檔案數(shù)字化管理論文(2)
檔案數(shù)字化管理論文
檔案數(shù)字化管理論文篇二
《淺談檔案數(shù)字化管理》
摘要：對檔案實施數(shù)字化管理，可以方便人們的查詢和參考，使檔案最大限度的為人們服務(wù)。本文對檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容及對策進行了分析。
關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化管理;對策
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：
前言
在過去在很多人眼中，除了研究歷史和做學(xué)問，很少有人主動走進檔案局查閱檔案。然而，隨著社會的進步和發(fā)展，檔案離人們的生活越來越近，發(fā)揮的作用也越來越大，越來越多的普通人利用檔案給自己的工作和生活帶來了更多的便利。推行檔案數(shù)字化管理，可便捷地提供多方位的檔案信息查詢統(tǒng)計服務(wù)，提高檔案的查詢效率和服務(wù)質(zhì)量，并可延長檔案的保存壽命，充分發(fā)揮檔案的歷史價值。
1.檔案數(shù)字化管理的作用分析
檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影(錄音、錄像)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，即實施手工管理和以點到點的傳播，即便是經(jīng)過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實現(xiàn)以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達到社會化程度。檔案信息資源的經(jīng)濟價值和社會價值也難以充分實現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢。檔案原件數(shù)字化，對檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大方面任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化;二是電子文件歸檔與電子檔案管理。檔案數(shù)字化能有效地保護檔案原件。代替原件使用，保護檔案原件;數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞;恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享;數(shù)字影像文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案;“時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。檔案數(shù)字化能充實各檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容。對我國大多數(shù)已上網(wǎng)的檔案館網(wǎng)站來說，普遍存在網(wǎng)上信息資源貧乏、簡薄的通病。信息加工深度不夠，指引性信息多，實質(zhì)性信息少。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數(shù)字化。檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路。數(shù)字檔案館無疑是21世紀(jì)各級各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。
2.檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容
檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫;載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫;檔案專題信息的采集與建庫。
3.檔案數(shù)字化管理的對策
提高認識，統(tǒng)籌規(guī)劃。首先必須在思想上充分認識檔案信息資源的重要意義，它是全球、國家、區(qū)域信息的一個重要組成部分。在當(dāng)今信息公開程度越來越高的形勢下，檔案的文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。在這個信息時代，只有當(dāng)檔案信息資源在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時，檔案和檔案工作的意義和價值才能充分地全面地展現(xiàn)出來。因此，我們要按照有關(guān)規(guī)定千方百計將呆滯在庫房中的檔案歷史信息變成現(xiàn)實有用信息。其次，作好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的檔案數(shù)字化，是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括掃描儀等硬件的購置計劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化要經(jīng)過一個較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，應(yīng)從實際和長遠打算，保證掃描儀等硬件設(shè)施的成型配套，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。檔案數(shù)字化實施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對館藏重點和利用率高的檔案先行數(shù)字化，早日滿足大多數(shù)利用者的需求。加強基礎(chǔ)工作，認真做好檔案數(shù)字化。檔案數(shù)字化必須有所選擇。針對館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。我們應(yīng)該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些不需要數(shù)字化以及哪些優(yōu)先數(shù)字化。在實際工作當(dāng)中，采用的原則是“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化，力爭做到數(shù)字化的檔案信息應(yīng)該是高價值、高利用率、有序、標(biāo)準(zhǔn)、有特色的信息資源。做好數(shù)字化時掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應(yīng)的掃描時間和存儲空間就要增加;分辨率參數(shù)選得低，掃描文件的質(zhì)量就要降低。我們在選擇分辨率時應(yīng)根據(jù)實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質(zhì)量等。做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：
1、數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。
2、數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當(dāng)，既沒丟失信息，又無增加信息，無錯掃、漏掃，對文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描;采集錄入數(shù)據(jù)要豐富、準(zhǔn)確。
3、數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過機讀目錄數(shù)據(jù)庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進行聯(lián)接，形成一一對應(yīng)。
4、開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時解決數(shù)字化進程中的疑難問題。檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項新內(nèi)容，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲的關(guān)鍵技術(shù)問題;數(shù)字化檔案信息安全、保密技術(shù)問題;數(shù)字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題;數(shù)字化檔案信息知識產(chǎn)權(quán)問題;數(shù)字化檔案信息的法律地位問題。針對這些新情況、新問題，應(yīng)在抓檔案原件數(shù)字化工作的同時，組織力量開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時解決工作中的一些技術(shù)性問題，同時澄清和統(tǒng)一思想認識，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。
4.結(jié)束語
總之，做好檔案數(shù)字化管理工作應(yīng)注重數(shù)字化檔案信息管理人才的培養(yǎng)，檔案數(shù)字化涉及到計算機軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識。還應(yīng)加強對員工的實現(xiàn)教育，增強工作責(zé)任心。只有檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高才能確保檔案信息化管理質(zhì)量的提高。
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