檔案管理論文的范文精選
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對圖書館檔案管理的思考
21世紀隨著社會的進步､知識經(jīng)濟的興起､網(wǎng)絡環(huán)境的形成和社會信息化的迅猛發(fā)展,網(wǎng)絡 化､數(shù)字化已成為現(xiàn)代圖書館的發(fā)展方向｡檔案管理作為圖書館管理的一部分,也同樣越來 越依賴于電腦等數(shù)字化設備,同時,數(shù)字化設備的管理也需要建立技術(shù)設備管理檔案, 所以加強圖書館檔案管理問題已迫在眉睫｡
一､檔案管理的內(nèi)容､性質(zhì)和特點
1.檔案管理的內(nèi)容
檔案是國家機構(gòu)､社會組織和個人在社會活動中形成的,保存?zhèn)洳榈奈淖?#65380;圖像､ 聲音及其它各種形式的原始紀錄｡ 檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容:一是對檔案 資源的管理,也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息管理｡檔 案實體管理包括檔案的收集､整理､鑒定､保管等內(nèi)容｡通過檔案資源建設來建立科學合理 的資源體系,是對管理中各項工作紀錄的科學合理的管理,同時也是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ) ｡檔案信息組織是對檔案中包含的信息內(nèi)容進行揭示､加工和存貯,形成二次文獻,便于檔 案信息的開發(fā)和利用,它是為管理工作服務并對促進管理工作的改進提供一手材料｡
2.檔案管理的性質(zhì)和特點
檔案管理工作是一種管理活動｡ 就 圖書館來說,檔案管理是管理工作的一部分,又是圖書館各項管理工作的組成部分,如設備 管理檔案是設備管理的一部分;人事檔案是人事管理的一部分;行政管理檔案是行政管理的 一部分;技術(shù)檔案是技術(shù)設備管理的一部分｡
檔案管理工作包含了信息的輸入､存貯､加工､輸出這樣一個信息傳輸過程,是一種信息控 制系統(tǒng)｡因為檔案具有原始紀錄性的特點,所以檔案管理具有檔案資源積累過程的緩慢性和 檔案管理活動對檔案形成者的依附性及檔案管理工作對社會的相對保密性｡
二､檔案管理建設在圖書館管理中的必要性
檔案管理是一種信息控制系統(tǒng),檔案的建立需要圖書館各個部門的材料匯集｡材料 是在管理工作中形成的,其形成和管理也就是各部門的管理工作之一｡ 搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過加工､輸出又為管理工 作服務､提供各項數(shù)據(jù)｡同時,通過對檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進管理工作的作用｡ 檔案管理是圖書館管理的一部分,同時又顯現(xiàn)和作用于整個圖書館管理當中｡所以說檔案管 理不能簡單的說是圖書館管理的一部分｡以哈爾濱師范大學圖書館為例,根據(jù)機構(gòu)設置進行 分析檔案管理和圖書館管理的關(guān)系:?ジ?:圖書館管理與檔案管理關(guān)系圖(見下頁)
利用這個關(guān)系圖不難看出檔案管理融合在各個管理層面當中,又有自己相對獨立 的管理,相 對獨立的管理又作用于各個管理層面當中｡因而加強檔案管理與建設對圖書館管理水平的提 高有著重要意義｡
三､圖書館檔案管理建設面臨的問題
1.檔案管理建設工作的問題
目前少數(shù)圖書館領(lǐng)導對檔案建設工作的重要性認識不足,長期以來各級領(lǐng)導存在“ 檔案工作 說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的工作作風,常常是做了好多工作都在腦子里裝著 卻沒有及時建立完整的檔案,認為部門檔案管理是額外負擔,這樣就不能為今后工 作的總結(jié)和改進提供?ね際楣莨芾磧氳蛋腹芾砉叵低疾慰家讕?,也不能為自己的繼任者提供寶貴的管理經(jīng)驗,這是無形資產(chǎn)的流失, 是資源的浪費｡此外,有的在收集基層各部門歸檔材料時,為了自己工作考查方便,也不愿 意將文件材料送交 檔案管理 部門｡在基層部門文件材料立卷歸檔過程中,不是常常以種種理由進行搪塞,就是采取漠然 視之的態(tài)度,這樣就會造成檔案歸檔不全,使檔案管理工作很難有效的開展下去｡
2.圖書館管理中存在的問題
(1)各項規(guī)章制度不完善,缺少檔案管理制度及管理工作中的建檔制度｡一人一 個干法,缺少規(guī)范化,使檔案建設受阻｡
(2)隨著科技的發(fā)展以及各種電子儀器設備的劇增,這些設備的使用管理､操作規(guī)程､ 基本技術(shù)等缺少技術(shù)檔案的建立｡技術(shù)檔案建立后,不僅可以幫助管理者迅速完成各項維護 工作,而且使后續(xù)專業(yè)技術(shù)人員能很快地熟悉整個圖書館的計算機局域網(wǎng)設備的配置､運行 情況,盡快地投入工作｡只有這樣才能避免因為個別專業(yè)技術(shù)人員調(diào)離等原因,使圖書館的 現(xiàn)代化管理工作處于被動情況的出現(xiàn)｡
(3)人才隊伍不穩(wěn)定,人員流動過于頻繁,工作缺少連續(xù)性,使檔案搜集和檔案管理缺少 穩(wěn)定性和長期性｡
3.在檔案管理數(shù)字化建設中存在的問題
(1)電子檔案的原始紀錄性､法律憑證性和保密安全性受到?jīng)_擊｡
(2)缺少數(shù)字環(huán)境下規(guī)范的管理辦法｡
四､網(wǎng)絡化､數(shù)字化､信息化環(huán)境下檔案管理的對策
1.加強檔案基礎(chǔ)建設,提高檔案管理在管理工作中的地位,增加檔案管理建設的投入
為適應檔案現(xiàn)代化管理需求,提高檔案管理在管理中的地位,增加檔案管理建設的投入,首 先應當?shù)玫筋I(lǐng)導的重視和支持,這是做好檔案管理基礎(chǔ)建設工作的前提和關(guān)鍵,其次是在檔 案建設中加大設備､才力的投入,為檔案現(xiàn)代化管理提供保障,這樣才能有效地運用計算機 技術(shù)進行檔案收集､整理､鑒定､保管和統(tǒng)計等日常管理工作,實行文檔一體化管理,促進 檔案現(xiàn)代化建設的進程｡
2.選用具有較高職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的人才進行檔案管理
知識經(jīng)濟時代是真正以人為本的時代｡知識經(jīng)濟的第一資源是智力資源,而擁有治理資源的 是高素質(zhì)的人才,要想提高檔案管理水平,實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化, 更重要的是人的思想觀念和智力水平的現(xiàn)代化,這是檔案工作現(xiàn)代 化的深層次的目標｡檔案管理者是檔案建設的直接執(zhí)行人,他的執(zhí)行情況直接影響檔案現(xiàn)代 化建設的成敗｡
3.強化檔案管理中各種激勵機制的運用
保證部門立卷制度的順利貫徹,保證兼職檔案員切實認真做好歸檔工作,保證歸檔 案卷質(zhì)量,可以采取部門立卷評估與部門領(lǐng)導考評､部門工作評優(yōu)､評選先進等相結(jié)合 ,使人的積極性得到充分的發(fā)揮,從而激發(fā)圖書館檔案建設的自覺性,推進檔案建設的現(xiàn)代 化進程,進一步改進圖書館管理水平｡只有如此,才能保證部門立卷工作的貫徹執(zhí)行,解決 歸檔難､歸檔案卷齊全率低及質(zhì)量差的問題｡
4.建立標準化的圖書館管理體系
檔案管理是圖書館管理的一部分,因而完善圖書館的各項管理制度,完善和建立標準化的圖 書館管理體系十分重要｡檔案管理服務于管理之中又作用于管理之中,圖書館完善的管理制 度和規(guī)范化管理的 工作程序能有力促進檔案現(xiàn)代化建設的進程｡
踐行科學發(fā)展觀 提升企業(yè)檔案管理
以科學發(fā)展觀為核心的理論創(chuàng)新實質(zhì)上是馬克思唯物史觀在當代中國的理論詮釋。檔案是記載一個企業(yè)乃至一個國家發(fā)展的歷史憑證，若檔案工作不跟著企業(yè)乃至國家的發(fā)展而發(fā)展，企業(yè)和國家在發(fā)展過程中就會缺少諸多重要的參考資料，或者不能及時的發(fā)揮檔案在企業(yè)和國家發(fā)展中的作用。
1踐行科學發(fā)展觀，把檔案管理當作企業(yè)的“賢內(nèi)助”
把檔案當作企業(yè)的“賢內(nèi)助”是因為企業(yè)的發(fā)展離不開檔案，科學的管理離不開檔案，企業(yè)的科學決策離不開檔案。依法管理檔案，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，使檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，為企業(yè)全面、健康、持續(xù)性的發(fā)展服務，是企業(yè)檔案工作的根本目的所在，企業(yè)檔案管理工作的重中之重，從它的專業(yè)角度和利用角度便可窺見其“內(nèi)助”面貌及賢能的一面。
檔案學作為一門專業(yè)學科，它涵蓋內(nèi)容豐富，門類眾多，它遵循歷史發(fā)展的必然規(guī)律，它融絕對的真實性、圖情信息資料不可替代的原始性及客觀性于一體，企業(yè)參加社會生產(chǎn)的活動，就會有檔案的產(chǎn)生和形成。企業(yè)檔案工作是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，它包括對黨、政、工、團、科技、財務、人事、聲像等各種檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研及利用等完整系統(tǒng)的加工，是一項科學性與技術(shù)性極強的工作，是維護企業(yè)經(jīng)濟效益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的重要手段。在知識經(jīng)濟和信息時代，檔案管理工作作為信息業(yè)的組成部分，作為人事、技術(shù)、科研等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮應有的重要作用。
2踐行科學發(fā)展觀，把檔案管理看作企業(yè)生命的“綠葉”
把檔案看作企業(yè)生命的“綠葉”是因為有了它，花朵才會富有更加美麗的生命與活力。而“綠葉”自身的保鮮并給花叢亮麗的點綴，應是它義不容辭的職責。檔案在為企業(yè)發(fā)展服務中體現(xiàn)其自身價值。企業(yè)的改革與發(fā)展對檔案的利用和需要更加廣泛而多樣化，并為企業(yè)提供了一個充分發(fā)揮檔案作用、證明檔案工作存在和發(fā)展價值的大好機會。
大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，使檔案工作在社會主義市場中顯出勃勃生機，是企業(yè)檔案工作的生命力所在。企業(yè)檔案管理要熟悉和了解企業(yè)的需要，為企業(yè)的改革和經(jīng)營決策服好務，認真執(zhí)行國家及行業(yè)有關(guān)檔案工作的業(yè)務標準、規(guī)范，積極采用檔案管理現(xiàn)代技術(shù)、方法和手段，不斷提高企業(yè)檔案的科學管理水平。企業(yè)檔案管理要致力于檔案信息資源的深層次開發(fā)，提供高質(zhì)量的服務，為規(guī)范企業(yè)經(jīng)營管理等方面提供系統(tǒng)性、成套性、集約性的檔案信息服務，發(fā)揮檔案在保證和提高信息的準確及時性、安全可靠性、有效適用性上的優(yōu)勢，不斷豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化(室)藏結(jié)構(gòu)，為企業(yè)儲備大量的技術(shù)信息，使企業(yè)在科技資源的占有和開發(fā)中實行可持續(xù)發(fā)展，增強市場競爭，體現(xiàn)檔案工作的自身價值，從而體現(xiàn)檔案工作在企業(yè)基礎(chǔ)管理工作中的地位和作用。
文檔一體化管理已是大勢所趨，檔案信息數(shù)字化已初見端倪。檔案管理人員要更新知識，提高技能，努力學習和掌握現(xiàn)代化的先進管理方法，運用數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術(shù)加快信息化步伐，緊跟時代與企業(yè)的改革步伐，充分認識這片看似輕微卻負有重大責任感和使命感的“綠葉”。
3踐行科學發(fā)展觀，把檔案管理當作歷史的“智能梳”
把檔案當作歷史的“智能梳”，是因為它梳理著各個階段各個時期的歷史發(fā)展狀況以及人與人、人與物、物與物的千絲萬縷的密切聯(lián)系。它以原始記錄的方式反映了歷史的真實面貌，作為檔案的守護者，在歷史的變遷、時代的沉浮中對檔案的積累保管和利用等方面也起著很大的決定作用。
隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標準化、規(guī)范化、科學化的綜合建檔過程中和檔案管理中由單純的存放走向應用、分析的道路，使之更好地為生產(chǎn)服務，還有很多需要研究和解決的實質(zhì)性問題。
檔案事業(yè)已納入“十五”計劃，由此可見,檔案事業(yè)發(fā)展到今天所處的重要地位。而作為國家檔案事業(yè)重要組成部分的企業(yè)檔案，更應從小處抓起，從點滴做起，使其成為記錄企業(yè)成長史、為企業(yè)做出重要貢獻的一道亮麗風景線，讓企業(yè)檔案這把歷史的“智能梳”細細梳理出它歷史的真味、恒久的韻味和永不磨滅的曠味。
4踐行科學發(fā)展觀，精細化的科學分類管理
目前，我廠的檔案管理進行精細化的科學分類，將平時上級主管部門、政府等下發(fā)的相關(guān)文件、廠內(nèi)部發(fā)行文件分別收集，將文件分成上述三大類目立卷裝訂保存，將行政、黨群、人事、財務、設備、綜合業(yè)務管理制度等多方面的資料集中起來。隨著企業(yè)的壯大和發(fā)展，業(yè)務量的增加和形成的文件不斷增多，現(xiàn)有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上企業(yè)發(fā)展的要求。如何科學地把學習到的檔案管理知識應用到實際工作中去，是當前應該面對和解決的首要問題，也是日后檔案管理工作的重中之重。所以，重新構(gòu)建適宜企業(yè)發(fā)展實際的綜合檔案管理系統(tǒng)性框架，拓展檔案信息資源是檔案工作的發(fā)展趨勢，也是有利于綜合檔案管理工作的開展和日常管理的關(guān)鍵點。
我廠結(jié)合檔案管理精細化、規(guī)范化的發(fā)展要求，積極探索和完善企業(yè)檔案管理模式及標準。對資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱、銷毀等過程，制定出科學規(guī)范、安全集中、系統(tǒng)完整、簡便實用的管理流程。對資料的收集、審核、整理、歸檔按以下流程操作：收集資料→分析資料→確定歸檔范圍→分類→裝訂→排列→編號→裝盒→編目→上柜?？茖W地按照永久、長期、短期三類檔案保管期限進行分類整理、歸檔保管。使檔案管理模式上集中統(tǒng)一，分部門保管利用是檔案管理工作的發(fā)展方向，許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用。
就企業(yè)具體實際情況來看，有一些傳統(tǒng)做法似乎不能適應當前企業(yè)發(fā)展的需要，必須重視和創(chuàng)新，其中包括檔案工作收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。企業(yè)的一些有關(guān)的文件、報表、合同管理是絕對機密的，所以這部分檔案應以分散保存的形式保管。確定企業(yè)檔案文件材料的歸檔范圍，并在立卷制度上更新。在結(jié)合企業(yè)檔案管理工作精神的前提下，從組卷的形式到裝訂的手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣的操作步驟和不必要的過程、環(huán)節(jié)，在模式上集中統(tǒng)一，盡快完成歸檔程序，盡量縮短立卷歸檔周期。檔案管理工作做到有條不紊，整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。這種檔案的價值是無形資產(chǎn)的，同時也能為日后檔案綜合利用提供便利條件。
5踐行科學發(fā)展觀，使檔案管理為企業(yè)持續(xù)發(fā)展服務
檔案管理為企業(yè)持續(xù)發(fā)展服務，是因為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的重要檔案資料，能為企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)、土地糾紛、人事調(diào)動、政策落實、核實帳務等方面提供準確憑證，為企業(yè)領(lǐng)導和業(yè)務人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、處理問題提供借鑒及依據(jù)，甚至為涉及企業(yè)自身利益而必須解決的法律糾紛、化解矛盾提供相關(guān)重要的法律證據(jù)。這樣，企業(yè)利用檔案時可有證可查、有章可循，提高了工作效率和質(zhì)量，維護了企業(yè)的合法權(quán)益。
知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。筆者認為提高檔案管理人員的業(yè)務能力和工作技能，主要體現(xiàn)在三個方面：一是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握企業(yè)檔案管理方面的業(yè)務水平和工作技能。二是要善于總結(jié)，勤于改進，不斷創(chuàng)新。三是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎(chǔ)，努力應對檔案工作中遇到的新情況、新問題，健全各項檔案制度，制定相關(guān)管理制度檔案信息是一種無形資產(chǎn)，也是企業(yè)的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規(guī)章制度的規(guī)范和約束，才能保證檔案工作合理化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。
檔案工作制度管理應該包含三個方面內(nèi)容：一是建立健全企業(yè)檔案工作各項制度，依據(jù)制度對有關(guān)科室進行檔案目錄匯集和使用調(diào)控。提高建檔意識，確保檔案完整、準確和安全。二是將檔案管理制度正式納入企業(yè)管理制度，明確管理檔案的部門或人員。三是檔案管理人員對檔案管理的主要環(huán)節(jié)要照章管理，從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。從而切實把企業(yè)檔案管理納入制度化管理中，檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料;按時歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，反復過濾;整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。真正做到使檔案管理成為領(lǐng)導和各科室的參謀助手，從而提高企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量有很大的幫助，為企業(yè)又好又快發(fā)展起到積極的推動作用。
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