有關學校檔案管理論文
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學校檔案工作既是學校常規(guī)管理的重要組成部分,也是衡量一所學校管理水平的重要標志。下面是學習啦小編為大家整理的學校檔案管理論文，供大家參考。
學校檔案管理論文范文一：淺談學校檔案管理
摘要：檔案管理工作是學校各項工作中十分重要而又常被忽視的一項工作，尤其是在當今信息高速增長的時代。鑒于此項工作的特殊性及當前遇到的新情況、新問題，筆者就新時期完善學校檔案管理做一粗淺探討，提出要認真做好與檔案管理相關的對策。
關鍵詞：學校檔案管理、特點、問題、對策
中圖分類號：G463文獻標識碼：A文章編號：
引言：
學校檔案管理工作是學校的重要組成部分，學校的各項規(guī)章制度、組織的各項活動以及學校個人的檔案等等都在管理范圍之內(nèi)。檔案管理是教育部門不可缺少的一部分，也是學校工作的真實反映。檔案管理的形式多樣，有教學活動、教學研究、科研管理、理論學習、財務管理、人員管理等，是學校開展各項工作的重要憑證。
1.學校檔案管理特點
現(xiàn)代化學校檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、存儲量大、查閱方便的特點。現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應用電腦文字處理軟件, 靈活使用表格、圖形對檔案分門別類, 組成企業(yè)檔案管理系統(tǒng), 可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用。以山西忻州市職業(yè)技術學院為例, 該校自 1999 年建立了自動化辦公軟件系統(tǒng)后, 隨之開發(fā)了學校檔案管理系統(tǒng), 檔案管理系統(tǒng)下設六個目錄: 學校檔案移交目錄、學校檔案總目錄、各類檔案、合同檔案、文書案卷目錄、專兼職檔案員、會計檔案目錄、文書卷內(nèi)目錄、移交目錄。需要查閱哪方面的內(nèi)容, 只需用鼠標輕輕點擊對應的目錄即可,方便快捷, 整個檔案管理系統(tǒng)清晰明朗, 一目了然。
2.學校檔案管理工作中存在的問題
2.1對學校檔案管理的重要性認識不夠
學校檔案管理工作是一項默默無聞的工作，不像教學工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分教師包括部分領導干部對學校檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是學校的主要工作，不能在教學中起到主要的作用。因此，一些學校領導往往容易忽視學校檔案管理工作，導致學校檔案管理工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為學校建設服務。
2.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
學校檔案管理是一項完善的科學教育工程，一般分為行政管理、教學管理、學生管理等幾部分。但不少學校忽視檔案管理，沒有認識到檔案管理是學校管理的一個重要組成部分。并且有的學校無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些教師認為教師的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關聯(lián)性。
2.3學校檔案檔案收集工作缺乏力度
一是收集歸檔工作制度不健全，執(zhí)行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面。三是一些歸檔的材料還不夠真實和準確。學校人事檔案材料本是客觀、歷史地記載本人情況的，具有很強的真實性和唯一性。但在實際檔案中，“三齡一歷”(年齡、工齡，黨齡、學歷)虛假現(xiàn)象較為嚴重。有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。
2.4檔案管理人員不專業(yè)
一般的學校沒有設定專職檔案管理崗位,有的學校是教師兼職或是臨時配備的,有不少學校是由老弱病殘者擔任,屬于照顧性工作。專業(yè)的檔案管理人員缺乏、現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務水平低下是很多學校普遍存在的問題。專(兼)職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓,大多在教學檔案的收集、立卷、整理、保管和利用等方面缺乏必要的業(yè)務知識和技能。檔案錯歸錯放、隨意散放、資料不全的狀況,很難使檔案工作走上規(guī)范化。檔案管理人員的服務意識、開放意識淡薄,只在檔案室做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性工作,很少認識到自身工作的重要性。在學校檔案的收集方面,也始終處于被動地位,別人移交什么就接收什么,應該歸檔的珍貴會議文件、教學實踐和科研材料等依然散失在個人手中,以致學校檔案難以發(fā)揮應有的作用。
2.5學校檔案管理的科學化、信息化程度不高。
隨著科學技術手段的不斷更新，學校檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但有的學校是把學生信息、教師檔案、班級基本情況輸入計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。
3.新時期學校檔案管理工作的對策
3.1提高認識，加強領導。
進一步做好學校檔案管理工作。校領導應高度重視學校檔案管理工作，要定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，進一步推進學校檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設。學校要從教學檔案管理方面存在的問題出發(fā),在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系部、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,定期開展對學校檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速學校檔案信息化建設。
3.2加強檔案工作的基礎建設。
學校領導要重視檔案管理，做好檔案管理設施的更新，要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。加強學校檔案管理人員隊伍的自身建設，提高檔案管理人員素質(zhì)。各學校要選擇工作態(tài)度認真、責任心強的人員從事學校檔案工作，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
3.3健全管理制度，提高學校檔案管理的制度化建設水平。
學校檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。健全的管理體制是整個檔案工作的核心，學校檔案管理制度的建立、建立健全教師業(yè)務檔案，有利于教師隊伍的建設，促進教師努力提高思想素質(zhì)和業(yè)務技能;有利于積累教師工作成果，為教師聘任和職稱評定提供科學依據(jù);有利于教師管理體制的改革。通過建立健全教師業(yè)務檔案，使教師管理更加科學化、民主化、規(guī)范化，為逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化教育管理創(chuàng)造條件。
3.4提高素質(zhì),專人管理
加強隊伍建設,不斷提高檔案員的素質(zhì)是加強檔案工作的必要條件。學校要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,各方齊抓共管,團結(jié)協(xié)作,保證學校各種檔案資料整理得齊全、完整和及時。21世紀是信息迅速發(fā)展的時代,對于年輕、熟悉計算機操作且熱愛檔案管理工作的教師要予以選拔重用。此外,要適時組織檔案管理人員進行培訓學習,讓他們的思想意識、專業(yè)知識和專業(yè)技能等與時俱進,盡快成長為檔案管理的行家里手,為學校教育事業(yè)的發(fā)展作出積極貢獻
3.5加強學校檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設
利用現(xiàn)代辦公技術,實現(xiàn)教學檔案現(xiàn)代化的管理。隨著教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案, 就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實現(xiàn)教務檔案的電子化、網(wǎng)絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
4.結(jié)語
隨著教育體制改革的深入和推行，既給學校檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，也提供了創(chuàng)新和前進的機遇。我們應該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照教育整體的發(fā)展趨勢，采取有效措施，建立起規(guī)范化的學校檔案，在改革開放的新形勢下，切實搞好學校檔案的管理和利用，為學校領導決策提供依據(jù)，為教職工進行管理創(chuàng)新、學校評估以及教學改革提供信息，為學校進一步加強科學管理發(fā)揮積極的作用。
參考文獻：
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學校檔案管理論文范文二：淺議學校檔案管理和利用
學校檔案是學校廣大教職員工在 教育教學 工作、學校 管理及其他各項工作和學習等活動中形成的，具有保存、查考、利用價值的文字、圖表和聲像等多種形式、各類載體的原始記錄，是全體師生員工智慧的結(jié)晶，是歷史的憑證，是學校的財富。學校檔案工作是學校各項工作的重要組成部分。因此，加強學校檔案管理和利用工作是學校教育教學的需要，學校應該在抓好教學管理的同時抓好檔案管理和利用工作。
提高對檔案管理工作重要性的認識
加強意識，建立機構
檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地 組織好《檔案法》的學習與宣傳活動。結(jié)合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全的管理機構和管理 網(wǎng)絡，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，配備一名專職檔案員，學校各科(處)室都設有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
加強檔案管理觀念工作是服務于現(xiàn)實的需要
學校檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。因此，檔案人員要有埋頭苦干、默默奉獻的精神，同時應當多一些敏捷和睿智，多一些果斷，從基本上轉(zhuǎn)變觀念，要主動自己 聯(lián)系市場，使檔案工作產(chǎn)生一定的 經(jīng)濟效益，提高檔案工作的自身價值。
檔案是承上啟下的橋梁，是繼往開來的紐帶。服務于現(xiàn)實是檔案的一個重要功能，切實抓好檔案管理工作可以為領導決策提供借鑒，為學校工作提供保障。
檔案管理也是學校管理的重要組成部分，加強學校管理可以有效地促進學校工作。檔案工作要發(fā)揮其對日常教學工作的檢驗監(jiān)督作用。
學校檔案的分類及管理制度
學校檔案一般分為文書檔案、教學檔案、業(yè)務考核檔案、學生檔案、基礎設備檔案、聲像檔案、財會檔案、人事檔案，但主要是文書檔案和教學檔案兩大類。
文書檔案是學校黨、政、工、團等日常工作中形成的，具有重要保存價值、經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，是學校領導進行決策、 總結(jié)工作、制定 計劃的可靠信息資料。
教學檔案是記錄和反映學校在“教”與“學”的 實踐活動中形成的具有保存價值的文件材料。它是從教學計劃的實施到教學質(zhì)量檢查，從課堂教學到實驗教學，從學生的思想 政治工作到學籍管理，從師資培訓到教學設備，從招考新生到新生入學的一系列過程，是衡量一個學校辦學水平的標志，又是進行教學活動和教學科研不可缺少的依據(jù)和參考評比。
基本管理制度包括檔案立卷歸卷制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案借閱制度、分級管理檔案的管理制度等。通過制度的制定可以使檔案工作有章可循，有規(guī)可循，規(guī)范檔案工作的各個環(huán)節(jié)上的程序和標準，增強檔案管理工作的縝密性，避免無序化?？梢哉f檔案的準確分類和健全的管理制度對促進學校檔案工作科學化、規(guī)范化建設具有重要作用。
健全學校檔案管理工作的具體內(nèi)容及方法
學校檔案的收集
學校檔案材料是領導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集能否齊全完整，一方面要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全;另一方面，強化文書管理，抓好學?；顒铀纬傻奈募牧系氖占?ldquo;帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔，利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值、需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。
學校檔案的整理
整理工作是檔案管理基礎工作中的主要環(huán)節(jié)，要強化檔案的整理工作。因此，使“帳外”的材料得到補充，應嚴格按照統(tǒng)一的規(guī)范要求整理，才能達到提高案卷質(zhì)量的目的。按照文書、教學、學籍、財會、基建、聲像六大類和各項活動過程中形成的檔案材料自身規(guī)律，保持其結(jié)構的完整性;按照學校檔案的來源時間、內(nèi)容和性質(zhì)等條件保持其歷史聯(lián)系性，充分利用原有的整理基礎，使之保持其系統(tǒng)性，便于學校檔案的安全保管和方便利用。
學校檔案的鑒定
檔案鑒定工作是檔案精練的重要的手段。學校檔案鑒定的主要任務是：通過對已過保管期限的檔案材料的價值進行審查，以區(qū)分重點，使學校有價值的重要檔案得到重點保護，對已失去價值的檔案予以剔除銷毀。學校檔案鑒定要堅持按內(nèi)容、作者、時間和需要確定價值的原則，逐卷逐件進行審查，從數(shù)量大、種類多、內(nèi)容復雜的學校檔案中確定其不同的保管期限，把不需要保存和保管期限已滿的檔案予以鑒定銷毀。
學校檔案的保管
檔案保管工作是檔案工作的一項重要的基礎工作。學校要采取有效措施，防止與克服各種自然的、 社會的不利因素對學校檔案的損毀，切實保護學校檔案的完整和安全，不斷提高學校檔案管理的科學性。學校檔案保管要堅持“以防為主，防治結(jié)合”的方針。
學校檔案的 統(tǒng)計
要以表冊、數(shù)字的形式，揭示學校檔案與檔案工作的有關情況。其主要內(nèi)容包括學校檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用等情況;認真填報上級教育行政部門印發(fā)的有關統(tǒng)計報表。
學校檔案的利用
學校檔案信息資源開發(fā)與利用，堅持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務態(tài)度，提高服務質(zhì)量，做到熱情、主動、準確、迅速。做好后勤服務工作，強化學校檔案室的服務功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。
努力實現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化
實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化就是利用 計算機等現(xiàn)代設備對檔案進行存儲、檢索、統(tǒng)計分析等，由傳統(tǒng)的手工操作過渡到以電子計算機為中心的現(xiàn)代化管理方法，辦公自動化是提高檔案管理工作水平和效率的重要手段。因此在工作中逐步淘汰一些老化的管理手段，逐步增加微機、掃描儀、刻錄機等現(xiàn)代設備。這是檔案工作逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化的先決技術、條件保證。
總之，學校檔案管理工作是學校工作的重要組成部分，在做好檔案收集、整理、歸檔的同時，利用好學校檔案資源，采用先進技術設備，運用科學的管理方法，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，以最小的空間存儲檔案，以最快的速度傳遞信息，才是新時期檔案管理工作的必然歸宿。
參考文獻
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