檔案管理的論文

　　在當今社會的各項工作中,會產(chǎn)生一些不同形式和各種載體的歷史記錄,其被稱為檔案,本身具有一定的保存價值。下文是學習啦小編為大家搜集整理的關(guān)于檔案管理的論文的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　檔案管理的論文篇1

　　試談實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的并存的策略

　　一、傳統(tǒng)檔案的特性

　　第一,作為傳統(tǒng)檔案的形式,紙質(zhì)檔案 是通過手工執(zhí)筆錄入的,那么這樣的檔案錄入方式就從根本上保證了檔案的原始性,它是最可靠、最真實的體現(xiàn).與電子檔案相比較,紙質(zhì)檔案在長期的發(fā)展中,已經(jīng)形成了一定的科學有效機制.它保證了資料的唯一性.作為唯一的表現(xiàn)形式,紙質(zhì)檔案是不可進行涂改的,而電子檔案卻與之不同,是可以進行修改的.這也是電子檔案的缺點之一.

　　第二,對于電子檔案來說,它的表現(xiàn)必須是通過電子設(shè)備才能顯示出來.不像紙質(zhì)檔案通過紙質(zhì)進行記錄保存,簡單明了,便于查找.同時由于紙質(zhì)檔案方便簡單易操作,可以被大多數(shù)使用者接受.不會受到客觀因素的影響,而出現(xiàn)不便于查找的情況.

　　第三,對于紙質(zhì)檔案來說,它具有儲存的耐久性,紙張作為檔案信息的載體,不會出現(xiàn)使用受限與次數(shù)受限的問題.紙張主要是有纖維素構(gòu)成,盡管在一定條件下會出現(xiàn)電解現(xiàn)象,但是它的耐久性是非常高的.

　　二、電子檔案的特性

　　以計算機盤片,磁盤等化學磁性材料為載體的文字資料就是電子檔案,它的出現(xiàn)是社會發(fā)展信息電子化,智能化的產(chǎn)物.作為記錄人類活動的必要方式,檔案同樣受到了信息化發(fā)展的影響從而衍生出電子檔案這一概念.

　　電子檔案的優(yōu)點.第一、電子檔案主要是通過對所需存儲的數(shù)據(jù)進行電子數(shù)據(jù)處理,從而進行儲存,而一般電子檔案的載體所占空間很小,且存儲量巨大.現(xiàn)在市面上普遍通用的有 U 盤、移動硬盤等工具.它們的存儲量巨大,但是占用的空間卻非常的小,而且還便于攜帶.第二、信息化發(fā)展的多元化使得人們在文字閱讀的基礎(chǔ)上,同時可以享受到影音,圖表等多種模式帶來的立體化感受.對于電子檔案來說,它已經(jīng)異于傳統(tǒng)的文字檔案.它同樣可以通過載體,對影音、圖標加以出現(xiàn).這一點相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來說,大大地減少了檔案的局限性,使得資料的呈現(xiàn)更加的生動具體.第三、檔案異地利用的迅速準確性以及資源共享的便捷性.電子檔案的儲存依賴于一些移動儲存裝置,便于攜帶.同時通過網(wǎng)絡(luò),資源可以達到共享,不用再像以前一樣對于紙質(zhì)資料的重疊利用,需要相互借閱.

　　電子檔案除了以上一些優(yōu)點外,還存在一定的缺點.

　　第一,電子檔案只能依賴于數(shù)字化設(shè)備.電子檔案主要是依賴于一些數(shù)字化設(shè)備而進行的,它的存在不同于紙質(zhì)檔案可以直接通過紙張來表現(xiàn).正式由于電子檔案的存在是依托一定的數(shù)字化設(shè)備,所以電子檔案對計算機的依賴也就顯得尤為強烈.在這個信息化倍速更新的年代,電子計算機的日益更新速度是非?？斓?那么也就給電子檔案的保存帶來了難題.隨著計算機硬件設(shè)施的快速更新?lián)Q代,電子檔案的運用軟件也同樣更新得比較快.比如,以前計算存儲可以通過磁盤來實現(xiàn),但是到如今,從中衍生而出的 U 盤,移動硬盤已經(jīng)讓磁盤存儲消失在人們的視野中,而對于辦公軟件來講,Office 辦公軟件的版本也是一年一個升級版本.那么這一更新?lián)Q代熱潮就相應(yīng)的對檔案信息的錄入造成了一定的影響.

　　第二,電子檔案具有易更改性.電子檔案具有方便快捷的特點,文字修改功能是十分強大的.雖然這為電子數(shù)據(jù)的操作帶來了一定的便利,但是同時,對于電子檔案來說,它也是其致命傷.由于可以對電子檔案進行修改復(fù)制、刪除粘貼,同時在進行這些操作以后不會留下任何痕跡.對于檔案的原始性和真實性直接造成了影響.

　　第三,電子檔案的長期儲存問題.紙質(zhì)檔案所用的紙張是有纖維素組成的,那是可以作為長期保存的.但是電子檔案的保存就會受到容量大小,存儲時間、次數(shù)的約束.在早起的軟盤存儲時,是有次數(shù)和期限限制的,而現(xiàn)在 U 盤、移動硬盤的存儲可能會由于存儲載體自身的質(zhì)量問題或者人為的遺失而造成資料丟失.

　　三、如何實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的并存

　　電子檔案的出現(xiàn)和運用對檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響.所以,在新時代的特殊環(huán)境下,就應(yīng)該對陳舊的檔案理論進行豐富、改進、完善、優(yōu)化.首先,應(yīng)該嚴格的對檔案進行分類界定,對于電子檔案的來源、屬性種類進行嚴格、細致的分類.以便于更加細致深入的對其進行研究.其次,在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下,網(wǎng)絡(luò)不確定因素太多.同時加之電子檔案本省存在的缺乏真實性、可靠性等問題,應(yīng)該制定完善的電子檔案法規(guī)、制度、對其進行保護和一定的約束.最后.對于電子檔案內(nèi)容應(yīng)該進行重新界定,以求更好的對其進行管理.對于電子檔案的形成、存儲、運用等方面應(yīng)該與紙質(zhì)檔案做出明顯的區(qū)分.這種區(qū)分方式的建立,應(yīng)該不只是建立在紙質(zhì)檔案管理上的,還應(yīng)該制定出一套完整技術(shù)標準管理辦法.在做好電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)分與協(xié)同工作后,最后要注意的是,對于檔案工作的職業(yè)素質(zhì)也應(yīng)該提出改善,要讓他們要拋開傳統(tǒng)的管理方法和制度,要正確、科學的面對傳統(tǒng)檔案與電子檔案的過度,并且能夠很好地對其進行掌握.

　　四、結(jié)語

　　總之,傳統(tǒng)與現(xiàn)代結(jié)合已經(jīng)成為了人們津津樂道的話題.如何把兩者的優(yōu)點完美的結(jié)合也成為一個比較受關(guān)注的話題.對于檔案工作來說,傳統(tǒng)電子檔案與電子檔案的并存,是數(shù)字化校園建立中出現(xiàn)的一個重要問題.它們各具特點,但是又相互影響,相互補充.

　　[參考文獻]

　　[1] 陳海英. 白城市配套改革中的電子文件歸檔[J]. 中國檔案,2001,(5).

　　[2] 裴佳祺:紙質(zhì)檔案與電子檔案同時使用的必要性[J]. 法制與社會,2008,(4).

　　檔案管理的論文篇2

　　試析檔案管理機構(gòu)發(fā)揮智庫功能

　　科學決策是達到預(yù)期目的獲得成功的前提?，F(xiàn)代社會為實現(xiàn)科學決策，都在借助決策參謀機構(gòu)的作用。人們?yōu)槌浞挚隙Q策參謀這類機構(gòu)的特殊功能，將諸如各類研究室、研究所、研究院或具有"外腦"功能的專業(yè)公司統(tǒng)稱為"智庫".檔案管理機構(gòu)就具有智庫的"外腦"功能。為充分發(fā)揮這一資源的寶貴作用，在現(xiàn)實經(jīng)濟社會運轉(zhuǎn)過程中，其特殊功能值得我們認真探討，將其智庫作用提到相應(yīng)地位來看待實施。

　　一、現(xiàn)代科學決策越來越重視智庫的作用

　　決策科學是實現(xiàn)科學決策的學問。為有效杜絕各級黨政領(lǐng)導機關(guān)和企事業(yè)單位發(fā)生非理性的"三拍"決策(即主要領(lǐng)導在拿主意時拍腦袋，決策時為顯示"氣魄"而拍胸脯，一旦發(fā)現(xiàn)決策失誤就拍屁股走人)，凡是擔任各種領(lǐng)導職務(wù)的官員們或企業(yè)家，就應(yīng)潛心鉆研決策科學，特別是善于利用"智庫"進行科學決策、從而有效避免決策失誤，提高決策的科學性與成功率。

　　向智庫團征求意見和建議，必要時召集專家進行"會診",找出問題的癥結(jié)，拿出對策性意見，謀劃解決問題的最佳辦法。為使決策有比較性的選擇余地，對重要決策還應(yīng)讓智庫機構(gòu)提出多個方案，按不同方案設(shè)計的路徑進行模擬運行推演，從中進行優(yōu)劣對比，最終讓決策層做出理性優(yōu)選決斷。

　　智庫在各級各類決策機關(guān)的決策過程中，發(fā)揮著特殊的重要功能。

　　二、檔案管理機構(gòu)完全可以充任高水平智庫

　　為有效打造好決策的智庫功能，檔案管理機構(gòu)在認真履行檔案管理職能的同時，還需樹立智庫意識，相應(yīng)進行屬于智庫機構(gòu)的如下必要素質(zhì)準備：

　　(一)依據(jù)檔案管理機構(gòu)的業(yè)務(wù)特點，進行智庫功能的準確定位。

　　就一個地區(qū)而言，可以說檔案管理資料內(nèi)容浩瀚，內(nèi)存具有一定時空跨度的大量信息，對實施科學決策彌足珍貴，所以從廣義上講，檔案管理機構(gòu)可在所有領(lǐng)域發(fā)揮決策的智庫作用。但是考慮檔案管理部門與政府其他部門的職能劃分，檔案管理機構(gòu)的智庫作用應(yīng)著重從以下三個方面發(fā)揮：一是在地區(qū)性經(jīng)濟社會發(fā)展戰(zhàn)略的決策方面;二是在區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展一體化定位的決策方面;三是在特別重大的發(fā)展項目決策方面。在這三個方面，檔案管理機構(gòu)應(yīng)為決策機關(guān)從歷史發(fā)展的延續(xù)性、各類條件是否成熟性、環(huán)境限制性等方面，提出可能性與可行性方面的依據(jù)。

　　至于諸如人事任免，一般性項目的決策，有關(guān)具體項目引進或限制，相關(guān)政府職能部門更為專業(yè)，這類決策參謀就交由他們發(fā)揮。而檔案管理機構(gòu)在這方面智庫作用的發(fā)揮，也不應(yīng)是全程包攬所有智庫功能，而是從檔案管理的特殊功能出發(fā)，為決策層提供一方面的決策依據(jù)。

　　(二)安排熱心智庫的工作人員，進行決策科學的定向培訓。

　　通過培訓，讓他們逐步具備決策人員應(yīng)有的素質(zhì)。使檔案管理人員在決策參謀作用發(fā)揮方面，具備"四能"業(yè)務(wù)技能，達到"四嚴"素質(zhì)水平和"四求"工作質(zhì)量標準。"四能"就是要具備綜合分析、文字表達、編研整理和計算機操作四種能力。"四嚴"就是具有嚴肅的工作態(tài)度、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L、嚴明的組織紀律和嚴格的自我約束。

　　工作質(zhì)量的"四求"標準。一是求準：就是圍繞決策議題，準確把握領(lǐng)導思路，站在全局高度，挖掘與提供緊貼課題要求、帶有全局性的情況和問題，能引起決策成員的深度思考。二是求實：就是實事求是地提供能夠反映矛盾和問題的資訊材料，不掩蓋矛盾，客觀地反映事物的面貌，真正做到喜憂兼報。三是求深：就是能深入發(fā)掘檔案資料中與決策課題密切相關(guān)的資訊材料，進行深度分析與加工，從制度、體制、機制層面提供相關(guān)依據(jù)，讓領(lǐng)導能夠了解掌握這方面的第一手歷史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不滿足于現(xiàn)狀，不固守傳統(tǒng)觀念，對現(xiàn)存檔案資料，用新的思維去分析，用新的眼光去判斷，用新的認識去思考，用新的觀念去研究，最終做出新的推論，提供給決策層參考。

　　三、努力實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與智庫作用的智能化

　　需要我們切實從檔案目錄信息化管理、文件檔案一體化管理、檔案全文存儲與檢索、檔案信息的多媒體集中統(tǒng)一管理、檔案業(yè)務(wù)計算機輔助管理、檔案編研計算機輔助管理、計算機用于檔案保護及庫房管理與檔案部門辦公自動化管理等8個方面實現(xiàn)新的突破，嫻熟地掌握諸如數(shù)據(jù)處理、實際控制、輔助設(shè)計、輔助制造、文字處理、數(shù)字通信及智能模式等功能和成熟的技術(shù)。各地依據(jù)自身條件，積極向當?shù)仡I(lǐng)導匯報，爭取支持，盡早引進"科怡合檔案館管理系統(tǒng)"系列、"科怡2000檔案管理系統(tǒng)",以檔案管理的現(xiàn)代化，促進檔案管理機構(gòu)發(fā)揮決策智庫功能的智能化。