數(shù)字檔案信息技術(shù)外包的風(fēng)險及避免措施探討論文
數(shù)字檔案信息技術(shù)外包的風(fēng)險及避免措施探討論文
伴隨著數(shù)字檔案館建設(shè)實踐的深入開展,檔案信息技術(shù)外包開始應(yīng)用于我國數(shù)字檔案館的建設(shè)之中,這種現(xiàn)象存在著一定的合理性和可行性,但也不容忽視其中存在的一些潛在風(fēng)險。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的：數(shù)字檔案信息技術(shù)外包的風(fēng)險及避免措施探討相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
數(shù)字檔案信息技術(shù)外包的風(fēng)險及避免措施探討全文如下：
【摘 要】數(shù)字檔案信息外包已經(jīng)成為數(shù)字檔案建設(shè)的流行趨勢，外包可以節(jié)約數(shù)字檔案建設(shè)的時間與成本。但是外包還是存在很多風(fēng)險因素，所以我們必須慎重選擇外包公司，加強監(jiān)督管理，并且應(yīng)該加強檔案部門人員對IT的學(xué)習(xí)。
【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案;信息技術(shù)外包;監(jiān)督;學(xué)習(xí)
紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程，需要先進的信息技術(shù)來支撐，但是由于檔案管理部門的計算機專業(yè)知識與技術(shù)相當(dāng)有限，檔案數(shù)字信息化進程很艱難，所以很多檔案部門都把信息技術(shù)外包給了專門外部企業(yè)。這些企業(yè)專門從事各種檔案部門的檔案數(shù)字化的前期工作，他們的服務(wù)專業(yè)并且高效，檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)外包內(nèi)容很多，檔案部門通過這種外包的模式充分利用了最優(yōu)秀的專業(yè)資源，從而減低檔案數(shù)字化的成本，同時檔案數(shù)字化的效率也得到了提高。
1 數(shù)字檔案信息技術(shù)外包服務(wù)的優(yōu)勢
1.1 外包服務(wù)節(jié)約數(shù)字檔案建設(shè)成本與時間
數(shù)字檔案前期工作是需要比較專業(yè)并且要求高的設(shè)備進行信息采集與輸入，而且紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息需要工作人員具備IT行業(yè)的一些專業(yè)知識，所以數(shù)字檔案信息技術(shù)采取外包模式可以大量地減少前期工作的人員與資金的投入，而且外包企業(yè)都是具有數(shù)字檔案這方面嫻熟的技術(shù)與先進的設(shè)備，外包比檔案館自己操作避免很多操作風(fēng)險。外包公司具有優(yōu)良的IT技術(shù)、合作協(xié)調(diào)的工作談對、豐富的工作經(jīng)驗，這些因素都可以讓外包公司具有比檔案部門更高的工作效率。
1.2 外包服務(wù)數(shù)字檔案建設(shè)提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水準(zhǔn)
采用外包模式可以依托外包公司的技術(shù)優(yōu)勢和豐富研發(fā)經(jīng)驗加強對系統(tǒng)間的相互溝通，有效借鑒其他部門數(shù)據(jù)設(shè)計模式、兼容其他部門的數(shù)據(jù)設(shè)計格式、避免重復(fù)投入。同時在信息管理系統(tǒng)的設(shè)計上可以充分引進或利用現(xiàn)成的數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息資源的利用，所以檔案部門通過外包企業(yè)的幫助可以建立完整而且規(guī)范的電子數(shù)字檔案庫，為各部門、各單位提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的在線查詢和訪問服務(wù)提供便利，使檔案部門的服務(wù)水準(zhǔn)得到提高。
2 數(shù)字檔案信息技術(shù)外包風(fēng)險
2.1 外包檔案的保密問題風(fēng)險
檔案部門擁有許多保密檔案與涉密文件，這些檔案法律規(guī)定是具有保密性的，在一定的保密期限內(nèi)是不能被隨便外傳的。因此在數(shù)字檔案的外包中，必須保障涉密檔案的安全，如果一味追求檔案數(shù)字化外包的高效快速而不顧檔案的保密要求，必然會導(dǎo)致檔案部門的泄密問題，增加檔案部門保密職能的風(fēng)險。
2.2 外包公司服務(wù)質(zhì)量風(fēng)險
外包公司盡管擁有先進的IT技術(shù)，但是他們對檔案部門的業(yè)務(wù)并不熟悉檔案部門業(yè)務(wù)需求，所以如果檔案部門與服務(wù)商之間缺乏必要的溝通，就會導(dǎo)致外包公司對檔案數(shù)字化的需求產(chǎn)生與檔案部門不同的理解，就會給檔案數(shù)字工作帶來風(fēng)險。外包公司的技術(shù)能力、財政支持能力、持續(xù)發(fā)展能力、等多種的因素都會造成外包工司的不確定風(fēng)險，公司的不確定風(fēng)險同樣也會給數(shù)字化檔案建設(shè)帶來質(zhì)量風(fēng)險。
2.3 數(shù)字化外包的管理風(fēng)險
外包公司必需成立專門的工作小組到檔案部門們?nèi)プ銮捌诠ぷ鳎@個專門的工作小組是臨時性的，只是處理相應(yīng)的外包業(yè)務(wù)，不同的工作小組完成不同階段的工作，整個外包由于多個不同的人組成不同的臨時性的工作小組完成，這樣工作小組的決策權(quán)和管理權(quán)限都是模糊不清，難于統(tǒng)一管理，互相協(xié)調(diào)的難度也大，很多檔案館用戶會疏忽對外包工作小組的監(jiān)督管理，所以會因為外包小組的不穩(wěn)定性導(dǎo)致外包項目的質(zhì)量受到影響。
3 數(shù)字檔案信息技術(shù)外包風(fēng)險防范措施
3.1 要選擇專業(yè)、可靠的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包公司
檔案部門選擇外包公司首先要向?qū)＜易稍儗＜乙庖姡缓髴?yīng)該多方打聽，收集社會評價，找那些社會反響好的外包公司，再根據(jù)專家的建議分辨外包公司的技術(shù)能力、業(yè)務(wù)處理能力、財務(wù)狀況，找專家對外包公司的研制與開發(fā)能力進行專業(yè)的評價與審核，從投標(biāo)的外包公司中選擇那些真正有實力的公司。最后要核實一下外包公司在近幾年完成的項目表，評定其在軟件工程工具、配置管理方法、管理技術(shù)人員、控制項目成本和質(zhì)量的能力及水平。
3.2 要加強對檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的管理
檔案數(shù)字化外包的過程中，必須以業(yè)務(wù)技術(shù)應(yīng)用管理者的身份加強監(jiān)督管理：第一，要與外包公司簽訂合法有效的合同。合同必須合法，而且有可操作性，在合同中要明確雙方的權(quán)利與義務(wù)責(zé)任。第二，檔案部門應(yīng)該成立有專家組成的監(jiān)管小組，對外包公司的工作進度與質(zhì)量進行定期或者不定期的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決去問題。第三，要加強與外包公司的溝通與交流，定期舉行研討會，檔案部門與外包公司一起制定項目的協(xié)調(diào)計劃與工作進展計劃。
3.3 加強檔案部門的學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力
檔案部門必須加強自己內(nèi)部員工對IT知識的學(xué)習(xí)，該檔案人員提供學(xué)習(xí)的機會，也可以聘請專家來檔案部門講課，應(yīng)該給檔案部門接觸信息技術(shù)利用的機會，增加檔案部門人員對信息知識的了解。同時，應(yīng)該加強IT技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的結(jié)合，提高檔案管理部門自身的業(yè)務(wù)水平，同時可以提高檔案管理人員對外包企業(yè)的監(jiān)管能力。
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