摘要：檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化方向日益明顯，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使人事檔案的管理進入現(xiàn)代化管理的先進行列,并為高校人事檔案信息管理提供了可靠的保證。

關(guān)鍵詞：高校、人事檔案、信息化管理

近年來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使檔案信息管理進入現(xiàn)代化管理的先進行列,并為檔案信息管理提供了可靠的保證，傳統(tǒng)的高校人事檔案管理方式面臨著越來越嚴峻的挑戰(zhàn)。為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會中的重要作用,高校應(yīng)該積極地將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法結(jié)合起來,促進檔案的信息化管理。

1．信息技術(shù)在人事檔案管理中的作用

人事檔案是紀錄個人從事各種社會活動的文件,是高校人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ),對學(xué)?？疾旌妥R別干部選拔優(yōu)秀人才,加強高校師資隊伍建設(shè),促進教學(xué)、科研、黨政管理的開展具有重大作用。在檔案信息計算機檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù),可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索,發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索,實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。另外，人事檔案通過計算機的管理,對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工,可以直接提高檔案工作的效益。并且，與傳統(tǒng)檔案資料相比,數(shù)字檔案更易于保存、查詢、修改,并且可以通過網(wǎng)絡(luò)快速傳遞，提高了檔案的利用率,降低了檔案管理的成本。

2．如何搞好人事檔案的信息化管理

2．1提高檔案管理的現(xiàn)代化意識

人事檔案工作者向來以默默無聞、無私奉獻著稱，封閉意識較強，要改變這種局面，不斷更新觀念、勇于進取，努力學(xué)習(xí)鄧小平建設(shè)有中國特色的社會主義理論，關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，把高校人事檔案工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。在信息化時代，強化檔案管理的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識,在加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的。增加檔案人員計算機技能管理內(nèi)容十分必要。檔案管理中應(yīng)用計算機技術(shù)時，要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。

2．2增強檔案信息化管理的安全意識

信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患。目前，一些單位在進行檔案信息化建設(shè)時，安全意識往往不夠，往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來巨大的損失。而且對電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識讀性，存儲材料及載體的易損毀問題的忽視，往往會造成寶貴檔案信息資源的丟失。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎(chǔ)上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，電子檔案對保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要注意防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作，切實加強檔案資料的安全性研究，認真搞好電子檔案的及時備份與維護工作，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。

2．3完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)

盡管技術(shù)進步對信息環(huán)境的構(gòu)建起著至關(guān)重要的作用,但是人仍然是決定的因素,檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在，這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)化干部隊伍。隨著信息時代的到來，對每位檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求，管理人員要加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，并且還要加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識，又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。另外，由于人事檔案工作人員在檔案建設(shè)和管理中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，因此還要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的政治思想覺悟，以及堅定的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力。

2．4強化檔案管理的法規(guī)建設(shè)

檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護。檔案管理部門與形成檔案的社會各個部門或個人的關(guān)系往往存在一系列復(fù)雜關(guān)系和法律問題，這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護。可以說，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。高校黨委、人事及各組織部門領(lǐng)導(dǎo)，要增強檔案意識，了解、熟悉、研究人事檔案工作，組織人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強化人事檔案管理意識，要根據(jù)社會和學(xué)校的改革發(fā)展對人事檔案工作的需求，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，備好人事檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。

3．小結(jié)

可以說，信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對實現(xiàn)高校的人事人才信息管理工作的社會化服務(wù)有非常突出的現(xiàn)實意義。高校檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實現(xiàn)高校的檔案管理的根本變革。

參考資料：

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