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提高對教學檔案認識 加強高校教學檔案管理
1 高校教學檔案的重要性
教學檔案是在教學管理和教學運行過程中形成的文字、圖表、聲像等各種形式和載體，并通過分類整理、儲存保管的有價值的信息資料的歷史記錄。教學檔案對高校來說具有特殊的作用。
1.1歷史的佐證。
1.1.1教學管理的證明。教學是高校的中心工作，教學管理是高校各項管理的核心。規(guī)范的高校教學管理是通過建章立制實現(xiàn)的。管理的進步和管理的改革，是通過各種規(guī)章制度的不斷完善來體現(xiàn)的。因此，從歷史的規(guī)章制度、管理辦法、教學總結(jié)、教學改革等檔案資料的對比分析，便可以透視出高校教學管理的發(fā)展概況，概覽教學管理工作發(fā)展的全過程，作為評估的重要證明材料。
1.1.2.教學質(zhì)量的證明。教學質(zhì)量是衡量學校辦學水平的關(guān)鍵指標。教學質(zhì)量的高低不是一朝一夕形成的，它是歷史的積淀，是師資隊伍、教學管理、教學基礎(chǔ)設施等綜合因素共同影響的結(jié)果。學校各種有關(guān)教學考核評價材料、各種評估材料、教學質(zhì)量監(jiān)控資料等必然成為學校教學質(zhì)量的最有力說明。
1.1.3教學實踐過程的證明。教學實踐過程管理是教學管理的中心，加強過程管理是確保教學質(zhì)量提高的關(guān)鍵。如何從過程管理中看出教學管理的規(guī)范化、科學化和效率化，就必須加強教學過程中的檔案管理工作，諸如教學計劃的修改，教學改革的審批，主要教學活動的記載等等，都將成為佐證的客觀材料。
1.2未來的參考。
1.2.1教學的改革與創(chuàng)新離不開檔案資料的支撐。教學改革與創(chuàng)新是高校發(fā)展的動力，是高校建設永恒的主題。高校的改革與創(chuàng)新不是無源之水和無本之木，它是在借鑒和繼承的基礎(chǔ)上有序、漸進進行的。教學檔案為其提供了可參考的依據(jù)，從歷史的進程中看出改革與創(chuàng)新的基礎(chǔ)、突破的關(guān)鍵、制約的因素等等，使改革創(chuàng)新工作做到有的放矢，增強改革創(chuàng)新的成功性。
1.2.2教學的未來走勢與發(fā)展速度離不開檔案資料的分析預測。規(guī)劃好學校的發(fā)展，是各高校的一項重中之重的工作，學校發(fā)展規(guī)劃的制定，離不開對學校歷史的總結(jié)，通過對歷史的數(shù)據(jù)進行分析對比，結(jié)合現(xiàn)實的客觀實際，進行翔實的分析預測，做出科學的判斷，制定出切實可行的長遠發(fā)展規(guī)劃。而對學校歷史的分析與未來的判斷及預測都是基于長期以來積累的具有價值的檔案資料來進行的，其中教學檔案非常重要的，它是學校發(fā)展規(guī)劃中內(nèi)涵建設發(fā)展最重要的參數(shù)。
1.3現(xiàn)實的反映。
1.3.1現(xiàn)實教學檔案資料反映了現(xiàn)實的教學的情況。按照科學的檔案管理要求，對重要的教學資料進行整理和歸類，在整理過程中，將會發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實教學存在的不足和取得的成績，為發(fā)揚成績、改正不足提供依據(jù)。這就是檔案資料收集、整理、分類、歸檔工作對教學工作的無形監(jiān)督和促進作用。
1.3.2現(xiàn)實的教學檔案資料為實施精細化的教學管理提供依據(jù)。通過對教學檔案的歸檔情況檢查，發(fā)現(xiàn)教學檔案管理工作的問題，特別是通過對歸檔材料的規(guī)范性和利用價值的審核，透視出常規(guī)教學管理狀況，便于為高校從粗放管理轉(zhuǎn)向精細管理，從手工管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理提供現(xiàn)實的證明材料。既然教學工作是高校的中心工作，教學過程中形成的檔案資料也是最重要的、最有價值資料，是學校檔案管理核心，是學校管理不可或缺的部分。同時，教學檔案的利用效率也影響到管理的效率。
2 目前高校教學檔案管理存在的主要問題與原因
2.1歸檔范圍模糊。
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》，高校教學檔案管理工作主要有收集、整理、鑒定、保護、統(tǒng)計、研編和利用等六個環(huán)節(jié)，它是一個具有內(nèi)在運作規(guī)律的嚴密體系。教學檔案收集、鑒定的關(guān)鍵在于管理者對教學檔案所蘊含的價值內(nèi)容的把握。但目前高校教學檔案管理過程中，歸檔的范圍比較模糊，致使基層教學單位、教師的教學檔案要么是殘缺，要么是不加取舍的全部存檔，致使教學檔案的粗糙，利用價值降低。特別是一些電子檔案，基本上散存與有關(guān)部門、個人手里，許多校園網(wǎng)上的新聞、照片等資料都沒有納入檔案管理的范圍。導致這種情況產(chǎn)生的主要原因，教學檔案管理工作不重視，沒有建立多層次教學檔案管理隊伍，教學檔案管理制度不健全。
2.2檔案管理責任主體不明確。
高校基本上都建立了檔案室，負責全校的檔案管理工作，但是多數(shù)高校二級教學單位和基層教學組織沒有專職或責任明確的兼職教學檔案管理人員，僅靠學校的幾個檔案管理人員完成量大、面廣的教學檔案收集、整理、分類、裝訂、保管是難以保證教學檔案質(zhì)量。加之教學檔案的多樣化，歸檔時間與其他檔案相比的學期交叉性，教學檔案價值鑒定具有很強的專業(yè)性，這也是少數(shù)的院級普通檔案管理人員力所不及的。往往教學檔案管理中存在的問題都歸結(jié)到院級檔案管理人員身上是不公平的。這種責任主體不明確的教學檔案管理體系，是導致教學檔案管理工作瑕疵的根源。
2.3重要教學資料歸檔不及時。
教學檔案歸檔不及時是普遍現(xiàn)象，就其客觀原因而言，主要是教學年度采用跨年制，學校又實行寒暑假期制度，盡管按教學年度進行檔案資料的收集，但受及早享受假期心理的影響，很多教學檔案資料，在新學期開始進行歸檔工作。就主觀因素而言，一是教師的教學資料被認為是私人品，不愿意歸檔;二是沒有明確二級檔案管理人員職責，導致教學檔案資料不能及時收集、整理、上繳和留存。教學檔案歸檔的滯后，在某種意義上影響了檔案管理工作的效率。
2.4教學檔案利用率不高。
教學檔案歸檔后，絕大部分資料基本上不在上級有關(guān)部門評估檢查時不被調(diào)閱，導致有些教學改革和創(chuàng)新脫離了歷史的繼承，有些新的教學檔案資料與歷史的資料不銜接，有的出現(xiàn)相互矛盾之處，導致教學檔案的利用價值降低。更為突出的問題是教學檔案的編研能力和水平較低，時間滯后，甚至有的高校幾乎不進行教學檔案的編研，根本談不上教學檔案的利用效率。
3 加強檔案管理，提高檔案利用效率的對策
3.1明確劃分教學資料歸檔范圍，實行“文檔一體化”。
在檔案管理現(xiàn)代化的模式下，教學檔案的內(nèi)涵、范圍、收集的途徑、分類的依據(jù)、鑒別的標準、整理的規(guī)則等要明確，使人們在教學管理和實踐活動中就有文件和教學資料規(guī)范意識，及檔案價值鑒別能力。同時要樹立全員檔案管理意識，加強二級單位的教學秘書、行政秘書或黨務秘書、教師的培訓，使他們掌握檔案管理的基本知識，提高檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)。同時把文書工作和檔案工作有機的結(jié)合起來，以便做到教學檔案資料的規(guī)范、全面、及時歸檔、有效利用。
3.2建立健全檔案工作管理制度建設，強化激勵與約束機制。
為了教學檔案的收集、整理、鑒定、編研等工作能夠作為經(jīng)常性的一項工作規(guī)范有序高質(zhì)量的運行，必須建立一整套檔案管理工作的規(guī)章制度，才能使“檔案管理法”得到根本的觀測落實。其中最重要的是教學檔案立卷歸檔制度，凡是教學文件、專業(yè)建設、課程建設、計劃總結(jié)、教學考核、教學工作量、教學科研成果、學籍與成績、課表等等都必須通過整理、分類等檔案工作規(guī)范程序進行歸檔。建立健全層次化、網(wǎng)絡化的檔案管理隊伍，明確檔案管理責任主體、責任范圍和責任目標，加強過程管理和精細化考核，實施獎勵和懲處并重的激勵與約束機制。
3.3改變檔案工作作風，增強服務意識和功能。
為了提高教學檔案的利用價值和利用效率，必須要提高檔案管理人員自身政治素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和工作能力，加強教學檔案的編研工作。樹立以人為本的工作理念和服務意思，要加強教學檔案服務人性化建設。一是開展以人為本的個性化服務。即通過分析教學檔案用戶類型、不同的需求，針對不同的利用者采取不同的服務方式;二是以人為本，做到主動服務。即主動發(fā)布有關(guān)檔案利用的信息，主動尋找檔案的利用者，定期進行檔案利用的培訓，專職的專業(yè)檔案管理人員，經(jīng)常深入到提供教學檔案的部門現(xiàn)場進行教學檔案收集、整理、分類、鑒定、利用等工作的咨詢和輔導。三是實行教學檔案信息網(wǎng)絡化，建立檔案數(shù)據(jù)庫和校園網(wǎng)檔案網(wǎng)站，在遵循保密要求的條件下，將允許公開的教學檔案信息進行校園網(wǎng)上查詢。
水利工程檔案管理工作研究
水利工程是一個復雜而系統(tǒng)的項目建設工程，關(guān)系到國家國民建服務經(jīng)濟的提高，這也就進一步促使了其發(fā)展需求程度的提高，也就是說，水利工程本身在隨著國民經(jīng)濟的高速發(fā)展，與計劃經(jīng)濟體制下的時代要求，也就造就了其在不同階段的發(fā)展需求與管理水平標準都不盡然相同，所以說，雖然目前水利工程的各方面工作都開展與進行的實施建設程度還都不錯，但是這也必然會在管理中面臨著各種各樣的問題，就如檔案管理工作隨著管理模式與管理手段的不斷強化與改進，就會發(fā)現(xiàn)水利工程檔案管理這一塊仍然存在一些問題，諸如內(nèi)容不健全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等。因此，水利工程當管理工作如何能夠反映出各個工程單位部門的技術(shù)水準與能為水庫安全運行狀況作出有利分析，已經(jīng)成為了當前水利工程管理工作所要解決的關(guān)鍵與重點。
一、水利工程檔案管理的特點
(一)真實性與完整性。水利工程單位的檔案完善程度，一般是以各個部門單位工作活運作體系的技術(shù)資料，以及相關(guān)部門工作活動的運作經(jīng)驗積累的基礎(chǔ)之上，所逐步形成的;具體由商機下發(fā)和本單位職能相關(guān)并要求貫徹執(zhí)行的具有重要保管價值的文書，即財會、水利建設、科技發(fā)展等方面作為特種載體的檔案。而對于這種載體檔案來說，它的有效真實性與完整性記錄，至關(guān)重要。這是由于它是反映水庫系統(tǒng)安全運作情況以及肩負著防洪、灌溉與城市供水等方面的重要參考標準資料與憑證。
(二)系統(tǒng)性。一般，直接利用水利工程檔案做當前水利工程建設階段性的方案研究的保管時間大概為1―2年時間，之后就交由單位部門的綜合檔案管理室。而具體歸集、歸檔工作除了涉及到做好裝訂與存放，還要做好檔案內(nèi)容、移交時間、參考借閱手續(xù)、過期檔案銷毀等的程序處理過程工作，這是由于檔案的參考技術(shù)價值往往涉及到的方面較為綜合、多元，也由于此，其管理流程就相對更為系統(tǒng)。
(三)綜合性參考價值高。對于水庫的正常運行管理中，水利工程檔案往往涉及到的主要內(nèi)容包括為：指導性文件、水工類、閘門電氣化、水能源利用類、勘探地質(zhì)類、水文類、科研技術(shù)類、施工建設類、安全生產(chǎn)類、以及運作管理類等。這些系統(tǒng)綜合性的類別資料，就構(gòu)建而出了水利工程建設與發(fā)展過程中的各個門類文檔材料，它們?nèi)娣从沉怂こ踢\行管理的詳細情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。
二、當前水利工程檔案管理的狀況
(一)檔案管理意識淡薄，管理制度不夠完善。水利工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準備、工程運行管理質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護等，是日常業(yè)務和工程項目的重要依據(jù)，也是水庫運行管理體系中的一個很重要的方面。但是，作為相關(guān)的領(lǐng)導和工程管理人員，在思想上普遍對水利檔案管理的重要性認識不足、重視程度不夠。在水庫管理工作人員少、工作繁雜的情況下，水利工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應的制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
(二)專人負責的管理力度較差。一是對水利工程檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關(guān)部門主動聯(lián)系。二是沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中，導致業(yè)務部門和檔案管理部門長期以來各自為政，給檔案的整理歸檔帶來了困難。這對日后的工程管理和維護，以及對新建工程的準備存在不利的影響。
三、提高水利工程檔案管理的改進措施
(一)強化管理人員的業(yè)務技能與素質(zhì)。由于水利工程檔案管理工作是一個系統(tǒng)性與規(guī)范性的管理工作，要求管理人員的綜合業(yè)務技能與素質(zhì)都要加強，保持不斷創(chuàng)新、勇于進取、積極踏實以及科學嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。而且能夠在此基礎(chǔ)上，熟悉水利管理部門的崗位職責;同時對于當代信息產(chǎn)業(yè)設備、技術(shù)等都要進行科學的電算化系統(tǒng)化學習，開展繼續(xù)教育、業(yè)務技能培訓等，施行業(yè)務技能考核，從而使得水利檔案管理的實際工作能力大幅度提升。
(二)加強水利電子檔案的管理。水利工程監(jiān)測數(shù)據(jù)往往總是需要進行頻繁備份，加以保存。同時要重視電子檔案系統(tǒng)的維護與升級;年終形成工程測量數(shù)據(jù)電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成電子檔案時應當實行雙備份;注意在對檔案信息記錄與備份時，要對異地相關(guān)科室檔案進行額外備份，也就是對紙質(zhì)檔案與電算化的電子檔案等都要完全施行檔案歸集、歸檔等類的工作，有效防止意外事故發(fā)生引起整個工程監(jiān)測數(shù)據(jù)的毀滅與不可恢復性。同時，保存電子檔案的位置要遠離磁場，注意防潮、防火等，定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使水利檔案丟失，造成無法挽回的損失。
結(jié)束語：總之，對于水利工程檔案管理來說，它是促進著水利工程長遠建設與發(fā)展的重要衡量指標、數(shù)據(jù)，是一項極富價值、極為可靠的有利史料、資料依據(jù)。如在“莫拉克”臺風中，管理部分通過有關(guān)歷史數(shù)據(jù)進行調(diào)閱，從而充分做出有利部署，使水利部門通過臺風變化的前、中、后三個階段的進展情況，做出合理調(diào)度，緊急預警，進一步保障了國家經(jīng)濟財產(chǎn)的安全程度。另外，對于水利建設部門的各個單位應積極開展管理測評機制，加強檔案管理的細化精度，從根本上保障了水利工程檔案的安全性與真實性以及完整性，進而發(fā)揮出它的有利效用與價值。
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