有關(guān)文秘檔案管理論文
文秘工作是檔案管理工作的重要源頭,檔案管理工作是文秘工作的直接資源庫(kù),強(qiáng)化“文秘檔案一體化”意識(shí),密切配合,相互學(xué)習(xí),熟悉業(yè)務(wù)是融洽兩者關(guān)系的主要途徑。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的文秘檔案管理論文，供大家參考。
文秘檔案管理論文范文一：淺談做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作
摘要：文書(shū)檔案工作是一個(gè)單位檔案工作的重要組成部分，它記載著一個(gè)單位發(fā)展的歷史進(jìn)程，而文秘人員對(duì)文書(shū)檔案工作有著重要影響，他們檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，業(yè)務(wù)知識(shí)的多少，甚至工作熱情的高低等，都直接影響檔案工作的好壞。要保證檔案的完整和質(zhì)量，必須從文秘工作做起，提高文秘人員的綜合素質(zhì)。
關(guān)鍵詞：文秘人員;檔案管理;規(guī)范公文;OA系統(tǒng);檔案數(shù)據(jù)管理;文檔一體化
中圖分類號(hào)：G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-8500(2012)09-0149-01
秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，不可避免地會(huì)接觸許多文件，而文件形成檔案，文件檔案包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。做好文書(shū)檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務(wù)，是文書(shū)檔案工作人員的根本任務(wù)。可以看出文件檔案管理對(duì)于秘書(shū)工作具有重要的意義，秘書(shū)必須具備良好的修養(yǎng)，才能成為一位優(yōu)秀的文件檔案管理者。秘書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作，從專業(yè)上說(shuō)，雖然有區(qū)別，但業(yè)務(wù)關(guān)系上又相互聯(lián)系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個(gè)載體，可以這樣說(shuō)，秘書(shū)的修養(yǎng)是決定文檔資料價(jià)值，進(jìn)而搞好文書(shū)檔案管理，使文書(shū)檔案發(fā)揮應(yīng)有作用的基礎(chǔ)。
一、文件檔案管理對(duì)秘書(shū)工作的必要性
文書(shū)檔案管理，主要是做文書(shū)材料的立卷、文書(shū)檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié)，其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù)，為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。文件歸檔整理對(duì)于秘書(shū)工作有著重要的意義。
1.科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)機(jī)關(guān)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。機(jī)關(guān)檔案記載著這個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本機(jī)關(guān)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。
2.歸檔管理有助于維護(hù)文件之間的歷史聯(lián)系，便于日后查找利用。在任何社會(huì)組織的各項(xiàng)管理活動(dòng)中每一份文件都有自己特定的使命和作用，就同一問(wèn)題、同一工作、同一組織的多份文件之間又有著或先后相續(xù)，或?qū)訉舆f進(jìn)的關(guān)系。通過(guò)文件歸檔整理能夠維護(hù)文件之間自然形成的這種歷史聯(lián)系，清楚地顯示出活動(dòng)的全過(guò)程，能夠提高文件檢索的效率，實(shí)現(xiàn)文件利用的目的。歸檔整理有利于保證文件的完整與安全，便于文件的保管。秘書(shū)人員應(yīng)該根據(jù)立卷范圍的要求將應(yīng)該歸檔的文件收集齊全，保持文件的完整性。
3.將歸檔整理的同類文件放入卷盒進(jìn)行管理，使文件不易磨損和丟失，既有利于維護(hù)文件的安全，也有利于文件實(shí)體的保管。歸檔整理有利于秘書(shū)人員有意識(shí)地收集積累文件為檔案工作奠定良好的基礎(chǔ)。文件的歸檔整理是文書(shū)工作的結(jié)束，同時(shí)又是檔案工作的開(kāi)始。由誰(shuí)來(lái)組織這項(xiàng)工作、采取什么樣的組織形式、如何保證歸檔整理的規(guī)范性等問(wèn)題都直接關(guān)系到文件整理的質(zhì)量和效能。
4.秘書(shū)作好文書(shū)檔案管理工作，是為了保證文書(shū)檔案在中心工作中的作用，即作為機(jī)關(guān)工作的參謀作用，作為宣傳的素材，作為的憑證，作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件，其重要性是不言而喻的。秘書(shū)只有合理的利用了文書(shū)檔案，這些檔案才能發(fā)揮作用，體現(xiàn)其價(jià)值。而對(duì)于機(jī)關(guān)，因此所獲得的效益也是可以明鑒的。尤其在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)尤其激烈的時(shí)代，秘書(shū)對(duì)于文書(shū)檔案的保管利用的合理性也就顯得更加重要，同時(shí)也就體現(xiàn)出文書(shū)檔案管理對(duì)于秘書(shū)工作的必要性。
二、用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化的好處
用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化，必須用OA與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)去工作。將辦公系統(tǒng)中的文件內(nèi)容用OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)中來(lái)，直接變成檔案，對(duì)不能導(dǎo)的個(gè)別文件采取掃描的辦法。即方便又省時(shí)、省力、還能達(dá)到減人提效的目的。避免綜合檔案管理員只知其表象，重復(fù)低質(zhì)勞動(dòng)。但要十分注意做好檔案利用權(quán)限的管理工作，我們所說(shuō)的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在一定的時(shí)間內(nèi)為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便，而對(duì)另一部分人要利用這部分檔案不僅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的辦法，用系統(tǒng)設(shè)置的可借閱和不可借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)信息這條“高速公路”，來(lái)實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化目標(biāo)，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)文書(shū)檔案信息資源的作用。
三、提高機(jī)關(guān)文書(shū)檔案質(zhì)量的對(duì)策及建議
當(dāng)前，許多機(jī)關(guān)的文秘工作與檔案工作還實(shí)行的是分塊管理制。這種體制從某種程度上卻有意無(wú)意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。文秘工作工作人員的檔案意識(shí)淡薄，只考慮當(dāng)前的工作，檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，導(dǎo)致二者在銜接過(guò)程中出現(xiàn)許多脫節(jié)之處，出現(xiàn)諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這直接影響了機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的建檔質(zhì)量。
文書(shū)檔案質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，表面上看，大多少發(fā)生在產(chǎn)生公文這一重要環(huán)節(jié)上。文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，檔案資料主要來(lái)源于公文，公文是檔案的前身。公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說(shuō)沒(méi)有高質(zhì)量的公文就不會(huì)有高質(zhì)量的檔案。高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上?？梢?jiàn)，現(xiàn)代文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個(gè)整體。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“文檔一體化”管理模式應(yīng)運(yùn)而生，用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，反映了現(xiàn)代科學(xué)管理的必然趨勢(shì)。
信息化雖然成為整個(gè)社會(huì)的共識(shí)，但要用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化要上下達(dá)成共識(shí)才能實(shí)現(xiàn)，因?yàn)檩^高的費(fèi)用、相關(guān)知識(shí)的匱乏等，在目前形式下，單靠辦公室主任也很難搞，即要面對(duì)單位“一把手”的直接領(lǐng)導(dǎo)，又要面臨其他部門人員傳統(tǒng)觀念的阻力，在加上較高的費(fèi)用，由于這些原因?qū)е挛臋n一體化盲區(qū)。所以要采取積極有效的措施，爭(zhēng)取取得領(lǐng)導(dǎo)的支持與辦公人員的思想觀念的改變，使現(xiàn)代文檔工作的信息化平臺(tái)和暢通的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，早日實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。
總之，隨著社會(huì)信息化建設(shè)步伐的不斷推進(jìn)，辦公室應(yīng)抓住當(dāng)前有利機(jī)遇，克服畏難情緒，努力工作，同時(shí)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高文書(shū)檔案質(zhì)量。
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文秘檔案管理論文范文二：淺談文秘工作與檔案管理
[摘要] 文秘工作和檔案管理是密切相關(guān)、相輔相成的，如何讓文秘工作與檔案管理工作相互間更好地銜接，是現(xiàn)代文秘工作中不能回避的問(wèn)題。
[關(guān)鍵詞] 文秘工作; 檔案管理; 文檔一體化
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 062
[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194(2012)14- 0103- 02
文秘工作與檔案管理有著密切的聯(lián)系，文秘工作是檔案管理的前期工作，可以說(shuō)檔案管理工作與文秘工作是相輔相成、密不可分的。如何讓文秘工作與檔案管理工作高效銜接是現(xiàn)代文秘工作中不能回避的問(wèn)題。公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、承辦和執(zhí)行過(guò)程中，具有現(xiàn)行效用，但不能稱其為檔案。檔案是完成了公文處理程序，作為歷史記錄保存起來(lái)以備考查的，作為憑證的文字、圖像、聲音的文書(shū)和信息材料。因此，公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。
環(huán)境衛(wèi)生管理處是基層事業(yè)單位，由于受人員、編制的限制，文秘人員即是辦公室人員，同時(shí)還兼任檔案管理人員，在基層事業(yè)單位中具有一定的代表性。本文就文秘工作促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)行探討和分析。
1 文秘工作與檔案管理工作的聯(lián)系
文秘工作與檔案管理工作兩者是密不可分的有機(jī)整體，公文是檔案的前身，檔案是公文的延續(xù)，兩者有著同一性，又有著特殊性。① 兩者記錄和反映人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的功用相同。公文記錄的是現(xiàn)實(shí)的活動(dòng)，檔案保存的是歷史活動(dòng)記錄，且有著基本相同的物質(zhì)載體。② 兩者在內(nèi)容和格式上完全一致。檔案直接來(lái)源公文材料，公文是分散的“檔案”，檔案是集中保存的“公文”。③ 兩者互為因果。公文是檔案的前身，檔案是公文的歸結(jié)，有了公文才有了檔案，沒(méi)有公文就沒(méi)有檔案。
文秘人員是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位必設(shè)的工作人員。文秘工作不僅僅是抄、寫(xiě)、收、發(fā)，而且還通過(guò)事務(wù)性工作的處理，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀作用。同時(shí)，就一般情況而言，中小機(jī)關(guān)、基層企事業(yè)單位的文秘人員又是檔案管理人員。文書(shū)檔案的價(jià)值，關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文秘人員和文檔管理工作人員的自身素質(zhì)。高質(zhì)量的文書(shū)檔案是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上的，它們既有聯(lián)系，又各自獨(dú)立。
2 文秘人員的素質(zhì)，是提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵
(1) 文秘人員必須要有較高的政治思想理論素質(zhì)。貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策，遵守各項(xiàng)法律法規(guī)，講道德，守紀(jì)律，具有奉獻(xiàn)精神。由于文書(shū)檔案工作具有較強(qiáng)的機(jī)密性，因此文秘檔案人員還應(yīng)具備嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密的思想素質(zhì)，文書(shū)檔案服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求文秘人員應(yīng)具備良好的服務(wù)精神和主人翁意識(shí)。
(2) 科學(xué)文化知識(shí)素養(yǎng)是文秘人員必須具備的基本素養(yǎng)。對(duì)于不同單位的文書(shū)工作，文秘人員必須具備相應(yīng)的文化水平，掌握與自己所從事的專業(yè)工作相關(guān)聯(lián)的其他專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，如領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、信息電腦等知識(shí)。這就要求文秘人員必須具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，這樣才能對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，迅速接收信息，安全保護(hù)信息，準(zhǔn)確提供信息，最大化運(yùn)用信息，更好地服務(wù)于文書(shū)檔案工作。
(3) 文秘檔案人員還應(yīng)具備文秘檔案專業(yè)素養(yǎng)。文書(shū)檔案管理工作是十分細(xì)致復(fù)雜的工作，一份檔案從文件資料的收集、鑒別、分類、管理、組卷、到卷宗編制目錄、入庫(kù)擺放等要經(jīng)過(guò)十多道工序。文秘人員進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作，需要一種高度負(fù)責(zé)的精神，工作堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格化和規(guī)范化。這種客觀事實(shí)，要求文秘工作人員不僅要思想敏捷、作風(fēng)扎實(shí)、筆頭過(guò)硬，而且要求他們具有文書(shū)檔案和其他檔案工作的業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能，成為優(yōu)秀的檔案管理者。
3 完善公文材料，做好歸檔收集工作
在日常工作中，很多文秘人員都兼任檔案管理工作，這對(duì)提高檔案質(zhì)量具有一定的優(yōu)勢(shì)，可以對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類，文秘部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手。① 檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰，而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘重新裝訂后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。② 檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
4 提高檔案現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)文檔一體化
所謂文檔一體化，就是利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書(shū)處理過(guò)程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書(shū)工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。
利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞和開(kāi)發(fā)利用是目前最重要、最根本的現(xiàn)代化管理手段之一。合格的文秘人員同時(shí)應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理工作者。因此我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，要深刻理解文秘工作不僅僅為當(dāng)前工作服務(wù)，更要對(duì)歷史負(fù)責(zé)。文檔一體化的實(shí)現(xiàn)，使所有進(jìn)入計(jì)算機(jī)的文檔信息均可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上自由查詢，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行廣泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被獲取，同時(shí)將工作成果迅速反饋給相關(guān)部門。甚至可以不受空間限制，并實(shí)現(xiàn)文件，圖像，聲音的多媒體處理、綜合利用以及異地查詢等，共享檔案信息資源。
目前多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位查閱檔案采用的是人工檢索，先確定自己要查找的文件年代或類別，然后調(diào)出該年度或類別的內(nèi)目進(jìn)行查找，非常繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力、效率很低，但如果實(shí)現(xiàn)文檔一體化，就可以采用計(jì)算機(jī)檢索，只需要把利用者提供的文件責(zé)任或標(biāo)題或文號(hào)或形成時(shí)間或主題詞等信息輸入計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)就能迅速將符合要求的文件調(diào)出。在進(jìn)行文件整理時(shí)，可以利用計(jì)算機(jī)直接查詢，甚至將所需文件內(nèi)容直接打印出來(lái)。
具體操作方法是：調(diào)整歸檔文件整理工作流程，改變?cè)械拿磕昙姓須w檔的習(xí)慣做法，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，“隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成一項(xiàng)日常工作。同時(shí)，應(yīng)盡量以公文處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來(lái)組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文秘人員的工作實(shí)際，免除檔案管理環(huán)節(jié)中再做大量的重復(fù)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。如輸入案卷目錄并重新組織文件目錄等，節(jié)省檔案員的時(shí)間，推動(dòng)文檔一體化的最終實(shí)現(xiàn)。
5 加強(qiáng)文秘、檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)
由于廣大基層單位的文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)及其文書(shū)檔案管理的水平還存在著明顯的與時(shí)代要求不相適應(yīng)的方面。突出原因首先是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文字秘書(shū)的要求不高，對(duì)文書(shū)檔案工作不重視，認(rèn)為文秘人員只是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、跑跑顛顛，無(wú)足輕重，文書(shū)檔案管理工作只是收收發(fā)發(fā)、裝裝訂訂，無(wú)須專業(yè)，更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)受社會(huì)不良風(fēng)氣影響，把文秘、文檔人員視為自己的親信、隨從，來(lái)去以符合自己的口味為標(biāo)準(zhǔn)。其次，是不關(guān)心對(duì)他們的培訓(xùn)教育，專業(yè)水平得不到提高。
為此，針對(duì)文字秘書(shū)和文書(shū)檔案管理的重要性以及在實(shí)際工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。① 在選配文秘、文檔管理人員時(shí)，應(yīng)選調(diào)那些所學(xué)專業(yè)的有關(guān)人員;② 對(duì)在崗的專業(yè)人員應(yīng)定期進(jìn)行教育培訓(xùn)，使他們?cè)谄返?、業(yè)務(wù)、技能等方面有不斷提高，以適應(yīng)新形勢(shì)的要求;③ 在有關(guān)業(yè)務(wù)管理部門的指導(dǎo)下，對(duì)文秘人員、文檔管理人員，特別是文秘工作兼文檔管理的工作人員進(jìn)行定期考核，合格者，應(yīng)發(fā)給相應(yīng)的專業(yè)資格證書(shū)并享受規(guī)定的工資津貼，鼓勵(lì)他們做好本職工作。
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