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醫(yī)改下醫(yī)院醫(yī)療檔案管理的優(yōu)化策略探析
2009年3月17日我國中共中央、國務(wù)院向全社會公布關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見。這項(xiàng)《意見》的頒布意味著醫(yī)改的開始[1]?！兑庖姟窂牧鶄€(gè)方面闡述了關(guān)于我國的醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，提出了需要從思想上、認(rèn)識上、原則上、目標(biāo)上、制度上、體制上全面推動(dòng)改革的進(jìn)行。醫(yī)院檔案管理涉及多個(gè)方面，包含醫(yī)療檔案、人事檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案、藥械設(shè)備檔案。基本上每一個(gè)醫(yī)院都已經(jīng)形成了一個(gè)良好的檔案管理制度，這對于醫(yī)院正常的檔案管理有著重要意義。
一、醫(yī)院醫(yī)療檔案管理優(yōu)化的意義
1.為醫(yī)院臨床診療提供幫助。
通過信息系統(tǒng)調(diào)取患者的健康檔案及歷次就診記錄等數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的分析，幫助醫(yī)師在臨床診療的過程中全面了解患者的情況，為患者制定最有效的治療方案，對提高診療的安全性、縮短平均住院日、減少患者的診療費(fèi)用都有著積極意義。
2.提供更加個(gè)性化的醫(yī)療服務(wù)。
個(gè)性化醫(yī)療也是目前我國醫(yī)改中的一個(gè)重點(diǎn)，《意見》中提到需要“堅(jiān)持以人為本，把維護(hù)人民健康權(quán)益放在第一位，”因此在提高檔案管理水平的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)個(gè)性化診療可行性更高。針對不同的患者采用個(gè)性化的治療，對患者病情康復(fù)效果更明顯。
3.對醫(yī)院管理和科研提供數(shù)據(jù)支持。
醫(yī)療檔案管理不僅在臨床醫(yī)療發(fā)揮出重要作用，同時(shí)其在醫(yī)院進(jìn)行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析也有十分重要的意義[2]。以往醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理都是采用紙質(zhì)文件的形式，不僅占用空間，而且想要獲得有效的數(shù)據(jù)比較困難。通過在醫(yī)改背景下利用更加高科技的手段將檔案管理工作從紙質(zhì)變成電子文檔的形式[3]，不僅縮短查閱時(shí)間，還能夠提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，控制醫(yī)院運(yùn)行成本。
二、醫(yī)院醫(yī)療檔案管理的現(xiàn)狀
1.安全性問題。
大部分的醫(yī)院都已經(jīng)使用信息系統(tǒng)，其中的安全問題成為系統(tǒng)是否正常運(yùn)行的關(guān)鍵。在醫(yī)院的檔案管理中的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間都安裝有相應(yīng)的防火墻設(shè)施[4]，能夠有效保護(hù)檔案的安全，但是在實(shí)際中有部分醫(yī)院并不重視防火墻的建設(shè)。越來越多的醫(yī)院都是利用計(jì)算?C完成整個(gè)醫(yī)療工作，網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備能夠在網(wǎng)絡(luò)遭到不明入侵之前為醫(yī)院檔案提供安全保障。但是目前大部分的醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)入侵防御系統(tǒng)老舊，未做到及時(shí)更新，甚至處于無人監(jiān)管的狀態(tài)。這種狀態(tài)下容易導(dǎo)致當(dāng)網(wǎng)絡(luò)入侵時(shí)醫(yī)院電子檔案受到威脅。由于醫(yī)院的檔案管理工作是一項(xiàng)涵蓋醫(yī)院各個(gè)方面的系統(tǒng)性工作，每一個(gè)子系統(tǒng)之間又需要相互協(xié)調(diào)溝通，一旦新的安全技術(shù)投入到醫(yī)院的檔案管理工作中，各種可控與不可控因素都會導(dǎo)致檔案管理安全化建設(shè)速度與效率下降，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理安全系統(tǒng)無法與相對發(fā)展較高的醫(yī)療技術(shù)相適應(yīng)。
2.檔案儲存問題。
醫(yī)院醫(yī)療檔案包含文字類、圖片類、視頻類等多種形式，不僅存在著儲存不規(guī)范的問題，同時(shí)在管理方式上也存在問題。各種不同的文件格式未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式儲存導(dǎo)致在后期的使用中需要花費(fèi)大量的時(shí)間轉(zhuǎn)碼。加上有的工作人員在對文檔進(jìn)行歸檔時(shí)未進(jìn)行明確分類，導(dǎo)致檔案的質(zhì)量與真?zhèn)味疾荒艿玫奖ＷC，其中有價(jià)值意義的文檔也被埋沒在日常文檔中。
3.調(diào)用問題。
基本上已經(jīng)普及的醫(yī)療系統(tǒng)信息化建設(shè)，使得醫(yī)療工作者更快地進(jìn)行文獻(xiàn)的檢索與調(diào)用，但是實(shí)際中，醫(yī)療工作者更加傾向于使用系統(tǒng)默認(rèn)的檢索方式，而這種檢索方式都是初級檢索。檢索方式的不夠熟練直接影響檢索結(jié)果。隨著醫(yī)院整個(gè)信息化建設(shè)的范圍增加，各種檔案數(shù)據(jù)庫建立起來，并投入到實(shí)際的使用過程中，數(shù)據(jù)庫中含有的各種醫(yī)療信息為使用者提供了良好的數(shù)據(jù)支持。
五、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療檔案管理優(yōu)化的策略
1.加強(qiáng)對醫(yī)療檔案管理的重視程度
醫(yī)療檔案對醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有很高的歷史文化價(jià)值。醫(yī)療檔案記錄著不同歷史時(shí)期的患者的病癥、注意事項(xiàng)、治療方式等，對現(xiàn)代醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生著深遠(yuǎn)的影響。醫(yī)療檔案在醫(yī)學(xué)的發(fā)展過程中具有非常高的醫(yī)學(xué)傳承價(jià)值，為后代的子孫保留可供學(xué)習(xí)的醫(yī)學(xué)文化和精神。在新形勢下，每一個(gè)醫(yī)務(wù)工作者都應(yīng)當(dāng)高度重視醫(yī)療檔案的收集、保存工作，為醫(yī)療檔案的管理貢獻(xiàn)力量。
2.提高醫(yī)療檔案管理的專業(yè)化程度
目前，社會經(jīng)濟(jì)水平的提高，對各類醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理和建設(shè)提出了更高的要求。但是，大多數(shù)醫(yī)院在醫(yī)療檔案管理向?qū)I(yè)化發(fā)展的大形勢下，仍然未改變傳統(tǒng)的醫(yī)院職能部門格局。醫(yī)院要依據(jù)醫(yī)療檔案管理的新要求并結(jié)合醫(yī)療檔案的發(fā)展情況，制定適合發(fā)展的方案。
3.提升醫(yī)療檔案管理的科學(xué)水平和規(guī)范化程度
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來對醫(yī)療檔案管理的發(fā)展建設(shè)提出了新的要求――醫(yī)療檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化、規(guī)范化。醫(yī)療檔案文件材料的計(jì)算機(jī)化發(fā)展是檔案發(fā)展的時(shí)代要求，有利于保存完整的醫(yī)療檔案信息，提高醫(yī)院的工作效率。提高醫(yī)療檔案管理的科學(xué)化水平要求檔案管理要完整、準(zhǔn)確、專業(yè)、系統(tǒng)。
4.重視培養(yǎng)和引進(jìn)醫(yī)療檔案管理的專業(yè)化人才
醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理工作需要優(yōu)秀的人才做保證。提高檔案管理工作的效率可以從下列幾個(gè)方面入手：首先要提高對醫(yī)療檔案管理專業(yè)人才的重視程度，改變以往醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作人員可有可無的狀態(tài)，在思想上高度關(guān)注對醫(yī)療檔案管理人才的培養(yǎng)。其次，在醫(yī)院的工作人員中大力宣傳建設(shè)醫(yī)療檔案的重要性。
醫(yī)改背景下，我國醫(yī)療行業(yè)的醫(yī)療檔案管理工作面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)。有效規(guī)避檔案管理中存在的存儲風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案管理水平，整合檔案有效資源，為患者提供更好的醫(yī)療服務(wù)以及為醫(yī)院的未來發(fā)展提供決策參考是進(jìn)行檔案管理優(yōu)化的最終目標(biāo)。本次研究中就是從上述幾點(diǎn)方面提出了具體的優(yōu)化策略，同時(shí)結(jié)合實(shí)例分析優(yōu)化策略在具體的檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用，為實(shí)際的檔案管理優(yōu)化工作提供更加符合實(shí)際的參考意見。
淺談如何提高財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范化和水平
引言：
對于財(cái)務(wù)檔案工作而言，其能切實(shí)反饋出企業(yè)的運(yùn)作蹤跡，是企業(yè)參與社會生產(chǎn)活動(dòng)的主要記載。站在國家的角度來看，此工作能客觀反應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展局勢，為我國編制出科學(xué)合理的政策供應(yīng)有效根據(jù);站在企業(yè)本身角度來看，此工作能高效減少經(jīng)營危機(jī)，提升經(jīng)濟(jì)利益。
一、財(cái)務(wù)檔案監(jiān)管的基礎(chǔ)內(nèi)容和實(shí)際作用
(一)基礎(chǔ)內(nèi)容
此項(xiàng)作業(yè)囊括財(cái)務(wù)檔案里涵蓋的全部經(jīng)濟(jì)材料，財(cái)務(wù)檔案的基礎(chǔ)內(nèi)容主要有財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)賬目、會計(jì)檔案、資本應(yīng)用進(jìn)程中生成的憑單、電子檔案記載、銀行存款記賬單、財(cái)務(wù)有關(guān)信息的維護(hù)記載本、財(cái)務(wù)電子檔案信息更新的有關(guān)信息保存與備份文檔、有關(guān)設(shè)施設(shè)備、檢查后的會計(jì)檔案還有企業(yè)單位有關(guān)的財(cái)務(wù)監(jiān)管材料與信息數(shù)據(jù)。所謂財(cái)務(wù)檔案監(jiān)管便是針對以上財(cái)務(wù)材料還有相關(guān)設(shè)施展開的搜集、記載、整合、儲存、維護(hù)等作業(yè)[1]。
(二)實(shí)際作用
首先，財(cái)務(wù)檔案監(jiān)管能力的好壞直接影響著的企業(yè)發(fā)展進(jìn)程。就財(cái)務(wù)檔案而言，其是企業(yè)事業(yè)單位在參與社會經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中生成的具備相應(yīng)留存意義的財(cái)務(wù)記載，各個(gè)記載內(nèi)容均是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的有效反饋。通過其余視角觀察，財(cái)務(wù)檔案的負(fù)責(zé)內(nèi)容能折射出現(xiàn)相關(guān)企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的科學(xué)性和可行性。財(cái)務(wù)檔案在確保企業(yè)的常規(guī)作業(yè)秩序、科研還有生產(chǎn)制造秩序方面有著明顯的推動(dòng)性作用。
其次，財(cái)務(wù)檔案身為信息保證、維系監(jiān)管、監(jiān)督審核、經(jīng)濟(jì)歷史探究的根據(jù)，具備良好的考察價(jià)值。財(cái)務(wù)檔案是編制財(cái)務(wù)規(guī)劃的主要信息源，同時(shí)也是編制合理經(jīng)濟(jì)決定的數(shù)據(jù)源，更是保護(hù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、作業(yè)秩序的重要參照，能在單位上級領(lǐng)導(dǎo)人員下發(fā)一些戰(zhàn)術(shù)決定時(shí)給予可行建議。
最后，財(cái)務(wù)檔案是進(jìn)行歷史探究的記憶庫，貯存了豐富的財(cái)務(wù)工作閱歷，技術(shù)手段與智慧結(jié)晶，并且也是研究中心內(nèi)在的發(fā)展規(guī)律與經(jīng)濟(jì)文化的主要文獻(xiàn)基地。
二、提升財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范化與水平的有效對策
(一)創(chuàng)建完善的財(cái)務(wù)檔案監(jiān)管體制
第一，編制健全的財(cái)務(wù)監(jiān)管規(guī)范。規(guī)范是確保監(jiān)管作業(yè)有序進(jìn)行的根本，同時(shí)也是組織工作的先決條件。一般狀況下，財(cái)務(wù)監(jiān)管規(guī)范通常涵蓋儲存規(guī)范、節(jié)約規(guī)范、更新廢棄規(guī)范以及保密規(guī)范等等。此外，規(guī)范要對企業(yè)中全部工作人員有一定的束縛性，激勵(lì)所有人員時(shí)刻遵循檔案監(jiān)管條款，嚴(yán)謹(jǐn)依據(jù)制度控制本身行為，并且內(nèi)部每個(gè)部門間都要互相督促，預(yù)防不科學(xué)檔案翻閱行為發(fā)生。
第二，建設(shè)單獨(dú)額財(cái)務(wù)檔案監(jiān)管小組，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，且安排專業(yè)性較強(qiáng)的專門監(jiān)管人員還有適當(dāng)?shù)膶彶槎綄?dǎo)人員，實(shí)行從上到下的監(jiān)管職責(zé)制，以此提升監(jiān)管水平。例如，在小型企業(yè)內(nèi)，可安排財(cái)務(wù)部門的一位人員落實(shí)檔案監(jiān)管的管理工作，有助于財(cái)務(wù)工作人員實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的漏洞和瑕疵，便于搜尋與校對賬目，改善常規(guī)作業(yè)[2]。
第三，依據(jù)我國下發(fā)的檔案監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)，定期組織檔案的革新與銷毀作業(yè)，實(shí)現(xiàn)有序監(jiān)管。因?yàn)闄n案劃分類型繁多，對其展開監(jiān)管的過程中要把屬性與種類無異的文獻(xiàn)予以分類，且制定相同的編碼，便于將來搜索?？茖W(xué)合理的裝訂、保存檔案，針對逾期或是沒有利用價(jià)值的文獻(xiàn)材料依據(jù)相應(yīng)流程展開廢除，確保檔案的實(shí)效性。另外，監(jiān)管人員要加強(qiáng)電子檔案的儲存作業(yè)，其具體內(nèi)容和紙質(zhì)檔案內(nèi)容要互相統(tǒng)一。
(二)加強(qiáng)對監(jiān)管人員的培訓(xùn)工作
相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部要積極關(guān)注財(cái)務(wù)檔案監(jiān)管人員的再教育和培訓(xùn)活動(dòng)，編制落實(shí)規(guī)劃，提升檔案監(jiān)管能力。監(jiān)管人員的專業(yè)素養(yǎng)和水平直接影響著企業(yè)檔案監(jiān)管質(zhì)量的優(yōu)劣，必須要對其展開全方位的教育和培訓(xùn)。培訓(xùn)形式可選擇以下幾種，例如邀請專業(yè)人士到企業(yè)內(nèi)部指引?O管活動(dòng)，組織講座，借鑒良好企業(yè)的監(jiān)管形式還有參考有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議歸置檔案等等。財(cái)務(wù)檔案文獻(xiàn)的具體內(nèi)容多種多樣，涵蓋面較廣，尤其是對大中型企業(yè)而言，檔案項(xiàng)目眾多，材料量較大，如果匱乏高效的監(jiān)管形式，必然會限制企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。此項(xiàng)工作的專業(yè)人士具備管理閱歷與合理的監(jiān)管手段，可以對監(jiān)管作業(yè)發(fā)表有效性的建議，并且有利于更改工作人員的思想理念，可通過全新的要素實(shí)施監(jiān)管。強(qiáng)化對外溝通和協(xié)作，到優(yōu)秀企業(yè)觀摩借鑒其監(jiān)管形式，且綜合企業(yè)實(shí)際狀況考慮，有針對性的運(yùn)用監(jiān)管觀念，有利于企業(yè)提升檔案監(jiān)管水平。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要從大局出發(fā)，編制順應(yīng)本身發(fā)展的檔案監(jiān)管計(jì)劃。所以，監(jiān)管人員在展開改革時(shí)，必須要積極聽取上層領(lǐng)導(dǎo)的有效建議，依據(jù)其思想展開實(shí)際的整理作業(yè)。另外，培訓(xùn)工作不單單僅關(guān)注提高財(cái)務(wù)監(jiān)管人員的專業(yè)素養(yǎng)，并且還要重視提高其歸屬感與責(zé)任感，強(qiáng)化道德素養(yǎng)，提升作業(yè)主觀能動(dòng)性。相關(guān)工作人員必須要時(shí)刻約束自身行為，對自己負(fù)責(zé)，對工作負(fù)責(zé)，對企業(yè)負(fù)責(zé)。
(二)促進(jìn)信息化監(jiān)管
信息化監(jiān)管是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷創(chuàng)新的衍生物，其的使用會大幅度提升財(cái)務(wù)檔案監(jiān)管作業(yè)的速率和質(zhì)量。要想做到信息化監(jiān)管，率先要?jiǎng)?chuàng)建出與此相適應(yīng)的信息化監(jiān)管系統(tǒng)。另外還要不斷提升相關(guān)人員的信息化水準(zhǔn)，以此確保信息化監(jiān)管真正發(fā)揮其自身優(yōu)勢，促進(jìn)財(cái)務(wù)監(jiān)管信息化效果的增強(qiáng)。當(dāng)然，信息化建設(shè)離不開硬件條件的支持，因此企業(yè)要為檔案監(jiān)管工作提供相應(yīng)的硬件設(shè)備，比如滅火器、電腦、檔案柜等等，確保檔案室擁有較好的通風(fēng)環(huán)境，為財(cái)務(wù)檔案監(jiān)管作業(yè)的正常展開奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
結(jié)論：
綜上所述，伴隨科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，財(cái)務(wù)檔案監(jiān)管作業(yè)會朝著現(xiàn)代化、智能化的方向前進(jìn)。要想提高財(cái)務(wù)檔案監(jiān)管規(guī)范化與提升，相關(guān)企業(yè)必須要緊隨時(shí)代腳步，主動(dòng)學(xué)習(xí)與借鑒新興的監(jiān)管理念與監(jiān)管形式，只有在此基礎(chǔ)上，才能確保此項(xiàng)工作順利進(jìn)行，全面展現(xiàn)其自身價(jià)值和作用，協(xié)助企業(yè)良好、健康發(fā)展。
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