有關(guān)于檔案管理論文的范文精選
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淺析高校公共檔案服務(wù)體系的信息資源建設(shè)模式
引言
現(xiàn)階段我國高校對于公共檔案信息資源建設(shè)的模式主要是在兩個方面上，即公共信息聯(lián)盟的信息資源共享模式以及單體公共信息資源模式這兩個方面。目前大多數(shù)公共信息都是以個體的模式進行公共信息資源建設(shè)的，高校檔案信息資源建設(shè)上存在著依靠經(jīng)驗在整理、依靠利用的現(xiàn)象，缺乏理論上的指導(dǎo)和創(chuàng)新，重復(fù)建設(shè)和無效建設(shè)等問題造成了大量的資金浪費，高校檔案信息資源建設(shè)缺乏整體的規(guī)劃，管理水平低下，無法滿足學(xué)生教師職工的需求，往往，檔案信息資源的建設(shè)只有面向服務(wù)，包括行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究和宣傳教育等。公共檔案信息資源建設(shè)的模式主要是以公共信息的發(fā)展變化作為研究重點的，經(jīng)過發(fā)展后，高校公共信息的發(fā)展也逐漸向公共信息服務(wù)體系開始轉(zhuǎn)型。信息資源建設(shè)模式主要包含了許多和方面，如人事調(diào)配、資金來源以及業(yè)務(wù)規(guī)范等內(nèi)容，同時也屬于公共檔案服務(wù)體系建設(shè)中需要重點關(guān)注的對象。
一、高校公共檔案服務(wù)體系信息資源模式規(guī)劃標準
公共檔案服務(wù)體系的信息資源模式建設(shè)，主要是讓公共檔案按照讀者的各種要求，從而利用合作或者獨立的方式進行信息資源的開發(fā)、篩選、策劃以及收集等操作，實現(xiàn)資源有效利用的地區(qū)性信息資源制度的開發(fā)過程。目前公共檔案服務(wù)體系的信息資源建設(shè)主要包含了實施主體和責任主體兩大類。我國高校在進行公共檔案服務(wù)體系的信息資源建設(shè)過程中，有著非常多的研究，進行了各種責任主體與實施主體之間的轉(zhuǎn)換，從而將公共檔案服務(wù)體系的信息資源管理建設(shè)模式規(guī)劃為統(tǒng)一建設(shè)、委托建設(shè)、聯(lián)合建設(shè)以及自主建設(shè)這四大類[1]。
二、高校公共檔案服務(wù)體系信息資源模式劃分
(一)統(tǒng)一建設(shè)模式
統(tǒng)一建設(shè)模式主要是指某些一級的地方高校部門對公共檔案服務(wù)體系的信息資源建設(shè)進行經(jīng)費的全額承擔，并使級別相對較高的公共檔案合理運用這些經(jīng)費建設(shè)公共檔案信息資源管理業(yè)務(wù)。高校統(tǒng)一建設(shè)模式主要利用基層公共信息館藏建設(shè)業(yè)務(wù)實施主體與建設(shè)經(jīng)費投入主體的上移，從而完成了高校公共檔案服務(wù)體系中資源建設(shè)經(jīng)費的各級統(tǒng)一與信息資源建設(shè)的模式統(tǒng)一，目前我國高校的公共檔案信息資源建設(shè)來看，有著突破性的進展。
(二)委托建設(shè)模式
高校委托建設(shè)模式主要指的是在一定區(qū)域范圍里公共檔案以合作協(xié)議或者高校管理者制定基礎(chǔ)，從而設(shè)計出一套附帶業(yè)務(wù)屬性關(guān)系的總檔案管控機構(gòu)制度，該模式通過高校其他部門檔案管控機構(gòu)所擁有的經(jīng)費，為高校檔案管控機構(gòu)進行調(diào)配文獻、分編以及檔案管控機構(gòu)采購等方面進行日常的文獻處理，從而形成的信息資源建設(shè)模式。委托建設(shè)模式從本質(zhì)上來講，主要是吧分管信息資源建設(shè)工作轉(zhuǎn)移給了總檔案管控機構(gòu)來實施，也就是讓高校總館部門來擔任檔案管控機構(gòu)信息資源建設(shè)執(zhí)行的核心，檔案管控機構(gòu)所擁有的信息資源建設(shè)經(jīng)費主要是用其他部門的財政支出為主體經(jīng)費。
(三)聯(lián)合建設(shè)模式
高校聯(lián)合建設(shè)模式主要是指公共檔案服務(wù)體系中的各個檔案管控機構(gòu)利用分工合作的方法，來進行聯(lián)合信息資源建設(shè)業(yè)務(wù)的開發(fā)，同時還形成了多樣化的信息資源共享模式。從根本上來講，該模式屬于整體資源建設(shè)實施主體，并且使各個成員館進行各方面的整合，從而達到資源共享、共同協(xié)作的目的?？偠灾?，聯(lián)合建設(shè)模式不但可以保障公共檔案服務(wù)體系的經(jīng)費，同時還可以達到其他檔案管控機構(gòu)的各方面需求。
(四)自主建設(shè)模式
主要是指暫無高校管理者的操作下公共檔案將職業(yè)觀點作為基礎(chǔ)驅(qū)動，從而實現(xiàn)類似于基礎(chǔ)繼續(xù)系統(tǒng)信息服務(wù)的信息資源建設(shè)模式。該模式的渠道來源相對單一化，所以造成其信息資源建設(shè)的規(guī)模相對較小。但是該模式更適合用于經(jīng)濟較為發(fā)到的地區(qū)，所以此模式需要格外的關(guān)注外部力量帶動高校公共檔案的存量資源。
三、高校公共檔案服務(wù)體系信息資源模式的建設(shè)措施
(一)建立廣泛的合作關(guān)系
高校公共檔案服務(wù)體系的資源管理建設(shè)不應(yīng)該只存在與高校公共信息等信息反饋機構(gòu)合作，還需要與高校信息資源服務(wù)機構(gòu)、信息資源收集機構(gòu)、信息資源保存機構(gòu)等機構(gòu)之間保持良好的合作狀態(tài)。通過與各大信息機構(gòu)之間合作，可以將高校公共檔案的信息資源建設(shè)模式有效提高，利用相互協(xié)作的方式，從而達到雙方互利共生利益最大化的目的[2]。
(二)合理的選擇信息資源建設(shè)模式
高校應(yīng)用相同系統(tǒng)的公共信息在館藏重點、運行模式以及服務(wù)對象等方面都存在相似性，并且在實施公共信息信息資源共享式也會存在內(nèi)容、模式的共享，在業(yè)務(wù)方面也會達成共識。不同的公共信息所具備的內(nèi)容、共享方式都存在一定的差異，所以在信息資源建設(shè)上也會有所不同。因此，要求公共檔案根據(jù)現(xiàn)實要求進行信息資源的合理選擇，從而擬定信息資源的公共合作[3]。
結(jié)論
公共檔案服務(wù)體系的信息資源管理建設(shè)不僅需要以館藏為基準，還需要對設(shè)備、資金、技術(shù)等方面進行全方位整合。因此，公共檔案服務(wù)體系在信息資源建設(shè)的過程中，需要根據(jù)現(xiàn)實要求，積極地相應(yīng)地方高校管理者的?召，選擇合理的信息資源建設(shè)模式，從而實現(xiàn)資源的共享共建。
如何提升音像與圖片檔案管理的實效性
時代的發(fā)展，我們已經(jīng)進入了信息化時代，在信息化時代的背景下，各項工作進行時應(yīng)性的發(fā)展與改革十分必要。音像與圖片等大量的媒體資源成為了重要的檔案類型，這就需要我們對于檔案管理模式進行發(fā)展改革，基于電子檔案的特點以及電子檔案發(fā)展的快速性[1]，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義。當前的電子檔案管理中，由于檔案不按理模式?jīng)]有及時跟進與發(fā)展，使得音像與圖片等電子資源管理效率較低，模式單一，一定程度上限制了檔案工作開展質(zhì)量水平的提升，因此積極提升電子檔案管理的實效性，有著很強的必要性體現(xiàn)。
一、電子檔案的特點
電子檔案主要有著以下的層面的特點。首先電子檔案具有存儲空間小的特點，即電子檔案一般存在于移動或者固定的存在載體中，主要利用計算機磁盤，或者應(yīng)用應(yīng)硬盤進行存儲。例如，音像資料，以及圖片一般存儲在磁盤。比較于傳統(tǒng)的檔案存儲，電子檔案存儲空間較小，這對于檔案管理而言，是一種優(yōu)勢。其次，電子檔案還具有存儲信息量大的特點，存儲信息量大的特點，還是比較于傳統(tǒng)的檔案資料而得出的，檔案管理電子化，也是今后檔案管理的趨勢所在。對于音像，圖片檔案資料而言，存在的信息是十分豐富的。此外，比較于傳統(tǒng)的檔案資料，電子檔案管理的過程較為簡單，這種管理的過程中，體現(xiàn)在電子檔案的歸檔，加工以及存儲的層面[2]，總體的流程是較為簡單的，是電子檔案的優(yōu)勢所在。值得注意的是，電子檔案雖然管理過程較為簡單，但是具有較高地技術(shù)性，即在管理的過程中，需要大量的信息技術(shù)作為支撐，例如，電子檔案的維修觀力以及后期調(diào)用等，這對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出了較高地要求?？偟膩碚f，以音像，圖片為代表的電子檔案是今后檔案管理工作的重要內(nèi)容，不斷地分析其特點，根據(jù)其特點進行進行管理策略的提出，提升其管理層面的實效性，積極意義十分深遠。
二、提升音像與圖片檔案管理的實效性的策略分析
上文中對于電子檔案的特點進行了分析，電子檔案對于信息存儲層面有著一定的優(yōu)勢，但是在管理過程中，以及管理技術(shù)層面有著新的要求。根據(jù)電子檔案的特點，分析提升音像與圖片檔案管理的特點，成為了我們思考的問題。提升音像與圖片檔案管理的實效性，能夠為社會健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進服務(wù)發(fā)展，對于全市健康事業(yè)發(fā)展有著積極作用。
1、應(yīng)用信息化平臺開展檔案管理
當前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計算機進行保存，或者是應(yīng)用存儲硬盤進行檔案存儲，為了提升音像與圖片檔案管理的實效性，不斷地提升效率，促進檔案管理的質(zhì)量，積極應(yīng)用信息技術(shù)，開展平臺化的檔案管理模式十分關(guān)鍵。首先，信息化平臺開展檔案管理，就是根據(jù)工作建立相應(yīng)的系統(tǒng)，系統(tǒng)對于各個檔案進行歸檔，分類，形成相應(yīng)的目錄，對于各個檔案的信息進行存儲。例如，根據(jù)存儲檔案的不同，在信息化平臺中對于檔案存儲的類別進行劃分，然后按照已經(jīng)劃分好的類別，直接進行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺系統(tǒng)，就是使得音像與圖片檔案的存儲更加地清晰明了，對于相應(yīng)的信息能夠完備地進行記錄。例如，在平臺中存儲圖片，能夠十分容易找到存儲位置，在存儲的過程中，會彈出相應(yīng)的窗口，填寫相應(yīng)的圖片信息，如，對于圖片的大小，生成時間，文件類型，打開方式等信息均進性記錄，然后進行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應(yīng)用信息化平臺[3]，進行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進行資料的調(diào)取，不用像直接利用計算機磁盤存儲一樣，需要尋找電子檔案。應(yīng)用信息化平臺，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調(diào)取，還可以不斷地引入新技術(shù)，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺開展檔案管理也是在沒有網(wǎng)絡(luò)接入的狀態(tài)下應(yīng)用，并且通過技術(shù)手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲平臺的安全。應(yīng)用信息化平臺開展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統(tǒng)，更加規(guī)范，對于檔案管理的實效性提升有著十分積極的意義。
2、建立檔案管理制度
音像與圖片檔案在管理的過程中，與傳統(tǒng)檔案有著較大的差別，為了適應(yīng)今后大量電子檔案出現(xiàn)的趨勢，建立相應(yīng)的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開展，均規(guī)范化的開展，對于實效性的提升十分關(guān)鍵，主要有著以下層面的體現(xiàn)。首先，建立適應(yīng)于單位自身工作特點的檔案歸檔工作，即對于音像，圖片檔案的相關(guān)信息進行規(guī)定，對于文件大小，類型進行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲性。在音像圖片檔案管理的過程中，制定相應(yīng)的歸檔制度，應(yīng)當高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標準，使得制度更加適應(yīng)工作實際，更加具有針對性。其次，電子檔案管理的過程與傳統(tǒng)檔案管理有著較大的區(qū)別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關(guān)鍵的[4]。其一，應(yīng)當定期地對于音像與圖片檔案進行檢查，及時地發(fā)現(xiàn)存儲過程中的問題，尤其是對于存儲過程中存在的并且進行及時地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲的過程中，對于相應(yīng)的物理環(huán)境也要進行制度層面的建立，對于光，磁等環(huán)境要素進行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問題也是十分關(guān)鍵的，因此應(yīng)當建立必要的安全制度。例如，對于音像與圖片檔案的存儲，拷貝，修改等均進行書面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門之間的拆分與合并，檔案在移交的過程中容易發(fā)生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過程中，責任人之間做好相應(yīng)的工作移交?？偟膩碚f，制度的建立，能夠有效地規(guī)范音像與圖片檔案管理的過程中。這對于檔案管理的實效性提升十分有利，同樣促進了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，應(yīng)當引起我們的重視。 3、提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
音像與圖片檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著較大區(qū)別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備?^強的專業(yè)水平和素質(zhì)。因此通過人員素質(zhì)提升的角度促進檔案管理實效性的提升同樣十分關(guān)鍵。首先，應(yīng)當不斷地提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。音像與圖片資源在歸檔的過程中，需要相應(yīng)的編輯，工作，需要使用角度的計算機軟件，尤其是一些多媒體軟件，不斷地加強檔案管理人員對于軟件的使用能力是必要的。在音像與圖片檔案管理的過程中，放光，防潮，防磁同樣需要一定的專業(yè)知識，因此定期地對于檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)知識進行培訓(xùn)考核，能夠有效地促進檔案管理的質(zhì)量水平。其次，音像與圖片檔案檔案管理中，還應(yīng)當不斷地促進檔案管理人員養(yǎng)成較高地責任意識，即對于存檔的各類資料負責，在維護檢查的過程中，具有很強的責任意識。例如，在檔案移交以及檔案記錄的過程中，全面系統(tǒng)地對于音像與圖片檔案的歸檔與管理進行書面記錄[5]，能夠為后期工作作出重要的依據(jù)。此外，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，還要不斷地對于檔案管理人員進行考核，例如，定期開展檔案人員專業(yè)知識的競賽等活動，在輕松的氛圍下，促進檔案管理人員不斷地提升意識，不斷促進自身專業(yè)素質(zhì)的提升?？偟膩碚f，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使得檔案管理人員能夠適應(yīng)電子檔案普及的背景，積極進行工作層面的轉(zhuǎn)變，積極意義十分深遠。
三、結(jié)語：
本文探究如何提升音像與圖片檔案管理的實效性，首先分析了以及音像與圖片為代表的電子檔案的特點，基于特點分析的基礎(chǔ)上，從三個方面分析了，提升音像與圖片檔案管理實效性的策略。電子檔案的普及，使得我們在檔案管理模式中必須進行相應(yīng)的改革與發(fā)展，積極地結(jié)合電子檔案的特點，進行新方法，新理念的引入，有效地提升檔案管理的實效性，積極意義十分深遠。
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