發(fā)表檔案管理論文參考
發(fā)表檔案管理論文參考
檔案管理是檔案館(室)直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于發(fā)表檔案管理論文參考的范文，歡迎大家閱讀參考!
發(fā)表檔案管理論文參考篇1
淺析檔案管理創(chuàng)新
【摘 要】只有敢于創(chuàng)新。勇于探索，善于用新的思維、新的思路、新的方法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，才能突破前人，超越自己，才能永葆檔案工作的生機(jī)與活力，才能不斷提高服務(wù)水平，切實(shí)做好檔案工作。
【關(guān)鍵詞】檔案工作;創(chuàng)新理念;提高能力健康發(fā)展
創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。大力創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制，就是要對(duì)傳統(tǒng)的服務(wù)機(jī)制進(jìn)行改革，建立與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案服務(wù)新機(jī)制。進(jìn)一步提高檔案工作為中心工作服務(wù)的水平，在改革創(chuàng)新中開創(chuàng)檔案工作新局面。
一、思想意識(shí)上的創(chuàng)新
檔案管理人員，只有敢于創(chuàng)新。勇于探索，善于用新的思維、新的思路、新的方法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，才能突破前人，超越自己，才能永葆檔案工作的生機(jī)與活力，不斷提高服務(wù)水平，切實(shí)做好檔案工作。
1.檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新
檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。因此，檔案人員在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)。然而在當(dāng)今社會(huì)，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實(shí)實(shí)工作;另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)。
2.檔案人員要有過硬的業(yè)務(wù)技能
檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案人員提出了更高的要求。因此，檔案人員首先要適應(yīng)新形勢(shì)，善于提出新方法、新思路，解決新問題，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新.有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟。而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才。
3.檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識(shí)
檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，運(yùn)用檔案新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。努力去多思考，多研究，營造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。
二、創(chuàng)新―檔案工作才有活力
1、做好檔案工作要有創(chuàng)新意識(shí)。
沒有創(chuàng)新，人類就不會(huì)進(jìn)步，沒有創(chuàng)新，社會(huì)就不可能發(fā)展，檔案工作也是如此。只有不斷地創(chuàng)新，檔案工作才有活力。21世紀(jì)的今天，面對(duì)檔案資源信息化，信息資源網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代要求，檔案工作更需要?jiǎng)?chuàng)新。過去在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，形成了固定思維，工作只注重踏踏實(shí)實(shí)，按部就班，不同程度的影響著檔案管理工作的改革與發(fā)展，特別是個(gè)別檔案干部習(xí)慣于照既定框框辦事，過于強(qiáng)調(diào)繼承，忽略了開拓與創(chuàng)新，導(dǎo)致工作上死死板板無生機(jī)，檔案工作的局面打不開，究起原因，就是檔案工作缺乏創(chuàng)新，因此，要做好檔案工作，必須有創(chuàng)新的理念。
2、不斷的創(chuàng)新才能推動(dòng)檔案工作不斷向高層次邁進(jìn)。
在改革開放中，檔案執(zhí)法宣傳、檔案升級(jí)認(rèn)證、民營經(jīng)濟(jì)建檔、檔案現(xiàn)代化管理、檔案資源共享等等，這有效地探索，與時(shí)代相呼應(yīng)，為檔案事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生了巨大促進(jìn)作用。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，新型檔案載體的廣泛應(yīng)用，給檔案的整理、保管和利用方式都帶來了新的變化，這就要求檔案人員在工作中，不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能推動(dòng)檔案工作向更高層次邁進(jìn)。
3、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為檔案工作創(chuàng)新創(chuàng)造了廣闊空間。
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的不斷進(jìn)步，為我們今天的檔案工作拓展了創(chuàng)新的空間，提供了創(chuàng)新的舞臺(tái)。譬如：我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，政府職能以及行政管理模式的改變，特別是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中多種經(jīng)濟(jì)成分并存的體制，對(duì)檔案工作來講，涉及的問題會(huì)越來越多，工作任務(wù)會(huì)越來越重，如何在這塊新天地中寫就檔案工作創(chuàng)新的華彩篇章，是整個(gè)檔案部門都應(yīng)考慮和實(shí)踐的大問題。另外，電子技術(shù)的發(fā)展，使檔案載體多種多樣，如何做好新領(lǐng)域和新載體檔案的管理工作，迫切需要廣大檔案工作者既在思想上高度重視，又在行動(dòng)上主動(dòng)探索，更要在工作上積極創(chuàng)新，才能使檔案工作跟上形式的發(fā)展，檔案工作才有生機(jī)、有活力。
三、創(chuàng)新――檔案工作才能發(fā)展
1、在思路上創(chuàng)新。
檔案事業(yè)的發(fā)展關(guān)系到社會(huì)方方面面，如何開展檔案工作，使全社會(huì)都能關(guān)心檔案事業(yè)，重視檔案工作，就要以創(chuàng)新求思路，通過科技創(chuàng)新出思路，出對(duì)策，出成果，通過思路上的創(chuàng)新開拓視野，形成新的科學(xué)認(rèn)識(shí)。對(duì)于有創(chuàng)新的思路，要敢于在實(shí)踐中試驗(yàn)，要提高加強(qiáng)檔案工作的辦法、意見和規(guī)定，使檔案工作整體水平不斷提高。
2、在工作上創(chuàng)新。
檔案部門要圍繞檔案的收集、整理、安全保管和提供利用等方面的工作，大膽創(chuàng)新，創(chuàng)造性的開展工作。特別是在檔案的收集和提供利用方面，應(yīng)突破舊框框，建立一套適和本單位的管理體系。為企業(yè)提供服務(wù)，使檔案成為領(lǐng)導(dǎo)決策的參考。
3、在機(jī)制上創(chuàng)新。
檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新，必須以高效的工作機(jī)制為保證。各級(jí)檔案部門應(yīng)努力創(chuàng)新機(jī)制，防止和克服工作的隨意性和盲目性，促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。要形成對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)分析和創(chuàng)新研究的工作機(jī)制，以指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作。要完善崗位責(zé)任規(guī)范，嚴(yán)明崗位職責(zé)和紀(jì)律，實(shí)行競(jìng)聘上崗，末位落聘，工資與崗位職責(zé)掛鉤的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，真正形成一套職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)、工作有力、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的管理機(jī)制，為檔案工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保證。
四、提高創(chuàng)新能力是檔案干部的歷史責(zé)任
檔案工作創(chuàng)新離不開檔案干部的創(chuàng)新思維。提高檔案干部的創(chuàng)新能力，是新形勢(shì)、新任務(wù)的客觀要求，也是時(shí)代賦予的歷史責(zé)任。檔案人員提高創(chuàng)新能力，一是要掌握正確的方法。掌握新理論，樹立新觀念，學(xué)習(xí)新知識(shí)，運(yùn)用新手段。敢于打破常規(guī)，與時(shí)俱進(jìn)。二是積極投身創(chuàng)新實(shí)踐。檔案干部應(yīng)在實(shí)踐中鍛煉和提高創(chuàng)新能力，在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)新問題，探索新規(guī)律，形成新認(rèn)識(shí)，找到新答案。從而把檔案工作推向新境界。要堅(jiān)持正確的方向和科學(xué)的態(tài)度，挖掘自己的創(chuàng)新潛能，發(fā)揮自己的創(chuàng)新能力，圍繞檔案事業(yè)的發(fā)展，做好檔案工作，提高創(chuàng)新能力。
傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式主要是限于室內(nèi)閱覽，提供資料信息。這種簡(jiǎn)單的服務(wù)方式已經(jīng)陳舊。檔案服務(wù)工作應(yīng)當(dāng)融入經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，融入到檔案的收集，整理，保管，檢索，利用整個(gè)業(yè)務(wù)工作中。
應(yīng)盡快拋棄過去那種手寫筆抄落后的服務(wù)手段，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)手段現(xiàn)代化已迫在眉睫。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，編目，登記，借閱，使利用者快速，準(zhǔn)確，便捷的查找檔案信息。
五、結(jié)束語
總之，在新的世紀(jì)，為迎接新的挑戰(zhàn)，必須創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機(jī)制，使檔案工作可持續(xù)健康發(fā)展。迫切需要檔案人員預(yù)測(cè)分析，主動(dòng)出擊，把握決策，才能名符其實(shí)地做好檔案咨詢服務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)為電子信息服務(wù)這種質(zhì)的轉(zhuǎn)換過程。
發(fā)表檔案管理論文參考篇2
試論物業(yè)檔案管理
摘 要：“物業(yè)檔案管理研究”是北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院與北京金隅集團(tuán)有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱“金隅集團(tuán)”)的合作項(xiàng)目。以規(guī)范物業(yè)檔案管理為重點(diǎn)，通過對(duì)金隅集團(tuán)等企業(yè)物業(yè)檔案管理狀況的深入調(diào)查，掌握目前物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀、經(jīng)驗(yàn)與存在的問題，結(jié)合提高物業(yè)管理水平的要求，提出了一整套物業(yè)檔案管理方法，系統(tǒng)地闡述加強(qiáng)物業(yè)檔案管理的必要性與方法。
關(guān)鍵詞：物業(yè)管理 物業(yè)檔案 規(guī)范化管理
一、規(guī)范物業(yè)檔案管理的必要性
物業(yè)檔案是物業(yè)企業(yè)從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)形成的對(duì)國家、社會(huì)、業(yè)主有保存和查考利用價(jià)值的各種歷史記錄。物業(yè)檔案管理是在物業(yè)管理過程中適時(shí)地做好物業(yè)文件與檔案的形成、收集、整理、歸檔、提供利用工作，促進(jìn)物業(yè)服務(wù)水平與效率的提高。
物業(yè)檔案管理是物業(yè)企業(yè)的基礎(chǔ)工作之一。物業(yè)企業(yè)綜合管理水平對(duì)物業(yè)檔案管理有制約性，而規(guī)范物業(yè)檔案管理對(duì)提高物業(yè)管理整體水平有不可忽視的重要作用。二者相輔相成。
二、物業(yè)檔案的構(gòu)成
物業(yè)檔案的基本構(gòu)成如下：
1.物業(yè)清冊(cè)：反映所有物業(yè)單元、公用區(qū)域狀況及權(quán)屬狀況。包括房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)、完好情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)等;
2.物業(yè)租售檔案：包括租售合同、物業(yè)權(quán)屬證明、房屋安全鑒定材料、同意出(轉(zhuǎn))租文件、公證書等。
3.業(yè)主及住戶檔案：反映各單元業(yè)主及住戶的情況。包括戶主類型、姓名、年齡、職業(yè)、家庭人口數(shù)量及結(jié)構(gòu)、聯(lián)系電話、入住通知。
4.物業(yè)保養(yǎng)維修檔案：包括保養(yǎng)計(jì)劃、維修審批表、修繕圖紙、驗(yàn)收合格證明、修繕工程許可證、工程預(yù)結(jié)算表、材料單。
5.物業(yè)服務(wù)檔案：物業(yè)部門在開展公共服務(wù)和專門服務(wù)中形成的檔案。包括：綠化、環(huán)衛(wèi)、保安、車輛管理、代理出租等產(chǎn)生的檔案。
6.物業(yè)收費(fèi)臺(tái)帳(冊(cè))：是物業(yè)中各單元業(yè)主及住戶繳費(fèi)情況一覽檔案。
7.物業(yè)經(jīng)營檔案：物業(yè)企業(yè)在開展經(jīng)營和物業(yè)延伸服務(wù)時(shí)形成的檔案。
在上述檔案中，物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨(dú)有，是物業(yè)檔案規(guī)范化管理的主攻方向，可以為提高物業(yè)管理水平，改善服務(wù)質(zhì)量提供保障，必須尤其重視。
三、物業(yè)檔案規(guī)范化管理的
基本要求和實(shí)施方法
我們通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前物業(yè)檔案管理中存在的問題有：
首先，缺少統(tǒng)一管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，基礎(chǔ)工作不規(guī)范(分類不統(tǒng)一，案卷形態(tài)不統(tǒng)一，保管期限不明確)，操作上隨意性較強(qiáng)。即便同一物業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的各下屬公司也如是。
其次，多數(shù)物業(yè)企業(yè)的檔案沒有集中統(tǒng)一管理，而是按內(nèi)部機(jī)構(gòu)的劃分將檔案分開存放，使檔案的完整性和安全性得不到保證。比如：有的物業(yè)公司將售房檔案放在上級(jí)公司，基建檔案和行政檔案放在本公司辦公室，業(yè)主檔案和維修檔案放在房管部，財(cái)務(wù)檔案則由財(cái)務(wù)部單獨(dú)管理。
第三，物業(yè)公司與業(yè)主之間信息不對(duì)稱，缺少檔案信息公示，是造成管理者與業(yè)主(客戶)矛盾的主要原因之一。
第四，對(duì)兼職檔案管理員缺少檔案專業(yè)培訓(xùn)，沒有掌握檔案管理基本技能，影響物業(yè)檔案管理水平。
通過深入細(xì)致的研究，依據(jù)檔案管理理論與操作規(guī)范，結(jié)合物業(yè)管理特點(diǎn)，金隅集團(tuán)制訂了《物業(yè)企業(yè)檔案管理暫行辦法》，其主要思路和實(shí)施控制要點(diǎn)如下：
1.要規(guī)范物業(yè)檔案管理，首先要建立物業(yè)檔案管理制度和規(guī)范，并明確物業(yè)檔案管理人員職責(zé)。
“制定一套規(guī)范，明確一個(gè)管理責(zé)任者”，并且做到制度配套，操作性強(qiáng)，責(zé)任者明確，這是物業(yè)檔案管理規(guī)范化的第一要點(diǎn)。
檔案管理制度是物業(yè)管理制度體系的組成部分。建立物業(yè)檔案管理制度，首先是為了完善物業(yè)管理的監(jiān)督機(jī)制，發(fā)揮物業(yè)檔案對(duì)提升物業(yè)管理水平的促進(jìn)作用;其次是為了以制度的形式來明確物業(yè)檔案管理責(zé)任，約束和規(guī)范檔案管理行為，提高物業(yè)檔案管理水平。
物業(yè)檔案制度和規(guī)范建設(shè)包括：物業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)范圍、物業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、物業(yè)檔案歸檔制度、物業(yè)檔案整理方法、物業(yè)檔案保管制度、物業(yè)檔案開放利用制度、物業(yè)檔案管理人員的職責(zé)規(guī)范等。
在金隅集團(tuán)下屬物業(yè)企業(yè)中，100%都有物業(yè)檔案管理制度，并有專(兼)職檔案管理人員。同時(shí)，通過專門的指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案人員的素質(zhì)，規(guī)范檔案工作，從而促進(jìn)物業(yè)檔案管理工作。
2.做好物業(yè)文件的形成和歸檔，既是物業(yè)檔案管理的起點(diǎn)，也是重要的物業(yè)基礎(chǔ)工作。
物業(yè)檔案的規(guī)范化要從基礎(chǔ)工作抓起：按規(guī)范形成物業(yè)文件、物業(yè)文件的歸檔、物業(yè)文件的整理與保管、物業(yè)檔案的開放與提供利用、檔案信息分析與研究等?？紤]到當(dāng)前物業(yè)檔案管理的實(shí)際狀況，我們特別強(qiáng)調(diào)物業(yè)文件的形成與歸檔兩個(gè)環(huán)節(jié)。
?、僮屆恳粋€(gè)物業(yè)管理與服務(wù)人員有意識(shí)地、按規(guī)范形成文件，并注意積累
要提高物業(yè)管理與服務(wù)質(zhì)量，就要求每個(gè)業(yè)務(wù)人員在從事各項(xiàng)工作時(shí)，必須遵循業(yè)務(wù)流程，有意識(shí)、規(guī)范地形成文件，以此作為工作依據(jù)和績(jī)效憑證。
對(duì)“文件形成”的控制有兩個(gè)方面：一是在物業(yè)管理制度中，明確每個(gè)物業(yè)管理環(huán)節(jié)形成的文件;二是明確每份物業(yè)文件的內(nèi)容和質(zhì)量(文件上要填寫哪些內(nèi)容，怎樣填寫)。只有滿足這兩個(gè)要求，才能稱之為規(guī)范的物業(yè)文件。
?、趪?yán)格執(zhí)行文件歸檔制度
要將文件歸檔作為業(yè)務(wù)流程的重要一環(huán)，要求物業(yè)管理與服務(wù)人員自覺執(zhí)行，將歸檔作為每項(xiàng)物業(yè)管理與服務(wù)業(yè)務(wù)的收尾。要真正落實(shí)這一思路，需要物業(yè)制度中有配套的規(guī)范，包括每一項(xiàng)服務(wù)工作完成后要逐項(xiàng)或定期的驗(yàn)收、檢查、績(jī)效評(píng)估，同時(shí)也檢查應(yīng)該形成的文件質(zhì)量。
3.突出行業(yè)特點(diǎn)，將管理重心放在物業(yè)管理專門檔案上;完善一戶一檔的管理形態(tài)。
物業(yè)企業(yè)的檔案中往往行政檔案、基建檔案等管理的比較好，但物業(yè)專門檔案大多比較松散，隨意性強(qiáng)，案卷形態(tài)多種多樣。
物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨(dú)有的，實(shí)際上，在物業(yè)投入使用后，這類檔案的重要性將遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其他檔案，其數(shù)量也會(huì)逐年增加，理所當(dāng)然應(yīng)該作為管理重點(diǎn)。
“一戶一檔”的管理形態(tài)，主要針對(duì)物業(yè)專門檔案中的以戶為對(duì)象的部分。雖然90%企業(yè)有了一戶一檔的管理，但不同的企業(yè)在一戶一檔的管理中采用的方式并不一樣。有的是把每一戶的業(yè)主檔案作為一卷，有的是把整個(gè)一棟樓所有的業(yè)主檔案作為一卷，再將每一戶的業(yè)主檔案作為子卷。
實(shí)行一戶一檔管理，不僅便于對(duì)“戶”的針對(duì)性管理，而且還有利于為業(yè)主提供個(gè)性化服務(wù)，促進(jìn)物業(yè)公司的管理質(zhì)量與服務(wù)品位提升，是體現(xiàn)物業(yè)行業(yè)特色、保護(hù)業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)合法權(quán)益的好方式。在法律允許的范圍內(nèi)，還應(yīng)盡量豐富一戶一檔的內(nèi)容，包括收集業(yè)主、住戶的愛好、習(xí)慣、聯(lián)系方式等個(gè)人信息資料。
4.以物業(yè)管理前期介入為契機(jī)，打好物業(yè)檔案基礎(chǔ)，將動(dòng)態(tài)管理落到實(shí)處。
在業(yè)主委員會(huì)與物業(yè)公司簽訂正式委托管理之前，物業(yè)公司是由發(fā)展商臨時(shí)與物業(yè)管理公司簽訂委托合同，履行該物業(yè)的管理職責(zé)。這種委托通常是在物業(yè)正式投入使用前，這就是物業(yè)管理的前期介入。它可以更好地把握物業(yè)設(shè)計(jì)和施工環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)物業(yè)的全面了解，方便日后的物業(yè)管理。
檔案管理人員在物業(yè)前期介入的過程中主要是做好基建審批與驗(yàn)收檔案、竣工檔案的質(zhì)量監(jiān)督和收集。各物業(yè)管理企業(yè)與房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)及時(shí)協(xié)調(diào)，提高檔案人員的參與度，切實(shí)負(fù)起檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。
在物業(yè)企業(yè)接手物業(yè)后，檔案工作的另一個(gè)要點(diǎn)是做好動(dòng)態(tài)管理。因?yàn)槲飿I(yè)的情況不是一成不變，所以物業(yè)檔案具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承而變更，且物業(yè)本身也需要不斷進(jìn)行保養(yǎng)、維修，這都要求相應(yīng)的物業(yè)檔案及時(shí)隨之改變，保持與實(shí)際相符。物業(yè)公司在管理過程中應(yīng)采取定期檢查、日常維護(hù)、跟蹤項(xiàng)目等方式來保證動(dòng)態(tài)信息填補(bǔ)及時(shí)、無遺漏，保持檔案的現(xiàn)實(shí)有效性。檔案人員及時(shí)收集變更的物業(yè)文件。
此外，物業(yè)企業(yè)還通過宣傳物業(yè)檔案對(duì)業(yè)主的開放性，方便業(yè)主對(duì)檔案的利用，主動(dòng)公示重要的公共性檔案信息;充分利用物業(yè)檔案信息，迎合住戶的服務(wù)需求，因地制宜開展物業(yè)延伸服務(wù)。
總之，物業(yè)檔案管理貫穿在物業(yè)管理的全過程中，提高物業(yè)檔案管理的水平是為了促進(jìn)物業(yè)管理整體水平的提升。物業(yè)企業(yè)要真正認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并為物業(yè)檔案工作提供精神上和物質(zhì)上的支持，對(duì)物業(yè)管理整體水平再上新臺(tái)階將大有裨益。