數(shù)據(jù)管理是一種對(duì)產(chǎn)品技術(shù)文件、文檔的管理，也是對(duì)企業(yè)現(xiàn)存的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)及文檔的管理。本下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家推薦的信息規(guī)范化管理論文，希望大家喜歡!

　　信息規(guī)范化管理論文篇一

　　《淺談企業(yè)檔案的規(guī)范化管理》

　　摘要：文章試析了企業(yè)檔案管理不規(guī)范的表現(xiàn)形式，就如何做好企業(yè)檔案的規(guī)范化管理問題進(jìn)行了探討。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;規(guī)范化;管理

　　Abstract: the article analyze how the forms of enterprise archives management is not standard to the standardization of the management of the enterprise problems are discussed in this paper.

　　Keywords: enterprise archives; Standardization; management

　　中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104(2013)

　　規(guī)范檔案管理是一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中管理工作的重要標(biāo)志。企業(yè)檔案管理工作做好了，即可以為企業(yè)管理者及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，又可以有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)知企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各方進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　1企業(yè)檔案管理不規(guī)范的表現(xiàn)形式

　　企業(yè)檔案管理規(guī)范化是建立在企業(yè)良性發(fā)展基礎(chǔ)之上的，也是企業(yè)在整個(gè)發(fā)展過程中管理工作的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案管理內(nèi)容覆蓋面廣，管理工作繁瑣，不規(guī)范的管理會(huì)導(dǎo)致檔案管理雜亂無章。檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)有三點(diǎn)：一是部分企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力、人力投入不足;二是檔案收集不規(guī)范，有的企業(yè)在檔案收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;三是有的企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)不高造成檔案整理不規(guī)范，特別是在立卷過程中，有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符等等。諸如此類現(xiàn)象，給規(guī)范檔案管理工作帶來消極影響，給決策者提供不完備的信息，這樣給企業(yè)的發(fā)展造成嚴(yán)重后果。因此只有使企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，才能為企業(yè)決策者提供強(qiáng)有力的決策依據(jù)，才能為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

　　2如何做好企業(yè)檔案的規(guī)范化管理

　　2.1做好企業(yè)檔案管理中的保管工作

　　2.1.1檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊，磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施，重要檔案應(yīng)備份。檔案管理人員應(yīng)選擇合適的裝具，紙質(zhì)檔案可選用五節(jié)柜或密集架;底圖可選用多層抽屜的金屬底圖柜，采取平放或卷放的保存方式，不易折疊;錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、磁帶等可選用防磁金屬柜等裝具，存放時(shí)注意防磁、碰撞;企業(yè)的重要檔案應(yīng)備份，防止反復(fù)多次利用造成損毀。2.1.2 檔案入庫(kù)前應(yīng)去污、消毒，受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救，對(duì)于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。對(duì)已接收進(jìn)館的檔案，要先進(jìn)行消毒、去塵、去污，以防止有害物質(zhì)、蟲霉進(jìn)入庫(kù)內(nèi);對(duì)已損壞或不利于永久保存因素的檔案材料進(jìn)行去污、去酸、加固、檔案字跡的顯示與恢復(fù)、檔案修裱等處理，以恢復(fù)原貌，提高檔案耐久性;對(duì)易損的制成材料和字跡，可采用復(fù)制副本、拍照等方式，制成復(fù)制品提供使用，以保護(hù)檔案原件，檔案保管人員要具有高度的責(zé)任心，持之以恒，防止檔案的損壞，確保檔案的安全。

　　2.1.3 檔案庫(kù)房要保持干凈、整潔，并具有防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能，并保持適宜的溫度、濕度。檔案庫(kù)房要配備合適的消防器材，并按要求定期進(jìn)行檢查、更換，安全使用電器設(shè)備，對(duì)電源、線路、開關(guān)、照明設(shè)施定期檢查，消滅一切火災(zāi)隱患;檔案庫(kù)房不宜采用自然光源，有外窗時(shí)應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽(yáng)措施，避免陽(yáng)光直射檔案;檔案庫(kù)房保持適宜溫度，防潮、防濕、防高溫，要注意紙質(zhì)載體檔案與其他載體檔案保管條件的差異，分類保管為好;同時(shí)還要對(duì)有害生物采取防護(hù)措施，庫(kù)房和柜架內(nèi)防止防蟲劑，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時(shí)處理，確保檔案壽命。

　　2.1.4 做好檔案保管的保密。保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。對(duì)檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。首先要做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。其次是做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。

　　2.2檔案管理操作流程要規(guī)范化

　　2.2.1文件的收集工作?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理人員已經(jīng)不同于傳統(tǒng)企業(yè)檔案員，不再是“看堆守?cái)偂钡膸?kù)房管理工。他們要有責(zé)任感和使命感，關(guān)注本企業(yè)有歸檔責(zé)任的部門在工作中對(duì)有價(jià)值的文件材料的收集和積累情況，定期指導(dǎo)其按規(guī)定對(duì)有價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集、積累、整理和歸檔，避免重要資料在歸檔前就丟失和損毀。同時(shí)要時(shí)刻關(guān)注社會(huì)的進(jìn)步、企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)內(nèi)部部門職能的拓展、先進(jìn)的技術(shù)和先進(jìn)的管理方式方法在本企業(yè)的應(yīng)用等客觀情況，檔案管理人員要有較強(qiáng)的職業(yè)敏感度，及時(shí)掌握信息并適時(shí)調(diào)整歸檔范圍，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，許多企業(yè)使用或準(zhǔn)備使用ERP管理模式，該系統(tǒng)形成的一些數(shù)據(jù)一旦丟失就不會(huì)再生，檔案管理人員要針對(duì)這一情況，研究和解決該系統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)和管理工作，加強(qiáng)對(duì)歸檔責(zé)任部門檔案資源形成過程的控制和保護(hù)指導(dǎo)，避免因重要資料、資源的遺失給企業(yè)造成不可挽回的損失。

　　2.2.2 文件整理工作。檔案移交到檔案部門后，檔案工作者要按照行業(yè)或?qū)I(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)歸檔文件進(jìn)行整編，編目、裝訂、著錄、排架，完成從文件到檔案“身份”的轉(zhuǎn)換，使其具備借閱條件。檔案整理工作包括分類、整編、編目等。文件材料、數(shù)據(jù)歸檔后就進(jìn)入檔案管理工作范圍，檔案整理的好與壞，完全依賴檔案人員的工作責(zé)任感和業(yè)務(wù)能力。企業(yè)檔案工作人員要熟悉本企業(yè)檔案的分類規(guī)則、理論與方法研究和掌握本企業(yè)檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，根據(jù)企業(yè)檔案分類方法與庫(kù)藏檔案的基本種類設(shè)置檔案大類，劃分屬類，進(jìn)行類目排序，為企業(yè)檔案的每個(gè)類目固定相應(yīng)的代字和代號(hào)。在檔案分類工作中，應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)行業(yè)或?qū)I(yè)的規(guī)定進(jìn)行。不同行業(yè)有不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，分類正確將為今后提供利用檔案及檢索該檔案提供可靠地保證，是有效防止漏檢的基礎(chǔ)。

　　2.2.3 檔案保管期限的確認(rèn)。檔案保管期限是衡量和表示檔案價(jià)值的一種標(biāo)識(shí)，永久保存的檔案是指反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)、重大活動(dòng)和基本歷史面貌的，在工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等工作中需要長(zhǎng)遠(yuǎn)利用，對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)證據(jù)價(jià)值的檔案，是企業(yè)的核心檔案;定期保管的檔案是指檔案保管年限是有限的，一般可分為30年和10年兩檔。根據(jù)檔案的利用價(jià)值，如果是本企業(yè)在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)需要查考的檔案，可定為30年的保管期限，如果在較短的時(shí)期內(nèi)需要查考的檔案，可定為10年保管期限。檔案管理部門要按照專業(yè)或行業(yè)規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行。

　　2.2.4 企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。企業(yè)檔案管理規(guī)定要求國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報(bào)表，企業(yè)應(yīng)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案的登記工作，要按照填報(bào)要求和說明準(zhǔn)確填寫，按時(shí)報(bào)送，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。

　　2.2.5 檔案的利用服務(wù)工作。提供檔案利用服務(wù)工作室檔案工作的根本目的，借閱檔案必須填寫登記表，它既是檔案部門記錄、掌握提供利用情況的一種登記形形式，又是檔案部門向利用者具體提供檔案時(shí)履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)，—般檔案借閱時(shí)間最好一周為限，特殊情況可予以延長(zhǎng)，檔案管理人員對(duì)調(diào)卷人員填寫的借閱審批單要嚴(yán)格審查，按照審批單相關(guān)內(nèi)容履行借閱職能。對(duì)在借閱過程中損毀的檔案，要及時(shí)通知相關(guān)人員修復(fù)，按照工作程序進(jìn)行處理。

　　2.2.6 檔案的鑒定銷毀工作。企業(yè)檔案在保存期滿時(shí)，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行重新鑒定審查，根據(jù)企業(yè)具體情況，對(duì)仍需繼續(xù)保管的檔案重新劃定保管期限;經(jīng)過鑒定、審核，確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案，編制檔案鑒定報(bào)告和銷毀清冊(cè)，并履行相應(yīng)的審批手續(xù)方可銷毀，銷毀清冊(cè)標(biāo)注銷毀日期并永久保管。檔案資源是不可再生資源，所以檔案鑒定銷毀工作一定要嚴(yán)密組織，慎重執(zhí)行。

　　3結(jié)語(yǔ)

　　總之，只有加強(qiáng)企業(yè)檔案管理規(guī)范化，解決企業(yè)檔案管理中存在的問題，不斷提高檔案管理水平，才能適應(yīng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。

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