉(zhuǎn)動(dòng)，也許還轉(zhuǎn)的更快呢!高效工作的目的是什么：不就是為了省出時(shí)間來(lái)享受生活么”
提高時(shí)間利用率的方法
列出任務(wù)
常言道，做事要有計(jì)劃，要擺脫“混日子”，就要試著將每日的任務(wù)列出來(lái)。也許有人會(huì)把當(dāng)日的計(jì)劃寫得滿滿的，細(xì)致到了分鐘，但如果每天都這樣列計(jì)劃，反而會(huì)更浪費(fèi)時(shí)間，違背了時(shí)間管理的初衷，所以不必事無(wú)巨細(xì)，只需把當(dāng)日重點(diǎn)要完成的任務(wù)有條理地列出來(lái)即可，并給自己設(shè)定時(shí)間完成。
很多人可能在某個(gè)時(shí)間段里同時(shí)做兩件事，任務(wù)之間若有交叉且自己可控，那在同一時(shí)間段進(jìn)行也無(wú)妨，但是必須保持界限，且切忌頻繁切換，否則會(huì)增加隱形消耗。理清任務(wù)主次是我們高效利用時(shí)間的關(guān)鍵，在什么時(shí)間點(diǎn)完成什么任務(wù)，自己心里要有所把握。
當(dāng)一個(gè)大任務(wù)無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)完成，就分割成小任務(wù)，只要每天都完成小任務(wù)，你就會(huì)越來(lái)越接近那個(gè)大目標(biāo)了。
利用高效時(shí)段
每個(gè)人都有自己的高效時(shí)段，早中晚不一樣，明確自己的高效時(shí)段，可以把重要的任務(wù)放在這一時(shí)間段完成。對(duì)于大部分上班族來(lái)說(shuō)，高效時(shí)間段在于白天，坐在熟悉的辦公室里，展開(kāi)一天的任務(wù)。對(duì)于自由職業(yè)者或夜貓子來(lái)說(shuō)，夜晚安靜的環(huán)境會(huì)給予他們更多工作的靈感。
但高效時(shí)間段是可以培養(yǎng)的，最重要是養(yǎng)成規(guī)律的作息，生物鐘若是經(jīng)常被打亂，不單對(duì)身體是一種巨大的損耗，隨之帶來(lái)的各種問(wèn)題，比如頭痛，也會(huì)降低工作的效率，浪費(fèi)時(shí)間。
在合適的環(huán)境里
在日常工作進(jìn)行中，有多少人會(huì)忍不住刷微博、看微信?很多人容易被各類的信息吸引好奇心，在目光的轉(zhuǎn)移中尋求暫時(shí)的逃離，又或許是信息恐慌癥作祟，擔(dān)心自己錯(cuò)過(guò)信息，時(shí)不時(shí)就點(diǎn)亮手機(jī)屏幕，因?yàn)閹讞l未讀消息而刷起了朋友圈，時(shí)間流逝而不自知。
選擇一個(gè)盡量安靜且不容易被打斷的環(huán)境進(jìn)行重要的工作，讓自己保持長(zhǎng)時(shí)間的專注，避免好不容易整合的思緒被突然打斷，增加時(shí)間的損耗。但也要避免在尋找合適的環(huán)境上花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間。
利用碎片時(shí)間
除了每天用來(lái)處理重要任務(wù)的大塊時(shí)間，我們還有許多被割裂開(kāi)來(lái)的碎片時(shí)間。利用好這些碎片時(shí)間，完成一些碎片的任務(wù)，可以降低很多大塊時(shí)間的消耗。
很多人說(shuō)：生活忙碌，根本就沒(méi)有時(shí)間看書，工作忙碌，根本沒(méi)有時(shí)間健身......但人們并非真正的沒(méi)有時(shí)間，只是不愿意擠出時(shí)間去做這些事，比如可以利用等人等車的時(shí)間閱讀文章，利用周末的時(shí)間鍛煉而不是窩在房間里，利用夜晚下班后的時(shí)間學(xué)習(xí)而不是只盯著手機(jī)屏幕。利用好碎片時(shí)間，某種程度上來(lái)說(shuō)，你的時(shí)間就比別人更充裕。
《我的前半生》里，賀涵說(shuō)：
“即使是吃飯的時(shí)間，也應(yīng)該有效利用起來(lái)，去做點(diǎn)什么或?qū)W點(diǎn)什么.......一天三個(gè)小時(shí)，一周算起來(lái)就比別人多出一天的時(shí)間。”
日常總結(jié)
一天下來(lái)，需要對(duì)自己的時(shí)間安排做一個(gè)回顧總結(jié)，比如看看自己今天完成了哪些工作，遇到了哪些問(wèn)題，有沒(méi)有被一些事情打斷，有什么方法可以改進(jìn)，明天的計(jì)劃又是什么等等，通過(guò)寫工作日志對(duì)自己的時(shí)間有一個(gè)把握。
養(yǎng)成習(xí)慣
習(xí)慣的力量有多強(qiáng)大，相信大家都知道。有的人工作必須要拖到deadline甚至超過(guò)deaeline，才能勉強(qiáng)完成，要提高工作效率必須就要養(yǎng)成好的工作習(xí)慣，把時(shí)間管理的各個(gè)步驟都做到位：列出任務(wù)，利用高效時(shí)間段、在合適的環(huán)境里完成重要任務(wù)，利用碎片時(shí)間學(xué)習(xí)，對(duì)日常進(jìn)行總結(jié)等，一旦你創(chuàng)建了自己的工作方式，就要以高度的自律不斷地去實(shí)踐它，直到變成自己的習(xí)慣。
提高工作效率的技巧
分類處理
分清輕重緩急，凡是要緊、急迫或者好處理的事情馬上就辦，絕不拖延;凡是屬于需要特殊辦理的事情，做到堅(jiān)持原則、特事特辦;凡是可以“讓子彈飛一會(huì)兒”或者難以馬上辦的就先記下來(lái)，條件具備了就立即辦理。這種分類處理的辦法往往能提高工作效率。
日清日結(jié)
基層事務(wù)辦理不及時(shí)就會(huì)積壓，時(shí)間一長(zhǎng)輕則形成心理負(fù)擔(dān)，重則影響黨和政府形象。當(dāng)日事當(dāng)日畢，是大家都認(rèn)可的好辦法，關(guān)鍵在踐行。唐朝宰相劉晏“為人勤力，事無(wú)閑劇，必一日中決之”。清朝大學(xué)士張廷玉經(jīng)常在乘轎子上下班途中披覽文書，回到家以后也常常點(diǎn)著蠟燭辦理公務(wù)，確保做到日清日結(jié)。
提前準(zhǔn)備
“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”基層單位大到年度規(guī)劃、小至每日安排，都要把提前準(zhǔn)備、有備無(wú)患作為處事原則?！吨熳蛹矣?xùn)》有云：“宜未雨而綢繆，毋臨渴而掘井。”其實(shí)，要做到忙而不亂、遇事不慌，最好的辦法就是養(yǎng)成提前準(zhǔn)備的習(xí)慣。
臺(tái)賬管理
臺(tái)賬管理制度不僅適用于基層的一般性事務(wù)，而且適用于大項(xiàng)工作。對(duì)于一般性事務(wù)，應(yīng)善于摸索規(guī)律、形成程式，借助電腦、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段快速處理，不可耗時(shí)太多;對(duì)于大項(xiàng)工作，應(yīng)建好臺(tái)賬，精心規(guī)劃、精心部署、精心實(shí)施，做到心中有數(shù)、穩(wěn)步推進(jìn)、確保實(shí)效。一般性事務(wù)的臺(tái)賬宜用減法，一件一件銷賬;大項(xiàng)工作的臺(tái)賬宜用加法和乘法，不斷有新策劃、新亮點(diǎn)，日積月累，功效自顯。
一盯到底
在日常工作中，基層干部應(yīng)養(yǎng)成警察盯嫌犯一般的功夫，對(duì)工作任務(wù)死死盯住不放，直至完成。對(duì)于重要工作更要有一盯到底的決心和作風(fēng)，踏石留印、抓鐵有痕，不達(dá)目的不罷休。
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