文檔管理系統(tǒng)研究論文
文檔管理系統(tǒng)研究論文
文檔管理系統(tǒng)是近年來(lái)備受關(guān)注的一個(gè)重要研究方向和熱門課題,特別是隨著信息技術(shù)的發(fā)展,人們對(duì)海量文檔數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)需求日益劇增。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的文檔管理系統(tǒng)研究論文，供大家參考。
文檔管理系統(tǒng)研究論文篇一
論技術(shù)改造工程項(xiàng)目文檔管理規(guī)定
文檔管理系統(tǒng)研究論文摘要
摘要：本文對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量和工程檔案管理的相互關(guān)系進(jìn)行了全面研究，提出了工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，是工程質(zhì)量的直接反映，工程檔案管理是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是提高工程質(zhì)量的重要手段等觀點(diǎn);對(duì)提高建設(shè)工程中建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各方面人員的檔案意識(shí)，促進(jìn)工程檔案管理進(jìn)一步融入工程質(zhì)量保證體系具有較強(qiáng)的參考價(jià)值。
文檔管理系統(tǒng)研究論文內(nèi)容
關(guān)鍵詞：文檔管理 單位檔案職責(zé) 工程檔案管理
1 文檔管理的方式
在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，由于項(xiàng)目實(shí)施的復(fù)雜性，多方人員參加以及時(shí)間跨度長(zhǎng)等因素，所以有關(guān)需求、建議、解決方案和會(huì)議、問題記錄等都必須文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化，以便查閱和引用。這些文檔伴隨著項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)階段逐漸充實(shí)、完善;與此同時(shí)，它們亦記載跟蹤了整個(gè)實(shí)施的過(guò)程和成果。因此，在文檔管理的過(guò)程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文檔真正達(dá)到預(yù)期的目的。
1.1文檔模板的管理
面對(duì)項(xiàng)目中需要建立的各類紛繁復(fù)雜的文檔，如果各式各樣，每個(gè)人一個(gè)風(fēng)格，不論從美觀性和可讀性上都會(huì)有影響，所以在文檔管理中的過(guò)程中應(yīng)建立一套文檔的模板。
在建立文檔模板時(shí)，需要對(duì)一些格式進(jìn)行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)，例如文檔的頁(yè)眉頁(yè)腳、文檔變更歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。
在建立文檔時(shí)，要注意做好文檔的分類，各種分類有一個(gè)清晰的定義，使用者可以清楚地知道實(shí)際使用時(shí)要采用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文檔，需要在一個(gè)相對(duì)容易找到的文件夾目錄中存放模板，如果是使用信息系統(tǒng)方式進(jìn)行模板管理，最好能夠在首頁(yè)進(jìn)行一個(gè)鏈接，讓使用者可以快速的搜索到。在建立分類時(shí)，需要含有一個(gè)共同類，或者叫做公用類，因?yàn)樵趯?shí)際的使用過(guò)程中總是會(huì)有一些新的類別出現(xiàn)，也會(huì)有一些無(wú)法進(jìn)行分類的文檔，這個(gè)時(shí)候就可以通過(guò)共同類進(jìn)行管理
1.2文檔目錄的管理
為了能夠在紛繁復(fù)雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進(jìn)行文檔管理時(shí)建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。
在進(jìn)行文檔管理前，需要對(duì)不同的文檔建立一個(gè)分類，建議不同的分類可以便于文檔的查找，也可以針對(duì)不同的分類制定不同的管理要求。如果是文件夾方式管理，還需要分別不同的文件夾內(nèi)容的安排以及權(quán)限的控制，因?yàn)槲募A管理的特殊性，需要注意其權(quán)限管理的簡(jiǎn)潔化;如果是采用信息系統(tǒng)管理，需要注意類型的編碼體系的建立。一個(gè)好的文檔分類體系可以讓使用者方便地進(jìn)行文檔的歸類和查找，文檔的分類在一些管理過(guò)程中還需要注意歸檔管理的需求。
2 項(xiàng)目技術(shù)文檔范圍
2.1項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等立項(xiàng)依據(jù)性文件;施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、中間交接、竣工驗(yàn)收 、試運(yùn)行等。
2.2基礎(chǔ)檢測(cè)報(bào)告、發(fā)電機(jī)轉(zhuǎn)子探傷報(bào)告、制造廠(運(yùn)行廠)調(diào)研報(bào)告。
2.3設(shè)備招標(biāo)、設(shè)計(jì)招標(biāo)、施工招標(biāo)、工程監(jiān)理招標(biāo)文件。
2.4施工圖設(shè)計(jì)文件、圖紙審核會(huì)簽資料。
2.5工程概算書、施工預(yù)算表、工程竣工決算、固定資產(chǎn)清單及明細(xì)表。
2.6工程監(jiān)理合同、工程監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則。
2.7施工組織設(shè)計(jì)、施工前技術(shù)交底、施工計(jì)劃、施工方案、施工工藝措施。
2.8設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、通知單。
2.9原材料檢驗(yàn)報(bào)告、原材料出廠技術(shù)文件、產(chǎn)品合格證。
2.10設(shè)備安裝記錄。
3 項(xiàng)目技術(shù)文檔的要求：
3.1項(xiàng)目技術(shù)文檔必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說(shuō)明。
3.2竣工圖應(yīng)反映實(shí)際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測(cè)記錄、交接驗(yàn)收記錄和簽證。
3.3凡按圖施工，在施工過(guò)程中沒有變動(dòng)的工程，由施工單位在原施工圖上加蓋竣工圖章后，即可作為竣工圖。
3.4凡有一般性圖紙變更的符合設(shè)計(jì)或規(guī)范要求變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖。
3.5施工中有一般性設(shè)計(jì)變更時(shí)，能在原施工圖上修改的，由施工單位在原施工圖上注明修改部分與修改依據(jù)和說(shuō)明，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖。
3.6凡有結(jié)構(gòu)改變、工藝改變、平面布置改變、項(xiàng)目改變等重大變更及圖幅變更面積超過(guò)10%，應(yīng)重新繪制竣工圖。
3.7所有設(shè)計(jì)變更文件中的變更內(nèi)容，必須不遺漏地在竣工圖中全面反映，即每項(xiàng)變更內(nèi)容，不但要在文件所指的竣工圖上反映,而且要在所有涉及到的相關(guān)聯(lián)的每張竣工圖上反映。
3.8實(shí)施過(guò)程中的圖片、照片、錄象等材料，以及項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整的文字說(shuō)明。同時(shí)，要詳細(xì)地填寫檔案資料登記表。
4 各方的通用職責(zé)
4.1工程各參建單位填寫的工程檔案應(yīng)以工程合同、設(shè)計(jì)文件、工程質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、施工及驗(yàn)收規(guī)范等為依據(jù)。
4.2工程檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)收集、整理，并應(yīng)按專業(yè)歸類，認(rèn)真書寫，字跡清楚，項(xiàng)目齊全、準(zhǔn)確、真實(shí)，無(wú)未了事項(xiàng)。表格應(yīng)采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類。
4.3工程檔案進(jìn)行分級(jí)管理，各單位技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本單位工程檔案的全過(guò)程組織工作，工程檔案的收集、整理和審核工作由各單位檔案管理員負(fù)責(zé)。
4.4對(duì)工程檔案進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定予以處罰。
5 建設(shè)單位職責(zé)
5.1應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基建文件的管理工作，并設(shè)專人負(fù)責(zé)基建文件的收集、整理和歸檔工作。
5.2在與勘察、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位簽訂勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工合同時(shí)，應(yīng)對(duì)監(jiān)理文件、施工文件和工程檔案的編制責(zé)任、編制套數(shù)和移交期限做出明確規(guī)定。
5.3必須向參建的勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位提供與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的原始資料，原始資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全。
5.4負(fù)責(zé)在工程建設(shè)過(guò)程中對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查并簽署意見。
5.5負(fù)責(zé)組織工程檔案的編制工作，可委托總承包單位或監(jiān)理單位組織該項(xiàng)工作;負(fù)責(zé)組織竣工圖的繪制工作，可委托總承包單位或監(jiān)理單位或設(shè)計(jì)單位具體執(zhí)行。
5.6編制基建文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案部門要求，并應(yīng)有完整基建文件歸入地方城建檔案部門及移交產(chǎn)權(quán)單位，保存期應(yīng)與工程合理使用年限相同。
5.7應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家和地方有關(guān)城建檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的資料，建立、健全工程檔案，并在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，按規(guī)定及時(shí)向地方城建檔案部門移交工程檔案。
6 工程監(jiān)理單位職責(zé)
6.1應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)理資料的管理工作，并設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的收集、整理和歸檔工作。
6.2監(jiān)督檢查工程文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。在設(shè)計(jì)階段，對(duì)勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)單位的工程文件進(jìn)行監(jiān)督、檢查;在施工階段，對(duì)施工單位的工程文件進(jìn)行監(jiān)督、檢查。
6.3接收建設(shè)單位的委托進(jìn)行工程檔案的組織編制工作。
6.4在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師組織對(duì)監(jiān)理檔案進(jìn)行整理、裝訂與歸檔。監(jiān)理檔案在歸檔前必須由項(xiàng)目總監(jiān)理工程師審核。
6.5編制的監(jiān)理文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案部門要求，并應(yīng)有完整監(jiān)理文件移交建設(shè)單位及自行保存，保存期根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案部門有關(guān)要求確定。如建設(shè)單位對(duì)監(jiān)理檔案的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定。
7 工程施工單位職責(zé)
7.1應(yīng)加強(qiáng)施工文件的管理工作，實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級(jí)建立健全施工文件管理工作。建設(shè)項(xiàng)目的施工文件應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)收集和整理。
7.2總承包單位負(fù)責(zé)匯總整理各分包單位編制的全部施工文件，分承包單位應(yīng)各自負(fù)責(zé)對(duì)分承包范圍內(nèi)的施工文件進(jìn)行收集和整理，各承包單位應(yīng)對(duì)其施工文件的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。
7.3接受建設(shè)單位的委托進(jìn)行工程檔案的組織編制工作。
7.4按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢并移交建設(shè)單位進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。
7.5負(fù)責(zé)編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案部門要求，并應(yīng)有完整施工文件移交建設(shè)單位及自行保存，保存期根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案部門有關(guān)要求確定。如建設(shè)單位對(duì)施工文件的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定。
8 結(jié)語(yǔ)
作為工程設(shè)計(jì)實(shí)施的技術(shù)依據(jù)，又要成為工程竣工后的歷史資料歸檔，還作為整個(gè)系統(tǒng)的未來(lái)維護(hù)、擴(kuò)展、故障處理工作的客觀依據(jù)。如何管理好、使用好建設(shè)項(xiàng)目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個(gè)重要課題。本文就如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，使建設(shè)項(xiàng)目最終順利通過(guò)竣工驗(yàn)收，以及日后建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效利用提一點(diǎn)自己的看法，希望能對(duì)建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案管理有所幫助。
文檔管理系統(tǒng)研究論文篇二
文檔管理與機(jī)關(guān)文秘人員素養(yǎng)之我見
文檔管理系統(tǒng)研究論文摘要
摘要：本文從機(jī)關(guān)文秘人員的政治素養(yǎng)以及文字、寫作等方面，闡述了提高機(jī)關(guān)文秘人員的素養(yǎng)與文書檔案管理的重要性。機(jī)關(guān)秘書是黨政部門和企、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員，機(jī)關(guān)秘書的工作不僅僅局限于抄、寫、收、發(fā)，而且還應(yīng)通過(guò)文書整理以及各種具體事務(wù)性工作的處理，為領(lǐng)導(dǎo)收集提供準(zhǔn)確有用信息，起到領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手的重要作用。因此，從某方面說(shuō)辦公室的文秘人員既是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，優(yōu)勢(shì)文書檔案的管理者。所以辦公室文秘人員要想勝任自己所從事的工作，必須從強(qiáng)化自身素質(zhì)入手，才能提高檔案管理的質(zhì)量，才能更好更多更及時(shí)準(zhǔn)確的為領(lǐng)導(dǎo)提供具有參考價(jià)值的信息，從而成為一名合格的領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手和檔案管理人員。
文檔管理系統(tǒng)研究論文內(nèi)容
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)文秘人員 素養(yǎng) 文書檔案管理
在我國(guó)很多黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，一般不設(shè)立專門的文書檔案館，往往是由行政辦公室的文秘人員兼職文書檔案管理。因此，機(jī)關(guān)文秘人員的工作要求不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還承擔(dān)著做好文書檔案管理的重任。文書檔案是我們了解國(guó)家和行業(yè)政策法規(guī)、執(zhí)行上級(jí)任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一，文書檔案管理是一個(gè)單位各級(jí)黨組織、行政實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)開展工作的重要依據(jù)，也是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。因此，做好文書檔案管理工作是辦公室文秘的基本功。但是，怎樣才能做好文書檔案管理工作呢?為此，本文作者結(jié)合自己多年以來(lái)的工作實(shí)踐，從辦公室文秘人員自己應(yīng)具備的素質(zhì)等方面談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。
一、較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德
機(jī)關(guān)秘書是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)辦公室的主要人員之一，文秘工作是一項(xiàng)實(shí)踐性、協(xié)調(diào)性、政策性很強(qiáng)的工作，作為秘書人員他是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手和參謀，因此具備較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)是文秘人員做好文秘工作和文書檔案管理的保障。秘書的政治素質(zhì)是關(guān)于秘書的政治方向、政治立場(chǎng)、政治觀點(diǎn)、政治鑒別力和政治敏銳度的總和。政治素質(zhì)是機(jī)關(guān)秘書素質(zhì)的核心，是衡量秘書是否合格的先決條件。在我國(guó)無(wú)論是在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位還是私人企業(yè)，文秘人員具備較高的政治素質(zhì)都非常重要。秘書的職業(yè)道德，是秘書在職業(yè)活動(dòng)中必須遵守的法律、法規(guī)或規(guī)章制度，它是社會(huì)主義道德在秘書職業(yè)活動(dòng)中的具體體現(xiàn)，是秘書職業(yè)活動(dòng)長(zhǎng)期形成的產(chǎn)物。文秘人員工作的特殊性，要求文秘人員必須具備較好的職業(yè)道德素養(yǎng)，必須注重實(shí)事求是，必須做到忠心、守密，否則，是難以勝任機(jī)關(guān)文秘工作的。所以，文秘人員在從事職業(yè)活動(dòng)過(guò)程中，首先要具備良好的政治素質(zhì)，其次應(yīng)時(shí)刻遵守職業(yè)道德，努力成為一名高尚合格的辦公室文秘人員。
二、較好文學(xué)修養(yǎng)和文字功底
較好的文字功底是文秘人員的看家本領(lǐng)，既是文秘人員搞好文秘工作的基礎(chǔ)又是做好文書檔案管理的重要條件。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手主要體現(xiàn)在：一是記錄和抄寫;二是文字材料的草擬方面。記錄，包括領(lǐng)導(dǎo)的講話記錄、會(huì)議記錄、電話記錄等;抄寫，就是在文件起草過(guò)程中或文件傳閱、傳簽、修改過(guò)程中較潦草的字或經(jīng)反復(fù)推敲或多次修改和勾畫的文稿進(jìn)行謄寫以便于繼續(xù)修改或交付印制，幫助領(lǐng)導(dǎo)謄寫文稿或修改文稿時(shí)秘書人員的職責(zé)。草擬文稿是文秘人員的主要工作，文稿的起草常常是由秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的提供的大綱性材料進(jìn)行的。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)親自動(dòng)手進(jìn)行文稿的起草工作，文秘人員只需進(jìn)行用詞造句的修改或提出建議，以及做出一些收集、補(bǔ)充與核實(shí)的工作。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行口述需要草擬文稿的的主要內(nèi)容，或者同文秘人員進(jìn)行討論形成主要論點(diǎn)，然后再由秘書人員進(jìn)行收集材料形成初稿。最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是給秘書人員一個(gè)題目和幾項(xiàng)要求，材料收集、整理以及形成初稿工作都是由文秘人員自己獨(dú)自完成，最后交由領(lǐng)導(dǎo)提出意見和審核決斷。
要達(dá)到上面的要求，文秘人員就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)該具備文秘職業(yè)應(yīng)該具備的特殊的文學(xué)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)和政治以及作風(fēng)修養(yǎng)。文學(xué)修養(yǎng)和技能修養(yǎng)的高低直接決定著文秘人員的稱職與否，政治修養(yǎng)和作風(fēng)修養(yǎng)是決定文秘人員的合格問題。所以文秘人員不僅要提高文學(xué)修養(yǎng)和技能而且還要努力提高自己政治素養(yǎng)和作風(fēng)素養(yǎng)。否則文字水平再高技能再好，只要是作風(fēng)不好或政治素質(zhì)不過(guò)硬，那都是非常危險(xiǎn)的，就像被稱為河北省第一秘的李密一樣，早晚都會(huì)起相反作用的。文秘人員不僅僅只是通過(guò)謄寫、抄寫，記錄、起草文件等等形式體現(xiàn)出做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，同時(shí)由其經(jīng)手處理的較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了較為準(zhǔn)確、詳實(shí)的具有較高存儲(chǔ)價(jià)值的原始檔案材料。因此，綜合素質(zhì)較高的文秘人員，是做好文書檔案管理的基礎(chǔ)。
三、提高文秘人員的綜合素養(yǎng)，促進(jìn)文檔管理
在我國(guó)大部分黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位因?yàn)槲臅鴻n案的特殊性，一般不設(shè)置專門的文書檔案管理專職人員，而是由文秘人員兼職的。按照檔案管理規(guī)定，文書檔案管理應(yīng)歸屬當(dāng)?shù)貦n案管理部門領(lǐng)導(dǎo)，因此，機(jī)關(guān)部室文秘人員必須在堅(jiān)持黨性、科學(xué)性與合理性的前提下，按照檔案管理的相關(guān)制度和原則，努力提高自身修養(yǎng)做好文書檔案管理工作。
文秘人員兼職文書檔案管理者，主要負(fù)責(zé)做好其所在單位文書的收集、分類、整理、鑒定、立卷、保護(hù)、信息統(tǒng)計(jì)等工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約是一個(gè)不可分割的整體，一個(gè)完善、科學(xué)、合理的文書檔案管理，能夠起到積極的參謀作用。同時(shí)，由于機(jī)關(guān)文書檔案管理工作是通過(guò)機(jī)關(guān)部門內(nèi)設(shè)的機(jī)構(gòu)即文檔室進(jìn)行的，而這類文檔室對(duì)機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)具有綜合性，它不僅是管理文書檔案的同時(shí)也統(tǒng)管合同、協(xié)議以及科技、人事等檔案，門類更多、內(nèi)容更豐富，對(duì)文秘人員的要求也就更高，為單位的發(fā)展提供的價(jià)值也就更大。因此，機(jī)關(guān)文秘人員在加強(qiáng)文秘修養(yǎng)的同時(shí)，必須提高自身作為文書檔案管理者身份的有關(guān)理論、技能等方面的素養(yǎng)，努力做一名合格的現(xiàn)代化的機(jī)關(guān)秘書和文書檔案管理者，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀和助手。
四、加強(qiáng)機(jī)關(guān)文秘和文檔管理人員培訓(xùn)教育的必要性
目前，在我國(guó)大多數(shù)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的文書管理工作都是由機(jī)關(guān)文秘人員兼任，因而文秘人員的自身修養(yǎng)的高低直接決定著文稿的質(zhì)量和文檔管理的水平。文秘工作和文檔管理工作雖然從形式上說(shuō)有著很大區(qū)別，但在業(yè)務(wù)上有著很大的聯(lián)系，更重要的是兩者的工作卻常常存在于同一個(gè)載體上。因此，文秘人員自身素質(zhì)的高低決定著文檔材料的價(jià)值，若要搞好文檔管理，必須加強(qiáng)對(duì)文秘人員的教育與培訓(xùn)力度。但是部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理不太重視，只注重技能培訓(xùn)，而對(duì)于文書人員的培訓(xùn)力度不夠，特別是文書檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)更加的缺乏，突出表現(xiàn)：一是在能勝任機(jī)關(guān)文字秘書又兼任文書檔案管理的兼職人員少之又少，而且崗位還很不穩(wěn)定，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理就是儲(chǔ)存文件和材料，秘書的工作就是抄抄寫寫、跑跑顛顛，無(wú)足輕重，有的甚至把秘書以及文書檔案管理人員作為自己的親信、隨從，來(lái)去要以符合自己的口味標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)，這就導(dǎo)致秘書和檔案管理人員的聘任往往是任人唯親的現(xiàn)象發(fā)生。其次，不關(guān)心對(duì)秘書和文書檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，專業(yè)和知識(shí)水平得不到提高。
綜合以上因素，筆者認(rèn)為針對(duì)秘書人員和文書檔案管理人員重要性和在實(shí)際工作中存在的問題，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。一是提高文秘人員和文書檔案管理人員進(jìn)入的門檻，以國(guó)家公務(wù)員基本素質(zhì)為基本條件。因?yàn)槲拿厝藛T工作的特殊性和重要性的特點(diǎn)，在配備秘書時(shí)不但要嚴(yán)格挑選而且還要提高門檻，要以選國(guó)家公務(wù)員的素質(zhì)條件來(lái)考核和選聘文秘人員，以便更好的起到參謀助手的作用;二是加強(qiáng)對(duì)在崗文秘人員和文書檔案管理人員的培訓(xùn)教育力度，更新他們的知識(shí)，以適應(yīng)新形勢(shì)和現(xiàn)代信息化時(shí)代的要求。當(dāng)今社會(huì)知識(shí)更新較快可以說(shuō)是日新月異，機(jī)關(guān)秘書人員要想更好的文領(lǐng)導(dǎo)起到參謀和助手的作用，就必須不斷更新自己的知識(shí)，把握時(shí)代發(fā)展的潮流，站在時(shí)代發(fā)展的最前沿，只有這樣才能把握準(zhǔn)時(shí)代發(fā)展的脈搏，才能為領(lǐng)導(dǎo)制定出符合時(shí)代發(fā)展的上策良謀;三是加強(qiáng)對(duì)文秘人員和檔案管理人員的管理考核力度，激發(fā)他們工作的積極性。文秘人員和文書檔案管理人員的工作創(chuàng)新性和技能性不太強(qiáng)，大多是有固定模式的管理工作，同一樣工作同一個(gè)動(dòng)作干的時(shí)間長(zhǎng)了人會(huì)出現(xiàn)厭倦心理，失去工作的激情。因此，要想激發(fā)機(jī)關(guān)秘書和檔案管理人員工作激情和創(chuàng)新意識(shí)，必須在所屬業(yè)務(wù)管理部門的指導(dǎo)下，對(duì)機(jī)關(guān)秘書兼檔案管理人員按照業(yè)績(jī)定期進(jìn)行考核，合格和優(yōu)秀的，要給予一定的津貼和獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)他們更好的工作。
機(jī)關(guān)文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手起到耳聽八方眼觀六路的重要作用，同時(shí)又是文書檔案管理者。因此，文秘人員要想既干好文秘工作又干好檔案管理工作，就必須先從增強(qiáng)自己的綜合素質(zhì)入手，方能提高自身的文書和檔案管理水平，成為一名優(yōu)秀的文秘人員和文書檔案管理人員。
文檔管理系統(tǒng)研究論文文獻(xiàn)
[1]鄧紹興，檔案管理學(xué)，中國(guó)人民大學(xué)出版社;
[2]傅瑞娟，機(jī)關(guān)檔案管理，中國(guó)檔案出版社出版，1953年3月。
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