檔案館管理論文
檔案館管理論文
檔案館管理,是運用現(xiàn)代管理的原理和方法,依據(jù)檔案館工作的客觀規(guī)律,通過計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制、協(xié)調(diào)等活動。下文是學習啦小編為大家搜集整理的關(guān)于檔案館管理論文的內(nèi)容,歡迎大家閱讀參考!
檔案館管理論文篇1
淺析高校檔案館管理
摘 要:高校檔案館工作的有效性取決于管理和服務(wù)的有效性。高校檔案館室效益、質(zhì)量的提高重在管理與服務(wù)創(chuàng)新,因此,完善檔案館功能建設(shè)與創(chuàng)新,加強檔案資源建設(shè)、人力資源建設(shè)和服務(wù)理念等方面的管理,對高校檔案館的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。
關(guān)鍵詞:高校 檔案館 管理
高校檔案館是學校檔案工作的職能管理部門,擔負著對全校檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),集中統(tǒng)一管理和利用學校檔案的職責。新形勢下的新要求,檔案管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、明確工作重點、調(diào)整思路、打破常規(guī)、開拓創(chuàng)新、與時俱進,加強檔案館管理力度,才能促進檔案事業(yè)的發(fā)展。
一、切實貫徹“人本管理”的方針
檔案館管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展,從根本意義上講,人是第一位的,管理工作中觀念的創(chuàng)新、管理手段、管理模式的創(chuàng)新都是圍繞人這一核心開展工作的。所謂人本管理,就是重視人、尊重人、理解人和關(guān)心人,從而調(diào)動起人的工作積極性、創(chuàng)造性。首先,在檔案館管理工作中要充分考慮利用者的需求,多多地為利用者的使用需求考慮。而且,要加強與檔案利用者的交流與溝通,設(shè)置意見箱,召開座談會,在檔案館網(wǎng)頁上設(shè)立利用者回音欄,做好跟蹤服務(wù),接受利用者的監(jiān)督,幫助他們解決疑難問題等,為他們提供全方位、多渠道、快捷的檔案信息服務(wù),最大限度地滿足他們的需求。此外,檔案館要開發(fā)利用檔案信息資源,實現(xiàn)最大的社會效益和經(jīng)濟效益,就要為利用者開展多層次、多方位的服務(wù)。其次,要尊重檔案管理人員的個性和獨立的人格,突出他們主人翁地位,把實現(xiàn)管理人員的理想信念、自身價值作為最大目標。要考慮本館工作人員的素質(zhì)水平、工作能力和各種需求等情況,運用各種激勵手段充分調(diào)動人的積極性、挖掘人的潛能,不斷增強檔案部門的活力。第三,要根據(jù)不同的工作崗位安排適當?shù)娜藛T,即根據(jù)每個檔案人員工作能力的大小、知識水平的高低分配不同的與之相適合的工作,并為他們營造一個寬松、自由的工作環(huán)境,讓他們的才能得到充分的展示。
二、改善檔案館服務(wù)環(huán)境
服務(wù)環(huán)境不是檔案服務(wù)質(zhì)量的決定因素,但它是衡量檔案服務(wù)質(zhì)量的指標之一。服務(wù)環(huán)境的改善包括兩個方面:第一,檔案館建筑和基礎(chǔ)設(shè)施等硬件條件的改善。在檔案館建筑的設(shè)計上遵循適用、經(jīng)濟、美觀、靈活、安全的設(shè)計原則,在基礎(chǔ)設(shè)施的布置上體現(xiàn)堅持“以人為本”,提供廣闊的個性空間,如精心布置閱檔室、提供停車位、餐廳等便民服務(wù),把檔案館建成休閑、交流的場所。第二,優(yōu)雅的環(huán)境和濃厚的文化氛圍,能給檔案利用者帶來意想不到的效果。絕大多數(shù)的高校檔案館都設(shè)立了專門的查詢利用檔案室,室內(nèi)擺設(shè)上體現(xiàn)了方便利用者使用的原則,如擺設(shè)了供來訪人員查閱檔案資料的桌椅,并向利用者提供紙、筆、水等。在館內(nèi)空間環(huán)境方面,用一些盆景、花卉點綴其間,營造一種和諧、優(yōu)雅、整潔的環(huán)境,使利用者進入檔案館有一種身心愉悅的感覺。
三、努力實現(xiàn)資源共享
信息資源共享思想下的檔案館收集工作要有整體觀念,建立起合理、有序、科學、經(jīng)濟的館藏體系,最大化地發(fā)揮出檔案的作用。比如,利用網(wǎng)絡(luò)進行區(qū)域檔案資源整合,這是當前可操作性最強的選擇,即利用檔案館檔案資源管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),建立檔案目錄中心、檔案全文數(shù)庫和檔案信息共享平臺,整合各專業(yè)檔案館(室)分散、凌亂的檔案資源,使之成為一體,有效地實現(xiàn)優(yōu)勢互補,從而實現(xiàn)檔案信息共享。在此基礎(chǔ)上,要開展特色服務(wù),如名人信息數(shù)據(jù)庫、地方特色數(shù)據(jù)庫等,檔案館要更加重視館藏優(yōu)化和特色服務(wù),加強特藏室建設(shè),為檔案信息資源用戶提供特色信息服務(wù),以特色化贏得社會的認同。
四、堅持剛性管理和柔性管理的統(tǒng)一
檔案館人本管理需要采用“剛?cè)嵯酀?rdquo;的管理策略,在正確運用制度賦予的權(quán)力時,更應(yīng)該注重的是利用和擴大自身條件的影響力。首先,高校應(yīng)切實重視高校檔案工作,尤其是加強高校數(shù)字化檔案館建設(shè)工作的力度,將其納入高??傮w工作之中予以部署安排,為高校數(shù)字檔案館建設(shè)過程中先進技術(shù)的應(yīng)用、基礎(chǔ)設(shè)施的改進、現(xiàn)代化管理手段的運用、專業(yè)人才的引進等方面給予人力、財力、物力支持,為高校數(shù)字檔案館建設(shè)工作提供強有力的領(lǐng)導(dǎo)支撐。其次,剛性管理以“規(guī)章制度為中心”,憑借制度約束、紀律監(jiān)督、獎懲規(guī)則等手段進行管理。但在檔案館人本管理中,過分強調(diào)制度的約束作用,是不會取得良好效果的。因此,管理者要通過嚴格的自律來影響人,高尚的品德感染人,精通的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人,真誠的感情關(guān)心人,通過自身的人格魅力和真誠的感情交流縮小領(lǐng)導(dǎo)和檔案館員之間的心理距離,取得良好的管理效果的目的。此外,要改革與完善檔案館組織管理系統(tǒng),加強組織機構(gòu)的整體規(guī)劃設(shè)計,調(diào)整不適合檔案館工作內(nèi)容和特點的組織機構(gòu),優(yōu)化檔案館的工作程序,提高檔案館工作的整體功效。
五、注重人力資源的開發(fā)與管理
為了適應(yīng)現(xiàn)代檔案館事業(yè)的發(fā)展,需要培養(yǎng)和建立一支具有良好素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)隊伍。檔案管理隊伍建設(shè)可分為兩個層次,一是領(lǐng)導(dǎo)層要加強管理知識和理論的學習,不斷提高管理水平和管理能力,提高管理效能。二是檔案館應(yīng)把人力資源的開發(fā)與管理放在首位,加大對人力資源方面的投入,確定新的人才結(jié)構(gòu),建立完善的人才激勵機制,培養(yǎng)現(xiàn)代檔案館事業(yè)所需的專業(yè)人才。此外,要建立培訓制度,使學習成為檔案館的日常行為,同時營造學習的良好氛圍,制訂和落實激勵學習的政策措施,通過組織多樣化的學習活動,不斷提高館員的學習能力和知識創(chuàng)新能力。
綜上所述,服務(wù)是檔案館發(fā)展的主線,是檔案館的核心價值觀,是檔案館的靈魂和精髓,高校檔案館應(yīng)研究新形勢下檔案工作新規(guī)律、新特點,努力實現(xiàn)檔案工作在理論和體制上的創(chuàng)新,并適時的進行業(yè)務(wù)流程重組和作業(yè)流程的科學化、規(guī)范化管理,適時制定和修訂規(guī)章制度,始終保持其發(fā)展的連續(xù)性、穩(wěn)定性,更好地為檔案使用者服務(wù)。
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檔案館管理論文篇2
試論檔案館危機管理
21世紀,我們進入了信息時代。信息技術(shù)的日新月異,使人們享受到了信息化帶來的巨大便利。而作為信息時代準確信息的可靠來源,檔案館也無法避免各種危機的困擾。種種跡象表明,危機管理已經(jīng)開始引起社會各界的重視。檔案館作為一個生長著的有機體、社會構(gòu)成的重要組成部分、一個對外開放的公共場所,面對外部環(huán)境的不確定性和危機爆發(fā)引起的不可測的后果,很可能給檔案館的形象、聲譽等帶來巨大損失,使檔案學的學科地位繼續(xù)邊緣化,不利于學科發(fā)展和檔案人職業(yè)地位的提升。因此,進行檔案館危機管理研究勢在必行。
一、目前主要存在的檔案館危機
檔案館作為一個公共場所,它的服務(wù)范圍、服務(wù)對象都是廣泛的社會群體,一旦危機發(fā)生或者突發(fā)事件到來時不能及時采取應(yīng)急方案,造成的破壞和影響將十分巨大。目前主要存在的檔案館危機有:第一,服務(wù)危機。由于經(jīng)費緊張,傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式和服務(wù)手段不能適應(yīng)社會變革的需要,在很大程度上制約了檔案館服務(wù)職能的發(fā)揮。檔案館提供的服務(wù)和讀者利用之間存在信息不對稱的情況,很多讀者對檔案館的服務(wù)項目諸如查閱政府公開信息等項目知之甚少。另外,由于財政支出不足造成的另一個后果就是檔案館服務(wù)職能的弱化。
第二,人才危機。在我國,由于種種原因,檔案館人才的專業(yè)化程度并不高,在很多人的印象中,檔案館是為領(lǐng)導(dǎo)或引進人才安置家屬的地方,甚至是“老弱病殘的收容所”,雖然此言有失偏頗,卻也說明了專業(yè)人才的缺乏。另外,由于社會大環(huán)境的影響,檔案從業(yè)人員的社會地位不高,經(jīng)濟收入和其他行業(yè)相比也存在差距,這些都造成了人員構(gòu)成中專業(yè)人才匱乏,而本專業(yè)的畢業(yè)生也很少有人愿意直接選擇到檔案館工作。
第三,自然危機。自然危機主要是指自然災(zāi)害對圖書館的影響,包括火災(zāi)、地震、大規(guī)模爆發(fā)的流行性疾病等突發(fā)事件。自然災(zāi)害雖然并非由人力可以控制,但通過制定嚴格的危機應(yīng)急預(yù)案和恢復(fù)預(yù)案,加強對日常管理的重視,則可以盡量降低災(zāi)害對檔案館的影響。
第四,技術(shù)危機。計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字圖書館的出現(xiàn)和發(fā)展,不僅拓寬了檔案館服務(wù)的范圍和渠道,也在一定程度上減輕了檔案員的工作量和負擔,甚至由于數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展,降低了資金和管理壓力,也使利用更加方便。但是“福兮禍之所伏”,在我們享受技術(shù)進步帶來的便利時,不得不面對的另一個問題是,隨著新技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展,尤其是網(wǎng)絡(luò)的普及,系統(tǒng)將面臨黑客攻擊、病毒感染等網(wǎng)絡(luò)安全問題,館藏資源面對著被非法竊取盜用的危險;同時,由于計算機技術(shù)的進步速度以指數(shù)計,快速更新的軟硬件設(shè)備又增加了日常管理的難度和資金壓力。
二、我國檔案館危機管理存在的問題
第一,危機意識亟待加強。危機意識是防御危機的前提和保障,在危機管理過程中,比危機處理更重要的毫無疑問應(yīng)該是危機的防范。在日常管理中加強對危機意識的培養(yǎng),使館員和管理者都樹立危機意識,是應(yīng)對危機的第一道防線,也只有具備了危機意識,才能及時對潛在危機和危機征兆做出反應(yīng),進而做好預(yù)防危機的準備。
第二,行業(yè)協(xié)會的管理協(xié)調(diào)作用發(fā)揮不夠。
第三,缺乏危機總結(jié)評估制度。危機的防御是危機管理的重點,但危機的解除卻并不意味著危機管理過程的終結(jié)。如果只是滿足于對一次次危機的解決,而忽視了對危機處理的經(jīng)驗總結(jié)和產(chǎn)生危機的原因分析,并從中吸取教訓,就會造成頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳,疲于奔命的情形,對檔案館管理理論和實踐也不能起到經(jīng)驗借鑒和理論總結(jié)升華的作用。良好的危機總結(jié)評估不僅有助于避免類似危機事件的產(chǎn)生,也能夠為有效地制定檔案館危機管理計劃提供案例支持和實證成果。
三、應(yīng)對檔案館危機管理的舉措
對檔案館危機管理的探討,具體來說應(yīng)該包括但不限于以下幾方面:
第一,“做而論道”代替“坐而論道”。重視實證研究,理論研究和實證研究并重。只有實證分析沒有理論探討的研究必然無法邁向新的高度,得出理性的結(jié)論進而指導(dǎo)實踐;而在忽視實證分析的研究過程中,理論也終將成為無源之水、無本之木。
第二,博觀約取,化為己用。危機管理理論在企業(yè)管理、公共管理等領(lǐng)域中的研究起步早、發(fā)展快,已經(jīng)形成比較成熟的研究體系。因此,在檔案危機管理研究中,可以跳出學科的界限,博采各家之長,融入到檔案館學危機管理研究之中。
第三,平衡發(fā)展,術(shù)亦有攻。今后的研究中還應(yīng)重視對危機管理系統(tǒng)軟件的建設(shè)開發(fā)。在本領(lǐng)域的研究中,技術(shù)研究和人文精神缺一不可。偏廢其中任何一方面都不可取,這兩者本就是唇齒相依、互為支撐的關(guān)系。
第四,未雨綢繆,防微杜漸。危機管理中對危機預(yù)警的研究亦應(yīng)受到重視,包括危機預(yù)警體系的構(gòu)建和危機評價指標的劃分、危機預(yù)警系統(tǒng)的實際應(yīng)用等。