行政秘書(shū)工作的畢業(yè)論文

　　行政秘書(shū)工作的畢業(yè)論文篇2

　　試談做好高校二級(jí)學(xué)院行政秘書(shū)工作的策略

　　摘 要：行政秘書(shū)工作在高校行政管理中起著重要的作用，是行政管理的基層崗位，行政秘書(shū)是一線(xiàn)管理者，地位比較獨(dú)特，在行政管理中起到助手、組織、協(xié)調(diào)、服務(wù)的作用。行政秘書(shū)承擔(dān)了二級(jí)學(xué)院辦公室當(dāng)中的各項(xiàng)工作內(nèi)容，能夠保障二級(jí)學(xué)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。該文介紹了高校二級(jí)學(xué)院行政秘書(shū)工作的特點(diǎn)，行政秘書(shū)的職責(zé)以及行政秘書(shū)應(yīng)該具備的素質(zhì)，并且對(duì)如何做好行政秘書(shū)工作提出了一些建議和方法。

　　關(guān)鍵詞：高校 二級(jí)學(xué)院 行政秘書(shū)

　　高校辦公室是重要的職能部門(mén)，是學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的紐帶，協(xié)調(diào)和溝通上下級(jí)，行政秘書(shū)是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手，是領(lǐng)導(dǎo)和教職工的潤(rùn)滑劑。中國(guó)的高等教育正在迅速發(fā)展，高等教育已經(jīng)從精英教育轉(zhuǎn)換為大眾教育，高校的規(guī)模不斷擴(kuò)大，教學(xué)形式多元化，這使得高校在教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平以及辦學(xué)效益方面不斷提高，隨著高校管理體制改革的深入，高校正在大力開(kāi)展與社會(huì)和其他高校的交流合作，高校二級(jí)學(xué)院行政秘書(shū)工作面臨著挑戰(zhàn)，所以，提高行政秘書(shū)的工作能力能夠提高學(xué)院的管理水平，促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。

　　1 行政秘書(shū)的工作特點(diǎn)

　　教學(xué)管理在高校管理中有很重要的作用，教學(xué)質(zhì)量的管理是教學(xué)管理的核心，也是人才培養(yǎng)的保證，教學(xué)秘書(shū)是教務(wù)管理的執(zhí)行者，教學(xué)活動(dòng)的組織者，是教師與學(xué)生、教師與教師、上級(jí)和下級(jí)的紐帶，行政秘書(shū)工作滲透到教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，有不可忽視的作用。

　　1.1 輔助性

　　行政秘書(shū)的工作主要是協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成工作任務(wù)，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)不僅要做好行政工作，還要完成教學(xué)和科研的任務(wù)，不可能做到面面俱到，因此，行政秘書(shū)要完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作內(nèi)容，還要進(jìn)行跟蹤以及督促，把工作中出現(xiàn)的任何問(wèn)題都要回饋給領(lǐng)導(dǎo)。

　　1.2 繁瑣性

　　行政秘書(shū)每天都有大量繁雜的工作要處理，很多時(shí)候都是好幾件事情一起辦，要與不同的人員接觸，解決他們提出的問(wèn)題，實(shí)際工作內(nèi)容特別繁瑣。經(jīng)常有需要反復(fù)辦理的事情，每天都要收文件，并且把有關(guān)文件上傳學(xué)院的網(wǎng)站，把應(yīng)該辦理的事物一一通知，教職工職稱(chēng)的申報(bào)以及考核都要一步步辦理。

　　1.3 服務(wù)性

　　行政秘書(shū)首先要服務(wù)與師生，這是最基本的職能，要為師生營(yíng)造一個(gè)和諧的工作學(xué)習(xí)環(huán)境，其次要服務(wù)于教學(xué)和科研，要及時(shí)傳達(dá)學(xué)校的科研信息，為教師和科研工作人員的工作提供方便，再次，行政秘書(shū)還要服務(wù)于學(xué)院的決策，為了確保領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，要及時(shí)并且準(zhǔn)確的給領(lǐng)導(dǎo)提供調(diào)查和統(tǒng)計(jì)的信息，收集整理資料，提供決策的建議，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手。行政秘書(shū)要維持學(xué)院正常的教學(xué)秩序，保證教學(xué)任務(wù)順利完成，加強(qiáng)與師生的溝通，把服務(wù)落實(shí)到工作的方方面面，為日常教學(xué)活動(dòng)提供保障。

　　1.4 組織協(xié)調(diào)性

　　教學(xué)管理涉及到很多方面，行政秘書(shū)在管理工作中負(fù)責(zé)組織和落實(shí)教學(xué)工作，比如排課、調(diào)課、訂教材、落實(shí)教學(xué)計(jì)劃、安排考試、成績(jī)管理、畢業(yè)生資格審查、考核教師等等。由于很多行政管理的活動(dòng)呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的關(guān)系，教學(xué)任務(wù)是由多個(gè)部門(mén)共同完成的，行政秘書(shū)要做好溝通、組織和協(xié)調(diào)的作用，如果行政秘書(shū)的協(xié)調(diào)工作沒(méi)有做好，會(huì)產(chǎn)生矛盾、混亂，嚴(yán)重影響教學(xué)質(zhì)量。

　　2 行政秘書(shū)的職責(zé)

　　二級(jí)學(xué)院行政秘書(shū)工作的主要職責(zé)是協(xié)助學(xué)院辦公室主任做好各項(xiàng)行政工作，工作內(nèi)容涉及到很多方面，第一，日常工作，負(fù)責(zé)學(xué)院的文件、信息以及資產(chǎn)管理等工作。文件管理主要是進(jìn)行文件的登記、傳達(dá)、反饋和歸檔。信息管理工作主要收集教職工的個(gè)人詳細(xì)信息。資產(chǎn)管理工作主要是保管和發(fā)放辦公用品，采購(gòu)辦公設(shè)備和辦公家具等固定資產(chǎn)，并且配合資產(chǎn)管理部門(mén)進(jìn)行資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)和清查。第二，文字工作，起草并下達(dá)學(xué)院通知，起草各類(lèi)會(huì)議的材料，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定規(guī)章制度和工作的規(guī)劃。第三，人事工作，做好本院教職工的招聘和考核，向新員工講解規(guī)章制度，做好新員工的培訓(xùn)工作。第四，外聯(lián)工作，他人來(lái)學(xué)院咨詢(xún)或者調(diào)研的話(huà)，要做好接待工作。

　　3 行政秘書(shū)應(yīng)具備的素質(zhì)

　　3.1 思想政治素質(zhì)

　　思想政治素質(zhì)是高校行政人員的靈魂所在，行者秘書(shū)直接為教學(xué)科研工作和廣大師生服務(wù)，他們的政治素質(zhì)顯得尤其重要，必須遵守高校制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，貫徹黨的方針路線(xiàn)。要有堅(jiān)定的思想覺(jué)悟，加強(qiáng)政治理論的水平，還要具備良好的工作作風(fēng)，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任心，為人政治，有奉獻(xiàn)精神，要時(shí)刻端正自己的態(tài)度。

　　3.2 文化素質(zhì)

　　高校里人才濟(jì)濟(jì)，如果行政秘書(shū)的文化素質(zhì)不高，在實(shí)際的工作過(guò)程中會(huì)遇見(jiàn)很多問(wèn)題，所以二級(jí)行政學(xué)院的秘書(shū)要具備一定的文化素質(zhì)。要有行政管理學(xué)的知識(shí)，掌握先進(jìn)的管理理念，使得管理工作合理規(guī)范;具備心理學(xué)知識(shí)，由于行政秘書(shū)所接觸的人員很廣泛，一定的心理學(xué)知識(shí)能夠提高工作的效率;具備檔案學(xué)的知識(shí)，行政秘書(shū)的常規(guī)工作就是檔案管理，規(guī)范的檔案管理可以減少查找資料的時(shí)間;具備計(jì)算機(jī)知識(shí)，由于現(xiàn)代化水平逐漸提高，行政秘書(shū)要不斷提高計(jì)算機(jī)操作的水平，趕上時(shí)代的發(fā)展。還要有自己的興趣愛(ài)好，拓寬自己的視野，提高文化素養(yǎng)。

　　3.3 良好的心理素質(zhì)

　　由于行政秘書(shū)工作瑣碎繁雜，行政秘書(shū)要具有良好的心理素質(zhì)才能從容應(yīng)對(duì)，要保持樂(lè)觀的情緒，對(duì)自己的工作充滿(mǎn)興趣，能夠適應(yīng)環(huán)境，發(fā)揮自己的潛能，還要營(yíng)造和諧的人際關(guān)系，經(jīng)受住挫折，把消極變作積極，把被動(dòng)變作主動(dòng)。

　　3.4 個(gè)人能力素質(zhì)

　　所謂能力素質(zhì)，指的是擔(dān)任某一角色所具備的能力，行政秘書(shū)應(yīng)該具備的個(gè)人能力的素質(zhì)有：文字功底以及口頭表達(dá)能力，要具備一定的書(shū)面表達(dá)能力和寫(xiě)作的能力，熟知各種文書(shū)的格式和寫(xiě)法，吃透上級(jí)的文件精神，做到筆能成文。語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)該清楚明白，簡(jiǎn)明扼要，注意用詞，做到文思敏捷，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)如實(shí)反映事情真相，向下級(jí)準(zhǔn)確表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意思。要提高普通話(huà)水平，英語(yǔ)口語(yǔ)水平，平時(shí)說(shuō)話(huà)多加注意，勤于練習(xí)。組織協(xié)調(diào)能力，善于協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與師生的關(guān)系，巧妙解決各方矛盾。安排時(shí)間的能力，對(duì)雜亂的工作內(nèi)容要給出合理的安排，有計(jì)劃分配自己的時(shí)間，提高工作效率。還有具備學(xué)習(xí)能力，要貫徹終身學(xué)習(xí)的思想，拓寬學(xué)習(xí)領(lǐng)域，讓自己的知識(shí)儲(chǔ)備更豐富。 　　4 做好高校二級(jí)學(xué)院行政秘書(shū)工作的建議

　　4.1 加強(qiáng)創(chuàng)新理念

　　創(chuàng)新理念指的是行政秘書(shū)要沖破長(zhǎng)期以來(lái)的偏見(jiàn)，熱愛(ài)本職工作，一些行政秘書(shū)放棄了自己的專(zhuān)業(yè)，把主要的經(jīng)歷都放在教學(xué)管理方面，他們付出了更多的努力，但是一些高校的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)行政秘書(shū)工作的正確認(rèn)識(shí)，輕視他們?cè)诮虒W(xué)管理中所發(fā)揮的重要作用，在崗前培訓(xùn)、工作待遇以及評(píng)定職稱(chēng)方面不夠重視，這使得一些行政秘書(shū)工作人員不熱愛(ài)自己的工作，尋找機(jī)會(huì)離開(kāi)自己的工作崗位去尋求新的發(fā)展。這就要求高校行政秘書(shū)有較高的政治覺(jué)悟，有強(qiáng)烈的責(zé)任感，加強(qiáng)全心全意為教學(xué)服務(wù)的精神，勇于奉獻(xiàn)，通過(guò)出色的工作來(lái)實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

　　4.2 加強(qiáng)合作精神

　　任何新事物的出現(xiàn)和先進(jìn)的工作方法都會(huì)隨著時(shí)間的推移而落伍，行政秘書(shū)只有不斷改變工作方法，積極探索新思路，更好履行自己的職責(zé)。辦公室的工作方法比較多，但是通常采用分工合作的方式，過(guò)細(xì)的分工使得協(xié)調(diào)工作變的復(fù)雜，而且妨礙創(chuàng)造力的發(fā)揮，協(xié)力合作能夠使得協(xié)調(diào)工作變得簡(jiǎn)單化，團(tuán)隊(duì)的形式來(lái)完成工作，能夠發(fā)揮個(gè)人所長(zhǎng)，提高工作質(zhì)量。比如，舉辦新生開(kāi)學(xué)典禮，可以把辦公室人員組成一個(gè)團(tuán)隊(duì)，有美術(shù)功底的人員可以負(fù)責(zé)藝術(shù)大字和布置會(huì)場(chǎng)，有公關(guān)能力的人員做好外聯(lián)工作，有文字功底的人員撰寫(xiě)發(fā)言稿，通過(guò)團(tuán)隊(duì)合作，能夠有條不紊的完成各項(xiàng)工作。

　　4.3 創(chuàng)新工作方法

　　科學(xué)的工作方法是行政秘書(shū)順利完成行政管理工作的重要條件，也是行政秘書(shū)工作能力強(qiáng)弱的重要體現(xiàn)，有了科學(xué)的工作方法，行政秘書(shū)工作才能收到事半功倍的效果。從行政秘書(shū)工作的特點(diǎn)看，配合新時(shí)期高校行政管理改革和發(fā)展的需要，其工作方法必須實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。第一，行政秘書(shū)要有開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，積極思考，敢于突破條條框框，努力探索行政管理的新途徑、新方法和新思路，做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高。第二，在掌握行政管理規(guī)律的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)行政管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。第三，理清頭緒，分清主次，集中匯報(bào)，重點(diǎn)處理。第四，必須有嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng)，任何時(shí)候都不可有絲毫的疏漏和懈怠，做到靜心、耐心、細(xì)心。第五，要深入教師和學(xué)生中，一方面了解他們的工作和學(xué)習(xí)情況，幫助他們排憂(yōu)解難;另一方面有些常規(guī)性的工作可以交給他們?nèi)プ?，這樣既可以充分調(diào)動(dòng)師生工作的積極性，又減輕行政秘書(shū)的工作壓力;第六，在行政管理各環(huán)節(jié)上要充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)行“電子教務(wù)”，即一些臨時(shí)性的事務(wù)通知，及一些行政管理文件，完全可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布出去，師生都養(yǎng)成從校園網(wǎng)上查看行政管理信息的習(xí)慣，使行政管理工作更快捷、更高效。

　　總之，做一名高校辦公室的行政秘書(shū)，要履行好工作職責(zé)，勝任工作崗位，就必須提高自身的素質(zhì)，在公與私、名與利、苦與樂(lè)等諸多落差面前，守得住清貧，耐得住寂寞，經(jīng)得起考驗(yàn)，挑得起重?fù)?dān)。

　　參考文獻(xiàn)

　　[1] 李非.扮好“兩種角色”強(qiáng)化“三個(gè)服務(wù)”―― 淺談高校系辦公室秘書(shū)的角色定位和服務(wù)意識(shí)[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊)，2009(8).

　　[2] 劉麗偉，秦文婷，黃小葦，等.以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo) 全面推進(jìn)高校思想政治工作[J].科學(xué)咨詢(xún)(決策管理)，2009(5).

　　[3] 肖榮英.淺析高校二級(jí)學(xué)院行政秘書(shū)工作的特點(diǎn)和現(xiàn)狀[J].中國(guó)校外教育，2010(16).

　　[4] 單國(guó)雷.做好新時(shí)期高校院系行政秘書(shū)工作的幾點(diǎn)思考[J].安徽農(nóng)學(xué)通報(bào)(下半月刊)，2010(6).

　　[5] 屈躍能.高校教學(xué)院系行政秘書(shū)工作的探討[J].高等函授學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版)，2010(4).

　　[6] 蘇志蘭.提高高校院系行政秘書(shū)工作效率的對(duì)策[J].湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào)，2010(1).

　　[7] 張寧.高校教學(xué)院系辦公室行政秘書(shū)服務(wù)意識(shí)與能力培養(yǎng)初探[J].黑龍江教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011(10).

　　[8] 謝文濤.高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理面臨的問(wèn)題及其對(duì)策研究[J].西北成人教育學(xué)報(bào)，2011(4).