建筑公司檔案管理論文
檔案管理是單位業(yè)務(wù)建設(shè)和工作拓展的基本依據(jù),是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基本保障。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的建筑公司檔案管理論文，供大家參考。
建筑公司檔案管理論文范文一：建筑工程檔案管理問題研究
摘 要：本文簡要介紹了建筑工程檔案的內(nèi)容和特點(diǎn),詳細(xì)闡述建筑工程檔案管理中存在的問題,并從宏觀、微觀兩個(gè)方面加以揭示和研究,以期推動(dòng)建筑工程檔案管理健康規(guī)范有序發(fā)展。
關(guān)鍵詞：建筑工程 工程檔案 檔案管理
中圖分類號(hào)：TM752 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791(2012)06(c)-0159-02
建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中不可或缺的重要組成部分,是工程建設(shè)的整體真實(shí)反映。建筑工程檔案對(duì)整個(gè)工程質(zhì)量監(jiān)控、日后防災(zāi)抗災(zāi)、基礎(chǔ)維修及改擴(kuò)建等工作都有著不可替代的作用。因此,做好建筑工程檔案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程檔案管理實(shí)踐存在著諸多問題。
1 建筑工程檔案內(nèi)容及特點(diǎn)
目前,業(yè)界普遍認(rèn)可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng),是建設(shè)項(xiàng)目管理在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。”
1.1 建筑工程檔案內(nèi)容
筆者結(jié)合上述定義,從整個(gè)工程建設(shè)的全流程出發(fā),認(rèn)為建筑工程檔案內(nèi)容應(yīng)包括前期準(zhǔn)備文件、工程施工文件、完工驗(yàn)收文件及監(jiān)理文件四個(gè)部分。前期準(zhǔn)備文件包括：上級(jí)審批批準(zhǔn)文件;決策立項(xiàng)文件;勘察、測(cè)繪、地質(zhì)等資料;工程招投標(biāo)及承包合同文件;計(jì)劃任務(wù)書、項(xiàng)目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工管理資料;施工技術(shù)資料;施工物資資料;施工測(cè)量記錄：給排水、消防、采暖、通風(fēng)等設(shè)備安裝工程記錄;工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。完工驗(yàn)收文件包括：竣工圖;工程質(zhì)量控制資料核查記錄;施工現(xiàn)場(chǎng)管理檢查記錄;竣工驗(yàn)收移交證明書;竣工驗(yàn)收監(jiān)督通知意見書;竣工報(bào)告;審計(jì)報(bào)告等。監(jiān)理文件包括：監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書;監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要,隱蔽工程驗(yàn)收記錄;觀測(cè)記錄;工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料等。
1.2 建筑工程檔案特點(diǎn)
建筑工程檔案存在于工程建設(shè)的全過程,有不同于其他檔案的特性,分析研究其特點(diǎn)對(duì)于管理中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題有一定啟示作用。其主要特點(diǎn),首先,量多類雜。建設(shè)工程項(xiàng)目周期長,部門多,人員雜導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案文件繁多,類型復(fù)雜。其次,系統(tǒng)連續(xù)性。工程建設(shè)涉及建設(shè)、施工及監(jiān)理等多個(gè)部門,各部門產(chǎn)生的檔案相互關(guān)聯(lián)組成一個(gè)有機(jī)整體。建筑工程檔案的保存和積累,是一個(gè)繼承和連續(xù)的過程。再者,全面真實(shí)性。建筑工程檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的實(shí)踐,全面反映記錄工程建設(shè)的各類信息,是項(xiàng)目工程實(shí)體的真實(shí)寫照。最后,實(shí)用性。建筑工程檔案是工程項(xiàng)目最原始的記錄,有很高的實(shí)用性,通過檔案,可以全面考察工程質(zhì)量,協(xié)助日后防災(zāi)減災(zāi)、維修、改擴(kuò)建等工作。
2 建筑工程檔案管理中存在的主要問題
建筑工程檔案管理存在諸多問題,如制度建設(shè)問題、管理模式問題、管理人才問題、檔案質(zhì)量問題、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化問題等等,筆者通過研究把這些問題分類歸納為宏觀問題和微觀問題兩個(gè)大的方面。
2.1 宏觀問題
2.1.1 檔案管理制度缺失,管理模式缺乏統(tǒng)一
針對(duì)基建工程項(xiàng)目檔案管理工作,國家檔案局于2001出臺(tái)了《基本建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)定》兩個(gè)檔案管理規(guī)范性文件。但是,目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規(guī)研究學(xué)習(xí),沒有按照國家相關(guān)檔案管理規(guī)定從工程立項(xiàng)開始制定一整套符合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際的檔案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,檔案管理工作隨意性很大,工程建設(shè)各階段的檔案管理混亂無序。
另外,工程項(xiàng)目建設(shè)涉及建設(shè)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位部門,往往各單位部門產(chǎn)生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門成立了專門的檔案室,工程檔案專人專管,多數(shù)單位工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由非專業(yè)人員兼管,各個(gè)單位部門檔案管理相互缺乏溝通,檔案管理整體性較差。
2.1.2 檔案管理意識(shí)淡薄,基礎(chǔ)管理工作薄弱
目前,“檔案”概念還未被社會(huì)大眾廣泛認(rèn)知,檔案管理意識(shí)普遍淡薄。工程建設(shè)中由于檔案管理工作繁瑣復(fù)雜,且不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,工程建設(shè)部門多數(shù)精力集中于工程建設(shè)進(jìn)度上,往往忽視或不重視檔案管理工作,消極被動(dòng)應(yīng)付檔案管理工作。從部門領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案管理人員認(rèn)識(shí)不到檔案管理對(duì)于工程建設(shè)的重要作用,很多規(guī)章制度不落實(shí),經(jīng)常出現(xiàn)工程項(xiàng)目完工即將交工驗(yàn)收時(shí),才開始應(yīng)付整理檔案,敷衍相關(guān)部門檢查,這種做法給整個(gè)全流程檔案管理帶來諸多不良后果。
工程建設(shè)過程中檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱,一些建設(shè)單位往往只注重工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益,而對(duì)工程檔案的各階段管理很不重視,沒有成立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案基礎(chǔ)工作的系統(tǒng)化、有序化、可持續(xù)化不足,大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄,檔案收集、整理、立卷、標(biāo)引、著錄及檢索利用等未按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作?？⒐を?yàn)收檔案質(zhì)量關(guān)把握不嚴(yán),各項(xiàng)檔案監(jiān)督監(jiān)管機(jī)制不落實(shí)。
2.1.3 檔案管理人才匱乏,專業(yè)素質(zhì)參差不齊
建筑工程項(xiàng)目組中的檔案管理人員多數(shù)沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn),缺乏工程檔案基本知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn),并且常有一人多職或兼職等現(xiàn)象,部分項(xiàng)目組根本不設(shè)專職檔案管理人員。能對(duì)檔案進(jìn)行日常整理、使用和維護(hù),具有先進(jìn)檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數(shù)字時(shí)代,了解和掌握電子文件形成規(guī)律、特點(diǎn)和管理方法,熟悉電子檔案管理技術(shù)的人才十分稀少,多數(shù)檔案管理人員仍處于手工操作階段,工作效率低,勞動(dòng)強(qiáng)度大。
現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊,檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)陳舊,現(xiàn)代檔案管理技能和方法欠缺。并且由于檔案管理工作枯燥、繁瑣,待遇不高,很多檔案管理人員受不了外界干擾和誘惑,產(chǎn)生不耐煩情緒和安于現(xiàn)狀思想,責(zé)任心和敬業(yè)精神不強(qiáng),服務(wù)水平不高。
2.1.4 檔案管理資金短缺,管理技術(shù)設(shè)備落后
由于普遍存在檔案意識(shí)淡薄,工程建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)往往只關(guān)注項(xiàng)目建設(shè),把建設(shè)資金全部投向工程建設(shè),檔案管理資金投入極度不足,檔案管理經(jīng)費(fèi)經(jīng)?？繓|挪西湊,從其他項(xiàng)目中擠出。
建筑公司檔案管理論文范文二：建筑工程檔案的階段管理初探
摘要：本文主要就建筑工程檔案的階段管理進(jìn)行介紹和分析，并結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行探究，提出加強(qiáng)建筑工程檔案管理的措施和方法，僅供參考。
關(guān)鍵詞：工程檔案;管理;措施
中圖分類號(hào)：TU726 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1674-3954(2013)21-0190-02
1 工程檔案管理的階段任務(wù)
1.1 工程招標(biāo)階段
工程招標(biāo)階段的主要任務(wù)是根據(jù)合同確定的，隨著合同的簽訂而產(chǎn)生的。工程招標(biāo)階段的主要內(nèi)容就是收集關(guān)于工程的資料，保證準(zhǔn)確合理的檔案，從而更好的為施工合同服務(wù)。尤其是一些重大工程的建設(shè)施工更是需要工程檔案的有效服務(wù)，不管是工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等階段都需要招標(biāo)競爭來承攬，只要承包合同一簽訂就可以開始工程施工。注意在簽訂工程合同時(shí)要秉著謹(jǐn)慎細(xì)致的態(tài)度對(duì)合同中的每一項(xiàng)條款進(jìn)行嚴(yán)格審查，確定合同規(guī)定的雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同的規(guī)定可以有效的對(duì)施工工程進(jìn)行預(yù)檢、質(zhì)檢，成立工程施工專門的檔案資料。在對(duì)進(jìn)行合同管理的過程中會(huì)形成大量的檔案資料，比如：監(jiān)理方和供應(yīng)商、承包商與業(yè)主、承包商之間的合同變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證、業(yè)務(wù)信函等，另外還有施工材料的選購、施工機(jī)械設(shè)備、施工人員、施工質(zhì)量、工程投資、工程監(jiān)理的管理等檔案資料，這些工程中的資料形成了檔案管理工作的范圍。并且，合同中還記錄著工程施工的很多原始的資料，可以為施工中出現(xiàn)糾紛提供解決依據(jù)。
1.2 工程設(shè)計(jì)和施工階段
工程設(shè)計(jì)和施工階段是工程施工最重要的階段和組成部分，同時(shí)也是構(gòu)成檔案管理的重要資料。要想保證工程檔案資料收集工作的順利進(jìn)行就必須先做好工程和工程檔案的同步管理工作，這不但顯示了工程檔案管理的水平和質(zhì)量，而且還顯示了工程對(duì)于施工建設(shè)的質(zhì)量要求。負(fù)責(zé)工程檔案管理的工作人員要定期到達(dá)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行勘察，積極參加工程的設(shè)計(jì)交底會(huì)、技術(shù)討論會(huì)、工程調(diào)度會(huì)等，了解施工的實(shí)際情況，根據(jù)施工設(shè)計(jì)圖紙和施工進(jìn)度計(jì)劃等相關(guān)規(guī)定制定檔案資料，并確定檔案資料的范圍和主要內(nèi)容等，另外還要協(xié)同工程技術(shù)人員進(jìn)行對(duì)整個(gè)施工過程進(jìn)行監(jiān)控，保證施工環(huán)節(jié)、記錄環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)、收集環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)等階段的相關(guān)資料，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不斷完善。
工程設(shè)計(jì)和和施工階段必須嚴(yán)格按照施工設(shè)計(jì)與圖紙進(jìn)行施工，施工過程中可能會(huì)出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更的情況，出現(xiàn)這種情況的原因多種多樣，比如：設(shè)計(jì)人員設(shè)計(jì)好施工圖紙之后發(fā)現(xiàn)與施工實(shí)際情況不符、或者是與施工現(xiàn)場(chǎng)條件的限制、施工材料、施工技術(shù)等不符，因此必須對(duì)設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行變更。施工設(shè)計(jì)圖紙的變更加大了對(duì)工程檔案管理的難度，因此就要求負(fù)責(zé)工程檔案管理的人員必須嚴(yán)格工作，提高工作的質(zhì)量和效率。
檔案管理人員在工程設(shè)計(jì)和施工階段要加強(qiáng)對(duì)于檔案的檢查和管理工作，并對(duì)檔案的準(zhǔn)確性進(jìn)行校對(duì)，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。比如：檔案管理人員在整理《建筑工程質(zhì)量保證資料》時(shí)要對(duì)施工使用的鋼材進(jìn)行分析，要根據(jù)鋼材的出廠合格證、出廠試驗(yàn)報(bào)告、機(jī)械性能試驗(yàn)報(bào)告等進(jìn)行檢測(cè);如果是進(jìn)口鋼材還要對(duì)其化學(xué)成份進(jìn)行檢測(cè)并進(jìn)行焊接試驗(yàn);施工單位不但要檢查鋼結(jié)構(gòu)的出廠合格證，還要對(duì)鋼材進(jìn)行隨機(jī)取樣檢測(cè)，檢測(cè)好之后根據(jù)鋼材的級(jí)別進(jìn)行排序并標(biāo)號(hào)。
另外，檔案管理人員還要注意收集施工隱蔽工程的資料，便于工程之后的維護(hù)和運(yùn)行等。
1.3 工程竣工交付階段
工程竣工交付階段主要是對(duì)工程檔案資料進(jìn)行完善，這也是影響工程檔案資料完善性和準(zhǔn)確性的關(guān)鍵。工程竣工檔案的質(zhì)量要求：完整、圖物相符、齊全、統(tǒng)一規(guī)格、優(yōu)良紙質(zhì)。工程經(jīng)過招標(biāo)和設(shè)計(jì)之后已經(jīng)初見工程檔案的雛形，這時(shí)候要注意謹(jǐn)慎，認(rèn)真審核每一個(gè)竣工資料(檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性等)。如果工程檔案資料不符合要求則要提出書面建議進(jìn)行整改，對(duì)于驗(yàn)收中的問題要及時(shí)進(jìn)行復(fù)查和整改，最后要有各個(gè)部門的簽字確認(rèn)再進(jìn)行歸檔即可。
2 工程檔案管理的具體操作
2.1 統(tǒng)籌部署，健全管理體系
工程施工時(shí)要結(jié)合檔案管理工作建立健全的企業(yè)檔案館、項(xiàng)目檔案室、施工資料員三級(jí)管理體系，保證檔案管理工作和項(xiàng)目建設(shè)工作的同步進(jìn)行。工程項(xiàng)目申請(qǐng)之后要開始對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理，驗(yàn)收工程項(xiàng)目時(shí)要根據(jù)檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收，提高歸檔的質(zhì)量。
2.2 加強(qiáng)工程檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
工程檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)要注意以下幾個(gè)方面：①培養(yǎng)工程檔案管理隊(duì)伍中的工作人員要具備一定的專業(yè)水平、專業(yè)技術(shù)、專業(yè)素質(zhì)等。⑦不要隨便的變動(dòng)隊(duì)伍中的人員。尤其是工程規(guī)模比較大，施工時(shí)間比較長的工程更要保證檔案管理隊(duì)伍中工作人員的穩(wěn)定性。另外，要定期開展對(duì)于工作人員的培訓(xùn)，不斷提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息管理等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行管理，增強(qiáng)工作人員的現(xiàn)代化意識(shí)，現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確、快速的查詢施工信息，更好的為工程管理服務(wù)。
2.3 建立現(xiàn)場(chǎng)辦公制度
企業(yè)要建立健全的現(xiàn)場(chǎng)辦公制度，工程檔案管理人員要在施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行辦公，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查不斷收集資料，定期開展技術(shù)例會(huì)，隨時(shí)掌握施工的進(jìn)度情況，對(duì)施工情況進(jìn)行詳細(xì)記錄等。針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題，工程檔案管理人員要及時(shí)根據(jù)參考資料、施工情況等及時(shí)處理好問題。
2.4 建立資料歸檔會(huì)簽制度
建立健全的資料歸檔會(huì)簽制度，工程檔案部門建立的資料歸檔會(huì)簽制度，主要有以下幾個(gè)方面：驗(yàn)收會(huì)簽制度、考察培訓(xùn)資料會(huì)簽制度，建立相應(yīng)的資料歸檔會(huì)簽制度可以有效的防止檔案資料的流失，便于工程后期的維護(hù)和使用等。
2.5 拓寬新領(lǐng)域，擴(kuò)大收集范圍
工程檔案管理人員要根據(jù)施工的實(shí)際情況、施工特點(diǎn)等不斷擴(kuò)大工程合同、監(jiān)理大綱、工作總結(jié)、月報(bào)、質(zhì)量檢驗(yàn)單等資料的收集范圍，加強(qiáng)施工竣工檔案資料的完整性、連續(xù)性、準(zhǔn)確性、客觀性等，從而使檔案資料能夠有效的顯示出工程施工的整個(gè)過程。 3 工程檔案管理的關(guān)注要點(diǎn)
3.1 注重收集未被采納的方案資料
沒有被采納的方案資料具有連續(xù)性、完整性等特點(diǎn)，一般在工程正式立項(xiàng)之后要具備可行性分析、施工設(shè)計(jì)、工程招投標(biāo)文件等，雖然這些都不能作為工程設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)資料，但是每一個(gè)文件和方案對(duì)于工程施工而言都需要投入一定的人力、物力和財(cái)力，所以這些文件和方案都具有一定的參考價(jià)值和意義，這些文件和資料對(duì)于工程的后期改造、擴(kuò)建、新項(xiàng)目建設(shè)等都具有重要的作用和影響，有利于保證工程檔案的完整性和連續(xù)性等。
3.2 注重收集設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料
工程檔案管理工作要加強(qiáng)對(duì)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料的收集工作，這些基礎(chǔ)資料主要有：施工場(chǎng)地的地質(zhì)條件、地形、地貌、水文條件、氣象條件、施工技術(shù)等，這些基礎(chǔ)資料的收集對(duì)于工程設(shè)計(jì)和施工都具有重要的價(jià)值和意義，并且這些資料具有份數(shù)少和利用率高的特征，所以應(yīng)該作為檔案管理中的重點(diǎn)進(jìn)行管理點(diǎn)。
3.3 注重收集準(zhǔn)確的竣工圖紙
竣工圖紙的交付是工程最后一個(gè)環(huán)節(jié)，竣工圖紙的繪制要嚴(yán)格根據(jù)國家對(duì)于竣工圖紙繪制的相關(guān)要求和規(guī)定進(jìn)行設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)好之后要根據(jù)工程歸檔規(guī)范和立卷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理工作，整理好之后要移交給檔案管理部門。檔案管理部門要對(duì)竣工圖紙進(jìn)行嚴(yán)格的審核，尤其是竣工圖紙的準(zhǔn)確性(其準(zhǔn)確性主要表現(xiàn)在該圖紙是否反映了施工的實(shí)際情況、是否與實(shí)物相符、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、簽證手續(xù)是否齊全等)，因此負(fù)責(zé)審核竣工圖紙的工作人員必須熟悉相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，將竣工圖紙和施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況進(jìn)行對(duì)比，保證竣工圖紙的準(zhǔn)確性和歸檔的質(zhì)量。
3.4 注重收集設(shè)備安裝調(diào)試形成的記錄資料
施工使用的機(jī)械設(shè)備在安裝調(diào)試的過程中因?yàn)楦鞣N客觀環(huán)境的影響，所以可能導(dǎo)致其技術(shù)參數(shù)的實(shí)際值和設(shè)計(jì)值不同。所以，機(jī)械設(shè)備在安裝調(diào)試的過程中記錄的一些數(shù)據(jù)顯得尤其重要。使用的設(shè)備儀器檔案要具有產(chǎn)品說明書、操作手冊(cè)、維修手冊(cè)、產(chǎn)品合格證等資料，另外要重視機(jī)械設(shè)備的安裝調(diào)試數(shù)據(jù)。
3.5 注重收集培訓(xùn)資料
因?yàn)槭┕ら_始之前還會(huì)一些負(fù)責(zé)操作機(jī)械的工作人員和施工人員等進(jìn)行培訓(xùn)，這些培訓(xùn)資料中有很多設(shè)備操作、維修、管理的資料，但是這些培訓(xùn)資料一般都分散在個(gè)別人手中。因?yàn)閰⑴c培訓(xùn)的人員不一定都參與了工程施工，所以要將這些培訓(xùn)基礎(chǔ)也都收集起來，然后再次的分法并進(jìn)行歸檔。
4 總結(jié)
綜上所述，我們了解到建筑工程檔案的階段管理的相關(guān)知識(shí)，并對(duì)施工各個(gè)過程中的資料收集進(jìn)行探討，利用計(jì)算機(jī)等高科技管理手段和技術(shù)提高管理的質(zhì)量。
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