檔案管理論文的范文精選
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對圖書館檔案管理的思考
21世紀(jì)隨著社會(huì)的進(jìn)步､知識經(jīng)濟(jì)的興起､網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成和社會(huì)信息化的迅猛發(fā)展,網(wǎng)絡(luò) 化､數(shù)字化已成為現(xiàn)代圖書館的發(fā)展方向｡檔案管理作為圖書館管理的一部分,也同樣越來 越依賴于電腦等數(shù)字化設(shè)備,同時(shí),數(shù)字化設(shè)備的管理也需要建立技術(shù)設(shè)備管理檔案, 所以加強(qiáng)圖書館檔案管理問題已迫在眉睫｡
一､檔案管理的內(nèi)容､性質(zhì)和特點(diǎn)
1.檔案管理的內(nèi)容
檔案是國家機(jī)構(gòu)､社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的,保存?zhèn)洳榈奈淖?#65380;圖像､ 聲音及其它各種形式的原始紀(jì)錄｡ 檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是對檔案 資源的管理,也稱檔案實(shí)體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息管理｡檔 案實(shí)體管理包括檔案的收集､整理､鑒定､保管等內(nèi)容｡通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理 的資源體系,是對管理中各項(xiàng)工作紀(jì)錄的科學(xué)合理的管理,同時(shí)也是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ) ｡檔案信息組織是對檔案中包含的信息內(nèi)容進(jìn)行揭示､加工和存貯,形成二次文獻(xiàn),便于檔 案信息的開發(fā)和利用,它是為管理工作服務(wù)并對促進(jìn)管理工作的改進(jìn)提供一手材料｡
2.檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)
檔案管理工作是一種管理活動(dòng)｡ 就 圖書館來說,檔案管理是管理工作的一部分,又是圖書館各項(xiàng)管理工作的組成部分,如設(shè)備 管理檔案是設(shè)備管理的一部分;人事檔案是人事管理的一部分;行政管理檔案是行政管理的 一部分;技術(shù)檔案是技術(shù)設(shè)備管理的一部分｡
檔案管理工作包含了信息的輸入､存貯､加工､輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程,是一種信息控 制系統(tǒng)｡因?yàn)闄n案具有原始紀(jì)錄性的特點(diǎn),所以檔案管理具有檔案資源積累過程的緩慢性和 檔案管理活動(dòng)對檔案形成者的依附性及檔案管理工作對社會(huì)的相對保密性｡
二､檔案管理建設(shè)在圖書館管理中的必要性
檔案管理是一種信息控制系統(tǒng),檔案的建立需要圖書館各個(gè)部門的材料匯集｡材料 是在管理工作中形成的,其形成和管理也就是各部門的管理工作之一｡ 搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工､輸出又為管理工 作服務(wù)､提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)｡同時(shí),通過對檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用｡ 檔案管理是圖書館管理的一部分,同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個(gè)圖書館管理當(dāng)中｡所以說檔案管 理不能簡單的說是圖書館管理的一部分｡以哈爾濱師范大學(xué)圖書館為例,根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行 分析檔案管理和圖書館管理的關(guān)系:?ジ?:圖書館管理與檔案管理關(guān)系圖(見下頁)
利用這個(gè)關(guān)系圖不難看出檔案管理融合在各個(gè)管理層面當(dāng)中,又有自己相對獨(dú)立 的管理,相 對獨(dú)立的管理又作用于各個(gè)管理層面當(dāng)中｡因而加強(qiáng)檔案管理與建設(shè)對圖書館管理水平的提 高有著重要意義｡
三､圖書館檔案管理建設(shè)面臨的問題
1.檔案管理建設(shè)工作的問題
目前少數(shù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)對檔案建設(shè)工作的重要性認(rèn)識不足,長期以來各級領(lǐng)導(dǎo)存在“ 檔案工作 說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的工作作風(fēng),常常是做了好多工作都在腦子里裝著 卻沒有及時(shí)建立完整的檔案,認(rèn)為部門檔案管理是額外負(fù)擔(dān),這樣就不能為今后工 作的總結(jié)和改進(jìn)提供?ね際楣莨芾磧氳蛋腹芾砉叵低疾慰家讕?,也不能為自己的繼任者提供寶貴的管理經(jīng)驗(yàn),這是無形資產(chǎn)的流失, 是資源的浪費(fèi)｡此外,有的在收集基層各部門歸檔材料時(shí),為了自己工作考查方便,也不愿 意將文件材料送交 檔案管理 部門｡在基層部門文件材料立卷歸檔過程中,不是常常以種種理由進(jìn)行搪塞,就是采取漠然 視之的態(tài)度,這樣就會(huì)造成檔案歸檔不全,使檔案管理工作很難有效的開展下去｡
2.圖書館管理中存在的問題
(1)各項(xiàng)規(guī)章制度不完善,缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度｡一人一 個(gè)干法,缺少規(guī)范化,使檔案建設(shè)受阻｡
(2)隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設(shè)備的劇增,這些設(shè)備的使用管理､操作規(guī)程､ 基本技術(shù)等缺少技術(shù)檔案的建立｡技術(shù)檔案建立后,不僅可以幫助管理者迅速完成各項(xiàng)維護(hù) 工作,而且使后續(xù)專業(yè)技術(shù)人員能很快地熟悉整個(gè)圖書館的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)設(shè)備的配置､運(yùn)行 情況,盡快地投入工作｡只有這樣才能避免因?yàn)閭€(gè)別專業(yè)技術(shù)人員調(diào)離等原因,使圖書館的 現(xiàn)代化管理工作處于被動(dòng)情況的出現(xiàn)｡
(3)人才隊(duì)伍不穩(wěn)定,人員流動(dòng)過于頻繁,工作缺少連續(xù)性,使檔案搜集和檔案管理缺少 穩(wěn)定性和長期性｡
3.在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
(1)電子檔案的原始紀(jì)錄性､法律憑證性和保密安全性受到?jīng)_擊｡
(2)缺少數(shù)字環(huán)境下規(guī)范的管理辦法｡
四､網(wǎng)絡(luò)化､數(shù)字化､信息化環(huán)境下檔案管理的對策
1.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè),提高檔案管理在管理工作中的地位,增加檔案管理建設(shè)的投入
為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需求,提高檔案管理在管理中的地位,增加檔案管理建設(shè)的投入,首 先應(yīng)當(dāng)?shù)玫筋I(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,這是做好檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)工作的前提和關(guān)鍵,其次是在檔 案建設(shè)中加大設(shè)備､才力的投入,為檔案現(xiàn)代化管理提供保障,這樣才能有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī) 技術(shù)進(jìn)行檔案收集､整理､鑒定､保管和統(tǒng)計(jì)等日常管理工作,實(shí)行文檔一體化管理,促進(jìn) 檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程｡
2.選用具有較高職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的人才進(jìn)行檔案管理
知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代是真正以人為本的時(shí)代｡知識經(jīng)濟(jì)的第一資源是智力資源,而擁有治理資源的 是高素質(zhì)的人才,要想提高檔案管理水平,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化, 更重要的是人的思想觀念和智力水平的現(xiàn)代化,這是檔案工作現(xiàn)代 化的深層次的目標(biāo)｡檔案管理者是檔案建設(shè)的直接執(zhí)行人,他的執(zhí)行情況直接影響檔案現(xiàn)代 化建設(shè)的成敗｡
3.強(qiáng)化檔案管理中各種激勵(lì)機(jī)制的運(yùn)用
保證部門立卷制度的順利貫徹,保證兼職檔案員切實(shí)認(rèn)真做好歸檔工作,保證歸檔 案卷質(zhì)量,可以采取部門立卷評估與部門領(lǐng)導(dǎo)考評､部門工作評優(yōu)､評選先進(jìn)等相結(jié)合 ,使人的積極性得到充分的發(fā)揮,從而激發(fā)圖書館檔案建設(shè)的自覺性,推進(jìn)檔案建設(shè)的現(xiàn)代 化進(jìn)程,進(jìn)一步改進(jìn)圖書館管理水平｡只有如此,才能保證部門立卷工作的貫徹執(zhí)行,解決 歸檔難､歸檔案卷齊全率低及質(zhì)量差的問題｡
4.建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖書館管理體系
檔案管理是圖書館管理的一部分,因而完善圖書館的各項(xiàng)管理制度,完善和建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖 書館管理體系十分重要｡檔案管理服務(wù)于管理之中又作用于管理之中,圖書館完善的管理制 度和規(guī)范化管理的 工作程序能有力促進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程｡
踐行科學(xué)發(fā)展觀 提升企業(yè)檔案管理
以科學(xué)發(fā)展觀為核心的理論創(chuàng)新實(shí)質(zhì)上是馬克思唯物史觀在當(dāng)代中國的理論詮釋。檔案是記載一個(gè)企業(yè)乃至一個(gè)國家發(fā)展的歷史憑證，若檔案工作不跟著企業(yè)乃至國家的發(fā)展而發(fā)展，企業(yè)和國家在發(fā)展過程中就會(huì)缺少諸多重要的參考資料，或者不能及時(shí)的發(fā)揮檔案在企業(yè)和國家發(fā)展中的作用。
1踐行科學(xué)發(fā)展觀，把檔案管理當(dāng)作企業(yè)的“賢內(nèi)助”
把檔案當(dāng)作企業(yè)的“賢內(nèi)助”是因?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展離不開檔案，科學(xué)的管理離不開檔案，企業(yè)的科學(xué)決策離不開檔案。依法管理檔案，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，使檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，為企業(yè)全面、健康、持續(xù)性的發(fā)展服務(wù)，是企業(yè)檔案工作的根本目的所在，企業(yè)檔案管理工作的重中之重，從它的專業(yè)角度和利用角度便可窺見其“內(nèi)助”面貌及賢能的一面。
檔案學(xué)作為一門專業(yè)學(xué)科，它涵蓋內(nèi)容豐富，門類眾多，它遵循歷史發(fā)展的必然規(guī)律，它融絕對的真實(shí)性、圖情信息資料不可替代的原始性及客觀性于一體，企業(yè)參加社會(huì)生產(chǎn)的活動(dòng)，就會(huì)有檔案的產(chǎn)生和形成。企業(yè)檔案工作是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，它包括對黨、政、工、團(tuán)、科技、財(cái)務(wù)、人事、聲像等各種檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研及利用等完整系統(tǒng)的加工，是一項(xiàng)科學(xué)性與技術(shù)性極強(qiáng)的工作，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要手段。在知識經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，作為人事、技術(shù)、科研等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。
2踐行科學(xué)發(fā)展觀，把檔案管理看作企業(yè)生命的“綠葉”
把檔案看作企業(yè)生命的“綠葉”是因?yàn)橛辛怂?，花朵才?huì)富有更加美麗的生命與活力。而“綠葉”自身的保鮮并給花叢亮麗的點(diǎn)綴，應(yīng)是它義不容辭的職責(zé)。檔案在為企業(yè)發(fā)展服務(wù)中體現(xiàn)其自身價(jià)值。企業(yè)的改革與發(fā)展對檔案的利用和需要更加廣泛而多樣化，并為企業(yè)提供了一個(gè)充分發(fā)揮檔案作用、證明檔案工作存在和發(fā)展價(jià)值的大好機(jī)會(huì)。
大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，使檔案工作在社會(huì)主義市場中顯出勃勃生機(jī)，是企業(yè)檔案工作的生命力所在。企業(yè)檔案管理要熟悉和了解企業(yè)的需要，為企業(yè)的改革和經(jīng)營決策服好務(wù)，認(rèn)真執(zhí)行國家及行業(yè)有關(guān)檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，積極采用檔案管理現(xiàn)代技術(shù)、方法和手段，不斷提高企業(yè)檔案的科學(xué)管理水平。企業(yè)檔案管理要致力于檔案信息資源的深層次開發(fā)，提供高質(zhì)量的服務(wù)，為規(guī)范企業(yè)經(jīng)營管理等方面提供系統(tǒng)性、成套性、集約性的檔案信息服務(wù)，發(fā)揮檔案在保證和提高信息的準(zhǔn)確及時(shí)性、安全可靠性、有效適用性上的優(yōu)勢，不斷豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化(室)藏結(jié)構(gòu)，為企業(yè)儲(chǔ)備大量的技術(shù)信息，使企業(yè)在科技資源的占有和開發(fā)中實(shí)行可持續(xù)發(fā)展，增強(qiáng)市場競爭，體現(xiàn)檔案工作的自身價(jià)值，從而體現(xiàn)檔案工作在企業(yè)基礎(chǔ)管理工作中的地位和作用。
文檔一體化管理已是大勢所趨，檔案信息數(shù)字化已初見端倪。檔案管理人員要更新知識，提高技能，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化的先進(jìn)管理方法，運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)加快信息化步伐，緊跟時(shí)代與企業(yè)的改革步伐，充分認(rèn)識這片看似輕微卻負(fù)有重大責(zé)任感和使命感的“綠葉”。
3踐行科學(xué)發(fā)展觀，把檔案管理當(dāng)作歷史的“智能梳”
把檔案當(dāng)作歷史的“智能梳”，是因?yàn)樗崂碇鱾€(gè)階段各個(gè)時(shí)期的歷史發(fā)展?fàn)顩r以及人與人、人與物、物與物的千絲萬縷的密切聯(lián)系。它以原始記錄的方式反映了歷史的真實(shí)面貌，作為檔案的守護(hù)者，在歷史的變遷、時(shí)代的沉浮中對檔案的積累保管和利用等方面也起著很大的決定作用。
隨著以辦公自動(dòng)化、社會(huì)信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路，使之更好地為生產(chǎn)服務(wù)，還有很多需要研究和解決的實(shí)質(zhì)性問題。
檔案事業(yè)已納入“十五”計(jì)劃，由此可見,檔案事業(yè)發(fā)展到今天所處的重要地位。而作為國家檔案事業(yè)重要組成部分的企業(yè)檔案，更應(yīng)從小處抓起，從點(diǎn)滴做起，使其成為記錄企業(yè)成長史、為企業(yè)做出重要貢獻(xiàn)的一道亮麗風(fēng)景線，讓企業(yè)檔案這把歷史的“智能梳”細(xì)細(xì)梳理出它歷史的真味、恒久的韻味和永不磨滅的曠味。
4踐行科學(xué)發(fā)展觀，精細(xì)化的科學(xué)分類管理
目前，我廠的檔案管理進(jìn)行精細(xì)化的科學(xué)分類，將平時(shí)上級主管部門、政府等下發(fā)的相關(guān)文件、廠內(nèi)部發(fā)行文件分別收集，將文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，將行政、黨群、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備、綜合業(yè)務(wù)管理制度等多方面的資料集中起來。隨著企業(yè)的壯大和發(fā)展，業(yè)務(wù)量的增加和形成的文件不斷增多，現(xiàn)有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上企業(yè)發(fā)展的要求。如何科學(xué)地把學(xué)習(xí)到的檔案管理知識應(yīng)用到實(shí)際工作中去，是當(dāng)前應(yīng)該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構(gòu)建適宜企業(yè)發(fā)展實(shí)際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架，拓展檔案信息資源是檔案工作的發(fā)展趨勢，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關(guān)鍵點(diǎn)。
我廠結(jié)合檔案管理精細(xì)化、規(guī)范化的發(fā)展要求，積極探索和完善企業(yè)檔案管理模式及標(biāo)準(zhǔn)。對資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱、銷毀等過程，制定出科學(xué)規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡便實(shí)用的管理流程。對資料的收集、審核、整理、歸檔按以下流程操作：收集資料→分析資料→確定歸檔范圍→分類→裝訂→排列→編號→裝盒→編目→上柜。科學(xué)地按照永久、長期、短期三類檔案保管期限進(jìn)行分類整理、歸檔保管。使檔案管理模式上集中統(tǒng)一，分部門保管利用是檔案管理工作的發(fā)展方向，許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用。
就企業(yè)具體實(shí)際情況來看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需要，必須重視和創(chuàng)新，其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。企業(yè)的一些有關(guān)的文件、報(bào)表、合同管理是絕對機(jī)密的，所以這部分檔案應(yīng)以分散保存的形式保管。確定企業(yè)檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結(jié)合企業(yè)檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié)，在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。這種檔案的價(jià)值是無形資產(chǎn)的，同時(shí)也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。
5踐行科學(xué)發(fā)展觀，使檔案管理為企業(yè)持續(xù)發(fā)展服務(wù)
檔案管理為企業(yè)持續(xù)發(fā)展服務(wù)，是因?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的重要檔案資料，能為企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)、土地糾紛、人事調(diào)動(dòng)、政策落實(shí)、核實(shí)帳務(wù)等方面提供準(zhǔn)確憑證，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理問題提供借鑒及依據(jù)，甚至為涉及企業(yè)自身利益而必須解決的法律糾紛、化解矛盾提供相關(guān)重要的法律證據(jù)。這樣，企業(yè)利用檔案時(shí)可有證可查、有章可循，提高了工作效率和質(zhì)量，維護(hù)了企業(yè)的合法權(quán)益。
知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。筆者認(rèn)為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握企業(yè)檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能。二是要善于總結(jié)，勤于改進(jìn)，不斷創(chuàng)新。三是要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，提高認(rèn)識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ)，努力應(yīng)對檔案工作中遇到的新情況、新問題，健全各項(xiàng)檔案制度，制定相關(guān)管理制度檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實(shí)施開展，這也是檔案管理工作順利進(jìn)行的保證。
檔案工作制度管理應(yīng)該包含三個(gè)方面內(nèi)容：一是建立健全企業(yè)檔案工作各項(xiàng)制度，依據(jù)制度對有關(guān)科室進(jìn)行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。提高建檔意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。二是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門或人員。三是檔案管理人員對檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進(jìn)行。從而切實(shí)把企業(yè)檔案管理納入制度化管理中，檔案管理人員平時(shí)也要認(rèn)真做好收集、整理、管理工作。做到及時(shí)、主動(dòng)收集存檔的資料;按時(shí)歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，反復(fù)過濾;整理有序，科學(xué)管理，分柜存放，方便查找。真正做到使檔案管理成為領(lǐng)導(dǎo)和各科室的參謀助手，從而提高企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量有很大的幫助，為企業(yè)又好又快發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。
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