檔案管理的范文精選特輯
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檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究
隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)在數(shù)字化建設(shè)的方向逐步走向正軌，檔案作為信息化建設(shè)的重要組成部分，在我國(guó)各行各業(yè)發(fā)展中承擔(dān)著重要作用，所以推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)是非常有必要的。
一、檔案管理信息化的內(nèi)容與功能
檔案管理信息化顧名思義就是對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化信息技術(shù)管理。在檔案管理信息化中，在對(duì)檔案管理活動(dòng)中，全方位采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)資源處理、管理及建設(shè)，并將檔案管理方式從實(shí)體重心朝著信息化重心轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案在日常管理中的現(xiàn)代化進(jìn)程，體現(xiàn)檔案管理信息化的功能。
二、檔案管理信息化的現(xiàn)狀
(一)思想觀念落后，信息化管理意識(shí)淡薄
檔案管理信息化，作為信息化資源的建設(shè)重要組成部分，要求檔案管理人員在工作內(nèi)容與形式上不斷進(jìn)行創(chuàng)新，爭(zhēng)取與信息化建設(shè)發(fā)展步調(diào)一致。但是，在我國(guó)檔案管理中，管理人員由于思想古板，對(duì)檔案信息化建設(shè)持觀望態(tài)度，認(rèn)為信息化建設(shè)繁瑣，和日常發(fā)展沒(méi)有關(guān)聯(lián)，沒(méi)有給予足夠的重視，完全忽略了檔案管理信息化的重要作用。
檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)，學(xué)歷層次，都是思想觀念落后的主要源頭，沒(méi)有專職檔案管理人才，對(duì)檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，以至于缺乏基本的檔案管理知識(shí)，管理技能，影響著檔案管理信息化的發(fā)展。
(二)資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后
在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)電子設(shè)施的裝備、硬件、專用軟件及專職技術(shù)人員資金投入不足，嚴(yán)重制約了檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)。由于資金投入過(guò)大，電子產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，基礎(chǔ)設(shè)施逐漸落后?；A(chǔ)設(shè)施日常的維護(hù)，也是資金投入消耗過(guò)大引起的原因，由于觀念落后，更愿意將錢投入科研經(jīng)費(fèi)，而不愿意進(jìn)行信息技術(shù)維護(hù)，嚴(yán)重制約了檔案管理信息化建設(shè)的資金投入及時(shí)代發(fā)展。
(三)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后
在檔案管理的信息化發(fā)展的過(guò)程中，由于互聯(lián)網(wǎng)+的到來(lái)，信息技術(shù)得到了空前發(fā)展，各種各樣的網(wǎng)絡(luò)病毒充斥著互聯(lián)網(wǎng)，有些電腦黑客專門攻擊信息化建設(shè)相對(duì)落后的校園網(wǎng)，非法獲取個(gè)人信息，對(duì)檔案信息造成威脅，導(dǎo)致的信息維護(hù)面臨巨大的挑戰(zhàn)。檔案信息化的發(fā)展，各部門也建成了大小規(guī)模不一的數(shù)據(jù)庫(kù)，但是由于沒(méi)有專職技術(shù)人員的管理，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有采用國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，導(dǎo)致使用者不愿意去使用，數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率不足，制約了檔案信息化建設(shè)發(fā)展。
(四)檔案管理人員素質(zhì)低
新時(shí)代的發(fā)展，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的要求更加嚴(yán)格。所以在信息化時(shí)代發(fā)展中，專業(yè)人員能力強(qiáng)，素質(zhì)過(guò)硬，已經(jīng)成為順應(yīng)時(shí)代的趨勢(shì)。在我國(guó)檔案管理信息化過(guò)程中，大部分檔案管理人員。一方面，由于年齡問(wèn)題，不能熟練使用計(jì)算機(jī)，對(duì)于檔案管理工作熱情度不高。另一方面，各部門對(duì)檔案管理人員沒(méi)有采取培訓(xùn)措施，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)較低，不能適應(yīng)新時(shí)代信息建設(shè)化的發(fā)展，阻礙了檔案信息數(shù)字化發(fā)展。
三、檔案管理信息化的現(xiàn)狀應(yīng)對(duì)措施
(一)加強(qiáng)管理人員信息化建設(shè)重要性，提高人才隊(duì)伍
互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息化建設(shè)已經(jīng)成為目前大趨勢(shì)。有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的重視，聘請(qǐng)講師對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理信息的重視，撇棄傳統(tǒng)思想觀念，更新現(xiàn)代觀念，主動(dòng)樹(shù)立正確的服務(wù)觀念，更好的投入到檔案管理人員建設(shè)中去。提高人才建設(shè)，建設(shè)合理的人才選撥標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案人員的綜合管理素質(zhì)，以繼續(xù)教育，講座，崗前培訓(xùn)等形式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。提高在職人員信息軟件使用能力，信息處理能力，對(duì)檔案信息化發(fā)展做出貢獻(xiàn)，提高信息化發(fā)展。例如：某企業(yè)處于沿海地帶，信息技術(shù)發(fā)展較快。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層在各部門中，選撥了一批高質(zhì)量人才，聘請(qǐng)檔案管理信息化方面的教授，進(jìn)行了為期三個(gè)月的培訓(xùn)，使得該企業(yè)在檔案信息化管理方面走在了最前列，不僅服務(wù)了用戶，還對(duì)信息化數(shù)字發(fā)展做出了巨大貢獻(xiàn)。
(二)加大資金投入力度
檔案信息化建設(shè)在一定程度上，需要設(shè)備的武裝。這就要求信息化建設(shè)需要一定的物質(zhì)保障，由于經(jīng)費(fèi)緊張的弊端，在一定程度上需要社會(huì)力量的幫助，可以進(jìn)行自籌資金，緩解因資金造成的困難問(wèn)題。國(guó)家財(cái)政和政府，也應(yīng)做出相應(yīng)措施，來(lái)保障用于檔案管理的經(jīng)費(fèi)能達(dá)到信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮其在信息化應(yīng)有的作用，從根本上解決資金不充足問(wèn)題。
(三)保障網(wǎng)絡(luò)安全，完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
因檔案的特殊性，保密性，為避免用戶信息流失，必須加強(qiáng)檔案管理的安全措施。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)用戶信息的不同，進(jìn)行等級(jí)劃分，并設(shè)置相應(yīng)得權(quán)限管理。其次，在管理過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)檔案制定嚴(yán)格的管理方案，提高檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)性。
完善數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，采購(gòu)先?M的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件。一方面是保證用戶數(shù)據(jù)的安全性，另一方面是保證服務(wù)多元化，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+互聯(lián)網(wǎng)的資源共享的可靠性。
四、結(jié)語(yǔ)
實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的發(fā)展，對(duì)我國(guó)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展中具有重要的意義。加大檔案在社會(huì)與生活中的地位，逐漸建立更加先進(jìn)，現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，推進(jìn)信息化建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，信息化，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息化資源共享的目標(biāo)。
新時(shí)代下檔案管理工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策
一、引言
為了更好的管理信息檔案，傳統(tǒng)的管理辦法已經(jīng)不再滿足需求，所以出現(xiàn)了許多新問(wèn)題，這就需要我們?cè)诮窈蟮墓芾砉ぷ髦屑尤牒芏嘈碌脑兀热珉娮踊?，?shù)字化等。檔案管理的發(fā)展雖然遇到了很大問(wèn)題，但是這也是一個(gè)機(jī)遇，只要把握住這個(gè)機(jī)遇就能幫助檔案管理工作進(jìn)行的更順利，減少檔案管理工作人員的壓力，提高工作效率。所以本文針對(duì)信息時(shí)代的檔案管理工作進(jìn)行了調(diào)查研究，并發(fā)現(xiàn)了許多問(wèn)題，經(jīng)過(guò)整理后進(jìn)行總結(jié)，并探討出一定的解決措施，以供大家參考。
二、檔案管理信息化的概念
檔案管理也就是將相關(guān)部門的有關(guān)檔案在一定的規(guī)律下進(jìn)行組織規(guī)劃，目前我們已經(jīng)開(kāi)始運(yùn)用一些現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集整理，并合理保存，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用。檔案管理中所需要管理的信息其實(shí)就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息改變?yōu)殡娮有畔ⅲ４嬖谟?jì)算機(jī)或者硬盤中，方便查找和攜帶。這種數(shù)字化管理的運(yùn)用在我國(guó)還處于初步階段，所以也出現(xiàn)了許多問(wèn)題。
三、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問(wèn)題
(一)管理軟件缺少通用性
傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，各式各樣的檔案管理軟件得到進(jìn)一步推廣與使用。但從檔案管理工作角度而言，雖然新型的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)容的信息化與數(shù)據(jù)化，但是仍存在諸多不足之處，降低了檔案管理工作效率與質(zhì)量。例如在實(shí)際使用過(guò)程中，檔案管理軟件缺少通用性，各個(gè)企業(yè)單位使用的計(jì)算機(jī)規(guī)格與型號(hào)不同，軟件之間不能兼容，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作有序開(kāi)展帶來(lái)不利影響。
(二)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范
檔案信息化管理本身具有信息化屬性與實(shí)際效用，只有實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一規(guī)范的管理，才能提升檔案資料使用的安全性與真實(shí)性。然而從當(dāng)前檔案管理工作來(lái)看，檔案管理工作缺乏規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，在信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上仍存在顯著性差距，給檔案信息化管理在開(kāi)發(fā)、共享、服務(wù)及規(guī)范上的發(fā)揮與發(fā)展帶來(lái)影響。此外，受各種因素限制，檔案管理部門沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范檔案編制，檔案編制細(xì)則的兼容性較低，導(dǎo)致部分系統(tǒng)軟件的可移植性下降。并且我國(guó)當(dāng)前沒(méi)有形成建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，給信息時(shí)代檔案管理工作開(kāi)展造成嚴(yán)重了阻礙。
(三)檔案管理的保密性與安全性有待提升
電子檔案管理系統(tǒng)通常是利用驗(yàn)證登錄名和密碼雙重保護(hù)記性安全防范，雖然方便員工工作，但是一旦密碼泄露，不法分子進(jìn)入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，直接威脅到檔案資料使用的安全性，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)失真。并且電子檔案信息管理本身具有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、儲(chǔ)存信息各式各樣的特點(diǎn)，如果計(jì)算機(jī)遇到系統(tǒng)癱瘓和病毒入侵問(wèn)題，電子檔案極易受到不法分子的惡意破壞與損毀，給企業(yè)帶來(lái)巨大經(jīng)濟(jì)損失。
(四)法規(guī)體制不完善
雖然我國(guó)頒布了與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)，但是已有的法律法規(guī)大部分針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化管理要求法律法規(guī)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步，定期頒布與檔案信息化管理有關(guān)的法律法規(guī)，為檔案信息化管理工作提供法律依據(jù)。然而，在實(shí)際管理工作中，檔案信息化管理還未形成一整套完善的法律法規(guī)體制，有待進(jìn)一步完善。
四、信息時(shí)代檔案管理的對(duì)策
(一)建立健全檔案信息安全保障體系
檔案的安全是檔案管理的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，信息化時(shí)代的發(fā)展帶來(lái)了網(wǎng)絡(luò)的不安全性，這就要求建立健全檔案信息的安全保障體系，首先應(yīng)該加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的全面建設(shè)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用的安全性，在人才的培訓(xùn)中也應(yīng)著重這一點(diǎn)的培訓(xùn)，檔案管理人員應(yīng)該定期對(duì)電腦進(jìn)行檢查，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障的時(shí)候信息丟失不能彌補(bǔ)。同時(shí)，檔案的管理工作不僅要監(jiān)控檔案的儲(chǔ)存和運(yùn)行狀況，還要處理好檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)系，應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，對(duì)于一些機(jī)密的檔案管理，需要對(duì)這類計(jì)算機(jī)和人員使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行限制，防止病毒的入侵。檔案管理部門還應(yīng)該密切關(guān)注本單位管理檔案的信息，一旦發(fā)現(xiàn)泄密事項(xiàng)，應(yīng)該及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，將損失降到最低。
(二)加強(qiáng)信息化檔案管理人員的培訓(xùn)工作
當(dāng)前，檔案管理的工作人員不具備信息化檔案管理的能力，信息化時(shí)代檔案管理對(duì)管理員提出了新的更高的要求，不僅要有謹(jǐn)慎的態(tài)度，還要求他們能夠熟練的運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入和管理，能夠有效應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代運(yùn)用計(jì)算機(jī)所帶來(lái)的突發(fā)狀況，這就需要單位應(yīng)該重視這方面人才的培養(yǎng)，定期培訓(xùn)與考核，保證他們能夠完全勝任這項(xiàng)工作。同時(shí)，在教育領(lǐng)域，高?？梢蚤_(kāi)設(shè)相關(guān)的專業(yè)與課程，請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)有能力的專家來(lái)傳授知識(shí)。培養(yǎng)一批既懂檔案管理知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。
(三)增強(qiáng)信息化檔案管理的觀念意識(shí)
檔案的信息化建設(shè)是國(guó)家信息基?A建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，除了國(guó)家機(jī)密以外，我們應(yīng)該拓寬檔案信息的服務(wù)領(lǐng)域，讓更多的獲得信息，享受信息帶來(lái)的利益，有效的把各地方的檔案管理建設(shè)同意納入到國(guó)家信息化建設(shè)中來(lái)。增強(qiáng)檔案信息化管理的觀念意識(shí)首先要進(jìn)行宣傳，通過(guò)與新聞媒體的合作，向社會(huì)宣傳信息化檔案管理的工作，提高對(duì)信息化檔案管理的了解，促進(jìn)信息化檔案管理體系的完善，宣傳工作要貼近群眾生活，擴(kuò)大檔案利用的效益宣傳，增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)。
(四)健全和完善相關(guān)的法律和法規(guī)
要求制定和完善一系列的法律法規(guī)來(lái)保障檔案信息的安全以及檔案信息的合法利用，使檔案信息充分發(fā)揮他的作用。首先對(duì)于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)需要采取國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或者國(guó)際標(biāo)準(zhǔn);其次對(duì)于一般的檔案管理需要采取國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);最后要加快檔案信息化管理體系的建立，不斷提高他的標(biāo)準(zhǔn)程度。
(五)研制和開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件
建議由國(guó)家檔案局牽頭，研制并開(kāi)發(fā)適應(yīng)現(xiàn)代信息化檔案管理的系統(tǒng)軟件，然后并全國(guó)推廣，提高我國(guó)信息化檔案管理的水平。
五、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，檔案管理是檔案管理部門日常管理的主要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用。因此在信息時(shí)代下，檔案管理部門必須從解放思想，創(chuàng)新管理理念著手，加強(qiáng)信息化建設(shè)，統(tǒng)一規(guī)范檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，建立并完善相關(guān)法律法規(guī)。只有這樣才能滿足未來(lái)發(fā)展需要，最終做到節(jié)省開(kāi)發(fā)資源，提高檔案管理使用的保密性與安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化與規(guī)范化，從而充分發(fā)揮檔案管理的實(shí)際作用。
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