一把手坐鎮(zhèn)多方解決“人”的問(wèn)題

　　用友重慶分公司根據(jù)譚木匠公司的實(shí)際情況，為其制定了網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)資源計(jì)劃(DRP)項(xiàng)目的整體目標(biāo)：支持公司整體發(fā)展戰(zhàn)略，建立敏捷的公司資源計(jì)劃管理系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)思想改造、提升、整合公司資源，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)外部信息的集成，提高管理效率和決策水平，有效掌握各專(zhuān)賣(mài)店的庫(kù)存、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)信息，減少公司風(fēng)險(xiǎn)，最終全面提高公司的經(jīng)濟(jì)效益和抗風(fēng)險(xiǎn)的能力。

　　在此基礎(chǔ)上，用友重慶分公司在整體規(guī)劃的前提下，針各部門(mén)的具體需求配置了相應(yīng)的功能模塊。市場(chǎng)部主要實(shí)施年度計(jì)劃、費(fèi)用管理、統(tǒng)計(jì)查詢(xún)模塊功能;財(cái)務(wù)部以審核銷(xiāo)售訂單、付款確認(rèn)、報(bào)損單錄入、應(yīng)收應(yīng)付管理、發(fā)票管理、轉(zhuǎn)帳子系統(tǒng)等模塊功能為主;配送中心則安裝了采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存管理、進(jìn)銷(xiāo)存報(bào)表查詢(xún)等模塊，專(zhuān)賣(mài)店則配置了采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存管理、零售及進(jìn)銷(xiāo)存報(bào)表查詢(xún)、離線(xiàn)零售終端系統(tǒng)等模塊。

　　當(dāng)然，一個(gè)項(xiàng)目的成功關(guān)鍵還在“人”。同樣，企業(yè)的信息化工作，最重要的也是“人”的工作。在譚木匠這樣一個(gè)私人公司，大多數(shù)人都是與老板一同打江山過(guò)來(lái)的，一下子要讓他們更新觀念，接受新思想是非常困難的。由于網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)、涉及的人很多，每個(gè)人從各部門(mén)的利益和本位出發(fā)，在影響各自利益、改變?cè)凶鍪铝?xí)慣的時(shí)候，隨時(shí)都可能會(huì)有人起來(lái)反對(duì)。

　　為此預(yù)防這種現(xiàn)象的發(fā)生，在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，譚木匠公司專(zhuān)門(mén)召開(kāi)了項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)。由譚總親自講話(huà)，向全體員工闡明了公司決策層運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)系統(tǒng)的意義和決心;同時(shí)還明確了每個(gè)部門(mén)的職責(zé)和項(xiàng)目目標(biāo)，并且制定了相應(yīng)的獎(jiǎng)懲條例。

　　為了幫助企業(yè)員工更多地了解和認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)系統(tǒng)，并且能夠盡快掌握其操作技能，用友重慶分公司項(xiàng)目組做了大量的培訓(xùn)工作。在培訓(xùn)中，用友公司的培訓(xùn)師對(duì)不同層次的人員提出不同的要求。比如對(duì)部門(mén)的主管，不要求他們掌握軟件每一個(gè)功能具體是怎么操作的，但是要求他們清楚在軟件實(shí)施時(shí)要求提供哪些數(shù)據(jù)，軟件應(yīng)用以后其部門(mén)內(nèi)部的業(yè)務(wù)變化，最終制訂本部門(mén)的業(yè)務(wù)流程和制度。如以前配送中心配貨時(shí)，人為對(duì)照成品庫(kù)存和銷(xiāo)售發(fā)貨單匯總表，進(jìn)行調(diào)撥業(yè)務(wù)，而現(xiàn)在直接按審核的銷(xiāo)售訂單進(jìn)行配送取貨，就能知道成品庫(kù)需要哪些商品，需要多少了。通過(guò)培訓(xùn)不僅提高了員工的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也增強(qiáng)了員工的應(yīng)用水平。

　　編碼、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、配貨：實(shí)施過(guò)三關(guān)

　　盡管如此，實(shí)施工作一展開(kāi)起來(lái)，還是出現(xiàn)了問(wèn)題。雖然譚木匠公司以前曾使用過(guò)用友的U8軟件;但由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)用友公司的實(shí)施，企業(yè)自己摸索著使用，根本沒(méi)有一套完整的編碼方案。編碼不科學(xué)，也不易擴(kuò)充。而且配送中心與財(cái)務(wù)部的編碼不統(tǒng)一，專(zhuān)賣(mài)店根本不使用編碼，而是按規(guī)格型號(hào)要貨，造成了庫(kù)存管理困難，銷(xiāo)售配送不準(zhǔn)確。為此，在雙方共同商討下確定了一套比較科學(xué)的編碼方案，一物一號(hào)。很好地解決了物料編碼問(wèn)題。給后面的工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

　　在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入階段，有些操作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，因?yàn)楣ぷ髁看?，加上原有的手頭工作，情緒比較急燥，對(duì)一些應(yīng)用不符合習(xí)慣或不方便等等問(wèn)題要求供應(yīng)商做二次開(kāi)發(fā)，做軟件改進(jìn)，符合他們的習(xí)慣要求，這樣不僅牽制了項(xiàng)目的推進(jìn)周期，還影響了與供應(yīng)商之間的合作。所以用友重慶分公司的實(shí)施人員從大的原則出發(fā)，在保證企業(yè)整體的應(yīng)用效果的前提下，對(duì)一些個(gè)別的問(wèn)題采取了變通處理的方式，但有些問(wèn)題則是通過(guò)譚總親自出面強(qiáng)制執(zhí)行來(lái)解決的。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的磨合與企業(yè)制度的保證，大家也就習(xí)慣了。

　　當(dāng)項(xiàng)目在實(shí)施到配送中心配貨、發(fā)貨時(shí)，又出現(xiàn)了問(wèn)題，如A類(lèi)木梳打花變成A+類(lèi)的木梳，商品形態(tài)發(fā)生了改變，但在庫(kù)存中既沒(méi)用編碼來(lái)區(qū)別，也沒(méi)有用物理位置來(lái)區(qū)分，最后在發(fā)貨時(shí)人為又去篩選。同樣鏡中緣送入配送中心的鏡子，形狀是固定的，根據(jù)客戶(hù)訂單臨時(shí)成型，成型后的鏡子也無(wú)編號(hào)區(qū)別和位置區(qū)分。就這兩種情況，就會(huì)給庫(kù)存員工增加很大的工作量，而且很容易出錯(cuò)。最后項(xiàng)目組確定在這生產(chǎn)流程中增加一個(gè)虛擬倉(cāng)庫(kù)，并且編號(hào)加工前后是不相同的，加工后要求入庫(kù)，發(fā)貨時(shí)再領(lǐng)出已加工過(guò)的成品。大大減少了發(fā)貨的錯(cuò)誤和人工區(qū)分的時(shí)間。經(jīng)過(guò)兩個(gè)多月雙方的共同努力，用友NC-DRP網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)系統(tǒng)終于實(shí)施完畢，正式投入運(yùn)行。

　　網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)：碩果累累

　　如今，用友網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)系統(tǒng)的效用已經(jīng)逐步顯現(xiàn)出來(lái)。據(jù)張總總結(jié)，大致有以下八個(gè)方面：

　　第一，提高了公司業(yè)務(wù)透明度，規(guī)范了配送及專(zhuān)賣(mài)店的業(yè)務(wù)過(guò)程。由于客戶(hù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都由系統(tǒng)所管理，銷(xiāo)售和采購(gòu)實(shí)施流程式審核過(guò)程，避免公司業(yè)務(wù)被少數(shù)業(yè)務(wù)人員所把持的情況，避免了配送中心和專(zhuān)賣(mài)店管理不規(guī)范，避免了客戶(hù)流失。管理人員也能隨時(shí)了解下屬的工作情況，便于監(jiān)督和管理。

　　第二，總部能夠及時(shí)把握各地庫(kù)存，確保及時(shí)供貨，同時(shí)降低庫(kù)存。并且還能更為合理地安排生產(chǎn)，以保證供應(yīng)。配送中心很清楚廠商的庫(kù)存及供應(yīng)能力，各方都能把庫(kù)存降到最合理的程度，同時(shí)又能避免缺貨情況。

　　第三，提高效率，降低誤差。由于公司內(nèi)部與公司之間都通過(guò)聯(lián)網(wǎng)操作，大大減少了公司管理信息失真或者延遲的問(wèn)題，避免了紙面工作所帶來(lái)的差錯(cuò)，杜絕了由于編碼不統(tǒng)一，手工核對(duì)訂貨申請(qǐng)所造成的發(fā)貨錯(cuò)誤，減少了配送中心員工錄入銷(xiāo)售訂單的時(shí)間和錯(cuò)輸率。提高了工作效率和客戶(hù)訂單滿(mǎn)意率。管理人員即使不在辦公室也能對(duì)公司的業(yè)務(wù)情況了如指掌。

　　第四，改善了對(duì)專(zhuān)賣(mài)店的管理。譚木匠公司現(xiàn)在可以及時(shí)查詢(xún)專(zhuān)賣(mài)店的各種經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，并能及時(shí)查詢(xún)專(zhuān)賣(mài)店的銷(xiāo)售及庫(kù)存情況，并根據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)處理的數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的調(diào)控，公司與專(zhuān)賣(mài)店之間通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞和處理定單，并及時(shí)得到總部的調(diào)配和支持。使用網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)系統(tǒng)前是被動(dòng)配送，而且常出差錯(cuò)，但現(xiàn)在是主動(dòng)配送，而且準(zhǔn)備、及時(shí)，客戶(hù)(專(zhuān)賣(mài)店)滿(mǎn)意度大大提高，銷(xiāo)售積極性也提高很大。

　　第五，快速提供了決策依據(jù)。網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)系統(tǒng)能及時(shí)把最底層的數(shù)據(jù)收集上來(lái)，并提供包括專(zhuān)賣(mài)店的銷(xiāo)售、庫(kù)存、費(fèi)用等方面的數(shù)據(jù)，決策者根據(jù)這些數(shù)據(jù)可以更加快速地作出正確的決策。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)系統(tǒng)，公司對(duì)分銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)中的各節(jié)點(diǎn)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)的管理并進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，因而公司在迅速擴(kuò)展專(zhuān)賣(mài)店的同時(shí)，并沒(méi)有導(dǎo)致管理失控的問(wèn)題，同時(shí)縮短了公司領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)間。

　　第六，以客戶(hù)為中心，建立了完整的客戶(hù)服務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)系統(tǒng)，公司整合記錄了公司銷(xiāo)售乃至其它部門(mén)及專(zhuān)賣(mài)店每一人員所接觸的客戶(hù)的資料，并進(jìn)行統(tǒng)一管理，形成包括對(duì)客戶(hù)類(lèi)型的劃分、客戶(hù)基本信息、客戶(hù)聯(lián)系人信息、公司銷(xiāo)售人員的跟蹤記錄、客戶(hù)狀態(tài)、合同信息等在內(nèi)的客戶(hù)檔案，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行客戶(hù)接觸管理、客戶(hù)反饋與投訴管理，最終形成客戶(hù)綜合指標(biāo)評(píng)定從而提高公司對(duì)客戶(hù)服務(wù)質(zhì)量和客戶(hù)忠誠(chéng)度，為公司持續(xù)發(fā)展培養(yǎng)了穩(wěn)定的客戶(hù)資源群體。同時(shí)對(duì)一商多店的客戶(hù)進(jìn)行重點(diǎn)管理。

　　第七，提高了公司核心競(jìng)爭(zhēng)力。通過(guò)系統(tǒng)優(yōu)化公司商業(yè)流程并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，減少了公司運(yùn)營(yíng)成本，提高運(yùn)作了效率;系統(tǒng)使公司與其上下游伙伴之間聯(lián)系更緊密，流程更優(yōu)化，從而提高整個(gè)鏈條各方的競(jìng)爭(zhēng)力。

　　第八，優(yōu)化了公司流程，提高了公司員工的素質(zhì)。在實(shí)施網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)的過(guò)程中，公司不斷優(yōu)化作業(yè)流程，特別是物流配送的業(yè)務(wù)流程，使以前混亂的配送程序得以清晰和有效化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)分銷(xiāo)項(xiàng)目的實(shí)施，管理層和員工對(duì)管理的認(rèn)識(shí)有了很大的提高，核心隊(duì)伍的管理理念、工作能力、對(duì)整個(gè)部門(mén)工作的理解、團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神、以及個(gè)人綜合素質(zhì)等都有了很大的提高，將會(huì)帶動(dòng)整個(gè)公司的工作越做越好，公司也會(huì)良性發(fā)展。

　　企業(yè)要發(fā)展，管理必須上臺(tái)階。對(duì)于大多數(shù)國(guó)內(nèi)中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，目前最需要解決的就是管理的問(wèn)題。尤其是流通行業(yè)的企業(yè)，往往剛開(kāi)始做的不錯(cuò)。做大了反而問(wèn)題不斷，漏洞百出。這中間最主要的就是管理。

　　譚木匠的信息化之路充分說(shuō)明，信息化是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理提升的一種有效的途徑，它不僅能夠提高效率、降低成本，還能保證業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化、透明化，使企業(yè)的管理脫胎換骨。通過(guò)上上下下的信息暢通，使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)能夠保持一個(gè)良性、高速的發(fā)展。