有關人事檔案管理論文
有關人事檔案管理論文
人事檔案是人才信息摘要的重要載體和來源,也是考核任用干部的重要依據(jù)。下面是學習啦小編為大家整理的人事檔案管理論文，供大家參考。
人事檔案管理論文范文一：人事檔案管理的困境與出路
摘 要：人事檔案管理具有重要的價值，但現(xiàn)行的人事檔案管理在思想認識、制度建設、業(yè)務管理、信息化程度等方面還存在諸多問題，影響人事檔案功能的發(fā)揮，亟待改進。提高認識，健全制度，規(guī)范管理，推進人事檔案管理的信息化和社會化，是必由之路。
關鍵詞：人事檔案;問題;對策;信息化;社會化
中圖分類號：G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1007-4074(2011)05-0173-03
一、人事檔案管理的價值
人事檔案是“機關、事業(yè)單位、社會組織在人事管理活動中形成的，記錄相關人員個人的自然情況、思想品德、社會經(jīng)歷、專業(yè)水平、業(yè)務能力、歷史和現(xiàn)實的表現(xiàn)以及獎勵處罰情況的，由有關機構統(tǒng)一整理、保存起來用以備查的原始材料。”[1]人事檔案管理對社會經(jīng)濟發(fā)展與個人利益的促進具有重要的價值。其價值主要體現(xiàn)在以下幾點：
(一)人事檔案全面反映相關個人的思想政治表現(xiàn)、愛好特長、學習工作經(jīng)歷以及獎懲情況。其中的“登記表、自我鑒定、履歷表等等，充分反映了有關人員的經(jīng)歷、家庭和社會關系;而年度考核，則記載著個人不同時期的現(xiàn)實表現(xiàn)和組織的評價;入黨、入團、提職、晉級等原始材料，則是個人在組織教育培養(yǎng)下成長的佐證;工作情況的考核、獎懲與科研成果的登記，是個人工作能力、成績貢獻、技術專長的充分展現(xiàn)。”[2]
(二)人事檔案也就是人事文件材料，它是依照一定的程序保存起來以備查。在人事管理活動中，出于管理需要，反映個人情況的文件材料需要特別保存，這就形成檔案。“人事檔案以個人姓名為特征組成的專卷或專冊，這是由人事檔案的形成特點與作用決定的。人事檔案管理所具有的現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、機密性的特點，使之成為各級組織考察、了解和正確使用人員的重要依據(jù)。”[3]因此，管好用好人事檔案，對人才資源的優(yōu)化配置起著非常重要的作用。
(三)人事檔案信息是一種重要的公共信息資源。它記載了個人學習工作的歷史發(fā)展與現(xiàn)實表現(xiàn)等各方面情況，使得全面了解和正確選拔人才得以實現(xiàn)。加強人事檔案管理顯然有助于提高人事工作效率和質量，有助于全社會的人才調配，對社會經(jīng)濟發(fā)展起著積極的推動作用。
二、人事檔案管理中存在的問題
我國現(xiàn)行的人事檔案制度是我國計劃經(jīng)濟體制和干部制度的產(chǎn)物。它作為一種公共管理工具，對干部管理和社會經(jīng)濟發(fā)展等方面作出了歷史性的特別重要的貢獻。但是，隨著改革開放和社會經(jīng)濟發(fā)展的不斷加快，人事檔案管理的一些弊端也逐漸顯現(xiàn)。當前存在的主要問題是：
(一)對人事檔案管理的重要性認識不到位。長期以來，一些工作人員甚至單位領導認為人事檔案管理只是保管檔案的事務性工作，只要能應付查檔和外調就可以了，沒有充分認識到人事檔案管理的重要價值。這種觀念嚴重制約了人事檔案管理工作效率和質量的提高。有些單位，就連人員、經(jīng)費、場所都沒有保障，更談不上檔案管理工作的創(chuàng)新提高。“目前，由于很多用人單位根本不用調檔，相關人員認為只要有工作素質和創(chuàng)新能力，有施展才華的舞臺就可以，人事檔案可有可無。還有一些單位采用重新建檔的做法引進人才，使得一些求職者根本不管自己的人事檔案。此外，檔案管理投入偏低，經(jīng)費投入不足，檔案室設施不夠，且多數(shù)檔案室建設不標準、不規(guī)范，保管條件比較差，柜架配備不到位，庫房條件簡陋。”[4]迄今為止，全國還有一些管檔單位沒有配備專用庫房，相關設備陳舊，管理手段落后，檔案檢索主要靠傳統(tǒng)的手工操作。
(二)人事檔案的相關制度不健全，管理分散，隸屬混亂。就我國總體而言，人事檔案大多是由用人單位來保管。隨著我國社會經(jīng)濟發(fā)展，流動人口增多，再加上對人事檔案的認識不到位，“分散多頭”現(xiàn)象在人事檔案管理中屢見不鮮。有的由過去的單位保存，有的由現(xiàn)在的單位保存，還有的由人才交流中心保存，處于一種“分散”的管理狀態(tài)。而人事檔案管理牽涉到多個主管部門，職能交叉，權責不明，管理分散，隸屬混亂。有些基層單位檔案材料收集不齊，采集不科學，立卷不規(guī)范，案卷質量不高。“目前不少單位的人事檔案掛靠勞動人事部門，大都沒有專職人員分管人事檔案工作，人事檔案長期無人整理，根本做不到‘鑒別認真、分類準確、歸檔齊全完整、目錄清楚、編排有序、裝訂整齊’的要求，存在零亂無序、死檔棄檔、虛假檔案、人檔脫節(jié)、檔案克隆等現(xiàn)象，嚴重影響了人事檔案的真實性和嚴肅性。”[5]
(三)人事檔案管理人員業(yè)務能力偏低，管理手段落后。人事檔案管理具有較高的專業(yè)性，而多數(shù)檔案管理員對業(yè)務不熟，專業(yè)知識缺乏，責任心有待提高，敬業(yè)精神有待加強，加上管檔人員更換頻繁，后續(xù)培訓跟不上，致使管檔人員的工作狀態(tài)差，分類混亂，數(shù)據(jù)不準。[6]而且，人事檔案的管理手段也陳舊落后，目前，調閱檔案時大多采用手工操作，反復使用原件，經(jīng)常造成紙張揉皺破損和字跡褪色現(xiàn)象，檔案的完整與安全缺乏保障。
(四)人事檔案管理的信息化程度不高，資源利用率低。人事檔案的利用大多是被動性的，缺乏主動精神，只是等待查閱和調動。“利用材料主要是黨團材料和工資調資方面的，真正用于人才選拔，培養(yǎng)開發(fā)及預算等方面的較少，沒有發(fā)揮人事檔案應有的作用。另外，人事檔案查找方式落后，檢索工具單一，嚴重限制了其信息服務和交流功能的發(fā)揮，人事檔案信息資源開發(fā)利用的廣度和深度受到制約。”[7]近年來，雖然科技手段在更新，計算機水平在提高，但有些先進的技術手段還沒有廣泛應用于人事檔案管理，資源浪費嚴重，工作效率亟待提高。
(五)現(xiàn)行的人事檔案管理限制了人才的合理流動。人才資源也是社會生產(chǎn)力，社會迅猛發(fā)展的重要基礎就是最大限度地開發(fā)人力資源。如果人才不流動，甚至被擱淺埋沒，就會造成資源浪費，進而影響整個社會的發(fā)展。現(xiàn)行人事檔案管理隨意性大，有關個人的品行和工作鑒定全憑主管領導的偏好而定，當事人卻全不知情。這樣，容易產(chǎn)生單位負責人借此壓人、整人的情況。還有基于私人利益的考量，千方百計篡改檔案。
三、人事檔案管理的完善
(一)提高認識，加強領導，增加投入，進一步夯實人事檔案管理工作基礎。領導重視是做好檔案工作的重要保證，應將檔案管理工作擺到重要位置，定期或不定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。基于目前人事檔案意識普遍不強的狀況，當務之急是加強檔案宣傳，增強檔案意識。檔案工作要有專門的經(jīng)費預算，以保障人事檔案的維護、搶救及信息化建設;要搞好綜合檔案室的規(guī)范化建設，“注重通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等設施配套，添置空調、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備，”[8]努力提高檔案管理的信息化程度，保障檔案利用的安全與高效。
(二)提高人事檔案管理人員的素質。檔案人員的政治覺悟與業(yè)務水平的高低決定檔案工作質量的好壞。因此，要配置專門的檔案管理人員，并對他們進行及時培訓，這非常重要。要配置政治素養(yǎng)和文化水平高、工作責任心強的人員擔任檔案管理人員，并注重培訓。在新的歷史時期，人事檔案管理人員應更加具有高度的政治責任心、嚴明的政治紀律和良好的職業(yè)道德，能夠擔當起人事檔案管理的重任。人事檔案管理人員不但要有埋頭苦干的工作精神，還要全面學習業(yè)務知識，熟練掌握和運用現(xiàn)代化管理手段。
(三)健全制度，進一步規(guī)范檔案管理。人事檔案的規(guī)范化管理的可靠保證是相關制度的完善，因此，各單位要及時建立健全一套完整科學的人事檔案管理制度，以“保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案的作用。為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全人事檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。”[9]對檔案管理中出現(xiàn)的問題的，要及時解決，要嚴格追究相關人員的責任，以保證人事檔案管理的規(guī)范有序。
(四)加強人事檔案管理的信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化。要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案信息的社會共享。而要實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，人事檔案管理電子化則是第一步要實現(xiàn)的。即，要“把原先的紙質型檔案轉換成電子型檔案，將人事檔案有關信息輸入計算機，通過電子手段建立個人信息體系，并建立準確、完備的人事信息數(shù)據(jù)庫，通過辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)，建立綜合信息，實現(xiàn)無紙化辦公、無紙檔案與紙質檔案相互結合。”[10]
(五)改革人事檔案的宏觀管理機制，實現(xiàn)人事檔案管理的社會化。國家要制定有關人事檔案管理的政策和制度，努力建設面向社會的開放型的人事檔案管理模式。這種模式實際上是一種社會化的管理模式。該模式建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，面向社會，可以為整個社會提供人事檔案服務，有利于人才的合理流動。“傳統(tǒng)的人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，人事檔案來源僅限于本機構人員，內容也較簡單;而社會化的人事檔案管理機構，其來源要可以是社會各類人員，檔案內容也豐富多樣。傳統(tǒng)干部檔案工作由組織、人事部門管理，工人檔案由勞動部門管理，但新的用人制度打破了傳統(tǒng)干部、工人的身份界限。傳統(tǒng)的干部檔案、工人檔案正逐漸被以職業(yè)特點為標志的國家公務員檔案、醫(yī)生檔案、教師檔案、職工檔案等所替代，”[11]當前，我國各行各業(yè)的的人事檔案都在走向社會化，這種變化是順應時勢的。
綜上所述，人事檔案管理是一項長期重要的工作，要在改革創(chuàng)新的過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題并及時解決，為社會經(jīng)濟發(fā)展做出更大貢獻。
參考文獻：
[1] 王愛榮.關于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).
[2] 王英瑋,張秋燕.關于改革我國人事檔案管理機制的幾點建議[J].檔案學通訊，2009(4).
[3] 王英瑋,陳曉,張秋燕.關于人事檔案管理改革指導思想的理性思考[J].北京檔案，2009(3).
[4] 王愛榮.關于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).
[5] 昌韜.對人事檔案管理工作改進策略的思考[J].桂林師范高等專科學校學報，2010(1).
[6] 李海燕.當前人事檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2010(增刊).
[7] 戴春波.現(xiàn)代化管理―――人事檔案管理的必然出路v黑龍江檔案，2009 (3).
[8] 王愛榮.關于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).
[9] 王英瑋,陳曉,張秋燕.關于人事檔案管理改革指導思想的理性思考[J].北京檔案，2009(3).
[10] 王愛榮.關于我國人事檔案管理改革若干問題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).
人事檔案管理論文范文二：試論人事檔案的管理與利用
【摘 要】 本文針對在人事檔案管理和利用中存在的問題，提成強化有關人事檔案的概念及管理意識、了解有關人事檔案知識的建議，這對人事檔案的管理與科學的利用起到重要的作用。
【關鍵詞】 人事檔案 內容 來源 鑒別 利用
人事檔案是組織人事等部門按照黨的有關政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。依據(jù)中組部的《干部檔案工作條例》，人事檔案管理包括：檔案管理的體制、機構和職責;檔案的內容和分類;檔案的管理范圍;檔案材料和收集、鑒別與歸檔;檔案的保管與保護;檔案的提供利用;檔案的轉遞等。
人事檔案作為國家檔案中的一種特殊的檔案，依據(jù)中央組織部及國家檔案局的要求，在檔案管理中有其完整的管理模式和管理制度，對檔案材料的收集、鑒定、整理、查閱、保管范圍以及轉遞程序都有原則上的要求，確保了人事檔案的完整與安全，從規(guī)章制度上杜絕了涂改、撤換、銷毀、偽造等違法違規(guī)事件的發(fā)生，保障了檔案材料自身的原始性和真實性，保障了人事檔案的利用價值。
人事檔案不僅是考察了解和選拔干部的重要依據(jù)，更多的利用于人事工作中。檔案作為記錄個人經(jīng)歷，政治面貌，品德作風等內容的重要材料，在現(xiàn)階段仍發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。如調動工作、出國政審、評定職稱、求學、公證、出具各類人事證明等，辦理退休、繳納社會養(yǎng)老保險金等問題上，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、參保時間等都將成為主要依據(jù)。
1. 人事檔案內容和分類
檔案的內容分為十類：
第一類履歷材料：履歷表、簡歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務人員、軍人、學生等類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料。
第二類 自傳材料：自傳及屬于自傳性質的材料。
第三類 鑒定(含自我鑒定)、考核、考察材料。以鑒定為主要內容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料;作為干部任免、調動依據(jù)的正式考察綜合材料;考核登記表，干部考核和民主評議的綜合材料。
第四類 學歷和評聘專業(yè)技術職務材料。學歷、學位、學績、報考高等學校學生登記表、審查表、畢業(yè)登記表、學習和培訓結業(yè)成績表、學歷證明材料、選拔留學生審查登記表;培訓和專業(yè)技術職務任職資格申報表，專業(yè)技術職務考績材料，聘任專業(yè)技術職務的審批表等材料。
第五類 政治歷史情況的審查材料。包括甄別、復查材料，審查結論、上級批復及有關的依據(jù)材料;入黨、入團、參軍、出國等政審材料;更改民族、年齡、國籍、參加工作時間等的組織審查意見，上級批復以及所依據(jù)的證明材料。
第六類 參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料。
第七類 獎勵材料。包括科學技術和業(yè)務獎勵、英雄模范先進事跡、各種先進人物登記表、嘉獎、通報表揚等材料。
第八類 處分材料。違犯黨紀、政紀、國法等處分決定(免予處分的處理意見)，查證核實報告，上級批復，本人對處分的意見和檢查;法院審判工作形成的判決書等。
第九類 錄用、任免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職等的登記表、呈報表、審批表、審批材料;各種代表會代表登記表。
第十類 其他可供組織上參考的材料。包括有殘疾的體檢表，殘疾等級材料，因公受傷的證明材料;訃告、悼詞;年度思想總結、小結，大中專畢業(yè)報到證等材料。
2. 檔案材料的來源與收集
檔案材料主要來源、收集及補充約有以下途徑：
(1)通過組織、人事部門收集職工工作中形成的檔案材料。
(2)通過教育院校、培訓部門收集學生登記表、報考登記表、畢業(yè)生登記表、學習成績表、學位審批材料、學歷證明、培訓結業(yè)成績、鑒定等材料。
(3)通過所在單位收集在黨、團組織建設中形成的入團材料、已批準轉正的中國共產(chǎn)黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、個人總結、退黨等組織意見材料。
(4)通過評定專業(yè)技術資格部門，收集評聘專業(yè)技術職務(職稱)工作中形成的專業(yè)技術任職資格申報表、專業(yè)技術職務考績材料、聘任專業(yè)職務的審批表、晉升專業(yè)職務(職稱)審批表。
(5)通過有關部門收集表彰獎勵活動中形成的先進工作者的登記表、先進模范事跡材料等。
(6)通過紀律檢查、監(jiān)察、司法及有關的行政部門，收集形成的處分決定、免予處分的處理意見、記過材料、查證核實報告、上級批復、個人對處分決定的意見、本人檢查、交待材料、通報批評材料，法院判決書，復查甄別報告、決定、上級批復材料。
(7)通過審計部門收集形成的對經(jīng)濟工作中的評價材料，有關問題的處理意見等材料。
(8)通過科技部門、報刊等收集科研成果及重大影響的論文、著作、譯著等的目錄。
(9)通過衛(wèi)生部門收集工作人員因病、工傷、意處事故、致殘的體檢表、鑒定等有關材料。
3. 檔案材料的鑒別及歸檔要求
為保證檔案材料的原始性、客觀真實性，保證人事檔案的安全與利用，嚴格控制進檔材料的來源與收集是必要的，對檔案材料的鑒別也是必不可少的：
鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關文件精神，以有關規(guī)定為依據(jù)，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及保存價值，確定材料是否歸檔。
對收集、補充的檔案材料必須來源清楚，甄別材料的真?zhèn)渭皟r值，確定材料是否歸檔。
屬于歸檔的材料應真實客觀，材料必須文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，屬于成套的材料必須完整齊全，有些材料需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字后方能歸入檔案。
歸檔材料應是原件，一般不得使用復印件代替原件存檔。
人事檔案材料，須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
材料轉遞、歸檔的過程要符合組織轉遞手續(xù)及程序。
4. 利用人事檔案的有關查閱原則
查閱檔案單位及查閱人，在其批準權限、職責范圍內，因工作需要查閱和借用干部檔案，須以《干部檔案工作條例》中的查閱原則為依據(jù)，遵守檔案的提供利用之規(guī)定。
查閱單位及查閱人應攜帶填寫規(guī)范、經(jīng)單位組織負責人批準并加蓋公章的《查閱人事檔案介紹信》，填寫查閱《干部檔案審批表》查閱檔案，不得憑借調查證明材料介紹信查閱干部檔案。
凡查閱干部人事檔案，利用單位應派中共黨員干部到保管單位查閱室查閱，檔案一般不外借，如必須借出使用，要說明理由，經(jīng)主管部門負責人批準并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還，妥善保管，嚴格保密，不得擅自轉借，不準交給無關人員和本人翻閱。
查閱干部人事檔案一般要求兩人或兩人以上，查閱檔案人員必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料;任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
借用、查閱單位或個人，不得擅自拍攝復制檔案內容，因工作需要從檔案中取證的，須經(jīng)檔案主管部門同意后，方可辦理。復制的檔案材料，不得給無關人員觀看或自行轉遞，用畢負責銷毀。
查閱者不得假公濟私，不得泄漏或擅自向外公布檔案內容，違者視情節(jié)輕重，予以批評直至紀律處分。
參考文獻：
[1] 楊俊平.《人事檔案管理》.中國檔案
2007年5月?？?
[2] 中央組織部. 國家檔案局《干部檔案工作條例》. 1991年4月.
有關人事檔案管理論文相關文章：