檔案職稱論文發(fā)表期刊
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檔案職稱論文發(fā)表期刊篇一
論檔案行政指導(dǎo)
摘 要：檔案行政指導(dǎo)是一種新型行政行為，也應(yīng)是檔案行政管理機關(guān)重要和常用的行政行為。本文對檔案行政指導(dǎo)的性質(zhì)、特點、原則、分類、作用、范圍、控制等方面做了一些闡述。
關(guān)鍵詞：檔案行政;行政指導(dǎo);檔案行政指導(dǎo);依法行政
行政指導(dǎo)是“第二次世界大戰(zhàn)”后，在日本首先出現(xiàn)的一個當(dāng)代行政法意義上的概念。行政指導(dǎo)作為一種靈活有效的行政管理手段，在日、德、美、韓等市場經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的國家得到了廣泛運用。在我國，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和政府職能的轉(zhuǎn)變，行政指導(dǎo)在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域和社會管理領(lǐng)域也已經(jīng)得到廣泛運用。在檔案行政管理領(lǐng)域也開始得到運用，如，昆山市檔案局已經(jīng)發(fā)布了《昆山市檔案局行政指導(dǎo)工作實施意見》[1]，昆明市呈貢縣檔案局制定了《昆明市呈貢縣檔案局行政指導(dǎo)工作手冊》[2]。
檔案行政指導(dǎo)，是指縣級以上檔案行政管理機關(guān)(以下簡稱“檔案行政管理機關(guān)”)為實現(xiàn)特定的行政目的，在其法定的職權(quán)范圍內(nèi)或者依據(jù)法律、法規(guī)、規(guī)章和政策，以指導(dǎo)、勸告、提醒、建議、協(xié)商、制定和發(fā)布指導(dǎo)性政策、提供技術(shù)指導(dǎo)和幫助等非強制性方式，引導(dǎo)公民、法人和其他組織作出或者不作出某種行為的活動。檔案行政指導(dǎo)也是依法治檔、依法行政的重要組成部分。
1 檔案行政指導(dǎo)的性質(zhì)
1.1 檔案行政指導(dǎo)是一種檔案行政行為。“行政行為是行政主體行使行政職權(quán)，為達(dá)到行政目的的一切行為。它包括直接或間接產(chǎn)生法律效果的和尚未產(chǎn)生行政法律效果的行為。即行政行為不僅包括行政法律行為，還包括行政事實行為”，“行政指導(dǎo)是一種新型的行政行為”。[3]對于檔案行政管理來說檔案行政指導(dǎo)也是一種新型的行政行為，是一種有別于檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的行政行為。“檔案行政指導(dǎo)是一種不以行政強制為特征的新型行政手段或方式。”[4]
1.2 檔案行政指導(dǎo)不具有強制力。檔案行政指導(dǎo)“是檔案行政主體為實現(xiàn)檔案行政目的，通過倡導(dǎo)、引導(dǎo)、勸告和激勵等方式，指導(dǎo)檔案機構(gòu)和檔案工作者按照某種規(guī)范作為或者不作為的一種不具有強制拘束力的行政行為”。[5]檔案行政指導(dǎo)不具有法律上的強制力，這是檔案行政指導(dǎo)區(qū)別于傳統(tǒng)行政行為的最關(guān)鍵的因素。檔案“行政指導(dǎo)在法律上的非強制性表現(xiàn)為：①行政指導(dǎo)推行的手段具有非強制性，它只是使用建議、勸告等非常柔性的行政手段實施指導(dǎo);②行政指導(dǎo)目的的實現(xiàn)不以強制力為后盾，相對人不接受行政指導(dǎo)時，行政主體不得擅自強制執(zhí)行，或申請法院強制執(zhí)行;③行政相對人拒絕行政指導(dǎo)后不會遭致行政主體的不利處分”。[6]
1.3 檔案行政指導(dǎo)具有弱權(quán)力性。檔案行政指導(dǎo)雖然沒有法律上的強制力，相對人可以接受，也可以不接受，檔案行政管理機關(guān)不得因相對人的不接受而對其予以不利處分，它主要依靠相對人的自覺、自愿產(chǎn)生作用。但是，檔案行政指導(dǎo)之所以能夠發(fā)揮作用，是因為其背后有能夠發(fā)揮強制作用的檔案行政權(quán)力在發(fā)揮間接控制的作用。因為，檔案行政指導(dǎo)行為是依職權(quán)而為，具有組織法上的依據(jù)，這又說明檔案行政指導(dǎo)是一種權(quán)力行為。不過，權(quán)力本身有強弱之分。檔案行政指導(dǎo)主要依靠檔案行政管理機關(guān)以其所處的優(yōu)勢地位等影響力而非強制力作用于相對人，使相對人在自覺、自愿的前提下接受檔案行政指導(dǎo)來實現(xiàn)其所要達(dá)到的檔案行政管理的目的。因而，“同其他帶有強制力的強權(quán)行政行為相比，行政主體基于行政職權(quán)作出的行政指導(dǎo)只是一種弱權(quán)力性行政行為，這種弱權(quán)力主要表現(xiàn)為一種具有公信力的影響力”。[7]
2 檔案行政指導(dǎo)的特點
2.1 檔案行政指導(dǎo)權(quán)既是法律、法規(guī)和規(guī)章賦予檔案行政管理機關(guān)的一項權(quán)力，又是一項必須履行的職責(zé)。檔案行政指導(dǎo)堅持法律優(yōu)先的原則，即必須在法律法規(guī)的范圍內(nèi)進(jìn)行。首先，檔案行政指導(dǎo)必須在職能范圍之內(nèi)進(jìn)行，不能越權(quán)或者無權(quán)指導(dǎo)。其次，檔案行政指導(dǎo)相對于行政權(quán)力行為是一種柔性的檔案行政管理方式，但同樣是一種職權(quán)行政行為，必須受到相關(guān)法律法規(guī)精神、原則、規(guī)則或者政策的限制。
2.2 檔案行政指導(dǎo)是檔案行政管理機關(guān)非強制性行政行為。主要采用指導(dǎo)、勸告、提醒、建議、協(xié)商、制定和發(fā)布指導(dǎo)性政策、提供技術(shù)指導(dǎo)和幫助等非強制性手段獲得檔案行政管理相對人接受管理，檔案行政管理相對人有權(quán)自主作出決定接受或拒絕接受、聽從、配合行政指導(dǎo)。檔案行政管理機關(guān)在實施行政指導(dǎo)的過程中，不得采取或者變相采取強制措施迫使當(dāng)事人接受行政指導(dǎo)，并不得因當(dāng)事人拒絕檔案行政指導(dǎo)而對其采取不利措施。
2.3 檔案行政指導(dǎo)是一種事實行為，它不產(chǎn)生法律效果，是檔案行政管理機關(guān)為實現(xiàn)一定的檔案行政管理目的的行政行為。開展檔案行政指導(dǎo)的根本目的，是遏制檔案違法行為，幫助檔案行政管理相對人實現(xiàn)一定利益，促進(jìn)社會檔案事務(wù)和諧發(fā)展。
2.4 檔案行政指導(dǎo)行為是一種不以檔案行政相對人意志為轉(zhuǎn)移，可以由檔案行政管理機關(guān)單方面實施的行為。檔案行政指導(dǎo)行為由檔案行政管理機關(guān)單方面實施就可以完成，并不必然要求檔案行政相對人的配合。
2.5 檔案行政指導(dǎo)是具有一定引導(dǎo)性和誘導(dǎo)性的行政行為。檔案行政主體通過指導(dǎo)、勸告、提醒、建議、協(xié)商、制定和發(fā)布指導(dǎo)性政策、提供技術(shù)指導(dǎo)和幫助等積極行政行為，引導(dǎo)和誘導(dǎo)檔案行政相對人自覺作出檔案行政主體所希望的行為。
2.6 檔案行政指導(dǎo)是一種主動、靈活、多元的行政行為。
3 檔案行政指導(dǎo)的原則
3.1 自愿性原則。檔案行政指導(dǎo)行為應(yīng)當(dāng)以檔案行政相對人自愿為前提，充分尊重檔案行政相對人的自主選擇，通過綜合指導(dǎo)說理，使檔案行政相對人認(rèn)同和自愿接受，以達(dá)到預(yù)期的檔案行政管理目的。
3.2 合法性原則。檔案行政管理機關(guān)應(yīng)當(dāng)在法定職責(zé)、職能和管轄事務(wù)范圍內(nèi)開展行政指導(dǎo)，所實施的指導(dǎo)行為應(yīng)當(dāng)合乎法律規(guī)范和基本法理，不得侵害行政管理相對人的合法權(quán)益。
3.3 合理性原則。檔案行政管理機關(guān)實施行政指導(dǎo)必須基于正當(dāng)?shù)膭訖C和目的，必須是為了社會的公共利益或是為了行政相對方的合法權(quán)益。不得基于個人或小團(tuán)體的私利或其他不正當(dāng)目的，利用優(yōu)越于行政相對方的地位強加于行政相對方，迫使行政相對方接受檔案行政指導(dǎo)。 3.4 公開、公平、公正性原則。檔案行政管理機關(guān)實施檔案行政指導(dǎo)除涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私外都應(yīng)公開，將檔案行政指導(dǎo)的依據(jù)、內(nèi)容、方法、程序及檔案行政管理相對人的權(quán)利等在辦公場所、工作網(wǎng)站公示，依法保障檔案行政管理相對人的知情權(quán)、參與權(quán)和救濟(jì)權(quán)。平等對待檔案行政相對人，在相關(guān)條件基本相同的情況下，對不同檔案行政相對人應(yīng)當(dāng)實施相同或者類似的檔案行政指導(dǎo)。不能差別對待，不能厚此薄彼，不得偏袒徇私。
3.5 靈活、效率、便民性原則。檔案行政管理機關(guān)應(yīng)當(dāng)靈活實施檔案行政指導(dǎo)，根據(jù)具體情況選擇相應(yīng)的形式。注重降低行政成本、提高效能，為檔案行政相對人提供高效、便捷的指導(dǎo)服務(wù)。
4 檔案行政指導(dǎo)的分類
檔案行政指導(dǎo)有多種分類方式，按功能可以分為以下三類：
4.1 規(guī)制性檔案行政指導(dǎo)。規(guī)制性檔案行政指導(dǎo)是檔案行政管理機關(guān)為了維護(hù)和增進(jìn)公共利益，對妨礙社會檔案秩序、危害公共檔案利益的行為加以預(yù)防、規(guī)范、制約的檔案行政指導(dǎo)。主要適用于需要預(yù)防當(dāng)事人可能出現(xiàn)的妨害檔案行政管理秩序的違法行為。
4.2 調(diào)整性檔案行政指導(dǎo)。調(diào)整性檔案行政指導(dǎo)是行政相對方之間發(fā)生利害沖突而又協(xié)商不成時，由檔案行政管理機關(guān)出面調(diào)停以求達(dá)成妥協(xié)的行政指導(dǎo)。主要適用于對自然人、法人和其他社會組織之間發(fā)生的利害沖突進(jìn)行調(diào)整。
4.3 助成性檔案行政指導(dǎo)。助成性檔案行政指導(dǎo)是檔案行政管理機關(guān)為行政相對方出主意以保護(hù)和幫助行政相對方利益的行政指導(dǎo)。主要適用于需要從技術(shù)、政策、安全、信息等方面幫助公民、法人和其他組織增進(jìn)其檔案合法利益的。
5 檔案行政指導(dǎo)的作用
檔案行政指導(dǎo)具有以下四個方面的積極作用：
5.1 有利于拓展檔案行政監(jiān)管的領(lǐng)域，彌補現(xiàn)行檔案法律手段的不足?，F(xiàn)代社會的發(fā)展一日千里，新的行業(yè)領(lǐng)域、新的記錄形式、新的記錄載體不斷涌現(xiàn)，而檔案法律由于受立法成本、檔案法所調(diào)整的社會關(guān)系發(fā)展程度、檔案立法者的認(rèn)識水平等限制，具有明顯的滯后性，不可能及時對所有新出現(xiàn)的行業(yè)領(lǐng)域、新的記錄形式、新的記錄載體等作出明確的規(guī)定。因此，靈活地適用檔案行政指導(dǎo)予以調(diào)整和補充單純檔案法律手段的不足就顯得尤為重要。檔案行政指導(dǎo)可以靈活自如地采用隨機應(yīng)變的對應(yīng)措施對這些新興行業(yè)領(lǐng)域、新的記錄形式、新的記錄載體實施管理，從而彌補檔案法律手段的不足，拓展了檔案行政管理的領(lǐng)域，并可為以后立法或修改完善已有檔案法律奠定良好基礎(chǔ)。
5.2 有利于完善檔案行政管理機關(guān)的職能。隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，檔案行政管理機關(guān)也應(yīng)隨之轉(zhuǎn)變。一方面，要加強對社會檔案事務(wù)和館藏檔案的管理;另一方面，要為社會提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的檔案事務(wù)與檔案信息服務(wù)。而檔案行政指導(dǎo)正是適合于這種需要，如，檔案行政指導(dǎo)中的信息發(fā)布制度，有利于為檔案行政相對人提供準(zhǔn)確、完整的信息;檔案館(室)示范制度，有利于幫助檔案行政相對人合理分配資源，以最小的投入獲得對本單位檔案的最佳保護(hù)。另外，檔案行政指導(dǎo)是一種柔性行政行為，與傳統(tǒng)的附帶強制命令色彩的檔案“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”的行政管理方式和以處罰、審批等檔案行政執(zhí)法手段為主的強制性行政方式相比，具有明顯的親和力，其將管理者與被管理者置于一個相對平等的地位，更有利于檔案行政管理工作的開展。
5.3 有利于提高檔案行政管理的效能，降低檔案行政成本?，F(xiàn)代社會的發(fā)展日趨復(fù)雜化和多元化，國家為推進(jìn)社會公益，往往是通過擴(kuò)大行政權(quán)力，加強行政干預(yù)來實現(xiàn)。但行政強制并不是萬能的，常常會因為行政相對人有形或無形的抵制而大大降低功效。檔案行政指導(dǎo)作為一種權(quán)力色彩較弱的檔案行政管理手段，會促使相對人主動參與實現(xiàn)檔案行政目的或自覺服從于檔案行政管理機關(guān)意志，有利于將檔案行政目的內(nèi)化為被管理者的自主意識，從而提高檔案行政管理效能。另外檔案行政指導(dǎo)中的告誡制度，可以通過對處于違法萌芽狀態(tài)或輕微違法尚未對他人或社會公益造成危害的行為的及時警示，督促檔案行政相對人及時改正錯誤，避免進(jìn)入立案調(diào)查等檔案行政處罰程序，從而降低了檔案行政成本。
5.4 有利于促進(jìn)“服務(wù)性檔案管理機構(gòu)”的實現(xiàn)。運用規(guī)制性的檔案行政指導(dǎo)，通過告誡、規(guī)勸、提醒、提示等方式，可以減少或避免檔案行政相對人違法現(xiàn)象的發(fā)生，有助于實現(xiàn)日常檔案行政指導(dǎo)與檔案行政執(zhí)法的統(tǒng)一;運用調(diào)整性的檔案行政指導(dǎo)，通過協(xié)調(diào)、勸告、調(diào)停的方式，解決檔案所有者與檔案利用者之間，檔案所有者與檔案保管者之間，檔案利用者與檔案保管者之間的矛盾、糾紛、沖突，有助于維護(hù)檔案所有者、利用者和保管者的合法權(quán)益;運用助成性的行政指導(dǎo)，通過引導(dǎo)、輔導(dǎo)、培訓(xùn)、信息發(fā)布等方式，可以幫助和促進(jìn)檔案行政相對人通過合理有效管理檔案與檔案事務(wù)，實現(xiàn)自身利益的增加和事業(yè)發(fā)展，有助于實現(xiàn)服務(wù)社會發(fā)展的根本目的。
6 檔案行政指導(dǎo)的范圍
檔案行政指導(dǎo)的范圍是指檔案行政管理機關(guān)依照法律法規(guī)賦予的權(quán)限，對所管轄的檔案事務(wù)進(jìn)行檔案行政指導(dǎo)的范疇和界限。依據(jù)檔案法規(guī)規(guī)章與規(guī)范性文件的有關(guān)規(guī)定，筆者認(rèn)為，檔案行政指導(dǎo)適用范圍可以歸納為：①需要從技術(shù)、政策、安全、信息等方面幫助當(dāng)事人增進(jìn)其檔案事務(wù)方面的合法利益;②需要預(yù)防當(dāng)事人可能出現(xiàn)的妨害檔案行政管理秩序的違法行為;③指導(dǎo)幫助行政相對人完善檔案管理行為，預(yù)防或者避免行政相對人違反檔案行政管理法律、法規(guī)、規(guī)章行為發(fā)生的;④需要對自然人、法人和其他社會組織之間發(fā)生的檔案事務(wù)方面的利害沖突進(jìn)行調(diào)整的;⑤法律法規(guī)賦予檔案行政管理機關(guān)監(jiān)督管理職責(zé)，但未明確監(jiān)督管理措施和手段的;⑥其他需要檔案行政管理機關(guān)實施行政指導(dǎo)的情形。
7 檔案行政指導(dǎo)的控制
從依法行政上說，法律不承認(rèn)非強制性的檔案行政指導(dǎo)行為可以隨意實施，它要受到法律和行政程序的約束與調(diào)整。
7.1 對檔案行政指導(dǎo)的法的約束。檔案行政指導(dǎo)必須依法指導(dǎo)，所依據(jù)的“法”不僅包括法律規(guī)范(組織法、行政法、權(quán)力機關(guān)制定的涉及檔案工作的各種法律法規(guī)規(guī)章以及各級檔案行政管理部門制定的規(guī)范性文件等)，還包括法治精神(如正義、平等、保障人權(quán)等)。檔案行政指導(dǎo)作為檔案行政主體的行為，必須有“法”上明確的管理檔案事務(wù)及范圍的授權(quán)，“檔案行政指導(dǎo)行為必須在所規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)作為，凡超越規(guī)定的權(quán)限范圍的檔案行政指導(dǎo)，即為無效的檔案行政指導(dǎo)。”[8] 7.2 對檔案行政指導(dǎo)的程序約束。“檔案行政指導(dǎo)必須通過正當(dāng)程序來運作，建立相應(yīng)的程序制度來有效地保護(hù)行政管理相對人，防止行政專橫，提高行政效率，實現(xiàn)行政目標(biāo)，這也是行政法治的內(nèi)在要求。”[9]檔案“行政指導(dǎo)的程序規(guī)則應(yīng)適用行政程序的一般程序規(guī)則。即抽象的行政指導(dǎo)適用行政立法等抽象行政行為的一般程序規(guī)則，具體的行政指導(dǎo)適用具體行政行為的一般程序規(guī)則”。[10]檔案行政指導(dǎo)還應(yīng)建立與完善相關(guān)程序制度，如審議制度、信息公開與告示制度等相關(guān)制度。
7.3 對檔案行政指導(dǎo)的司法約束。為防止檔案行政指導(dǎo)的濫用、誤用，并充分發(fā)揮檔案行政管理功能，必須將檔案行政指導(dǎo)納入法制化軌道，接受司法審查，保證司法救濟(jì)。“將行政指導(dǎo)納入行政訴訟受案范圍是對行政指導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)督和對相對人提供救濟(jì)的最好的方式”，“體現(xiàn)‘有損害必有救濟(jì)’的責(zé)任行政的要求”。[11]司法約束包括行政訴訟、行政復(fù)議、行政賠償和行政補償?shù)取?/p>
8 結(jié)語
檔案行政指導(dǎo)作為一種新型的行政行為，在檔案行政管理依法行政中將日益發(fā)揮積極的作用。當(dāng)然，檔案行政指導(dǎo)的法治建設(shè)則是一項任重道遠(yuǎn)的系統(tǒng)工程，需要檔案學(xué)術(shù)界和實踐界結(jié)合我國的具體檔案行政管理實際，不斷研究解決檔案行政指導(dǎo)的諸多理論與實踐問題，科學(xué)地理解和運用檔案行政指導(dǎo)，不斷探索和完善其具體操作方式，加強檔案行政指導(dǎo)制度建設(shè)，實現(xiàn)檔案行政指導(dǎo)規(guī)范化與法治化。
﹡本文為國家社科基金項目《依法治檔研究》(項目編號：13BTQ068)階段成果。
參考文獻(xiàn)：
[1]吳華.論行政指導(dǎo)的性質(zhì)及其法律控制[J].行政法學(xué)研究，2001(2)：45～52.
[2]楊成.論行政指導(dǎo)的司法審查[J].云南行政學(xué)院學(xué)報，2008(1)：160～163.
(作者單位：濮陽市檔案局 來稿日期：2013-10-18)
檔案職稱論文發(fā)表期刊篇二
淺析企業(yè)檔案管理存在的問題和對策
企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。
1、檔案管理人員管理意識不強，專業(yè)素質(zhì)有待提升
一些企業(yè)員工檔案意識相當(dāng)薄弱，甚至有一些部門領(lǐng)導(dǎo)對加強檔案工作的存在偏見，認(rèn)為加強企業(yè)檔案管理沒有實質(zhì)性作用，在管理檔案上舍不得投入財力與物力。個別項目部和下屬單位的檔案工作沒有實行崗位責(zé)任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量的水平。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，大部分企業(yè)雖然有了一支穩(wěn)定的檔案干部隊伍，但管理人員的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不能適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
2、檔案管理不夠規(guī)范
目前，在一些企業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：檔號不規(guī)范;案卷標(biāo)題不規(guī)范;大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄;組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
3、管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象
一是檔案門類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現(xiàn)象;部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。
4、深化認(rèn)識，強化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)
首先要提高認(rèn)識。要充分認(rèn)識企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。其次增強責(zé)任感。檔案主管部門要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任;要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺性。同時要強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵他們自學(xué)檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。
5、實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化與信息化管理
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在我國企業(yè)界推展;在企業(yè)發(fā)展過程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠為企業(yè)提供咨詢服務(wù)，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠為企業(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用當(dāng)前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，回接觸到一些新的管理軟件，如信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA辦公軟件等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展。
6、企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃時將檔案工作納入其中，檔案部門要參與到企業(yè)信息化進(jìn)程中去
首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對稱問題;其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門人員要熟悉專用設(shè)備、負(fù)責(zé)檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成更大的失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來可以很瀟灑，實現(xiàn)無紙化辦公，財務(wù)、生產(chǎn)、營銷等許多部門都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。
總之，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)知識共享的主要媒介，搞好檔案工作對企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用，在今后的工作中，要不斷提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。促進(jìn)企業(yè)檔案管理朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展，從而為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供更多更好的信息資源。
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