檔案的碩士論文(2)
檔案的碩士論文篇2
試談檔案規(guī)范化管理的意義和有效方式
在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)和技術(shù)全面發(fā)展的時(shí)代,檔案管理工作是一件十分關(guān)鍵和重要的事情,在我們這個發(fā)展中國家具有著重要的作用和地位. 為此,做好檔案管理工作,出色地完成檔案的管理和保存是促進(jìn)國家發(fā)展的必要前提. 在檔案管理中,管理人員能否規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地管理檔案, 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是現(xiàn)階段管理檔案的重要任務(wù)和目標(biāo). 但是由于檔案管理工作具有一定的枯燥性、繁瑣性,為此在規(guī)范化的管理過程中便存在著一定的困難. 這就需要我們在檔案管理過程中不斷搞好檔案管理的硬件落實(shí)的同時(shí)還要做好檔案管理人員的培訓(xùn), 建立健全相應(yīng)的管理制度,以此來規(guī)范化檔案管理工作.
為此, 為了能夠有效地規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化我們的檔案管理工作, 一定要強(qiáng)化檔案管理人員的系統(tǒng)思維能力, 樹立文書處理的寬泛化和標(biāo)準(zhǔn)化. 確保管理人員能夠在實(shí)際工作中做好規(guī)范化、 標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作. 為此,我從檔案管理工作的角度進(jìn)行了探索和研究, 探索和總結(jié)了以下幾點(diǎn)比較有效的方式和方法.
一、規(guī)范檔案管理、做好檔案管理工作的重要意義
對于一個企業(yè)或者是一個國家機(jī)關(guān)來說, 檔案管理作用看起來沒有大的作用和貢獻(xiàn), 但是在實(shí)際發(fā)展中卻關(guān)系到是否能夠健康發(fā)展. 在企業(yè)或國家機(jī)關(guān)中,檔案管理工作也是其重要的工作組成部分, 檔案管理工作的質(zhì)量和效率會影響整個機(jī)關(guān)和企業(yè)的工作質(zhì)量, 也是維護(hù)和保護(hù)歷史發(fā)展的一項(xiàng)關(guān)鍵性的工作. 在檔案管理過程中, 科學(xué)性的管理辦法是檔案順利管理的保障,是一個企業(yè)和單位管理水平的體現(xiàn).
更是檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)依據(jù). 為了能夠在需要的時(shí)候能夠從檔案中及時(shí)準(zhǔn)確地調(diào)取資料來進(jìn)行全面、 科學(xué)的分析, 我們就必須制定好檔案管理工作的制度, 善于從以往的檔案管理工作中去之糟粕, 取之精華來不斷發(fā)展和提高我們的檔案管理效率和質(zhì)量.
為此,我們在檔案管理過程中,一方面要能夠保證及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的檔案依據(jù), 另一方面還要使我們的檔案管理工作有利于社會各方面的發(fā)展, 為科學(xué)健康的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ). 隨著我國經(jīng)濟(jì)制度的全面發(fā)展,以及科學(xué)技術(shù)的不斷提高,我們檔案管理工作也要及時(shí)進(jìn)行工作理念以及工作方式的轉(zhuǎn)變, 作為從事檔案管理的人員, 我們必須有勇氣去探索和嘗試新的檔案管理辦法, 從而尋找到最適宜當(dāng)代社會發(fā)展的檔案管理辦法, 以促進(jìn)企業(yè)或機(jī)關(guān)單位的科學(xué)發(fā)展, 不斷促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展,發(fā)揮出檔案管理的巨大意義.
二、規(guī)范檔案管理、優(yōu)化管理質(zhì)量的有效方式
正因?yàn)橐?guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作具有以上重要的意義和作用, 我們就必須重視起這個并不起眼的工作, 在檔案管理過程中要不斷學(xué)習(xí)和總結(jié)經(jīng)驗(yàn), 充分利用現(xiàn)代化的管理手段來完善檔案管理工作,在實(shí)際工作中, 我認(rèn)為我們可以從以下幾點(diǎn)著手來不斷規(guī)范、 標(biāo)準(zhǔn)我們的檔案管理工作.
(一)建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度 ,從而規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作
檔案的形式多種多樣, 種類又十分繁多. 例如,在日常檔案中就有文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案和電子檔案等,在管理過程中要真正實(shí)行規(guī)范化的管理,就必須為管理人員建立健全管理的依據(jù)和制度,確保管理人員在管理每種檔案的時(shí)候都能夠有理有據(jù),以便形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理習(xí)慣. 因?yàn)槲覀兩钤谏鐣髁x制度下的中國社會大背景之下,我們在建立制度的時(shí)候一定要以《中華人民共和國檔案法》為主要指導(dǎo)原則和建立依據(jù),首先從我們管理檔案的硬件設(shè)施入手,為檔案管理工作建設(shè)特定的專用的房間和設(shè)備,并且為存放檔案設(shè)置專門的柜子或是架子, 從而便于查找工作的進(jìn)行,而且能夠使檔案存放更加得整齊,管理更加得科學(xué),有利于檢索工作的高效率開展. 而且對于這些硬件設(shè)施我們一定要注重其清潔衛(wèi)生,經(jīng)常進(jìn)行維護(hù). 然后就是要重視建檔工作的網(wǎng)絡(luò)化, 有專門的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),在相關(guān)制度的指導(dǎo)下,有專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檔案的儲存和管理,利用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢將各個檔案進(jìn)行整理、分類和立卷,并且簡明扼要地做好記錄,以便輕松地保管和查找. 最后,我們一定要制定嚴(yán)格的檔案查看和借閱制度,杜絕隨意翻看和任意更改的行為.
(二 )堅(jiān)持 "以我為主 "的立卷歸檔原則 ,促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化
在檔案管理過程中, 那些十分相近的、重復(fù)的公文以及立卷組合的無序性都是阻礙檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題. 想要高效率地實(shí)現(xiàn)檔案管理的質(zhì)量和效率, 我們就必須探索出切實(shí)可行的方法來解決這個關(guān)鍵性的問題. "以我為主"的立卷歸檔方式能夠在實(shí)質(zhì)上解決這個問題, 快速實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化. 也就是說在我們立卷的時(shí)候一定要以本單位形式的文件為主, 不斷推進(jìn)檔案管理的質(zhì)量和效率. 這就要求我們檔案管理人員在堅(jiān)持相關(guān)管理制度的基礎(chǔ)上,還要準(zhǔn)確地把握文件的立卷歸檔的實(shí)效性,及時(shí)完成現(xiàn)行文件的歸檔任務(wù), 確保歸檔準(zhǔn)確無誤;同時(shí)要明確立卷歸檔的重點(diǎn),從而進(jìn)行合理立卷. 在自己的工作中一定要十分仔細(xì)和認(rèn)真,分清文件和資料,注重區(qū)別內(nèi)容、形式和作用的不同. 最后我們還要在堅(jiān)持以我為主的原則下, 注重有效地維護(hù)檔案管理的完整性. 重視工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn),分清主次,把握好管理的方向,促使檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化.
(三)做好文書以及電子文件之間的連接工作,確保規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案.
在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天,計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能和優(yōu)勢已經(jīng)被各個領(lǐng)域應(yīng)用.
而且計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)功能更是為我們的工作帶來了很多的便利. 在我們檔案管理工作中,隨著計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生,電子文件也成為了檔案中的一份子, 它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著很大的差別. 在檔案管理過程中,電子文件一般情況下都是以脫機(jī)的方式進(jìn)行整理和保存, 運(yùn)用存儲量十分龐大的軟磁盤進(jìn)行保存. 為此我們一定要選擇質(zhì)量較好的磁盤,以便能夠長時(shí)間地保存,增強(qiáng)檔案管理的壽命. 同時(shí)我們也要做好電子文件和文書檔案之間的轉(zhuǎn)換,把握好各自的特點(diǎn),發(fā)揮出各自的優(yōu)勢, 共同促使檔案管理工作的質(zhì)量不斷提高, 共同規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化我們的檔案管理工作.
總之,在檔案管理過程中,我們一定要運(yùn)用科學(xué)的理論依據(jù),建立健全管理制度,結(jié)合現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)來推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程.
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