檔案專業(yè)職稱論文
檔案以其來(lái)源的廣泛性、內(nèi)容的豐富性和形成的原始性而成為國(guó)家戰(zhàn)略資源的核心構(gòu)成部分，學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的檔案專業(yè)職稱論文，希望你們喜歡。
檔案專業(yè)職稱論文篇一
談檔案利用理論
[摘 要]第二次世界大戰(zhàn)后，檔案利用方面總的趨勢(shì)是“對(duì)公眾的日益開(kāi)放”，但各國(guó)在檔案利用方面也遇到了許多法律、理論、實(shí)際工作以及技術(shù)等方面的問(wèn)題，這些問(wèn)題是檔案理論工作者和實(shí)踐工作者應(yīng)該研究和探討的問(wèn)題。
[關(guān)健詞]檔案;利用;信息法;開(kāi)放;保密
檔案以其來(lái)源的廣泛性、內(nèi)容的豐富性和形成的原始性而成為國(guó)家戰(zhàn)略資源的核心構(gòu)成部分，其信息資源的發(fā)掘利用能夠在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮巨大作用。第二次世界大戰(zhàn)后，檔案利用方面總的趨勢(shì)是“對(duì)公眾的日益開(kāi)放”，但各國(guó)在檔案利用方面也遇到了許多法律、理論、實(shí)際工作以及技術(shù)等方面的問(wèn)題，這些問(wèn)題是檔案理論工作者和實(shí)踐工作者應(yīng)該研究和探討的問(wèn)題。
一、縮短封閉期的趨勢(shì)
第二次世界大戰(zhàn)后，歷史研究重點(diǎn)發(fā)生了變化，如當(dāng)代史研究趨向的擴(kuò)大，定量方法的發(fā)展，以及其他學(xué)科對(duì)檔案文件利用需求的增長(zhǎng)等，導(dǎo)致檔案的利用呈現(xiàn)出多樣化與近期化的趨勢(shì)，這就要求縮短文件的封閉期，使更多的文件早日供研究者利用。因此，從20世紀(jì)60年代末開(kāi)始，許多國(guó)家都采取了縮短封閉期的措施。如英、法、美的文件封閉期已從50年縮短為30年，但有的國(guó)家封閉期仍然很長(zhǎng)，如梵蒂岡機(jī)密檔案館的封閉期長(zhǎng)達(dá)80多年。在50年代以前，50年、60年甚至更長(zhǎng)的封閉期是普遍現(xiàn)象，目前，各國(guó)的封閉期通常是30年、25年甚至更短的時(shí)間，縮短封閉期是發(fā)展的趨勢(shì)。
對(duì)于縮短封閉期，有兩種不同的反應(yīng)，一種是來(lái)自行政部門(mén)的一些政治家或政府首腦，認(rèn)為較短的封閉期會(huì)干擾他們對(duì)政府事務(wù)的管理;另一種是來(lái)自歷史學(xué)家和廣大科研工作者，他們?cè)凇翱茖W(xué)民主”的號(hào)召下，要求政府支持開(kāi)放檔案，認(rèn)為任何限制利用的決定都是有害的。
二、信息法與檔案利用問(wèn)題
20世紀(jì)60年代，在西方國(guó)家出現(xiàn)了“信息權(quán)利”的概念，其理論基礎(chǔ)是美國(guó)1996年通過(guò)的“信息自由權(quán)法令”(1974-1975年修正案)。這個(gè)法令所依據(jù)的原則是：“民主形式的最好標(biāo)志是人民掌握國(guó)家安全所允許的全部信息”(司法部長(zhǎng)備忘錄，1967年)。這個(gè)法令與傳統(tǒng)檔案法的不同在于，傳統(tǒng)的檔案法所考慮的是文件作為歷史研究的信息資源，而信息自由法是考慮如何從文件中及時(shí)地獲取最新信息。雖然這個(gè)法令不是一個(gè)檔案法，但它對(duì)檔案利用的影響是很大的。此后許多西方國(guó)家，如挪威、瑞典、芬蘭、法國(guó)、荷蘭、澳大利亞和加拿大等都效仿美國(guó)，先后通過(guò)了類似的法令。
從這些國(guó)家通過(guò)的“信息自由法”來(lái)看，其共同點(diǎn)是規(guī)定了利用行政管理文件的權(quán)利不受年代限制，無(wú)論這些文件是保存在檔案館、文件中心還是保存在政府機(jī)關(guān)的辦公室。當(dāng)然，這些法令中也列舉了限制自由利用的文件類型。根據(jù)這些國(guó)家的法令規(guī)定，限制利用的文件類型主要有：(1)與國(guó)家安全和社會(huì)秩序有關(guān)的文件;(2)與私人秘密有關(guān)的文件;(3)受法律保護(hù)的秘密文件;(4)私有檔案文件;(5)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人和公眾領(lǐng)袖的文件。
三、檔案的開(kāi)放與保密問(wèn)題
從世界范圍來(lái)看，當(dāng)前檔案利用與開(kāi)放的總趨勢(shì)是擴(kuò)大利用的范圍，主張更加自由地利用以及逐步縮短檔案的封閉期。特別是20世紀(jì)60年代以來(lái)，一些國(guó)家通過(guò)的信息自由法確定了現(xiàn)代化行政管理文件的可利用性，但這只是利用與開(kāi)放的一個(gè)方面;在另一方面，各國(guó)在開(kāi)放檔案的同時(shí)，并沒(méi)有忘記“保密”這個(gè)重大原則問(wèn)題。例如，美國(guó)在1976年修改“聯(lián)邦信息自由法”的同時(shí)也通過(guò)了“保密法”，其中用17款的條文列舉了不能自由利用的現(xiàn)代行政管理文件的種類。
對(duì)于保存在檔案館的文件，除了規(guī)定有嚴(yán)格的封閉期外，對(duì)于那些“與國(guó)家安全和社會(huì)秩序有關(guān)的文件”都是屬于保密的，不能對(duì)外開(kāi)放和自由利用。例如，軍事文件、外交文件、關(guān)系國(guó)界劃分的文件、反間諜文件、議會(huì)記錄以及在財(cái)政、金融與外貿(mào)談判方面有重要意義的文件等。這些文件在檔案法中的表述一般是：“當(dāng)保護(hù)國(guó)家利益需要時(shí)”，可以拒絕對(duì)“有關(guān)國(guó)家內(nèi)政、國(guó)防、外交的保密性文件”的利用。在資本主義國(guó)家，對(duì)涉及工業(yè)、企業(yè)機(jī)密的文件也屬于保密范圍之內(nèi)。
(一)利用的準(zhǔn)則
1、開(kāi)放的檔案
是指可提供公司職員或非公司職員參閱的檔案;
2、有限制的檔案
是指不向公眾開(kāi)放，只對(duì)為企業(yè)目的而需要查閱的員工提供的檔案;
3、保密的檔案
是指在一定時(shí)期內(nèi)僅供原企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、辦公室和檔案部門(mén)的人利用的檔案。
(二)保密的期限
檔案的封閉一般為20年;董事會(huì)和經(jīng)理室的檔案封閉期是50年;對(duì)檔案信息泄密后會(huì)侵犯私人秘密或違背用戶意志以及可能給銀行造成危害的檔案，封閉期為75年;對(duì)其他封閉期為20年以上的檔案，要經(jīng)檔案委員會(huì)同意才能利用。
(三)提供利用的權(quán)限和程序
檔案員應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督在檔案室的利用，而且只能在檔案員的指導(dǎo)下才能利用等。有的需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字并履行一定手續(xù)后方才可以利用。
(四)檔案利用與保護(hù)私人機(jī)密問(wèn)題
對(duì)于保護(hù)私人機(jī)密的問(wèn)題，許多國(guó)家在憲法中都有原則性的規(guī)定。有些國(guó)家還專門(mén)通過(guò)了有關(guān)法律。例如，1974年美國(guó)通過(guò)了私人秘密法，1981年以色列頒布了私人秘密法，1982年加拿大也頒布了私人秘密法等。在西方國(guó)家，所謂的“隱私權(quán)”是受到尊重和法律保護(hù)的，但是，“私人秘密”并不是一個(gè)確切的概念，一般而言，涉及私人生活、私人秘密的文件主要有：(1)關(guān)于公民情況，如出生、結(jié)婚、離婚、死亡、私生活等的文件;(2)關(guān)于健康狀況的文件;(3)關(guān)于財(cái)產(chǎn)和收入狀況的文件，如所得稅官員、律師和銀行職員都必須保守職業(yè)機(jī)密;(4)關(guān)于刑事和犯罪審理的文件，如司法處理案卷，特別是調(diào)查憑證不允許自由利用;(5)關(guān)于職業(yè)活動(dòng)的文件，如公務(wù)員和政府雇員的個(gè)人案卷信息是不可傳播的;(6)關(guān)于政治、哲學(xué)和宗教觀點(diǎn)的文件;(7)關(guān)于政府的調(diào)查統(tǒng)計(jì)文件;(8)關(guān)于警方的文件;(9)關(guān)于涉及“家庭榮譽(yù)”方面的文件;(10)關(guān)于保密條例中所含信息的問(wèn)題。
對(duì)檔案及其內(nèi)容信息的使用與利用來(lái)講，無(wú)論是社會(huì)性的利用還是內(nèi)部管理開(kāi)發(fā)性的使用，均必須保證檔案在政治上的安全與物質(zhì)上的完整和有序，否則談不上是真正意義上的利用。
參考文獻(xiàn)：
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檔案專業(yè)職稱論文篇二
檔案保密淺析
[摘 要]保密是檔案管理的重點(diǎn)之一，本文就在檔案管理中的保密事宜，如檔案庫(kù)房的管理、絕密檔案的管理以及檔案的開(kāi)放等相關(guān)工作提出了具體措施。
[關(guān)鍵詞]檔案;保密;措施
一、檔案管理中的保密
(一)檔案的庫(kù)房管理工作
從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些布局條件的單位，往往將庫(kù)房設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用做庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最低層，庫(kù)房門(mén)窗等應(yīng)專門(mén)加固，以防盜竊，還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。
(二)絕密檔案的管理和保密
絕密檔案是黨和國(guó)家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，關(guān)系到國(guó)家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到四化建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保國(guó)家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。
1.絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。
2.提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有謹(jǐn)慎的工作作風(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中的秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國(guó)家大量的秘密，這些秘密隨著檔案人員的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合，往往一句話，說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心，在不知不覺(jué)中就泄露秘密。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，把保守國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。
3.加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清隊(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。
(三)檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作
確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案保管期限。而保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來(lái)確定的，它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限?！秶?guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：須有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年，秘密事項(xiàng)不超過(guò)10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說(shuō)的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類的保密期限“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。
(四)檔案密級(jí)的調(diào)整工作
1.貫徹落實(shí)相關(guān)法規(guī)
要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用法暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問(wèn)題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃空的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。二要主動(dòng)接受保密部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清與非密的界限，確定哪些檔案限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。
2.建立法制新秩序
對(duì)解密檔案的變化調(diào)整，不僅要足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)。歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個(gè)制度：一要建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密。二是建立調(diào)密通知制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知檔案室，以便銜接工作，適時(shí)變動(dòng)。三要建立解密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。
3.加強(qiáng)涉密檔案的科學(xué)管理
在調(diào)密工作中我們發(fā)現(xiàn)，過(guò)去經(jīng)常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴(kuò)散機(jī)密的漏洞。對(duì)此，可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹〔國(guó)檔發(fā)28號(hào)〕文件實(shí)施館、室、藏涉密檔案解密劃空工作為界，對(duì)以前大量混訂在卷內(nèi)的密級(jí)文件可以原封不動(dòng)，但在今后一般查檔中提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷。外公卷時(shí)，可采取與所查檔案無(wú)關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封等措施。今后對(duì)密級(jí)文件特別是絕密文件應(yīng)當(dāng)單份盒裝保存，徹底解決與非密的文件材料混卷問(wèn)題，堵塞過(guò)去那種因混卷在提供利用中造成機(jī)密擴(kuò)散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不變的問(wèn)題。同時(shí)，要按立檔單位檔案中的文件密級(jí)編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和存放地點(diǎn)索引，為科學(xué)的管理，準(zhǔn)確的掌握，有效的保密，及時(shí)的提供創(chuàng)造條件。
二、檔案開(kāi)放中的保密
一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的秘密的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的;但如過(guò)于缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無(wú)事其秘密性，無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開(kāi)放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密。
(一)檔案的審查工作
審查工作是檔案開(kāi)放前的一項(xiàng)重要工作，也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的檔案逐漸進(jìn)行審查，初步判定開(kāi)放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開(kāi)放與否。
(二)檔案的解密工作
保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開(kāi)文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì)各界開(kāi)放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開(kāi)放，必須先進(jìn)行解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過(guò)去，許多檔案館，對(duì)其所保管的注有密級(jí)的檔案，沒(méi)有定期解密，影響了檔案的開(kāi)放利用。對(duì)劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)當(dāng)遵循《保密法》的有關(guān)規(guī)定，即：“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密?！?《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第16條)。這也就是說(shuō)，解密是由于原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行。
(三)檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)
開(kāi)放檔案首先要做好檔案開(kāi)放的基礎(chǔ)工作。
1.提高開(kāi)放檔案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。
2.建立健全編號(hào)，要適應(yīng)開(kāi)放后檢索與管理的要求。
3.編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開(kāi)放檔案目錄》;二是骨干性檢索工具，如《開(kāi)放檔案卡片目錄》;三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開(kāi)放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開(kāi)放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。
4.準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)來(lái)取抄錄、復(fù)印、照相等手段進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。
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