有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文
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檔案管理系統(tǒng)是檔案管理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的創(chuàng)新，在計(jì)算機(jī)還未普及之前檔案文件管理都是由工作人員人工存檔，調(diào)閱的方式來(lái)操作的。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文，供大家參考。
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文篇一
初探電子檔案管理系統(tǒng)
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文摘要
摘要:人們?cè)谌粘Ｉ詈凸ぷ髦行纬傻挠斜４鎯r(jià)值的照片,一經(jīng)歸檔,就形成了電子照片檔案。如何科學(xué)、高效地管理這些照片檔案?顯然必須借助于優(yōu)秀的工具――電子照片檔案管理系統(tǒng)。本文從系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)與管理實(shí)踐的角度進(jìn)行探討。
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文內(nèi)容
關(guān)鍵詞:電子檔案 管理 系統(tǒng)
一、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)的自動(dòng)化、智能化與人性化原則
電子照片檔案管理系統(tǒng)一般包括數(shù)據(jù)采集、統(tǒng)計(jì)、檢索、發(fā)布和目錄打印等五大功能模塊。一套優(yōu)秀的系統(tǒng)應(yīng)將自動(dòng)化、智能化與人性化充分體現(xiàn)于上述功能模塊中。自動(dòng)化原則。屬性信息和歸檔信息由軟件自動(dòng)采集,照片號(hào)和底片號(hào)可根據(jù)構(gòu)成規(guī)則自動(dòng)生成。需要人工操作的主要是內(nèi)容信息和部分管理信息,約十余項(xiàng)內(nèi)容。系統(tǒng)為方便用戶著錄,應(yīng)提供用戶最方便錄入、最能提高效率的錄入工具,如Txt數(shù)據(jù)著錄模板、Excel數(shù)據(jù)著錄模板。大量?jī)?nèi)容相同的信息可通過(guò)下拉式復(fù)制拷貝完成,并可無(wú)縫導(dǎo)入電子照片檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。自動(dòng)化更體現(xiàn)在:只要著錄的信息準(zhǔn)確、規(guī)范,就會(huì)自動(dòng)生成各種統(tǒng)計(jì)圖表;自動(dòng)生成各種適合紙質(zhì)相冊(cè)的照片說(shuō)明標(biāo)簽、冊(cè)內(nèi)目錄;根據(jù)利用和編研需要提供各種專題目錄,如歸檔照片分組目錄、全引目錄、專題目錄、攝影者目錄、年度目錄、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)照片目錄等。智能化原則。利用數(shù)據(jù)透視功能,數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員可從多個(gè)角度觀察數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范化程度,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗、轉(zhuǎn)換和規(guī)范。如照片號(hào)、底片號(hào)的查重與構(gòu)成規(guī)則,題名、文字說(shuō)明、年度、攝影者、拍攝日期等內(nèi)容信息是否為非空字段。檔案員可自主地從多個(gè)角度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,如可選擇專題、機(jī)構(gòu)、年度、期限、冊(cè)號(hào)、組號(hào)、照片類型等作為維度,照片號(hào)作為計(jì)數(shù)的度量值,進(jìn)行單項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析或組合統(tǒng)計(jì)分析。人性化原則。呈現(xiàn)給用戶的前端工具是“數(shù)碼書(shū)架”,既形象又美觀,非常貼近生活中的書(shū)架和相冊(cè)。用戶可建多個(gè)書(shū)架,每個(gè)書(shū)架可建多本相冊(cè),每本相冊(cè)根據(jù)需要可放置幾十張至一百多張照片。相冊(cè)的封面、背景、芯頁(yè)均“可換膚”,還設(shè)計(jì)了背景音樂(lè)、書(shū)立和密碼。最好用的是它的移植性,管理者只需復(fù)制和備份Data文件,就可輕松將我們所做的電子照片包括照片說(shuō)明等信息移植到另一臺(tái)裝有“數(shù)碼書(shū)架”的電腦中。電子照片管理的后臺(tái)采用Access或SQLServer數(shù)據(jù)庫(kù),只需點(diǎn)擊一個(gè)按鈕,就能將前臺(tái)的電子照片和數(shù)據(jù)著錄信息傳遞并顯示在后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中。這些數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息可非常方便地上傳到數(shù)字檔案館(室)平臺(tái),或轉(zhuǎn)成精美的照片陳列網(wǎng)頁(yè),發(fā)布到數(shù)字檔案網(wǎng)站,供多人共享。照片檢索提供類似google的模糊檢索和高級(jí)檢索功能。
二、電子檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能
1、數(shù)據(jù)錄入功能檔案部門(mén)一項(xiàng)重要的工作便對(duì)對(duì)各種類型的檔案(如科技、文書(shū)、基建等)進(jìn)行歸檔,包括錄入完整的工程項(xiàng)目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫(kù),其他用戶即可通過(guò)(檢索子系統(tǒng))在網(wǎng)上瀏覽、查詢,以及通過(guò)(借閱子系統(tǒng))借閱所錄入的檔案。此外,(數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng))還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接,以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過(guò)該子系統(tǒng),在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數(shù)據(jù)原件的掛接,可完成項(xiàng)目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作,并能對(duì)文件進(jìn)行修改和重新歸檔。
2、數(shù)據(jù)檢索功能檢索子系統(tǒng)安裝在終端機(jī)上,提供檢索數(shù)據(jù)和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統(tǒng)后,首先選擇需要檢索的檔案類型,再用“數(shù)據(jù)檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息,若想用本地機(jī)上的系統(tǒng)瀏覽文件,可用“文件瀏覽器進(jìn)行設(shè)置,在不同的終端上可以有不同的設(shè)置互不干擾。在用戶權(quán)限允許的條件下,可以直接瀏覽到所需信息的全文,可以下載到本地機(jī)上供檢索者利用。檢索完畢后,應(yīng)用“退出系統(tǒng)”關(guān)閉檢索子系統(tǒng),防止他人盜用用戶的身份和權(quán)力。
3、統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能統(tǒng)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)的功能主要是根據(jù)用戶的要求選擇打印數(shù)據(jù)和制定報(bào)表樣式。如:案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。
4、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能受網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和存儲(chǔ)容量的限制,幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息,為了進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,首先需要進(jìn)行轉(zhuǎn)換關(guān)系的定義,即指定原來(lái)數(shù)據(jù)庫(kù)的字段與本系統(tǒng)中某檔案類型數(shù)據(jù)庫(kù)字段的對(duì)應(yīng)關(guān)系。
三、保障電子檔案的安全
為保證電子檔案的質(zhì)量,系統(tǒng)應(yīng)該提供一系列措施保障電子檔案在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)上的安全,如它應(yīng)該能記錄下那些因?yàn)殡[含安全問(wèn)題而被拒的請(qǐng)求等,以確保電子檔案的真實(shí)性。為保障電子檔案的真實(shí)性、完整性,筆者認(rèn)為應(yīng)從電子檔案密級(jí)設(shè)定、保密技術(shù)使用、系統(tǒng)備份與恢復(fù)三個(gè)方面著手。
1、保密技術(shù)。保密技術(shù)主要用于保證電子檔案在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過(guò)程中的真實(shí)性與有效性。電子簽名技術(shù)、電子水印技術(shù)、電子印章技術(shù)都是現(xiàn)在流行的電子檔案防偽技術(shù)。除此之外,一些適合電子檔案長(zhǎng)久保存的文件格式也可以防止電子檔案被修改,如PDF文件格式。
2、系統(tǒng)備份與恢復(fù)。系統(tǒng)備份與恢復(fù)用于電子檔案管理系統(tǒng)在出現(xiàn)突發(fā)性事件時(shí)的恢復(fù)與備份,這項(xiàng)功能是否運(yùn)行良好直接影響到整個(gè)系統(tǒng)的所有實(shí)體與功能。僅對(duì)利用實(shí)體與電子檔案使用者而言,如果用戶在交了費(fèi)用但是還未得到電子檔案時(shí)發(fā)生突發(fā)性中斷事件,系統(tǒng)備份與恢復(fù)將記錄下用戶的交費(fèi)行為,并在系統(tǒng)的隨后運(yùn)行中將電子檔案發(fā)送給用戶。
3、電子檔案密級(jí)設(shè)定。電子檔案密級(jí)設(shè)定的主要目的在于將用戶的權(quán)限與相應(yīng)級(jí)別的電子檔案相連。根據(jù)我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》,檔案的密級(jí)可以分為:絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)、內(nèi)部級(jí)、國(guó)內(nèi)級(jí)、公開(kāi)級(jí)等六個(gè)級(jí)別。筆者認(rèn)為,鑒于電子檔案管理系統(tǒng)是面向廣大群眾服務(wù)的,服務(wù)種類多而且廣,系統(tǒng)可以根據(jù)服務(wù)的種類劃分更多電子檔案的密級(jí),用戶訂購(gòu)了哪種類別的服務(wù),則相應(yīng)具有哪種電子檔案的訪問(wèn)權(quán)。
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文文獻(xiàn)
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有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文篇二
職工檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文摘要
摘要：職工檔案管理系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供一種更加方便的方式對(duì)職工進(jìn)行管理，而且可以為人力資源管理提供所需的相關(guān)信息。因此，運(yùn)用軟件工程思想，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)編寫(xiě)一套完善的職工檔案管理系統(tǒng)尤為必要。對(duì)職工檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了設(shè)計(jì)，介紹了各模塊之間的關(guān)系及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)處理流程，并對(duì)系統(tǒng)主要功能進(jìn)行了闡述。
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文內(nèi)容
關(guān)鍵詞：職工檔案管理系統(tǒng);軟件工程;數(shù)據(jù)庫(kù)
中圖分類號(hào)：TP319文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)文章編號(hào)：1672-7800(2013)012-0087-02
作者簡(jiǎn)介：董引娣(1984-)，女，碩士，重慶城市管理職業(yè)學(xué)院講師，研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)教育。
0引言
隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)的職工人數(shù)也在不斷擴(kuò)大，如何對(duì)其進(jìn)行有效管理成為當(dāng)前管理者較為關(guān)注的問(wèn)題。如果能實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，無(wú)疑將給公司管理部門(mén)帶來(lái)極大方便。職工檔案管理一直以來(lái)被視為一項(xiàng)瑣碎、繁雜而又十分細(xì)致的工作，而傳統(tǒng)的手工管理和文件管理方式，表現(xiàn)出了效率低、保密性差，且時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)、查找不方便、維護(hù)更新不及時(shí)等弊端。該系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供一種更方便的方式對(duì)職工進(jìn)行管理，而且可為職工工資管理、人力資源管理提供所需相關(guān)信息。正是計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展使得人們從過(guò)去繁雜的手工勞動(dòng)中得以解脫，從而使這種高效的管理方式得以迅速普及，進(jìn)而為企業(yè)及職工提供方便。
1系統(tǒng)功能描述
通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的實(shí)際用戶及使用部門(mén)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行訪問(wèn)調(diào)查，同時(shí)綜合互聯(lián)網(wǎng)上的相關(guān)資料表述，從而對(duì)系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)。該系統(tǒng)的用戶主要是普通用戶(職工)和系統(tǒng)管理員，職工主要通過(guò)該系統(tǒng)對(duì)自己的基本信息及考勤信息進(jìn)行瀏覽、編輯、查詢等，如果需要?jiǎng)t對(duì)其進(jìn)行打印操作，以期通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的操作及時(shí)更新自己的檔案信息，以便公司人事部門(mén)統(tǒng)計(jì)。而系統(tǒng)管理員則負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)及系統(tǒng)的維護(hù)，擁有比普通用戶較多的功能，可對(duì)其檔案、簡(jiǎn)歷等進(jìn)行及時(shí)更新，可添加、修改、刪除職工的信息。不同權(quán)限的用戶可通過(guò)自己擁有的權(quán)限進(jìn)入相同的系統(tǒng)界面，但操作不同的功能。
2各模塊之間的關(guān)系及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
職工檔案管理系統(tǒng)主要包含部門(mén)管理、檔案管理、檔案查詢、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、系統(tǒng)管理，內(nèi)容涉及較多。主要是對(duì)職工的各項(xiàng)信息進(jìn)行管理，具體包括職工基本信息以及職工考勤信息的添加、刪除、修改、查詢等功能，同時(shí)可對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行打印;數(shù)據(jù)庫(kù)管理主要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，以免出現(xiàn)異常情況時(shí)使數(shù)據(jù)庫(kù)丟失;系統(tǒng)管理主要是對(duì)用戶的登錄信息進(jìn)行添加、修改等操作。
3系統(tǒng)處理流程
系統(tǒng)的整個(gè)處理流程如圖2所示，系統(tǒng)管理員可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行職工信息的添加、修改、刪除、查詢等操作，而職工可利用系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息及考勤信息的查詢、登錄密碼的修改等操作。這些檔案信息和考勤信息等數(shù)據(jù)信息都存儲(chǔ)在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，當(dāng)執(zhí)行這些相關(guān)操作時(shí)，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息會(huì)從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出，在屏幕上顯示出相關(guān)的操作結(jié)果，并且系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)的更新和維護(hù)等，以保證顯示的信息結(jié)果正確無(wú)誤。
4系統(tǒng)主要功能劃分
4.1部門(mén)管理
部門(mén)信息包括部門(mén)編號(hào)、部門(mén)名稱、部門(mén)負(fù)責(zé)人、部門(mén)電話等信息，用戶可以瀏覽各信息。通過(guò)TreeView控件和ListView控件，實(shí)現(xiàn)將數(shù)據(jù)庫(kù)的字段信息添加到TreeView中，數(shù)據(jù)庫(kù)里的字段將以目錄的形式呈現(xiàn)給用戶，單擊一個(gè)字段可以顯示該字段的數(shù)據(jù)信息，界面類似于資源管理器，利用ListView顯示數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄信息。
4.2檔案管理
檔案管理包括職工基本信息管理、職工考勤管理、個(gè)人簡(jiǎn)歷管理。這些功能因用戶使用系統(tǒng)權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通用戶沒(méi)有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)限，只能對(duì)職工的信息進(jìn)行瀏覽。
4.3職工信息管理
職工信息管理包括對(duì)職工的基本信息進(jìn)行瀏覽、添加職工記錄，以及對(duì)職工的詳細(xì)資料進(jìn)行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊如下：
(1)基本信息的添加。管理員首先進(jìn)入職工信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個(gè)添加信息的按鈕，點(diǎn)擊該按鈕進(jìn)入添加信息的界面。職工信息的添加窗體使用了兩個(gè)Frame控件及多個(gè)TextBox、Lable、ComboBox控件，對(duì)職工的各項(xiàng)信息進(jìn)行添加。有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇，如果添加的信息不符合要求，將會(huì)出現(xiàn)提示框，告訴用戶哪些信息的輸入不正確，如生日、參加工作的時(shí)間及進(jìn)入公司的時(shí)間都必須為日期型。必須把所有要添加的信息完全添加，才可將各項(xiàng)信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進(jìn)入該界面，即在職工信息瀏覽界面中增加按鈕并設(shè)為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。
(2)基本信息的查詢。為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查詢時(shí)用戶將查詢內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，點(diǎn)擊開(kāi)始搜索按鈕，便可以查詢出自己想要的信息。該查詢的優(yōu)點(diǎn)在于方便用戶做任何查詢，管理員可以輸入任何可提供的數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行查詢，顯示信息為所有數(shù)據(jù)庫(kù)中提供的數(shù)據(jù)。
(3)職工信息的查詢。輸入一定的查詢條件(某一或某些條件)，單擊開(kāi)始搜索按鈕將會(huì)對(duì)該條件進(jìn)行查詢并顯示查詢結(jié)果。
4.4職工考勤管理
職工考勤管理包括對(duì)職工的考勤信息進(jìn)行瀏覽、添加職工記錄，以及對(duì)職工的詳細(xì)資料進(jìn)行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊為
考勤信息添加：管理員首先進(jìn)入職工考勤信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個(gè)添加信息的按鈕，點(diǎn)擊該按鈕進(jìn)入添加考勤信息的界面。職工考勤信息的添加窗體使用了兩個(gè)Frame控件及多個(gè)TextBox、Lable、ComboBox控件，對(duì)職工考勤的各項(xiàng)信息進(jìn)行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇。必須把所有要添加的信息完全添加，才可以將各項(xiàng)信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進(jìn)入該界面，即在職工考勤信息瀏覽界面中增加按鈕并設(shè)置為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。
4.5檔案查詢
當(dāng)輸入一定的查詢條件時(shí)可對(duì)職工基本信息及考勤信息進(jìn)行查詢。其主要子模塊為
職工考勤查詢：管理員及普通用戶均可以對(duì)考勤信息進(jìn)行查詢，為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查詢時(shí)用戶將查詢內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，如果數(shù)據(jù)庫(kù)中有相應(yīng)的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊開(kāi)始搜索按鈕后，則將在MSFlexGrid控件中顯示查詢結(jié)果，在該控件的底部會(huì)顯示出查詢的記錄條數(shù)，職工考勤信息的查詢主要是確定所要查詢的考勤年月。打印功能是通過(guò)VB的第三方控件tubPrinter報(bào)表控件來(lái)實(shí)現(xiàn)的，該控件可以打印常見(jiàn)數(shù)據(jù)控件中的數(shù)據(jù)，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的數(shù)據(jù)等。
5結(jié)語(yǔ)
對(duì)于職工檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)盡可能做到全面、方便、快捷、友好。對(duì)于普通用戶，本軟件提供了全面的查詢統(tǒng)計(jì)功能，用戶可以根據(jù)不同的需要選擇不同的條件進(jìn)行單一或組合查詢，確保提高查詢、統(tǒng)計(jì)速度，使查詢、統(tǒng)計(jì)工作變得更加便捷。
有關(guān)檔案管理系統(tǒng)論文文獻(xiàn)
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