會計電算化檔案管理論文
會計電算化檔案管理論文
增強(qiáng)電算化會計檔案管理意識,完善硬件設(shè)施建設(shè),科學(xué)界定電算化會計檔案資料的范圍,建立健全電算化會計檔案管理制度,編制電算化會計檔案管理專用軟件,加強(qiáng)會計檔案工作隊(duì)伍的建設(shè),是完善電算化會計檔案管理的有效措施。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的會計電算化檔案管理論文，供大家參考。
會計電算化檔案管理論文范文一：電算化會計檔案管理
摘要： 隨著計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，財務(wù)會計核算方式也發(fā)生了巨大變化，許多單位都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會計電算化，在大大減輕財務(wù)人員勞動強(qiáng)度，提高工作效率的同時也不同程度地存在著某些問題。針對電算化會計檔案管理中所存在的問題，應(yīng)完善會計軟硬件設(shè)施建設(shè)和會計檔案管理各項(xiàng)制度，提高會計部門人員素質(zhì)和思想重視程度。
關(guān)鍵詞： 會計電算化; 會計檔案管理; 問題; 成因; 對策
中圖分類號： F232 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1009-8631(2010)08-0022-02
一、電算化會計檔案管理概述
電算化會計檔案，是指存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù),以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
二、電算化會計檔案管理的內(nèi)容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作，單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負(fù)責(zé)管理。財政部1996年6月30日頒布的《會計電算化工作規(guī)范》中規(guī)定：
1. 電算化會計檔案管理是重要的會計基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財政部有關(guān)規(guī)定的要求對會計檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。
2. 對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點(diǎn)。
3. 采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。
4. 通用會計軟件、定點(diǎn)開發(fā)會計軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會計檔案管理存在的問題
(一)電算化會計檔案本身性質(zhì)帶來的問題
電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會計檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
會計電算化工作是一種無紙化工作，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均存在計算機(jī)的硬盤上，實(shí)際工作中常有以下幾種不當(dāng)情況發(fā)生：一是部分操作人員未養(yǎng)成每天備份的習(xí)慣，機(jī)器一但出現(xiàn)故障，則部分帳務(wù)數(shù)據(jù)將會丟失。二是不少操作者對備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查，一旦發(fā)生問題就無法進(jìn)行補(bǔ)救。三是習(xí)慣性用軟盤備份。由于軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數(shù)據(jù)恢復(fù)上易出現(xiàn)麻煩。
(二)會計檔案管理制度不完善
準(zhǔn)確、真實(shí)和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由于會計檔案主要對財務(wù)收支進(jìn)行價值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟(jì)活動的質(zhì)的變化，要求極準(zhǔn)確的資料。然而在會計電算化條件下，由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質(zhì)上，在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡。
(三)缺乏必要的計算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才
眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學(xué)會了操作，而管理與維護(hù)對他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。一般會計人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富，但計算機(jī)專業(yè)知識卻很匱乏，難以勝任用計算機(jī)處理會計業(yè)務(wù)工作。一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。
四、電算化會計檔案管理問題形成的原因
(一)對會計電算化本身理解的偏差
我國電算化事業(yè)起步較晚，人們的思維觀念還未充分認(rèn)識到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化都是應(yīng)用于代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手，根本未認(rèn)識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性，使現(xiàn)有會計提供的信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。
(二)尚未引起有關(guān)部門的重視
不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。
(三)缺乏明確的規(guī)章制度
由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機(jī)打印出來的賬簿、報表。從而只突出強(qiáng)調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
(四)電算化會計軟件升級快
由于會計電算化軟件近年來頻繁更換和升級,原相關(guān)的會計軟件和文檔資料也容易出現(xiàn)不相兼容的情況,如果處理不當(dāng)這部分會計資料，不僅得不到有效的保管和發(fā)揮應(yīng)有作用,同時也不符合內(nèi)部控制制度的要求。
五、如何改善電算化下的會計檔案管理
(一)完善電算化下會計檔案管理各項(xiàng)制度
會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎(chǔ)工作。計算機(jī)替代手工記賬后，會計檔案增加了新的內(nèi)容。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份會計等都有相應(yīng)的管理制度。實(shí)施電算化后應(yīng)加強(qiáng)對會計電算化檔案的管理。基本方法是：
1. 建立電算化會計檔案的歸檔制度
首先應(yīng)確定歸檔范圍。電算會計檔案內(nèi)容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務(wù)計劃、單位預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)合同、開發(fā)設(shè)計說明書，以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數(shù)公式、自動轉(zhuǎn)賬公式及其他計算公式、檢驗(yàn)公式等，存貯于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料。
2. 建立電算化會計檔案的保管制度
與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應(yīng)按規(guī)定立卷歸檔保管。會計相關(guān)職能部門應(yīng)緊密配合，確認(rèn)合法的會計檔案內(nèi)容，根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤等，建立電算化會計檔案保管制度。
3. 建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度
要建立嚴(yán)格的電算化會計檔案借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度, 電子會計檔案信息未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意嚴(yán)禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財務(wù)(檔案)室，財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。
(二)提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)
由于電算化會計，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機(jī)高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎(chǔ);同時電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開發(fā)更合理、高效的軟件。
(三)重視理論研究，提高思想重視程度
電算化會計檔案管理的理論基本問題研究透徹了，會計軟件的研制就有了明確的方向和目標(biāo)，才能更符合實(shí)際工作的要求，更好地服務(wù)于會計工作，以實(shí)現(xiàn)會計電算化的效益原則。
實(shí)現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識對電算化會計檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。
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會計電算化檔案管理論文范文二：電算化會計檔案管理工作的淺談
[摘 要] 隨著社會的發(fā)展，辦公自動化的廣泛應(yīng)用，會計領(lǐng)域也深受影響，電算化會計是現(xiàn)代會計管理的主流，原來手工會計下所采用的檔案管理辦法已不適應(yīng)電算化會計的需要。本文以電算化會計檔案管理為中心，簡約介紹了電算化條件下的會計檔案管理的特點(diǎn)，分析了現(xiàn)代會計檔案管理工作中的問題，并提出了相應(yīng)的對策。
[關(guān)鍵詞] 電算化 會計 檔案管理
一、會計電算化下會計檔案的概念和特點(diǎn)
1.電算化會計檔案管理的概念
電算化會計檔案是指：儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù);而會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)。
2.電算化會計檔案管理的新特點(diǎn)
(1)載體的變化
與傳統(tǒng)的手工會計相比較，電算化會計是運(yùn)用計算機(jī)或者其他磁性介質(zhì)為載體將原來手工紙制的會計憑證、會計賬薄和會計報表等會計檔案來實(shí)現(xiàn)保存，再連接打印機(jī)規(guī)范打印保存。這樣會計檔案管理在載體性、信息性和安全性上有著巨大的變化，使得會計檔案管理邁進(jìn)了信息時代。在新的檔案保存方式下，會計檔案有著占用空間小，保管易，查尋方便等優(yōu)勢，其特有的存儲形式，也使得這些檔案必須在計算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)中才能查看得到。
(2)檔案有一定的統(tǒng)一性
由于電算化會計檔案是在經(jīng)過計算機(jī)中特定的編制好的程序軟件環(huán)境下進(jìn)行處理產(chǎn)生會計數(shù)據(jù)資料，這樣就是得會計檔案從會計分錄，到科目匯總表，賬簿都有特定的格式，就使得會計檔案有一定的統(tǒng)一性。
(3)資源的有效配置
由于電算化會計檔案主要是基于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件，利于會計信息的傳送，檢索，有利于其信息資源共享。這樣方便會計檔案的查閱同事有利提高會計檔案的使用率。
二、高校財務(wù)會計檔案管理存在的問題
綜合上述電算化會計的眾多特點(diǎn)可以看出，電算化下的會計檔案又它的優(yōu)點(diǎn)但同時也存在不少問題。
1.對會計檔案的重視不夠。由于電算會計發(fā)展時間不長，許多單位對電算化下的會計檔案不夠重視，沒有對會計華下的財務(wù)檔案設(shè)置專員管理，大多數(shù)是由會計人員主兼管，其他財務(wù)人員協(xié)作的模式，這樣使得會計檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，如此工作的分散就使得會計檔案的管理工作達(dá)不到基本的操作規(guī)范，檔案在移交給管理機(jī)構(gòu)時往往只移交紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案，磁質(zhì)檔案不移交不能是紙質(zhì)文檔何磁質(zhì)同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能達(dá)到電算化檔案管理工作的質(zhì)量和效果。
2.電算化會計檔案管理是一種綜合技術(shù)性強(qiáng)的工作對從事人員要求較高。既需要具掌握一定財會專業(yè)知識也需要具備較好的計算機(jī)操作技能的人員。如果計算機(jī)業(yè)務(wù)技能不熟，就會在管理當(dāng)中因操作錯誤破壞數(shù)據(jù)，后果不堪設(shè)想。反之如果沒有較強(qiáng)的財會專業(yè)技能就不能正確處理會計資料，進(jìn)行檔案管理。目前，會計檔案管理主要有會計人員兼任，他們掌握熟練的財會專業(yè)知識，但是欠缺計算機(jī)的日常維護(hù)技能，未能對會計電算化后的電子文件、程序文件、財務(wù)數(shù)據(jù)等定期備份，未及時形成磁介質(zhì)的電子檔案。會計檔案的不完整使得財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性得不到保障，一旦計算機(jī)及服務(wù)器出現(xiàn)故障，就會造成財務(wù)數(shù)據(jù)丟失，給單位帶來無法挽回的經(jīng)濟(jì)損失。
3.安全性方面，電子檔案雖具有儲存容量大，查閱方便快捷，能滿足檔案利用者又快又好地利用所需的資料和數(shù)據(jù)，最大限度地發(fā)揮會計檔案服務(wù)的功能。但是電子檔存放的磁性介質(zhì)或光盤易被遺失、損壞，因此在安全管理方面，防盜、防火、防潮等是電算化會計檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。但電子檔案又存在易改動、易刪除和可復(fù)制，加上工作人員對電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡等不穩(wěn)定的因素網(wǎng)絡(luò)化的管理為網(wǎng)絡(luò)社會的黑客、網(wǎng)絡(luò)犯罪分子造成可乘之機(jī)，工作人員缺乏會計電算化安全基本知識，不遵守單位的數(shù)據(jù)安全規(guī)則，將計算機(jī)病毒帶人會計系統(tǒng)中，是會計數(shù)據(jù)備份不及時，造成電子數(shù)據(jù)永久丟失，相對傳統(tǒng)會計檔案管理，電算化會計檔案的安全管理難度較大，較為復(fù)雜，一旦出現(xiàn)安全管理事故，損失則更大。這樣從而增加了財務(wù)數(shù)據(jù)的脆弱性。
4.電算化會計檔案查閱需要在特定的環(huán)境進(jìn)行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案直觀可視性強(qiáng)，而電算化會計檔案必須借助于計算機(jī)及其特定的軟件軟件系統(tǒng)才可顯示識讀所需的數(shù)據(jù)與資料。在無特定的平臺電算化會計檔案則無法打開，這樣電算化會計檔案就而失去利用價值。
三、高校財務(wù)會計檔案管理存在問題的解決辦法
1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。要高度重視財務(wù)檔案管理工作，樹立好財務(wù)檔案管理的意識，明確檔案管理人，專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。各會計單位建立會計檔案的管理辦法或制度，并嚴(yán)格執(zhí)行使會計檔案管理規(guī)范化，以確保會計檔案的真實(shí)可靠性。
2. 強(qiáng)化財務(wù)管理人員素質(zhì)。會計電算化檔案管理人員要求掌握計算機(jī)應(yīng)用維護(hù)和會計專業(yè)技能，在相關(guān)的隊(duì)伍建設(shè)方面應(yīng)該增加專業(yè)的技術(shù)人才，以加強(qiáng)對電算化會計檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。在沒有引進(jìn)符
合此崗位的復(fù)合型才次前應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案 管理人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓檔案管理人員了解 會計檔案的重要性，提高他 們的專業(yè)技能和責(zé)任心。以便加強(qiáng)對電算化會計檔案的管理，為電算化會計檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、安全化管理提供保障。使電算化會計檔案在各項(xiàng) 工作中發(fā)揮作用。
3.加快會計檔案工作現(xiàn)代化步伐，加強(qiáng)管理，利用大量的會計檔案資料為各類財務(wù)檢查提供最真實(shí)的依據(jù)。 充分發(fā)揮財務(wù)檔案的潛在作用，更好地為財務(wù)工作服務(wù)。在現(xiàn)代化信息安全問題大部分都是因內(nèi)部管理不善引起的，各單位要成立專門的 組織負(fù)責(zé) 網(wǎng)絡(luò)信息安全管理工作。在電算化會計檔案管理工作中，建立專用的會計檔案室，用以保管存儲會計信息的磁性材料，同時通安裝網(wǎng)絡(luò)安全 軟件，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，確保會計信息的網(wǎng)絡(luò)安全。話說“三分技術(shù)、七分管理”各單位要加強(qiáng)電算會計化檔案的管理制度，明確何細(xì)化安全保護(hù)具體要求如各責(zé)任者之間的權(quán)限設(shè)置，數(shù)據(jù)加密和認(rèn)證，實(shí)時網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測，防范越權(quán)或個人對數(shù)據(jù)庫的不適當(dāng)操作破壞會計檔案數(shù)據(jù)。
4.科學(xué)保存，定期檢測，確保電算化會計檔案安全有效利用。電算化會計檔案是現(xiàn)代信息 社會的產(chǎn)物，必須用現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備加以保管，以防止電子檔案受潮、磁化、或破壞;定期檢測已歸檔的電算化會計檔案，及時做好數(shù)據(jù)備份防止磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致電子檔案的丟失或不完整。對歸檔的電算化會計檔案要根據(jù)規(guī)定編制檢索工，方便以后查詢檢測。利用各種財務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料分析高校 經(jīng)濟(jì) 發(fā)展，財務(wù)運(yùn)行中的特點(diǎn)、存在的不足，研究預(yù)防對策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
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