檔案高級(jí)職稱論文

　　檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事 政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué) 文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。這是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的檔案高級(jí)職稱論文，僅供參考!

　　檔案高級(jí)職稱論文篇一

　　數(shù)字檔案與檔案管理

　　【內(nèi)容提要】 計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了數(shù)字檔案的飛速產(chǎn)生，數(shù)字檔案與傳統(tǒng)的實(shí)體檔案具有不同的信息資源，它的管理模式應(yīng)有其自身的特點(diǎn)。本文從檔案工作的實(shí)踐中對(duì)數(shù)字檔案的管理環(huán)節(jié)提出一些看法，希望引起更多的人對(duì)數(shù)字檔案加以關(guān)注，共同探討出適應(yīng)于數(shù)字檔案的管理辦法。

　　【關(guān)鍵詞】 數(shù)字檔案 新時(shí)期 管理 方法

　　【作者單位】 湖北大學(xué)檔案館。

　　【中圖分類號(hào)】 G270 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 2095-5103(2013)03-0059-02

　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息資源的存儲(chǔ)、檢索、遠(yuǎn)程利用也越來(lái)越普及，“數(shù)字檔案館”漸漸浮出水面。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案館而言，數(shù)字檔案館不是一種真實(shí)的存在，但是作為一種虛擬的資源卻是真實(shí)的，而且是能夠有效地發(fā)揮作用的。

　　目前有些地方對(duì)數(shù)字檔案館的定義：“是一種建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行管理，通過(guò)高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。”我們要正確認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案館：數(shù)字檔案館并不簡(jiǎn)單只是一個(gè)存放數(shù)字化檔案的檔案館。

　　由于數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案是全然不同的，所以筆者認(rèn)為目前數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理、利用、銷毀等也與傳統(tǒng)檔案有很大區(qū)別，原有的手工檢索的檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)勢(shì)必要進(jìn)行調(diào)整，要將不適用于檔案信息化建設(shè)的一些工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，加強(qiáng)檔案信息化相關(guān)環(huán)節(jié)建設(shè)。

　　一、數(shù)字檔案的收集

　　數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設(shè)的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎(chǔ)。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無(wú)紙化辦公的推進(jìn)，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級(jí)的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對(duì)收集的范圍要做到豐富實(shí)用、質(zhì)量?jī)?yōu)良、結(jié)構(gòu)合理等。數(shù)字檔案的收集方式不同于以往的實(shí)體檔案，它可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)發(fā)等方式實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的實(shí)時(shí)接收、存儲(chǔ)，收集范圍也可以適當(dāng)擴(kuò)大，不僅僅局限于以前實(shí)體檔案的歸檔范圍，對(duì)于歸檔范圍以外有重要價(jià)值的檔案信息也應(yīng)該進(jìn)行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務(wù)社會(huì)、滿足各方面的需要奠定良好的基礎(chǔ)。

　　二、移交歸檔的重要性

　　數(shù)字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數(shù)字檔案館的歸檔則對(duì)檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求。數(shù)字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數(shù)字檔案館歸檔的重點(diǎn)。所謂邏輯歸檔， 即依靠網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將應(yīng)歸檔保存的檔案(電子版本)發(fā)送至檔案館的歸檔過(guò)程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時(shí)準(zhǔn)確的歸檔的同時(shí)， 要保證檔案在傳輸過(guò)程中的安全， 以防被竊取和遺失。

　　三、數(shù)字檔案的鑒定

　　目前，只有關(guān)于實(shí)體檔案的鑒定管理辦法，對(duì)數(shù)字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機(jī)構(gòu)基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關(guān)部門要制定相應(yīng)的數(shù)字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內(nèi)容包括與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)的電子文件的鑒定、紙質(zhì)文件歸檔范圍以外的但有重要價(jià)值的電子文件的鑒定以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內(nèi)容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數(shù)字化鑒定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)鑒定、數(shù)字簽名鑒定等。

　　四、數(shù)字檔案整理

　　對(duì)于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個(gè)環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對(duì)于數(shù)字檔案而言，筆者認(rèn)為這部分工作可以盡量簡(jiǎn)化。因?yàn)槔脭?shù)字檔案時(shí)與它們的存放位置是毫無(wú)關(guān)聯(lián)的，它們不像實(shí)體檔案那樣禁錮在某一具體庫(kù)房?jī)?nèi)，而是借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將實(shí)體檔案信息從載體上抽取出來(lái)并在網(wǎng)絡(luò)上傳播，供用戶在任意終端進(jìn)行查詢利用，所以，數(shù)字檔案的整理可以借鑒教務(wù)管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫(kù)都是日積月累建立的，需要一份試卷時(shí)，根據(jù)考核目標(biāo)、考核內(nèi)容、難易程度等條件綜合檢索，自動(dòng)生成一份試題;學(xué)生的成績(jī)也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績(jī)單時(shí)也是根據(jù)檢索條件自動(dòng)生成，試題庫(kù)里的每條試題信息、成績(jī)庫(kù)里各門課的成績(jī)信息彼此之間是獨(dú)立的，本身沒(méi)有先后次序、沒(méi)有相互聯(lián)系的。同樣，數(shù)字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標(biāo)引、多次輸出呢?在著錄時(shí)不硬性按實(shí)體檔案目前的分類法進(jìn)行人為組卷，不需要檔號(hào)、類目號(hào)等，而是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行虛擬“組卷”，實(shí)質(zhì)是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)在各份有聯(lián)系的文件的目錄或內(nèi)容間建立關(guān)系，隨時(shí)自動(dòng)整序，互相參見指引，計(jì)算機(jī)可以對(duì)數(shù)字檔案目錄和內(nèi)容從任何角度進(jìn)行分類組合，盡情展現(xiàn)它們之間在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等方面的聯(lián)系。

　　五、數(shù)字檔案的保管利用

　　如果數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當(dāng)容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動(dòng)利用為主動(dòng)利用，為領(lǐng)導(dǎo)或各部門工作主動(dòng)提出決策，讓數(shù)字檔案信息的現(xiàn)實(shí)實(shí)用價(jià)值和歷史參考價(jià)值得以充分實(shí)現(xiàn)。而數(shù)字檔案的保管就不如實(shí)體檔案那樣簡(jiǎn)便，實(shí)體檔案要注意防火防盜等，而數(shù)字檔案的保護(hù)在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數(shù)字檔案存儲(chǔ)的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉(zhuǎn)錄、介質(zhì)轉(zhuǎn)換，同時(shí)，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。

　　六、如何做到數(shù)字檔案管理安全

　　傳統(tǒng)檔案館只有在白天開放， 而且紙制檔案保存在監(jiān)管嚴(yán)密的庫(kù)房中， 其安全性極易得到保證。而數(shù)字檔案館以網(wǎng)站為其服務(wù)的平臺(tái)， 對(duì)外全天二十四小時(shí)服務(wù)， 而且信息資源庫(kù)只需要用戶名和密碼就能夠進(jìn)入，其安全防衛(wèi)系統(tǒng)很容易通過(guò)尖端的計(jì)算機(jī)黑客技術(shù)得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫(kù)的安全隱患很大。

　　實(shí)體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過(guò)簽署具名來(lái)保證的，數(shù)字檔案的簽署就需要通過(guò)數(shù)字簽名和CA認(rèn)證(Certificata Authority，也稱電子商務(wù)認(rèn)證中心，是負(fù)責(zé)發(fā)放和管理數(shù)字證書的權(quán)威機(jī)構(gòu)，并作為電子商務(wù)交易中受信任的第三方，承擔(dān)公鑰體系中公鑰的合法性檢驗(yàn)的責(zé)任。)來(lái)實(shí)現(xiàn)，核心技術(shù)就是密碼體制。常用的認(rèn)證方法大致是這樣：發(fā)文方和收文方各自都有一對(duì)密鑰，分別稱作公開密鑰(以下簡(jiǎn)稱公鑰)和私有密鑰(以下簡(jiǎn)稱私鑰)，用其中任何一個(gè)密鑰對(duì)原文加密都只能用另一個(gè)密鑰解開，公鑰是對(duì)外公開的，密鑰只有自己才知道。所以一般都是發(fā)文方用收文方的公鑰對(duì)發(fā)送的文件進(jìn)行加密，而后再在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，收文方收到后用自己的私鑰解開密文即可。但是僅僅如此還不能證明文件是收文方發(fā)過(guò)來(lái)的，所以還需要發(fā)文方在發(fā)送密文的同時(shí)對(duì)原文進(jìn)行一次hash算法(又稱哈希函數(shù)，是一個(gè)數(shù)學(xué)方程式，它可用文本，如電子郵件信息等來(lái)生成稱為信息摘要的代碼，該算法是不可逆的。)得到原文的摘要，并用自己的私鑰對(duì)該摘要進(jìn)行加密，收文方用發(fā)文方的公鑰對(duì)收到的摘要進(jìn)行解密，然后對(duì)同時(shí)收到的密文也進(jìn)行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明文件是發(fā)文方發(fā)的。至于彼此的公鑰真假性則是通過(guò)CA中心這個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證的。

　　以上是筆者對(duì)于數(shù)字檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)的一些初步想法，很多思想都還不成熟，也欠妥當(dāng)，對(duì)于數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取、數(shù)字檔案掃描過(guò)程中失真、數(shù)字檔案館的利用效率等各方面的問(wèn)題沒(méi)加以過(guò)多考慮。但是可以肯定的是數(shù)字檔案館不能夠完全取代傳統(tǒng)檔案館，而是在原有檔案館基礎(chǔ)上建立的，它和傳統(tǒng)檔案館是共生關(guān)系。它代表的是一種全新的基礎(chǔ)設(shè)施和信息環(huán)境，是檔案館與社會(huì)交融，與國(guó)際接軌的新走向。在此，只是想起個(gè)拋磚引玉的作用，希望引起更多的人對(duì)日漸普及的數(shù)字檔案加以關(guān)注，共同探討出適應(yīng)于數(shù)字檔案的管理辦法。

　　檔案高級(jí)職稱論文篇二

　　淺談新時(shí)期檔案管理工作

　　摘 要 檔案是人類 社會(huì)進(jìn)步、 發(fā)展、延續(xù)的真實(shí)歷史記錄，其涵蓋了政府、社會(huì) 組織、企事業(yè)和公民在社會(huì)活動(dòng)中所產(chǎn)生的各種有保存價(jià)值的信息資料。當(dāng)今知識(shí) 經(jīng)濟(jì)新時(shí)代，檔案 工作者必須認(rèn)清形勢(shì)、結(jié)合實(shí)際、開拓創(chuàng)新、勇于 實(shí)踐。檔案 管理通過(guò)與 計(jì)算機(jī)、 網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)的結(jié)合，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案服務(wù)利用效率。

　　關(guān)鍵詞 檔案管理 意義 問(wèn)題 措施

　　一、做好檔案管理工作的實(shí)際意義

　　檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事 政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué) 文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)主要由檔案行政管理機(jī)構(gòu)、檔案室(團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等統(tǒng)一保管和管理檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu))、檔案館等機(jī)構(gòu)組成，檔案管理就是通過(guò)對(duì)各級(jí)檔案部門的監(jiān)管，進(jìn)一步健全檔案管理制度，促進(jìn)檔案開放與運(yùn)用，發(fā)揮檔案功能。

　　檔案管理工作是一個(gè)單位管理工作的重要組成部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是一個(gè)單位健康發(fā)展的需要。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，同時(shí)也是衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發(fā)展史，對(duì)研究本單位的工作成績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面便于單位高層人員及時(shí)了解單位整體狀況，適時(shí)調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，并為決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于有關(guān)各方面準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)單位的工作成果，為單位與各有關(guān)方面進(jìn)行有意合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，應(yīng)該不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，不斷提高檔案管理效率。

　　二、新時(shí)期檔案管理工作所面臨的主要問(wèn)題

　　隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，目前檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過(guò)渡到現(xiàn)代化管理，節(jié)省了大量時(shí)間、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在實(shí)際工作中，現(xiàn)代化檔案管理也面臨著諸多問(wèn)題。

　　1.檔案載體的轉(zhuǎn)變

　　在管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文檔，電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質(zhì)文檔要方便，但紙質(zhì)文檔“原始記錄”的真實(shí)性作用也是電子文檔所不可取代的。

　　2.檔案的分類變化

　　檔案的傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目，便于查找提高了效率。傳統(tǒng)分類方案對(duì)于數(shù)量較少、問(wèn)題較單一的檔案分類還是有實(shí)用性的，如何分類應(yīng)根據(jù)需要恰當(dāng)運(yùn)用。

　　3.檔案接收和保管方式上轉(zhuǎn)變

　　在電子 環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說(shuō)檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。新時(shí)期檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練使用電子信息系統(tǒng)。

　　4.電子檔案工作面臨的問(wèn)題

　　(1)電子檔案原件的真實(shí)性問(wèn)題

　　在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)。電子文件很容易被刪改，改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實(shí)性和權(quán)威性。

　　(2)電子檔案保存的長(zhǎng)久性問(wèn)題

　　很多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失。

　　(3)電子檔案內(nèi)容的保密性問(wèn)題

　　用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問(wèn)題，帶來(lái)了極大的威脅。

　　三、提高新時(shí)期檔案管理水平的具體措施

　　我國(guó)新時(shí)期的檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為檔案工作者不斷探討和研究的問(wèn)題。新時(shí)期檔案管理的核心是管理手段和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

　　1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)

　　加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)必須提高檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，更新各級(jí)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，同時(shí)加大投入、增配軟、硬件設(shè)施。把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

　　2.要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

　　計(jì)算機(jī)技術(shù)的 應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。要適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

　　3.增強(qiáng)檔案信息獲取能力

　　長(zhǎng)期以來(lái)檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面，而在當(dāng)今信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，增強(qiáng)鑒定和評(píng)估能力以引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

　　4.加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

　　在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是非常重要的。如果沒(méi)有一整套規(guī)范、科學(xué)的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

　　在推進(jìn) 計(jì)算機(jī) 管理的過(guò)程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有全宗進(jìn)行排序，將那些可以開放的核心檔案和 社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。

　　(2)分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

　　在著錄過(guò)程中，可將反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄;對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄;而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。

　　(3)分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

　　對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。

　　5.加強(qiáng)電子文件檔案的管理

　　電子文件是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是當(dāng)今檔案 工作遇到的新課題。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對(duì)所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性鑒定，制定科學(xué)、合理及符合我國(guó)實(shí)際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，這也是全面實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎(chǔ)。盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在設(shè)計(jì)階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。同時(shí)加強(qiáng)立法，確保電子文件的法律效力。

　　6.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

　　檔案工作者要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。同時(shí)要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí) 教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，變“封閉型”為“開放型”，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí) 經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè) 發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步要求檔案工作者要緊跟時(shí)代要求，不斷建設(shè)和完善檔案服務(wù)體系，努力創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，適應(yīng)新形勢(shì)，迎接新挑戰(zhàn)，為檔案事業(yè)的不斷輝煌進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。

　　總之，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，利用各種資源進(jìn)行檔案工作的現(xiàn)代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是適應(yīng)新時(shí)期要求、做好檔案管理工作的關(guān)鍵。辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，信息高速公路的建成，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形勢(shì)，采取有力措施，從工作重點(diǎn)和方式上來(lái)一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來(lái)一次大儲(chǔ)備，以勇敢地應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

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