淺談文書檔案管理基礎(chǔ)論文
淺談文書檔案管理基礎(chǔ)論文
文書檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展，而越來越受到人們的關(guān)注。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的文書檔案管理論文，供大家參考。
文書檔案管理論文篇一：《淺析文書檔案管理》
【摘 要】隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，在管理工作中新理念、新技術(shù)的逐步推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成部分，它的管理模式和方法也將發(fā)生進(jìn)一步的變化，而提高文書檔案的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)化處理以及快速準(zhǔn)確的利用文書檔案信息，更高水平地顯示文檔一體化的優(yōu)越性和科學(xué)性，是新時(shí)期文書檔案管理工作的不懈要求。因此，在實(shí)際工作中，我們要嚴(yán)格實(shí)行文書處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，尤其是要推動(dòng)文書檔案工作的電子化進(jìn)程，呈現(xiàn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。
【關(guān)鍵詞】管理;文書檔案
一、文書檔案工作的現(xiàn)狀
1、到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實(shí)行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負(fù)責(zé)文秘工作的人員檔案意識淡薄，只考慮當(dāng)前的工作，而檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現(xiàn)了諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這也直接影響了文書檔案的建檔質(zhì)量。
2、在日常的文書檔案歸檔管理中，會(huì)出現(xiàn)不同程度的影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。如歸檔時(shí)出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象;文件偶用鉛筆撰寫或標(biāo)注，不經(jīng)過復(fù)印就直接用原件歸檔，短期內(nèi)字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值;紙張規(guī)格不達(dá)標(biāo)，大小16開紙混用現(xiàn)象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響;文件歸檔不及時(shí)，時(shí)有漏歸，棄檔問題也相對嚴(yán)重，而相近公文重復(fù)與立卷組合無序也是一重大問題。
3、在辦公過程中，現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機(jī)關(guān)工作人員也習(xí)慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計(jì)算機(jī)，部分也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，但是網(wǎng)絡(luò)上并沒有多少可以傳輸?shù)奈臅鴻n案信息，難以達(dá)到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡(luò)化。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書處理，尤其是實(shí)現(xiàn)文書電子化歸檔還需要一個(gè)過程。
二、文書檔案工作的改革措施
隨著檔案改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數(shù)量越來越多，也給保管和提供利用帶來了一定的困難。只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。因此，文書檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程勢在必行，我們要加大力度，創(chuàng)造條件改革現(xiàn)行的文書檔案管理工作。
(一)爭取領(lǐng)導(dǎo)支持
領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實(shí)現(xiàn)文檔一體化必須要上下達(dá)成共識才能實(shí)現(xiàn)，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個(gè)便捷的信息化平臺。因此，文檔人員要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā);要及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，努力做好檔案服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟硬件，為文書檔案信息化創(chuàng)造條件，使檔案信息管理工作順利進(jìn)行。
(二)實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化
文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識，要站在對歷史負(fù)責(zé)高度上來保證檔案的質(zhì)量，來減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動(dòng)，從而使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。對辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，及時(shí)整理歸檔，從而使文件的立卷工作日常化。文秘人員要努力克服畏難情緒，積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質(zhì)量。
(三)規(guī)范檔案的基礎(chǔ)工作
在文書檔案管理的實(shí)際工作中，要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析， 以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點(diǎn)，分清主次，嚴(yán)把全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價(jià)值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目，對到期的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定、銷毀。同時(shí)，各單位可以根據(jù)自身的具體情況制定總的和分步的計(jì)劃并逐步實(shí)現(xiàn)，使檔案管理工作不斷完善。
(四)促進(jìn)檔案信息化建設(shè)
紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的同時(shí)，促使文書檔案信息化建設(shè)邁入一個(gè)新的臺階。將文書檔案通過網(wǎng)絡(luò)融合為一體，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡(luò)化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實(shí)際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔工作。
(五)提高檔案人員的檔案信息化素質(zhì)
檔案管理工作者的知識水平和整體素質(zhì)直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。而文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
建立文書檔案管理信息系統(tǒng)是檔案的發(fā)展需要，是檔案管理工作中的一個(gè)飛躍。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動(dòng)中擺脫出來，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員對這些檔案資料的自動(dòng)管理，同時(shí)又能滿足利用者的自動(dòng)查詢，這樣即節(jié)省了人力又保護(hù)了檔案原件。而電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門要各司其職、各揚(yáng)所長。
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文書檔案管理論文篇二：《淺談企業(yè)文書檔案管理》
【摘 要】文書檔案管理是高校管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，是不斷提高校管理水平的需要，因此，做好文書檔案管理工作具有十分重要的意義。本文就如何加強(qiáng)文書檔案管理進(jìn)行了探討。
【關(guān)鍵詞】文書檔案;管理;原則;措施
文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題。
一、文書檔案管理的工作原則
(一)確定收集檔案的原則
1.全面收集。檔案的價(jià)值和作用不能只是從本位出發(fā)來決定是否有保存的必要性，而要從更宏觀的角度來考慮，從全面的觀點(diǎn)出發(fā)，從政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等方面全面衡量它的作用，既要看它的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，又要看它是否有社會(huì)價(jià)值和史料價(jià)值。檔案是歷史的記錄，也是歷史的產(chǎn)物，它是在一定的歷史條件下形成的，它的產(chǎn)生總是和一定的歷史條件相聯(lián)系。所以在鑒定檔案的價(jià)值時(shí)，必須運(yùn)用歷史唯物主義的觀點(diǎn)和方法，堅(jiān)持史存原則，將檔案放在特定的背景和歷史條件下去判斷它的價(jià)值，根據(jù)檔案產(chǎn)生的歷史條件、時(shí)代背景，并結(jié)合現(xiàn)實(shí)來考慮檔案的價(jià)值。
2.準(zhǔn)確、符合事實(shí)。做好企業(yè)文書檔案收集工作，必須堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，要深入有關(guān)部門反復(fù)校對，校正材料出處，對原始材料進(jìn)行科學(xué)的歸納、整理、分析，去偽存真。同時(shí)要有選擇，根據(jù)企業(yè)管理和工作的需要，從檔案材料中選擇對企業(yè)工作有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義，有具體實(shí)用價(jià)值，且?guī)в幸欢ㄒ?guī)律性的東西收集匯總和歸類匯編。堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，不能以個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)人的好惡和意志去改寫眾人公認(rèn)的客觀事實(shí)，特別是企業(yè)大事記、歷年機(jī)構(gòu)變化情況等有較高的借鑒與保存價(jià)值，一定要尊重事實(shí)和保持檔案原有的歷史風(fēng)貌，確保信息資料的準(zhǔn)確性。
3.長遠(yuǎn)發(fā)展利用。在鑒定檔案價(jià)值、確定收集檔案時(shí)，既要看到檔案在現(xiàn)實(shí)中的作用，又要預(yù)見到未來工作中的作用，因?yàn)樯鐣?huì)在不斷進(jìn)步，事業(yè)在不斷發(fā)展，檔案的價(jià)值也會(huì)隨之發(fā)生變化。不僅要看到眼前，而且要透過文件預(yù)測到它的潛在作用。
(二)實(shí)現(xiàn)信息化管理的原則
1.快捷。企業(yè)文書檔案應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的目標(biāo)是利用現(xiàn)代化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為企業(yè)提供安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，提高工作效率。
2.方便實(shí)用。當(dāng)前采用的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)使得系統(tǒng)在一定的時(shí)期具有先進(jìn)性，而不被淘汰。要簡化程序，使用方便，符合企業(yè)文書檔案的應(yīng)用要求，符合檔案系統(tǒng)規(guī)范。使用成熟的商品化軟件，與辦公自動(dòng)化軟件能夠有效地接口，不能形成信息孤島。
3.確保信息安全。文書檔案信息內(nèi)容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規(guī)定用戶權(quán)限，涉密文件須經(jīng)加密處理。涉密單位檔案的網(wǎng)絡(luò)可以組成一個(gè)單獨(dú)的局域網(wǎng)與企業(yè)網(wǎng)連接，但必須與國際互聯(lián)網(wǎng)維持物理斷開形式，從而維護(hù)涉密信息的安全。
二、加強(qiáng)文書檔案管理的措施
(一)高度重視文書檔案的管理工作
1.積極主動(dòng)做好檔案工作的宣傳匯報(bào)，采取靈活多樣的形式向領(lǐng)導(dǎo)和員工宣傳《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)，不斷提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員對檔案工作的認(rèn)識，努力爭取其對檔案工作的重視、理解、關(guān)心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和年度工作重點(diǎn)中，完善檔案管理設(shè)施，提升其規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展水平。改變被動(dòng)提供有關(guān)檔案工作資料的工作方式，主動(dòng)參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動(dòng)性與前瞻性。
2.科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了更高的要求，相關(guān)干部要積極接受新知識、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，掌握和提高應(yīng)用新型技術(shù)工具的能力和水平，努力成為具有出色管理才能、技術(shù)先進(jìn)的復(fù)合型人才，為他人提供方便、快捷、高效的服務(wù)。
3.搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接。檔案的前身是文件，文件質(zhì)量與檔案質(zhì)量密切相關(guān)，只有建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)上，才能提高檔案管理水平。文書人員要建立較強(qiáng)的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻注意檔案整理工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。
4.要求及時(shí)、準(zhǔn)確處理文件，及時(shí)登記收發(fā)文件，發(fā)現(xiàn)文件缺少要及時(shí)查找。特別是對一些賬外材料的處理，應(yīng)注意及時(shí)收集領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、會(huì)議材料等，保證文件材料的完整性和實(shí)效性。此外，要強(qiáng)化“文書部門立卷”工作，這也是《中華人民共和國檔案法》已明確的一個(gè)基本制度?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》也有規(guī)定，公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)“及時(shí)整理(立卷)、歸檔”。
(二)加強(qiáng)文書檔案資料的全面收集
1.健全規(guī)章制度。檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，不斷增強(qiáng)檔案管理意識，進(jìn)一步完善必要的檔案工作制度，落實(shí)責(zé)任制，為檔案的收集、整理、保管等制訂一系列有效辦法和制度，及時(shí)收集原始檔案，并理順歸檔程序，防止檔案的散失，為日后提供利用打好基礎(chǔ)。
2.加強(qiáng)催收。在工作中常出現(xiàn)由于其他工作事務(wù)，而忘記及時(shí)返還文件的現(xiàn)象，此時(shí)為確保檔案不遺失，應(yīng)該進(jìn)行催收。
3.加強(qiáng)檔案收集的廣度和深度。無論是專職檔案管理人員，還是兼職檔案管理人員，都要加強(qiáng)專業(yè)知識的積累，擴(kuò)大檔案收集范圍，完善檔案收藏結(jié)構(gòu)，特別要加強(qiáng)對重要會(huì)議、重大歷史事件、重要藝術(shù)成果、企業(yè)發(fā)展建設(shè)成績、杰出人物及事跡、社會(huì)活動(dòng)、建設(shè)工程、科研項(xiàng)目等檔案的建設(shè)與管理。在檔案收集中，要突出單位及各部門特色，增加收集的門類，廣泛及時(shí)地收集有價(jià)值、有特色的檔案資料。注意增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力，注意發(fā)現(xiàn)有保存價(jià)值的資料。
4.加強(qiáng)部門之間協(xié)作，做好文書檔案的收集工作。檔案員必須做到“三勤”：①嘴勤，即經(jīng)常主動(dòng)了解業(yè)務(wù)部門開展的新工作;②腳勤，即與業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)聯(lián)系與交流，以及時(shí)獲取有關(guān)信息;③腦勤，即根據(jù)單位的工作實(shí)際，思考檔案如何圍繞單位的中心工作，如何做好收集利用服務(wù)工作[2]?？傊?，要加強(qiáng)與各部門的協(xié)調(diào)與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢，著重收集能夠揭示一個(gè)單位發(fā)展階段的資料，為開展實(shí)際工作和科學(xué)研究服務(wù)提高參考信息，切實(shí)發(fā)揮檔案部門在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的參謀依據(jù)作用。
5.年終歸檔。年終時(shí)，要根據(jù)文檔登記表，檢查是否有缺漏文件，如有缺漏務(wù)必補(bǔ)齊。因此，平時(shí)就應(yīng)該注意收集、查閱相關(guān)的檔案資料，根據(jù)預(yù)立卷制度將檔案資料整理齊全，按照時(shí)間順序或文件的內(nèi)容歸檔，可起到事半功倍的作用。
6.按收發(fā)文的不同種類分別進(jìn)行登記。以收文為例，收文登記本不得與其他記錄本混用，需單獨(dú)使用一個(gè)記錄本;一般來文為紅頭文件的要列明收文日期、收文號、機(jī)密等級(一般可省略)、來文單位、來文文件號、文件標(biāo)題、每一來文數(shù)量;如果是傳真，應(yīng)在備注欄注明何時(shí)收到，如果有專人送交，應(yīng)注明由何單位、何人在何時(shí)送交;按文件內(nèi)容、緊急情況準(zhǔn)確記錄文件，最后分別交各主管領(lǐng)導(dǎo)閱示，如需在單位內(nèi)進(jìn)行宣傳、辦理，應(yīng)對承辦單位、收件人、辦理完畢后的歸檔時(shí)間做出相關(guān)記錄，以便全程跟蹤、催辦、督辦;做好備案登記，依據(jù)工作需要，每季度或半年做一次備案，可根據(jù)記錄內(nèi)容進(jìn)行打印，避免因筆體不同而造成難以辨認(rèn)。年終時(shí)，將做好的備案表裝訂成冊，即形成一本檔案明細(xì)賬。
三、結(jié)語
文書檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
文書檔案管理論文篇三：《如何加強(qiáng)文書檔案管理》
[摘 要]隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的持續(xù)提升和事業(yè)單位整體水平的持續(xù)進(jìn)步，新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作得到了越來越廣泛的關(guān)注。本文從闡述事業(yè)單位文書檔案管理工作中的問題入手，對新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作對策進(jìn)行了分析。
[關(guān)鍵詞]文書檔案 管理
在我國事業(yè)單位的發(fā)展過程中文書檔案管理工作一直是其中重要的組成部分，而事業(yè)單位文書檔案管理工作的進(jìn)行需要對于存在的問題進(jìn)行有效的解決，因此在這一前提下對于新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作進(jìn)行研究和分析就具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、單位文書檔案管理的特點(diǎn)
(一)文書檔案管理的重點(diǎn)是收集和保存
在一個(gè)單位的日常組織和運(yùn)營過程中，要產(chǎn)生很多的檔案文件，這些檔案文件大多涉及到單位的人事關(guān)系、單位組織運(yùn)營過程中的記載、單位日常文件、單位的書報(bào)以及相關(guān)物品的存檔檔案等。其在管理的過程中就是將這些東西用檔案記載的方式記錄下來，并且通過分類的方式存放在檔案管理室內(nèi)。所以，單位的文書檔案管理重點(diǎn)就是將各種資料收集起來，并且做出有效的歸類和記載，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的保存。文書檔案管理的重點(diǎn)也就放在了資料的收集和保存層面。所收集的資料要求要全面，并且針對檔案所作出的歸類要科學(xué)，方便人們的查閱。
(二)單位的文書檔案管理主要是文書工作
單位的文書工作主要包含了文件資料的收集、記載、歸類、整理以及存檔等工作。單位的文書工作的全過程也就是檔案從收集到整理保存的過程。但是，單位檔案的工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對單位的檔案進(jìn)行收集和整理保存的。所以文書工作就成為了單位檔案工作的基礎(chǔ)。檔案主要是來自于文書的工作，文書部門將單位組織和運(yùn)營過程中的相關(guān)資料通過整理和保存，進(jìn)行整理，定期的向單位的檔案部門提供歸檔。所以，單位的文書工作在很大程度上直接決定了單位檔案的質(zhì)量。
二、單位文書檔案管理中存在的問題
(一)文書工作與檔案工作的銜接問題。
文書工作與檔案的管理工作有一定的聯(lián)系，但是兩者之間又有很大的區(qū)別。所以，在現(xiàn)實(shí)工作中，只有將單位的文書工作與單位的檔案管理工作相互結(jié)合，形成統(tǒng)一的管理整體，才能夠在實(shí)際工作中取得更好的效果。在實(shí)際工作中，大部分的單位都是將單位的文書工作與檔案管理工作分開進(jìn)行。這樣的工作方式是一個(gè)比較科學(xué)有效的方式，但是在這樣的工作方式下，單位的文書工作與單位的檔案管理工作就產(chǎn)生了一定的距離。文書工作人員在工作的過程中不重視檔案管理的后期工作，而檔案的管理人員也很少會(huì)考慮文書工作的相關(guān)問題。這樣的話就使得單位的文書工作與檔案管理工作出現(xiàn)了更大的距離，使得相互之間的銜接存在比較大的漏洞，從而影響到了單位檔案工作的質(zhì)量。
(二)文書檔案工作人員的缺乏。
當(dāng)前，在實(shí)際工作中，單位的文書檔案工作人員一般情況下都是由別的部門工作人員兼任。這樣雖然在一定程度上節(jié)省了人力資源，并且也節(jié)省了開支。但是，文書檔案工作本身是一項(xiàng)比較專業(yè)性的工作，其要求文書檔案的工作人員能夠有比較好的專業(yè)基礎(chǔ)知識，要有一定的檔案管理知識和經(jīng)驗(yàn)。所以，這樣的用人模式使得在單位的檔案工作中存在諸如檔案管理范圍不明確，檔案收集不及時(shí)、檔案的材料真?zhèn)尾幻?、檔案的分類出現(xiàn)錯(cuò)誤等。這些問題主要是由于文書檔案的工作人員自身疏忽造成的，這也在一定程度上反映出了檔案文書檔案管理工作人員的自身素質(zhì)問題。
(三)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不足。
文書檔案的管理工作，在當(dāng)前大多數(shù)的單位中都是一項(xiàng)比較瑣碎的工作，同時(shí)也只是眾多辦公室職能中的一個(gè)小部分。大部分的領(lǐng)導(dǎo)對單位的檔案管理工作不夠重視。大部分領(lǐng)導(dǎo)的心中都認(rèn)為檔案的管理工作只是一個(gè)比較簡單的工作，并且在單位的眾多職能部門中也只是一個(gè)次要的部門。所以，單位的檔案管理投入缺乏，使得單位的檔案不能發(fā)揮出應(yīng)該有的作用來。
三、提高單位文書檔案管理水平的建議
(一)提高單位文書檔案管理工作的地位。
要想提高單位文書檔案管理工作的地位，首先就要求單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思考模式，重視單位的文書檔案管理工作。同時(shí)，要從多個(gè)方面入手，有效的規(guī)范單位的文書檔案管理工作。同時(shí)，要加大對單位文書檔案管理工作的投入，引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)設(shè)備，著手對單位的文書檔案管理工作進(jìn)行信息化改造。單位領(lǐng)導(dǎo)要對文書檔案管理工作進(jìn)行重視，就必須要認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要作用。在決策的過程中要有效的參考文書檔案所保存的資料。只有這樣才能夠有效的提高單位文書檔案管理工作在單位中的作用。
(二)做好文書工作與檔案管理工作的銜接。
單位的文書工作是檔案管理工作的前提，如果兩者銜接不好的，將直接影響單位文書檔案管理工作的實(shí)際效果。所以，要做好文書工作與檔案管理工作的銜接，有效的將單位的文書工作與檔案管理工作統(tǒng)一起來。同時(shí)，要制定相關(guān)的規(guī)范，從細(xì)節(jié)處把握好文書工作與檔案管理工作。制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，尤其是對于檔案來講，文件的格式、文件的歸類、文件的整理標(biāo)準(zhǔn)等，都要制定一定的規(guī)范，只有在一定的規(guī)范下才能夠有效的將單位的文書工作與單位的檔案管理工作銜接起來。
(三)引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，做好培訓(xùn)工作。
對于當(dāng)前很多的單位來講，文書檔案管理工作沒有專門的工作人員，這無疑對單位的文書檔案管理工作十分的不利。所以，要加強(qiáng)對單位的文書檔案管理工作人才的引進(jìn)。在引進(jìn)人才的過程中，要注意選擇那些有一定的文書檔案管理基礎(chǔ)知識，并且具備了與單位相關(guān)的知識和技術(shù)的高素質(zhì)人才。對于那些有專門文書檔案管理人員的單位來講，要通過定期的培訓(xùn)和考核制度，有效的提高單位文書檔案管理工作人員的素質(zhì)。同時(shí)，還要要求員工嚴(yán)格的遵守工作規(guī)范，對于文件資料的處理要嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行處理。
(四)促進(jìn)檔案信息化建設(shè)
紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展，在實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的同時(shí)，促使文書檔案信息化建設(shè)邁入一個(gè)新的臺階。將文書檔案通過網(wǎng)絡(luò)融合為一體，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡(luò)化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，密切結(jié)合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實(shí)際，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)，科學(xué)推動(dòng)電子文件歸檔工作。
結(jié)語：
隨著我國國民經(jīng)濟(jì)整體水平的持續(xù)提升和事業(yè)單位發(fā)展速度的持續(xù)加快，新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作得到了越來越多的重視。因此事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對于工作中存在的問題有著清晰的了解，從而能夠在此基礎(chǔ)上通過實(shí)踐的摸索、提高來促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理整體水平的有效提升。
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