淺談如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作論文
隨著企業(yè)技術(shù)的不斷改進(jìn)，許多建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)運(yùn)而生，如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作是企業(yè)的一大難題。下面是學(xué)習(xí)啦小編帶來的關(guān)于做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)策論文的內(nèi)容，歡迎閱讀參考!
做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)策論文篇1：《淺析如何做好煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作》
一、建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性
根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，建設(shè)項(xiàng)目管理在全國上上下下都得到了足夠的重視，各單位建設(shè)項(xiàng)目管理部門歷年來也積累了不少建設(shè)項(xiàng)目管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，近年來，集團(tuán)公司積極響應(yīng)國家的要求和規(guī)定，對(duì)整合礦井的驗(yàn)收及項(xiàng)目檔案管理方面有了更規(guī)范合理的要求。2015年我處參與了對(duì)集團(tuán)公司麻家梁煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案整理、整改備驗(yàn)過程，同年12月順利通過驗(yàn)收，做為一名科技檔案管理者，筆者切身體會(huì)到了項(xiàng)目檔案收集、整理的規(guī)范性和重要性，在此簡單就麻礦檔案工作談一下如何做好項(xiàng)目檔案管理工作。
二、項(xiàng)目檔案管理方面
(一)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。工程建設(shè)是百年大計(jì)，工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任制，不定期進(jìn)行考核并制定獎(jiǎng)懲制度。成立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確每人的工作職責(zé)，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。確保交接手續(xù)要規(guī)范，資料收集齊全、完整。
(二)定期召開建設(shè)項(xiàng)目檔案工作會(huì)議。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長、形成資料多，特別是由于參與的單位和環(huán)節(jié)較多，所以要想在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門或建設(shè)項(xiàng)目管理部門少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的。因此，加強(qiáng)和完善有關(guān)的管理制度建設(shè)，就成為對(duì)此工作順利開展和進(jìn)行的根本保障。堅(jiān)持執(zhí)行“四同步”制度。即：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項(xiàng)目檔案的收集工作。
(三)檔案部門必須參加竣工驗(yàn)收。審閱工程檔案是竣工驗(yàn)收的必要環(huán)節(jié)，檔案部門參加竣工驗(yàn)收，是保證工程檔案資料質(zhì)量的關(guān)鍵。可是就現(xiàn)實(shí)工作中檔案部門在工程檔案驗(yàn)收工作中或多或少不被重視，幾次下礦指導(dǎo)詢問類似工作，負(fù)責(zé)檔案部門的人員有的竟然不知道這項(xiàng)工作，所以筆者在這里也要提到這是我們檔案工作者的權(quán)益和工作職責(zé)，還需對(duì)此情況做以上重點(diǎn)要求，要把這項(xiàng)工作的重點(diǎn)放在檔案初驗(yàn)階段，各項(xiàng)歸檔材料要真正地做到圖實(shí)一致。
(四)集中統(tǒng)一管理工作落實(shí)到人。項(xiàng)目檔案保存在建設(shè)單位的上級(jí)單位、業(yè)務(wù)往來單位以及本單位的各職能部門中。例：采煤機(jī)的招投標(biāo)文件存在同煤機(jī)電處;報(bào)關(guān)文件在外經(jīng)貿(mào)公司;聯(lián)合試運(yùn)轉(zhuǎn)的請(qǐng)求及方案保存在證件辦;試運(yùn)轉(zhuǎn)期間通風(fēng)、瓦斯、粉塵檢測記錄、操作規(guī)程分別保存在技術(shù)部、電科;礦井、礦區(qū)測量圖中的原始記錄、計(jì)算書、臺(tái)賬、工業(yè)廣場平面圖等重要資料保存在地測科等。
三、歸檔文件的規(guī)范性、完整性
(一)前期文件中的采礦權(quán)辦理過程中相關(guān)文件、投資計(jì)劃、建設(shè)報(bào)表都必須嚴(yán)格控制，及時(shí)歸檔，工程地質(zhì)勘察資料中的監(jiān)理、設(shè)計(jì)、勘察、建設(shè)單位質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、預(yù)算書、決算書及建設(shè)工程中產(chǎn)生的配套竣工圖紙及時(shí)對(duì)號(hào)歸檔，如有變更應(yīng)由檔案部門及時(shí)提供變更明細(xì)。如：安裝工程中井架基礎(chǔ)承臺(tái)混凝土試塊制作組數(shù)、制作日期，實(shí)驗(yàn)報(bào)告與施工日志提供的要相符，礦建工程施工單位工程質(zhì)量保證體系表必須是實(shí)際進(jìn)行監(jiān)理工作的名單。
(二)檔案整理的規(guī)范性。首先按照歸檔范圍全部收集并進(jìn)行預(yù)立卷，根據(jù)實(shí)際情況確立整理方法。組卷要求科學(xué)合理，卷內(nèi)文件要按時(shí)間和不同階段采用不同的分類方法組卷，條理清晰，排列有序，綜合文件要根據(jù)開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、方案、圖紙會(huì)審及技術(shù)交底、設(shè)計(jì)變更、交工驗(yàn)收及工程總結(jié)以單位工程為單位集中組卷，如：初設(shè)批復(fù)與初設(shè)評(píng)審意見等相同材料分開組卷;部分需要以“件”整理并裝訂的，要分清卷、件概念，施工日志與隱蔽工程記錄不可全并組卷。案卷題名的擬定要概括清楚，否則不利于檢索，卷內(nèi)目錄一定要填寫規(guī)范，卷內(nèi)文件的頁號(hào)以整卷為單位大流水形成編寫，不裝訂的卷，卷內(nèi)文件頁號(hào)以件為單位編寫。文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂為兩種形式，圖紙可不裝訂但同一項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)一。卷內(nèi)不得有金屬物，單位文件裝訂時(shí)應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號(hào)章，檔號(hào)章內(nèi)容有檔號(hào)和序號(hào)。
2016年是“十三五”開局之年，檔案工作有許多新的標(biāo)準(zhǔn)需要貫徹實(shí)施，面對(duì)同煤集團(tuán)公司新形勢，我們要提升檔案意識(shí)，以調(diào)試的責(zé)任感和使命感，創(chuàng)新工作，扎實(shí)工作，為企業(yè)發(fā)展存憑、留史，為同煤的檔案工作多作貢獻(xiàn)。
做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)策論文篇2：《試論如何做好水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作》
水利工程檔案使水力計(jì)算基礎(chǔ)資料，如實(shí)對(duì)對(duì)水利工程建設(shè)過程進(jìn)行反映，為日后的驗(yàn)收、運(yùn)行、維修提供了科學(xué)依據(jù)。因此，為了能夠使檔案在水利工程建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)揮出重要作用，我們應(yīng)切實(shí)做好水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。
一、水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題
1.檔案管理意識(shí)淡薄
一直以來，不管是建設(shè)單位還是上級(jí)管理部門，都存在著重工程建設(shè)輕檔案管理的現(xiàn)象，對(duì)于檔案管理工作的政策制定、落實(shí)、檢查等工作沒有進(jìn)行積極的跟進(jìn)，使檔案管理的工作流程形同虛設(shè)，有的檔案與實(shí)際工程建設(shè)存在著較大的差距，無法與建設(shè)進(jìn)度保持同步，使得檔案管理工作處于被動(dòng)局面。
2.檔案管理制度與工程建設(shè)制度建設(shè)情況不相符
在水利工程中，各項(xiàng)政策逐步得到了完善，各種招投標(biāo)制度、驗(yàn)收制度、監(jiān)理制度不斷得到了完善，工作內(nèi)容和形式發(fā)生了一定的變化，逐步與時(shí)代發(fā)展步伐相結(jié)合。與此同時(shí)，檔案管理的相關(guān)制度并沒有得到完善，與工程建設(shè)制度存在著較大的差距，使得檔案管理工作無法做到有章可循。
3.缺乏相應(yīng)的人才
當(dāng)前，檔案管理工作逐步向著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理人員在綜合素質(zhì)上已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作。檔案管理工作越來越需要復(fù)合型人才，要求管理人員既能夠了解水利工程的相關(guān)知識(shí)，有擁有較強(qiáng)的信息技術(shù)水平，但是這樣的人才數(shù)量極其稀少，建設(shè)單位也不注重對(duì)人才的培訓(xùn)，導(dǎo)致人才供不應(yīng)求。
二、如何做好水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作
1.加快對(duì)制度的完善
完善的制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此，應(yīng)加快建立相關(guān)制度，才能夠使檔案管理工作在水利工程建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)揮出積極作用。在制度建設(shè)的過程中，應(yīng)組織管理人員形成制度制定小組，對(duì)當(dāng)前水利工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行分析，對(duì)之前的檔案管理制度進(jìn)行研究，摒棄其中過期、落后的條款，對(duì)新形勢下的制度進(jìn)行補(bǔ)充，使檔案管理工作能夠與水利工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況相符合。同時(shí)，應(yīng)注重對(duì)制度的落實(shí)，要求所有檔案管理工作人員深刻掌握規(guī)章制度，對(duì)制度中涉及到的內(nèi)容進(jìn)行了解，在工作中嚴(yán)格遵守，確保檔案管理制度的落實(shí)。
2.將傳統(tǒng)思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變
為了能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新工作方法的滲透，當(dāng)務(wù)之急是加快思想轉(zhuǎn)變，改變傳統(tǒng)的工作思路，能夠用創(chuàng)新思想武裝自己的頭腦，從而改變檔案管理工作方法。因此，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視創(chuàng)新檔案管理方法，并將工作創(chuàng)新作為績效考核的范疇之中，對(duì)于在工作中努力創(chuàng)新、加快轉(zhuǎn)變的員工給予精神上和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，應(yīng)實(shí)現(xiàn)超前管理，在水利工程項(xiàng)目開展之前，就應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)工程的資料收集，打破傳統(tǒng)的被動(dòng)管理的方法，而主動(dòng)采取行為，了解水利工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的全面性和及時(shí)性。
3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高水平
提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理的基本保障，發(fā)展檔案事業(yè)，必須牢固樹立人才是第一資源的觀念，堅(jiān)持以人為本，不斷提高檔案管理者素質(zhì)，全面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)出一批熱愛檔案事業(yè)、具有專門知識(shí)和技能的檔案人才。通過不定期組織檔案人員參加水利行業(yè)組織的檔案學(xué)習(xí)班及學(xué)習(xí)各種檔案法律、法規(guī)，學(xué)習(xí)水利工程檔案工作所需要的各種新理論、新知識(shí)、新技能，從而優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案人員的檔案管理業(yè)務(wù)和管理水平。在工程建設(shè)和檔案管理過程中，可通過開辦各類培訓(xùn)班或舉行座談會(huì)等多種形式，加強(qiáng)對(duì)檔案源頭單位業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)督。同時(shí)，檔案管理人員的信息技術(shù)水平也是非常重要的，在日常培訓(xùn)中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，有條件可以招聘一些信息技術(shù)專業(yè)的人員加入到檔案管理工作中，使其對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作負(fù)責(zé)，從而提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體水平。
三、結(jié)語
檔案管理工作是水利工程建設(shè)項(xiàng)目中的重要部分，在建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，為水利工程的建設(shè)、驗(yàn)收、竣工、維修、運(yùn)行提供了有力依據(jù)，因此，我們應(yīng)積極對(duì)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析和解決，為我國水利事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。
做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)策論文篇3
摘要：隨著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和企業(yè)技術(shù)改進(jìn)的不斷深入，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造在全國各地如火如荼地進(jìn)行，眾多新建、續(xù)建的建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)運(yùn)而生。如何管理好、使用好建設(shè)項(xiàng)目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個(gè)重要課題。本文就如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，使建設(shè)項(xiàng)目最終順利通過竣工驗(yàn)收，以及日后建設(shè)項(xiàng)目檔案的有效利用提一點(diǎn)自己的看法，希望能對(duì)建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案管理有所幫助。
關(guān)鍵詞：項(xiàng)目檔案 管理 做法
0 引言
建設(shè)項(xiàng)目管理在全國上上下下都得到了足夠的重視，各單位建設(shè)項(xiàng)目管理部門歷年來也積累了不少建設(shè)項(xiàng)目管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目管理中很重要的一個(gè)方面——項(xiàng)目檔案管理卻沒有得到應(yīng)有的重視。這個(gè)現(xiàn)象伴隨著項(xiàng)目檔案管理相關(guān)規(guī)定的出臺(tái)而得到了很大轉(zhuǎn)變，各個(gè)單位也在不知不覺中重視了項(xiàng)目檔案管理工作，只是苦于不知如何做好項(xiàng)目檔案管理工作。本文從一個(gè)項(xiàng)目檔案管理者的角度，談一下如何做好項(xiàng)目檔案管理工作。
1 充分認(rèn)識(shí)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性
根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。由此可以看出，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。此外，項(xiàng)目檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮最大效益。
2 如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作
2.1 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。
工程建設(shè)是百年大計(jì)，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案同樣是百年大計(jì)，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎(jiǎng)懲掛鉤。
2.2 加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。
成立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強(qiáng)考核，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。
2.3 定期召開建設(shè)項(xiàng)目檔案工作會(huì)議。
項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對(duì)本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作會(huì)議，匯報(bào)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，安排布署下步工作。
2.4 加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)。
俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門或建設(shè)項(xiàng)目管理部門少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的。因此，加強(qiáng)和完善有關(guān)的制度建設(shè)，就成為做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。
2.5 堅(jiān)持執(zhí)行“四同步”制度。
即：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項(xiàng)目檔案的收集工作。
2.6 項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門及時(shí)介入。
項(xiàng)目管理部門往往不懂檔案管理，不知道項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，等到工程項(xiàng)目要竣工驗(yàn)收，提到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收了，才知道項(xiàng)目檔案還有整理要求，安全保管有庫房“八防”等驗(yàn)收內(nèi)容，這時(shí)往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動(dòng)。因此，建議項(xiàng)目建設(shè)單位檔案部門及時(shí)跟蹤項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，及早介入對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
2.7 檔案部門必須參加竣工驗(yàn)收。
審閱工程檔案是竣工驗(yàn)收的法定內(nèi)容，檔案部門參加竣工驗(yàn)收，是保證工程檔案資料質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案部門在工程檔案驗(yàn)收工作中，要把工作的重點(diǎn)放在檔案初驗(yàn)階段，各項(xiàng)歸檔材料要切實(shí)做到“圖實(shí)相符”、簽字手續(xù)完備。對(duì)初驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門及時(shí)解決。在掌握驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。
2.8 項(xiàng)目檔案整理工作前移。
每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，特別是投資大、周期長的項(xiàng)目，往往參建單位眾多，形成的文件材料多而雜，如果都由建設(shè)單位來整理則要投入相當(dāng)多的人力、物力和精力。建議項(xiàng)目建設(shè)單位在簽訂招標(biāo)合同時(shí)就把項(xiàng)目檔案的整理要求明確提出，每個(gè)參建單位形成的材料，由形成單位負(fù)責(zé)整理好，向建設(shè)單位項(xiàng)目管理部門或檔案部門移交。
2.9 強(qiáng)化對(duì)重點(diǎn)檔案的收集。
項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括建設(shè)項(xiàng)目從提出立項(xiàng)到建成投產(chǎn)全過程中形成的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計(jì)算材料和聲像材料。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。項(xiàng)目建設(shè)單位一定要把項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關(guān)單位，及時(shí)收集項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)文件材料。根據(jù)我們這些年項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的工作經(jīng)驗(yàn)，一些重要的聲像材料，如項(xiàng)目開、竣工儀式的照片、錄音(像)帶等也是收集的難點(diǎn)。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實(shí)際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來的，沒有經(jīng)過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存了，這里要強(qiáng)調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。
2.10 整理出一套單位工程與項(xiàng)目檔案檔號(hào)對(duì)照表。
現(xiàn)實(shí)工作中，特別是建設(shè)周期長的工程，其實(shí)際施工的單位工程名稱往往與當(dāng)初設(shè)計(jì)時(shí)的名稱不符，或者實(shí)際施工時(shí)把一個(gè)單位工程分成幾個(gè)密切聯(lián)系的單項(xiàng)工程，這樣就會(huì)造成實(shí)際竣工資料與單位工程不符的情況發(fā)生。如果整理出這么一套對(duì)照表，不僅有利于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)的及時(shí)調(diào)卷，而且對(duì)日后項(xiàng)目檔案的查找利用有很大的益處，可以作為一種非常不錯(cuò)的檢索工具，不失為一種一勞永逸的做法。
2.11 項(xiàng)目檔案及時(shí)納入單位檔案部門集中統(tǒng)一管理。
根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容包括三個(gè)方面：一是項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理工作;二是項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況;三是項(xiàng)目檔案的安全狀況?？梢婍?xiàng)目檔案的安全保管也是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的一個(gè)重要內(nèi)容。因?yàn)轫?xiàng)目檔案驗(yàn)收，一方面是為了保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，另一方面要保證項(xiàng)目檔案的安全，以確保項(xiàng)目建成后的不時(shí)之用，通常一個(gè)單位的項(xiàng)目籌建部門一般沒有條件實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案的安全保管，把項(xiàng)目檔案及時(shí)納入單位檔案部門管理，一方面有利于項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，另一方面也有利于對(duì)檔案的集中統(tǒng)一管理，切實(shí)保證項(xiàng)目檔案的完整和安全。
筆者所在的集團(tuán)公司，從2002年以來開始進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收指導(dǎo)工作，當(dāng)時(shí)國家首次提出項(xiàng)目要通過驗(yàn)收檔案必須先行通過驗(yàn)收的硬性要求，以往沒有這樣的經(jīng)歷，而且項(xiàng)目的建設(shè)周期長，管理人員換了幾茬，很多資料都幾易其手，最終費(fèi)了很大周折才通過了項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，現(xiàn)在來看真的是一種教訓(xùn)，同時(shí)也是寶貴的經(jīng)驗(yàn)。以上是本人從事項(xiàng)目檔案指導(dǎo)工作七年來的幾點(diǎn)體會(huì)和經(jīng)驗(yàn)，希望能對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收單位的檔案管理工作能有所幫助。
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