秘書素養(yǎng)的論文參考范文(2)
秘書素養(yǎng)的論文參考范文篇2
論當(dāng)代秘書的口語交際素養(yǎng)
摘要：秘書的語言交際是秘書職業(yè)活動(dòng)不可缺少的內(nèi)容之一，其口語表達(dá)直接影響著秘書工作的順利開展和企事業(yè)單位的發(fā)展和生存，具有十分重要的意義。因此，秘書人員必須加強(qiáng)自身的語言修養(yǎng)，使口語表達(dá)有效地發(fā)揮作用。具體應(yīng)使自己的語言表達(dá)呈現(xiàn)出準(zhǔn)確、得體、藝術(shù)、合理有效的語言特點(diǎn)。
關(guān)鍵詞：秘書 口語 交際 語言素養(yǎng)
秘書的工作崗位決定著他工作范圍和人際接觸面的開闊和各種交際活動(dòng)的頻繁，秘書的語言交際是秘書職業(yè)活動(dòng)不可缺少的內(nèi)容之一，現(xiàn)代秘書既要在撰寫文件材料及領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)善于“舞文弄墨”，又要在接打電話、接待來訪、匯報(bào)工作、參謀輔政時(shí)“巧舌如簧”。有的秘書善于言談交流，工作頗有成效，深受領(lǐng)導(dǎo)、同事和群眾的稱贊;有的秘書則常常為自己的人際關(guān)系困惑，處處感到不如意，因?yàn)樵撜f的話不敢說或不會(huì)說，匯報(bào)情況表述不清，闡述關(guān)鍵要點(diǎn)不得要領(lǐng)……雖有工作熱情，但交際交往的局面總是打不開，對(duì)工作造成一些甚至嚴(yán)重的影響。
的確，古往今來，由于所在工作位置的特殊性，從使用秘書的領(lǐng)導(dǎo)到秘書本人，受“君子欲訥于言敏于行”、“病從口入，禍從口出”等訓(xùn)誡的影響，不少秘書把“少說多做”作為自己的行為準(zhǔn)則，過多強(qiáng)調(diào)并信奉“沉默是金”，惟恐“言多必失”， 處處“謹(jǐn)言慎行”，很多秘書成了寡言少語的“內(nèi)秀”。這種現(xiàn)象在很大程度上抑制了秘書人員的個(gè)性發(fā)揮和自身能力的全面提高。
日本的板川山輝夫說，“說話既能創(chuàng)設(shè)更好的人與人之間的關(guān)系，也可以破壞人與人之間的關(guān)系，它是雙刃劍。”我國亦有“好話一句三冬暖，惡語傷人六月寒”的說法。有些秘書不了解語言的雙刃劍作用，因說話不動(dòng)腦而得罪人的情況并不少見，或信口開河，不負(fù)責(zé)任;或模棱兩可，含混其詞;或居高臨下，盛氣凌人;或花言巧語，裝腔作勢;或粗俗俚語，出言不遜;或人云亦云，報(bào)喜不報(bào)憂……
隨著社會(huì)信息化程度的加深，秘書將面臨越來越高的口語表達(dá)的語言素養(yǎng)要求，過去那種單純“文牘型”的秘書已不再適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，社會(huì)需要的是既會(huì)想、也會(huì)寫、又會(huì)說的新型秘書。新形勢下秘書的口語交際素養(yǎng)很重要，秘書要善于了解、掌握和提供情況，與領(lǐng)導(dǎo)接觸、與群眾聯(lián)系以及與同事交流都要有良好的口語表達(dá)，能說會(huì)道，否則，秘書是難以圓滿完成所承擔(dān)的任務(wù)的。
有位港商與某省屬公司商議合資辦廠事宜。當(dāng)他來到公司門口時(shí)，迎候他的該公司秘書對(duì)他說：“我們經(jīng)理在樓上，他叫你去。”港商一聽，心想，他憑什么叫我去?便馬上回轉(zhuǎn)身，說：“貴公司如有誠意合作，叫你們經(jīng)理到我住的賓館來洽談。”正是因?yàn)檫@位秘書表達(dá)不妥損害了公司形象，從而造成不良后果。所以，在日本的一些大企業(yè)，招聘員工時(shí)非常重視應(yīng)聘者的說話水平，為此還羅列出一些有關(guān)口語表達(dá)的要求作為招聘的門檻。他們認(rèn)為，企業(yè)是現(xiàn)代社會(huì)中的一架高速運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)器，每個(gè)員工都是大機(jī)器上的一個(gè)個(gè)零件，一個(gè)企業(yè)的員工是否會(huì)說話，直接關(guān)系到企業(yè)的生存發(fā)展，有口才，又能干，才能履行好職責(zé)。
作為窗口部門重要崗位的秘書人員確應(yīng)加強(qiáng)語言修養(yǎng)，提高口語表達(dá)水平。秘書語言交際的目的，就在于使對(duì)方理解和接受。秘書能否準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，尤其是藝術(shù)技巧地表述，則更能促使對(duì)方的理解和接受及對(duì)你工作的配合?？谡Z活動(dòng)中，因人而異，話循境發(fā)，當(dāng)說的說，不當(dāng)說的不說，有分寸，講藝術(shù)，能說、會(huì)說，把話說得好、說得巧、說得得體、說得服人，言出事成。所謂秘書的“能說會(huì)道”，也就是指秘書應(yīng)當(dāng)具有較高的口語表達(dá)能力，能清晰、有條理地把繁雜的事理口述出來，既不羅嗦，又有道理，深入淺出，把話說得明白、說得巧妙、得體、合適、藝術(shù)，以取得交流交際的最佳效果。
如某服裝公司經(jīng)理因經(jīng)濟(jì)糾紛怒氣沖沖地找與其公司有業(yè)務(wù)往來的某紡織集團(tuán)董事長，該集團(tuán)董事長因尚未考慮好對(duì)策，便派秘書接待。秘書耐心、仔細(xì)地聽取了經(jīng)理陳述的意見后說：“我們十分尊重您和貴公司，您所說的意見我將原原本本地向董事長報(bào)告。”正是因?yàn)樵撁貢\(yùn)用了委婉和緩的語言，進(jìn)行緩和擋駕，為董事長考慮對(duì)策贏得了時(shí)間，也為日后較好地處理糾紛創(chuàng)造了良好的條件。
一、秘書口語交際的一般素質(zhì)
秘書言語表達(dá)的誠懇、認(rèn)真，準(zhǔn)確、清晰，得體、恰當(dāng)，是秘書創(chuàng)設(shè)良好交流環(huán)境、傳遞信息，使人際關(guān)系融洽的重要保證。
1.真誠溝通，以善為本，善解人意
真誠是跨時(shí)代、跨國度的一條永恒交往原則，也是每個(gè)人期待的交往方式。因?yàn)槿硕加邪踩男枰鲇谶@種需要，人們都希望自己可以把握周圍環(huán)境，把握自己的交往對(duì)象。言談中給予對(duì)方真實(shí)真誠，是取得信任的重要因素。真誠相待，表達(dá)的內(nèi)容真摯樸實(shí)，感情的表現(xiàn)自然生動(dòng)，交談具有感染力。
言談中，秘書應(yīng)注意避免粗暴簡單地說話，不講假話、大話、空話;不講不該講的內(nèi)容，更不誤傳信息;也不做不禮貌地隨意打斷他人說話的事;也不為了取悅?cè)硕⒄樂畛谢蛑粓?bào)喜不報(bào)憂;不隨意承諾。
除此之外，與人溝通還應(yīng)事先做些準(zhǔn)備，譬如溝通對(duì)象是誰，溝通的內(nèi)容有哪些，溝通的目的是什么，你希望達(dá)到怎樣理想的結(jié)果，對(duì)方可能希望達(dá)到的結(jié)果，溝通的時(shí)間和地點(diǎn)，溝通時(shí)可能討論的話題，溝通時(shí)如何表達(dá)和傾聽，溝通時(shí)要注意哪些問題等等都須事先了解及計(jì)劃。正所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。當(dāng)然，還須協(xié)助上級(jí)處理好與客人溝通時(shí)的關(guān)系，細(xì)致入微、善解人意、有理有節(jié);當(dāng)上級(jí)對(duì)問題處理不當(dāng)或有疏忽時(shí)，秘書應(yīng)迅速給予適當(dāng)?shù)膹浹a(bǔ)，始終保持單位與客人間的和諧有效的溝通氛圍。
2.態(tài)度莊重，用語禮貌，有涵養(yǎng)
態(tài)度莊重有禮，尊重他人，這在人際交往中可以確保交際交流暢通，并可自保自我人格的不受侮辱。
學(xué)會(huì)禮貌、得體地說好各類話。在客人面前不該說的話別說，在同事面前不該亂傳達(dá)的話別亂傳達(dá)，在領(lǐng)導(dǎo)面前不該多話的時(shí)候就別亂多話。且不搬弄是非，不講同行同事壞話，更不要?dú)еr他人。也千萬不能把自己以往的習(xí)慣性動(dòng)作帶到職場溝通中，尤其是在對(duì)外溝通時(shí)，不做無關(guān)緊要的小動(dòng)作，如收看手機(jī)短訊、修指甲、打哈欠等。 3.言簡意賅，準(zhǔn)確得體，思路清晰
任何言語的交流，都要做到意思準(zhǔn)確完整，講述清楚明白。英國哲學(xué)家培根曾說：“交談時(shí)的含蓄和得體，比口若懸河更可貴。”因此，秘書在交流中，要提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，說話時(shí)在言語上有所區(qū)別，注意分寸。最好能以簡潔明了的話語表達(dá)其意，讓聆聽者容易理解。深入淺出，通俗易懂，口語化，使用平易自然的基本詞和常用詞，語音準(zhǔn)確，吐字清晰，語調(diào)自然流暢，有助于溝通感情，傳遞信息。
二、秘書口語交際的實(shí)踐素養(yǎng)
由于秘書工作的承上啟下的樞紐位置，以及其從屬性、政策性、事務(wù)性的職業(yè)特征，因此伴隨而生的是其職業(yè)口才特征：思想性強(qiáng)、實(shí)踐性強(qiáng)、時(shí)間性強(qiáng)、涉及的知識(shí)面廣。秘書要成為一名優(yōu)秀的溝通人員，不僅僅是掌握一些溝通的方法和技巧，更重要的是要具有較高的職業(yè)素養(yǎng)、文化素養(yǎng)和內(nèi)在素質(zhì)。作為秘書應(yīng)使自己的言談體現(xiàn)如下的特征。
1.思想性強(qiáng)
秘書工作歷來就是從屬于某個(gè)企事業(yè)單位，其工作都是圍繞一定的組織而展開，都是為了保證領(lǐng)導(dǎo)者的工作順利和企事業(yè)單位工作的順利進(jìn)行。尤其是我國的秘書工作，都是為黨和國家各級(jí)機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位服務(wù)，為建設(shè)具有中國特色的社會(huì)主義服務(wù)，這就使得我國秘書工作具有很強(qiáng)的政策性和思想性特征，在其語言表達(dá)上體現(xiàn)出較高的思想政策水平。
2.實(shí)踐性強(qiáng)
(1)針對(duì)專門業(yè)務(wù)實(shí)際。秘書在黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用，在決策中的參謀作用，在上級(jí)處理日常工作以及其他事務(wù)工作中輔助管理的助手作用，決定了秘書工作的絕大多數(shù)內(nèi)容都是與本單位集體或職工個(gè)人的實(shí)際問題密切聯(lián)系，這就使得秘書的口語表達(dá)內(nèi)容必須直接針對(duì)本單位的實(shí)際和專門的業(yè)務(wù)。
(2)涉及社會(huì)實(shí)際問題。秘書的口語表達(dá)內(nèi)容或直接或間接地涉及社會(huì)實(shí)際問題。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的變革和發(fā)展，一些具體問題一定會(huì)在某些行業(yè)或基層企事業(yè)單位出現(xiàn)，秘書在向上級(jí)反映、向群眾解釋時(shí)必然觸及社會(huì)存在的實(shí)際問題。所以，要對(duì)情況進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查，積極面對(duì)，并進(jìn)行慎重、積極有效的說明和解釋。
(3)緊密聯(lián)系本單位的業(yè)務(wù)。秘書工作的口語表達(dá)與本單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)聯(lián)系緊密，這是秘書工作的從屬性質(zhì)、輔助功能所決定的。所以，其言談交流的內(nèi)容要圍繞本單位的業(yè)務(wù)實(shí)際，貼切、實(shí)在。
(4)觸及職工群眾的具體問題。秘書口語交流的很多內(nèi)容會(huì)觸及到職工群眾的思想及利益實(shí)際。秘書的日常工作會(huì)經(jīng)常面對(duì)職工群眾非常關(guān)心的福利待遇和技術(shù)崗位的安排等具體實(shí)際的問題，以及職工群眾在思想上出現(xiàn)的各種各樣實(shí)際問題，這也促使秘書必須圍繞這些問題作有效的解釋和說明。
3.時(shí)間性強(qiáng)
秘書工作的樞紐地位決定秘書口頭語言表達(dá)的時(shí)間性強(qiáng)這一特征。一個(gè)單位的日常管理工作很多時(shí)候會(huì)由秘書來監(jiān)督執(zhí)行。所以，秘書在貫徹黨和國家的方針政策和企事業(yè)單位的規(guī)章制度時(shí)要及時(shí)，在處理管理問題和專業(yè)技術(shù)問題時(shí)要有緊迫感，答復(fù)客戶和內(nèi)部職工群眾反映的問題要迅速及時(shí)，在談判等交際活動(dòng)中更要快速有效地進(jìn)行對(duì)話。
4.涉及知識(shí)面廣
秘書是一種特殊的社會(huì)角色，他要像心理學(xué)家一樣善于洞察別人，要像外交官一樣善于處理各種交際關(guān)系。秘書工作的對(duì)內(nèi)對(duì)外聯(lián)系職能，決定了秘書在工作中要面對(duì)各種各樣的人員，回答各種各樣的問題，如涉及方針政策的，按章辦事;涉及專業(yè)知識(shí)的，須熟練地運(yùn)用專業(yè)知識(shí)宣傳解釋，以解決生產(chǎn)經(jīng)營中出現(xiàn)的實(shí)際問題;涉及文化知識(shí)的，積淀豐厚，了然于胸，厚積薄發(fā);涉及心理學(xué)知識(shí)的，摸準(zhǔn)心理需求，了解和學(xué)會(huì)剖析他人性格心理，以豐富的心理學(xué)知識(shí)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)他人的意圖，理解他人的立場，和諧融洽人際關(guān)系，掌握主動(dòng)，知人善言，使談話“正中下懷”。秘書的知識(shí)豐富，善于把握和展開話題，敏銳敏感，巧妙運(yùn)用交談的方法和技巧，在自然和諧的交談中快速了解對(duì)方個(gè)性和性格，把握對(duì)方的心理及需求，使溝通交際和諧有效進(jìn)行。
三、秘書口語交際的藝術(shù)
作為領(lǐng)導(dǎo)和各單位、各部門溝通的重要橋梁，秘書的能言、善言是不可忽視的技能。荀子說：“口能言之，身能行之，國寶也。”一個(gè)稱職的秘書，不一定是一個(gè)演說家，但一定要能言、善言。說話是一門藝術(shù)，秘書口語表達(dá)更需要高度和境界。秘書只有具有良好的素質(zhì)和素養(yǎng)，以其出色的口才進(jìn)行交際和溝通，才能協(xié)調(diào)好關(guān)系，輔政參政，為工作的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而積極有效地推進(jìn)工作。
1.善于傾聽顯誠意
傾聽，是對(duì)他人的尊重，是建立良好關(guān)系的前提。認(rèn)真傾聽對(duì)方的述說，你會(huì)更深入地了解他人，了解和客觀、辨證地看待自己。聆聽越多，掌握的信息就越全面，就越容易與對(duì)方成為良好的談話伙伴。善聽是走向善說的捷徑。在交際場中，能說會(huì)道的人不一定是善于交際的人，善于傾聽的人才是真正會(huì)交際的人。會(huì)說的，有鋒芒畢露的時(shí)候，也會(huì)有言過其實(shí)之失。靜心傾聽不僅沒有這些弊病，而且還有兼聽則明的好處。認(rèn)真傾聽、細(xì)心觀察，有助于少作不成熟的評(píng)論，避免不必要的誤解。美國杰出的女企業(yè)家瑪麗·凱曾風(fēng)趣地說：“一位優(yōu)秀的管理人員應(yīng)該多聽少講，也許這就是上天為何賜予我們兩只耳朵、一張嘴巴的緣故!” 因此，要提高口語表達(dá)能力，良好的傾聽習(xí)慣是前提。
(1)盡量不打斷說話者的話題。在傾聽的過程中，無論你有多么渴望一個(gè)新的話題，多么想發(fā)表自己的見解，都不要去打斷說話者的話題，而是默默地先將自己想說的話記在心中，直到對(duì)方自己結(jié)束了說話，再接下去發(fā)表自己的見解。講話者最討厭的就是別人打斷他的講話，因?yàn)檫@很容易讓說話者誤解為你打斷他思路是你對(duì)他的不尊重。
(2)巧妙表達(dá)自己的意見。面對(duì)面交流時(shí)，要認(rèn)真傾聽，不要表示出或堅(jiān)持明顯與對(duì)方不合的意見，不要表露出自己的不良情緒，哪怕有委屈也不要怨氣沖天，耐心、同情的傾聽會(huì)化解怨氣而使人變得通情達(dá)理，因?yàn)閷?duì)方希望的是聽的人認(rèn)真傾聽自己的傾訴，或希望聽的人能設(shè)身處地的為他著想，而不是給他意見。但可配合對(duì)方的證據(jù)，婉轉(zhuǎn)提出你自己的意見，比如當(dāng)對(duì)方說完話時(shí)，你可以重復(fù)他說話的某個(gè)部分、或某個(gè)觀點(diǎn)如以“正如你指出的意見一樣，我認(rèn)為”、“我完全贊成你的看法”的答話回應(yīng)，證明你是在注意傾聽他所講的話并有所贊成，使對(duì)方把你引為知音知交，之后可以婉轉(zhuǎn)地提出“關(guān)于這個(gè)我還認(rèn)為可以……”使對(duì)方容易接受你的建議。 (3)善于體察言外之意。一個(gè)聰明的傾聽者，不能只是僅僅滿足表層的聽和理解，要用心，善于營造談話時(shí)的輕松自然的氛圍，促使對(duì)方積極交談。善于從說話者的言語中聽出話中之話、話外之音，從其語情、語勢、微妙的肢體動(dòng)作中發(fā)現(xiàn)隱含的信息，把握說話者的真實(shí)意圖。只有這樣，才能做到真正的交流和溝通。
(4)善于互動(dòng)回應(yīng)。當(dāng)對(duì)方講話時(shí)，要注意傾聽，隨時(shí)用語言或其他方式積極回應(yīng)，給予必要的反饋。首先，要有誠心。要抱著謙虛的態(tài)度聽。與對(duì)方交流時(shí)，略微靠近說話者，看著對(duì)方眼睛及鼻子的三角區(qū)域，維持五至十五秒的目光接觸，用你關(guān)注的目光讓他感受到你的尊重和虔誠，贏得他的贊許，獲得他的信任，使其暢所欲言。其次，要有專心。要仔細(xì)地聽而不要三心二意。如時(shí)不時(shí)地給對(duì)方一個(gè)微笑;贊成對(duì)方說話時(shí)，可以輕輕地點(diǎn)一下你的頭;對(duì)他所說的話感興趣時(shí)，展露一下你的笑容，用“嗯”、“噢”、“后來怎么樣了呢?”等讓對(duì)方感覺到你不愿漏掉任何一個(gè)字，確實(shí)在聽和鼓勵(lì)、對(duì)他所說內(nèi)容的渴望;在對(duì)方話還沒有說完之前，不要打斷對(duì)方的話語。有了這樣專注的態(tài)度，對(duì)方才愿吐露心扉。
2.恰當(dāng)重復(fù)凸信息
無論是在接受上級(jí)批評(píng)，還是在聽取客戶介紹情況，當(dāng)對(duì)方說完之后，都必須對(duì)雙方所談內(nèi)容的要點(diǎn)加以提煉并重復(fù)一遍。特別是對(duì)重要工作、會(huì)議及商務(wù)約談的時(shí)間、地點(diǎn)、金額等重要信息要進(jìn)行再次核對(duì)，有效地避免差錯(cuò)，保證工作的順利開展。
3.陽光微笑傳溫情
微笑是人與人之間最直接的表達(dá)，是傳達(dá)感情的最直接的方式。西方有一句諺語：“只有用微笑說話的人，才能擔(dān)當(dāng)重任。”人際交往是一個(gè)互動(dòng)的過程，當(dāng)你面帶微笑，對(duì)方也會(huì)不自覺地被你感染，不由自主地喜歡上你，開始也對(duì)你微笑，心情愉悅，交談的氛圍融洽和諧。微笑可以拉近人與人之間的距離。工作生活中遇到困難，用微笑去處事應(yīng)變往往就能解決許多難以解決的問題，帶來成功。
4.真誠贊美融真情
莎士比亞曾說：“贊美是照在人心靈上的陽光。”心理學(xué)家威廉·杰爾士也說：“人性最深切的需求就是渴望其他人的欣賞。”贊美就像協(xié)奏曲，那和諧悅耳的聲音讓人如癡如醉;贊美就像潤滑劑，可以調(diào)節(jié)相互間的關(guān)系;贊美如同和煦陽光，讓人們感受人間溫情。每個(gè)人都希望獲得別人的肯定，并據(jù)以確認(rèn)自己的重要性，因此，內(nèi)心都非?？释说馁澷p。贊美對(duì)方的行為，往往會(huì)收到意想不到的效果。邱吉爾說：“你想要其他人具有怎樣的優(yōu)點(diǎn)，你就要如何地去贊美他。”所以秘書在交際交流時(shí)，不要吝嗇贊美。
人人都喜歡被贊美，但贊美要恰到好處。由衷的贊美給對(duì)方帶來愉快以及被肯定的滿足的時(shí)候，你也享受到了一份喜悅和生活的樂趣，這是非常難得的感覺。真誠地贊美來自內(nèi)心深處，是心靈的感應(yīng)，是對(duì)被贊美者的羨慕和欽佩，能使對(duì)方受到感染、產(chǎn)生共鳴。真誠、發(fā)自內(nèi)心、友善、無私的、適當(dāng)?shù)馁澝?，既給對(duì)方帶去快樂，贏得對(duì)方的好感，又能得到對(duì)方真誠的理解和熱情的支持，幫助我們做好工作，愉快生活。
5.幽默談吐促溝通
幽默是社交的潤滑劑，有時(shí)一句幽默的話就會(huì)使尷尬沉悶的場面得到解脫。人際交往中雙方為了某一個(gè)問題爭執(zhí)不清而影響了正常的工作進(jìn)程時(shí)，秘書打圓場的說辭“我們大家是為了共同的利益的，那么就讓我們先談?wù)劰餐c(diǎn)吧”，往往就會(huì)使談判進(jìn)展很順利，彼此的見解也便會(huì)磨合。
但工作中，秘書要恰當(dāng)?shù)厥褂糜哪?，因?yàn)槊貢@一特別的職位決定了秘書的特殊身份。秘書是單位的“窗戶”，接觸的人多，為人要穩(wěn)重，思維要敏捷，處世要干練。有業(yè)務(wù)員談生意就是要見老板，而推銷業(yè)務(wù)其他主管也有權(quán)拍板決定。秘書這樣說：“對(duì)不起!我們老板很忙的，日理萬機(jī)，現(xiàn)在沒時(shí)間接待你。你這事找我們專屬的主管就可以了。”業(yè)務(wù)員還是不依不饒，說：“你們老板一天做一萬件事，我想那么他也不會(huì)多我這件事的啊!”秘書微笑說：“很抱歉，在你還沒到來前，我們老板已經(jīng)做完一萬件事了。”業(yè)務(wù)員聽后笑著知趣地就去找主管了。在這里秘書用了一個(gè)小小的幽默就為老板擋了不必要的麻煩，同時(shí)又沒讓外人有這個(gè)企業(yè)服務(wù)態(tài)度差的印象。
溝通就是維護(hù)對(duì)方面子的藝術(shù)，從心理上說，誰都不愿意自己的行為受到他人的強(qiáng)制或干預(yù)，過于直接的或赤裸裸的威脅，那樣只會(huì)導(dǎo)致對(duì)方產(chǎn)生逆反心理。幽默的溝通語不僅能體現(xiàn)秘書的文雅、和藹，也能給他人帶去尊敬和心理的舒適，博得他人的好感和諒解。
6.委婉拒絕好形象
秘書工作并不是領(lǐng)導(dǎo)說什么就要全部聽話或答應(yīng)去做。同樣的，當(dāng)客人或同事提出不合理的要求，單位或秘書個(gè)人不能去做或并不能完全做到的時(shí)候，也要學(xué)會(huì)委婉禮貌地拒絕，并說出不合理之處。在拒絕的時(shí)候態(tài)度要明確，不含糊，有的事情必須要有原則。但講述的過程中要盡可能地講明原因，并真誠地表示歉意，而不可出口傷人。這種婉轉(zhuǎn)拒絕的藝術(shù)，在保護(hù)他人面子的同時(shí)，也保護(hù)了自己的形象。
7.快慢適宜好節(jié)奏
說話時(shí)掌握合適的節(jié)奏，是實(shí)現(xiàn)有效溝通不可缺少的。優(yōu)秀的秘書通常會(huì)通過停頓來調(diào)整說話的節(jié)奏，正常語速的講話過程中的適當(dāng)停頓能引起聽話者的注意，有意的重音強(qiáng)調(diào)也能使聽話者及時(shí)把握內(nèi)容的重點(diǎn)。不管是秘書還是上級(jí)，每天都非常忙碌，為了節(jié)省時(shí)間，秘書在向上級(jí)反映情況或匯報(bào)工作時(shí)，總是希望快點(diǎn)把話說完，而忽視了上級(jí)是否在聽，由此使得工作的開展遇到阻礙。所以，說話速度的快慢節(jié)奏，需要合理地把握。
總而言之，說話是一種技能，也是一種藝術(shù)。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)講究人際溝通的時(shí)代，這是一個(gè)以口才贏天下的時(shí)代。俗話說，語表人意，言為心聲。語言是人類有效的溝通工具，尤其是秘書開展工作的有效工具。語言是人類表達(dá)思想的載體，是人類繁衍至今凝煉積淀、不可或缺的成功智慧。秘書的人生在社交中度過，話語交流伴隨著每一刻，好的話語是生活的調(diào)味劑，是事業(yè)的推進(jìn)器，是家庭的和諧曲，也是實(shí)現(xiàn)自我的凱旋曲。因此，秘書必須掌握好說話的藝術(shù)，讓成功的交流推動(dòng)事業(yè)和自己成功的步伐。
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