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論檔案管理人員的終身學習與信息素養(yǎng)
當前，人類社會正經(jīng)歷著從生活方式到學習方式多維度多層次的歷史性變革。無論個人或者組織，只有具備競爭力，才不致為時代的洪流所淹沒。而樹立終身學習的理念、培養(yǎng)信息素養(yǎng)正是現(xiàn)代社會提升個人與組織競爭力的良方妙藥。
隨著以多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為代表的現(xiàn)代通信技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求。檔案管理人員是檔案資料的管理者，同時也是檔案知識的探索者，在當前背景下，如何增強自身的工作能力，提升檔案管理工作效能和服務(wù)品質(zhì)顯得十分重要。筆者認為，想要提升檔案儲存與應(yīng)用管理的成效，檔案管理人員必須要具備信息素養(yǎng)以及學習如何學習的能力。本文旨在探討在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，為適應(yīng)社會變化及知識經(jīng)濟時代的要求，提出了培養(yǎng)檔案管理人員終身學習與信息素養(yǎng)的重要性。
一、終身學習的內(nèi)涵
網(wǎng)絡(luò)化社會，信息技術(shù)的發(fā)展十分迅速，使得社會生活的信息化程度也越來越高。信息量的爆炸式增長，信息技術(shù)更新頻率的增高，使得人們原有的知識和技能，已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)實的需要。樹立終身學習的理念，不斷的充實新知識，提高工作者的專業(yè)技能，能更好的適應(yīng)時代的發(fā)展。
所謂終身學習，包括兩個方面的概念，即終身的與全面的學習。它指個人在其生活的生活環(huán)境中，所參加的一切有意義的學習活動，這種活動包括正規(guī)學習、非正規(guī)學習以及非正式學習。終身學習意味著學習活動的過程，不是開始或者結(jié)束于個人參與正規(guī)學校教育的時間，而是終身的過程。個人的學習活動，自學齡前的階段算起，在學校教育結(jié)束之后，仍將持續(xù)下去，直到生命的終結(jié)。終身學習要強調(diào)學習活動貫穿人生全過程，目的在于增進個人的知識，技能與能力，進而提升個人生涯發(fā)展、生活適應(yīng)以及創(chuàng)新應(yīng)變的能力，并最終促進社會的進步與國家發(fā)展。
1994年，“首屆世界終身學習會議”在羅馬舉行，終身學習作為一個極其重要的教育概念而在全世界范圍內(nèi)廣泛傳播。21世紀國際教育委員會在向聯(lián)和國教科文組織提交的報告中提出的學習社會的四大支柱(學會追求知識;學會做事;學會做人;學會與人相處)，是在新競爭環(huán)境下生存應(yīng)具備的重要能力。
二、信息素養(yǎng)的含義
通常情況下，信息素養(yǎng)包括信息意識、信息知識、信息技術(shù)應(yīng)用、自我學習能力，是信息社會中提出的一個重要概念。它最早是由美國的信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會主席保羅?澤考斯基于1974年提出的，它主要是指個人能有效利用各種資源，以查找、獲取、評估、整合、運用信息的能力，是現(xiàn)代人擴充學習領(lǐng)域，增進新知識的基本要求。
根據(jù)美國的圖書館聯(lián)合協(xié)會和教育傳播聯(lián)合協(xié)會聯(lián)合制定的九大信息素養(yǎng)標準，信息素養(yǎng)的具體內(nèi)容主要包括：①能夠有效地、高效地獲取信息;②能夠熟練地、批判地來評價信息;③能夠準確、創(chuàng)造性地來使用信息;④能夠獨立學習，并能探求與個人興趣有關(guān)的信息;⑤能夠獨立學習，并能欣賞作品以及其他對信息進行創(chuàng)造性表達的內(nèi)容;⑥能夠獨立學習，并能努力在信息的查詢以及知識創(chuàng)新中做到最好;⑦能夠?qū)W習對社會有積極貢獻，并能認識到信息對社會民主化的重要性;⑧能夠?qū)W習對社會有積極貢獻，并能踐行與信息以及信息技術(shù)相關(guān)的、符合倫理道德的行為;⑨能夠?qū)W習對社會有積極貢獻，并能積極參與社會的活動、探求以及創(chuàng)建信息。
三、終身學習與信息素養(yǎng)二者之間的關(guān)系
學習活動是個人不斷求發(fā)展的過程，而終身學習是學習社會的基石。近幾十年來，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，許多產(chǎn)業(yè)面臨前所未有的沖擊，信息技術(shù)被視為改變工作、生活與學習的一項重要因素。個人若想謀求更大更好的發(fā)展，就必須進一步提升自我的知識水平。這就要求要培養(yǎng)終身學習與信息素養(yǎng)，讓自己能將生活與學習相結(jié)合，體現(xiàn)人生即學習的理念。
終身學習與信息技術(shù)兩者的關(guān)系密切，隨著知識經(jīng)濟的興起，社會環(huán)境的變化，信息技術(shù)普遍被社會所應(yīng)用。終身學習涉及到信息素養(yǎng)，信息技術(shù)對于個人終身學習能力的發(fā)展是一項有效的媒介，并能提高個人的社會地位。信息技術(shù)激發(fā)了人們的學習活動，轉(zhuǎn)變了其學習的方法、場所以及時間。此外，信息技術(shù)促使全球網(wǎng)絡(luò)信息提供量的增加，而學習者可以隨時隨地使用資源，并能跨越國家的界線。個人若缺乏信息技術(shù)處理的素質(zhì)，就會在激烈的社會競爭中處于不利地位。但是，信息技術(shù)畢竟只能說是一種獲取信息的手段，重要的還得在于人本身的能力。所以，我們應(yīng)培養(yǎng)個人的信息素養(yǎng)能力，學習使用現(xiàn)代技術(shù)，終身學習與信息素養(yǎng)密切相關(guān)。
四、培養(yǎng)檔案管理人員終身學習理念與信息素養(yǎng)能力的重要性
在信息時代，檔案管理信息化，首先在于將各項檔案管理工作及工作流程再造，經(jīng)過電腦處理，整合檔案管理，使相關(guān)資料自動衍接;其次是將檔案內(nèi)容進行數(shù)字化儲存，再將數(shù)字化的檔案通過網(wǎng)絡(luò)提供瀏覽應(yīng)用，滿足社會大眾對檔案知識的需求，從中發(fā)掘出具有參考價值的信息。而為了方便民眾查詢檔案資料，有效應(yīng)用檔案信息，檔案管理人員需要準備目錄和索引等工具。檔案資料的整編及網(wǎng)絡(luò)上傳、檔案知識的探求、檔案管理的電子化及系統(tǒng)化、檔案儲存的數(shù)字化等全在于檔案管理人員的工作能力，因此，培養(yǎng)檔案管理人員具備終身學習與信息素養(yǎng)有其必要，且刻不容緩。
五、檔案管理人員應(yīng)具備的終身學習與信息素養(yǎng)能力
在數(shù)字化的知識管理時代，檔案管理必須依靠信息科技來簡化繁亂且龐大的工作量及工作流程，強化檔案管理的成效，促進其開放與運用，才能有效發(fā)揮檔案的價值與功能。為此，應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員的終身學習與信息素養(yǎng)，以增強其檔案管理的專業(yè)能力，主要包括：
?、?增強信息技術(shù)的應(yīng)用能力，強化檔案管理工作效率
在高度信息化的時代，檔案管理人員必須意識到信息技術(shù)對提升工作品質(zhì)的影響，利用電腦網(wǎng)絡(luò)資源與同事相互學習，分享心得，經(jīng)常閱讀信息教育相關(guān)資料，以增進電腦操作技能及信息應(yīng)用技巧，加強使用電腦、網(wǎng)絡(luò)及多媒體技能的學習，學習如何利用信息技術(shù)手段來解決問題，強化自己的工作能力，提升自我的信息素養(yǎng)。
?、?創(chuàng)造知識及信息分享，積極持續(xù)學習，增強專業(yè)技能
通過知識信息分享平臺、網(wǎng)絡(luò)平臺和研討會，持續(xù)加強專業(yè)知識，發(fā)展專業(yè)技能，學習如何分享知識與發(fā)展創(chuàng)新的想法。身處在21世紀，傳統(tǒng)檔案管理人員如何增強應(yīng)有的信息素養(yǎng)來勝任新挑戰(zhàn)，已成為社會關(guān)注的焦點。面對這個既是機遇又是挑戰(zhàn)的時刻，檔案管理人員必須積極學習，強化專業(yè)能力以適應(yīng)潮流，而信息素養(yǎng)無疑是重要的關(guān)鍵。
⑶ 善用信息資源，積極參加各種訓(xùn)練，掌握信息動脈，提高適應(yīng)新環(huán)境的能力
信息技術(shù)的飛速發(fā)展，多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不僅對個人生活有影響，也對工作環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化。隨著個人電腦的盛行，多媒體技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，人們的工作及學習方式發(fā)生了不少改變。社會急劇的變化，社會結(jié)構(gòu)的改變，信息將影響人們生活在的各個層面，個人與外界的溝通與互動方式、工作環(huán)境、人際關(guān)系都江堰市跟傳統(tǒng)社會顯著不同，人與知識的關(guān)系也與以往不同。在這種情況下，社會的快速變化及多元化，使不斷學習成為必要，而信息技術(shù)的進步，使不受時空限制的學習成為可能，所以除了培養(yǎng)基本素養(yǎng)之處，檔案管理人員必須克服個人及時間因素，善用信息技術(shù)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)資源，積極參加各種教育訓(xùn)練及研討會，掌握信息動脈，具備判斷、整理、組織以及應(yīng)用信息的能力，提高適應(yīng)新環(huán)境的應(yīng)變能力。
⑷ 提升學習如何學習的能力
數(shù)字化經(jīng)濟時代，每個人為提升自身競爭力適應(yīng)社會發(fā)展就必須樹立終身學習的理念，而信息素養(yǎng)成為現(xiàn)代人終身學習必備的素養(yǎng)。在終身學習時代，具有掌握信息以及利用信息的能力，是持續(xù)終身學習的條件，信息素養(yǎng)水準會影響學習的速度與效果，檔案管理人員應(yīng)加強自身的學習能力，掌握在信息技術(shù)發(fā)達的年代終身學習所需的技能，不斷學習，養(yǎng)成自我學習、獨立批判思考和終身學習的習慣。檔案管理是一項神圣的工作，它保存歷史文化價值，身為檔案管理的所有成員都必須要成為終身學習者，才能激發(fā)自我潛能，讓整個檔案管理的工作充滿活力。
淺談紙質(zhì)檔案數(shù)字化
目前，在我院檔案中心的館藏中占主要地位的仍是以紙張為載體的檔案，為了適應(yīng)信息化要求，提高檔案的利用效率，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化已是檔案中心迫在眉睫的一項工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化不僅可以優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享，還可以節(jié)約存儲空間，保護檔案原件。
一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性。
高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化制作是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要手段。紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性表現(xiàn)在以下幾個方面：
(一)歷史檔案的搶救問題：我院檔案中心有很多透明底圖文件是十幾年或幾十年前的，這些檔案由于經(jīng)歷時間較長、加上保管不當?shù)脑?，已?jīng)處于非常“危險”(字跡模糊、破碎)的狀況，如不及時加以“挽救”，很可能造成檔案徹底消失。
(二)檔案移交后利用難的問題：通常各部門檔案移交后，都保存在檔案中心內(nèi)，當需要查詢用時，必須到檔案室現(xiàn)場進行查閱，查詢過程比較繁瑣。
(三)檔案管理利用難的問題：由于傳統(tǒng)檔案數(shù)量的龐大，傳統(tǒng)檔案查詢工作被動性的現(xiàn)狀，增加了檔案管理利用的難度，已影響到檔案信息服務(wù)的效率和檔案價值的挖掘。
(四)傳統(tǒng)檔案利用局限的問題：一般存檔的檔案資料只有一份，一旦某人借走這份檔案，其他人只有等待，這樣不僅使檔案工作效率降低，而且還會存在損壞原始檔案可能性。
(五)傳統(tǒng)檔案的安全問題：每份檔案都是有價值的資料，如果遇到自然或人為的災(zāi)害將造成無法挽回的損失。
針對上述問題，我認為有必要對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實施數(shù)字化制作。
二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作。
隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進行計算機檢索、閱讀電子檔案，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性。
(一)提高經(jīng)濟效益
隨著我院每年工程項目的增加，館藏量越來越大。為了保證及時整編歸檔資料，唯有以增加辦公人員和辦公費用來解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，首先大大節(jié)省了占地空間;其次，將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，更是節(jié)省了人們的查閱時間。使用起來極為方便迅速，既方便了設(shè)計人員，又避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
(二)提高辦公效率
紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使得檔案管理更為高效。資料能及時歸檔，并盡快提供利用。目前，我院有電子版的文件才能在電腦上實現(xiàn)檢索、查詢。但是一些歷史檔案，由于年代久遠，檢索起來，非常不便，只能翻查帳本、卡片，甚至要到庫房逐件翻查;有時候為了找一份歷史資料，要花上半天的時間，浪費設(shè)計人員大量精力。如果將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化，相信這樣的局面不會出現(xiàn)。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，所有的查詢工作，都可以在電腦上完成，大大縮短查詢時間，提高工作效率。真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
(三)增強檔案原件保護
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護。以紙質(zhì)透明底圖為例，底圖歸檔后，經(jīng)常出現(xiàn)調(diào)曬的情況，而我院以卷放的形式保管底圖，在調(diào)圖的過程中，往往會人為地對底圖造成不同程度的損害(將圖紙從卷內(nèi)抽出――曬圖――再將圖紙放入卷內(nèi)，這一系列的過程，都是通過人工完成)。時間一長，這樣的反復(fù)操作，就會導(dǎo)致圖紙破損，不利于保護檔案原件。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化電子檔案后，這一系列的流程可以減免，在電腦上查找到電子圖，再打印出來便可使用。
為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，紙質(zhì)檔案數(shù)字化將大大提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，通過逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。
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