文書檔案信息化管理存在的問題與對策論文
文書檔案信息化管理存在的問題與對策論文
文書檔案是高校檔案中的重要組成部分,是高校行政管理活動中形成的具有保存價值的文件材料。當前部分高校文書檔案管理工作不容樂觀。以下是學習啦小編為大家精心準備的：文書檔案信息化管理存在的問題與對策相關論文。內容僅供參考，歡迎閱讀!
文書檔案信息化管理存在的問題與對策全文如下：
[摘 要] 隨著計算機技術的迅猛發(fā)展，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理。
[關鍵詞] 文書檔案;管理;問題;對策
一、文書檔案信息化管理的優(yōu)點
(一)辦公效率大幅提高
計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
(二)電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。
(三)提高了文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網(wǎng)絡技術，可直接通過網(wǎng)絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。
(四)文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)。
二、文書檔案信息化管理存在的問題
(一)對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員提出了更高的要求。實現(xiàn)檔案管理信息化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。目前，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才奇缺，大部分檔案人員信息技術水平偏低，盡管單位引進了現(xiàn)代化設備，但不能充分發(fā)揮作用，根本談不上實現(xiàn)檔案管理信息化。
(二)電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，而且網(wǎng)上竊密技術不斷發(fā)展，進入網(wǎng)絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
三、解決方法
(一)提高檔案人員的綜合素質
一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務技能。事實證明，只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備設施的了解、學習直至熟練運用達到增加業(yè)務技能、提高管理水平的效果。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代發(fā)展而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業(yè)務學習成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。
(二)信息化系統(tǒng)內、外網(wǎng)隔離
在內部信息化網(wǎng)絡和外網(wǎng)之間，設置物理隔離，以實現(xiàn)內外網(wǎng)的隔離是保護信息化網(wǎng)絡安全最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網(wǎng)絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡的數(shù)據(jù);管理進、出網(wǎng)絡的訪問行為;封堵某些禁止的業(yè)務;記錄通過防火墻的信息內容和活動;對網(wǎng)絡攻擊的檢測和告警。
四、總結
檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。應加強檔案管理信息化建設，提升檔案管理和利用水平，充分發(fā)揮檔案的信息功能。
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