淺析紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書工作論文
淺析紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書工作論文
前端控制思想在電子文件管理領(lǐng)域有所發(fā)展,而面對(duì)企業(yè)文書檔案工作困難局面,前端控制的思考角度,讓人們對(duì)文書檔案工作的業(yè)務(wù)改善和進(jìn)展引發(fā)思考前端控制思想早在多年前電子文件產(chǎn)生后,就已被國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)界提出并認(rèn)可,這一思想是對(duì)幾十年以來檔案管理理論與實(shí)踐過程的總結(jié)、升華,是檔案工作者長(zhǎng)期實(shí)踐、探索的結(jié)果。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的：淺析紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書工作相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
淺析紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書工作全文如下：
摘要：現(xiàn)代文秘工作包括政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作。文書工作和檔案工作是文秘業(yè)務(wù)性工作的主要組成部分。隨著檔案管理前端控制思想的研究深入，檔案管理工作的起點(diǎn)從原來的立卷歸檔提前至文件生成之前的設(shè)計(jì)階段，與之對(duì)應(yīng)的文書工作與檔案管理前端控制環(huán)節(jié)聯(lián)系更加緊密。文書工作的好壞對(duì)檔案工作影響更加突出。
前言
眾所周知，檔案由文書轉(zhuǎn)化而來，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。傳統(tǒng)的文書工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)是文件的歸檔立卷。20世紀(jì)50年代，國(guó)家規(guī)定文書檔案的立卷工作由原來的檔案部門歸檔立卷改為文書部門和檔案部門共同立卷。立卷歸檔既是文書工作的重點(diǎn)又是檔案工作的開端。
在文檔一體化趨勢(shì)加快的現(xiàn)代檔案管理背景下，人們逐漸意識(shí)到文書工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，在文件生成之前就應(yīng)進(jìn)行前端控制。文書工作應(yīng)體現(xiàn)紙質(zhì)檔案前端控制思想，檔案前端控制包含于的文書工作之中。
1.檔案管理前端控制與文書工作
控制論體系下，“控制”是指為了“改善”某個(gè)或某些受控對(duì)象的功能或發(fā)展，獲得并使用信息，以這種信息為基礎(chǔ)，選出并用于該對(duì)象，并對(duì)象產(chǎn)生一定的作用。檔案管理的前端控制是以改善檔案管理質(zhì)量，提升檔案工作效率為目的，對(duì)整個(gè)文件從生成到進(jìn)館永久保存或銷毀的全過程看作一個(gè)系統(tǒng)整體加以考量，在檔案管理的“前端”便進(jìn)行干預(yù)和控制，以期對(duì)中端及末端管理工作產(chǎn)生積極影響。
1.1檔案管理前端控制概述
檔案管理前端控制的理論基礎(chǔ)是20世紀(jì)80年代發(fā)展成熟的文件生命周期理論。文件生命周期理論將文件從形成到銷毀或永久保存看作一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，根據(jù)文件價(jià)值形態(tài)的變化，準(zhǔn)確將文件生命周期分為現(xiàn)行階段、半現(xiàn)行階段和非現(xiàn)行階段，并揭示出各階段特征。西方檔案學(xué)兩大支柱理論之一的文件生命周期理論，為文件的全過程管理奠定了理論基礎(chǔ)，為文檔一體化管理和前端控制提供了理論依據(jù)。
檔案管理前端控制的現(xiàn)實(shí)需求是電子文件的產(chǎn)生。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，電子文件開始出現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案管理工作以歸檔立卷為開端介入控制，無法保證電子文件的真實(shí)與安全。法國(guó)人諾加雷的思考對(duì)檔案管理前端控制起到很好的啟蒙作用：“檔案工作者需要重新思考他們?cè)谖募芷谥羞M(jìn)行干預(yù)的時(shí)機(jī)，甚至重新思考這種生命周期本身。”①
檔案管理前端控制思想最初只針對(duì)電子文件，即檔案人員對(duì)電子文件管理的干預(yù)時(shí)機(jī)需提前至系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段。如果檔案人員在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就積極介入電子文件管理，那么隨后的文件生成、保管、歸檔、利用等環(huán)節(jié)中，就很難保證電子文件的安全性。在眾多對(duì)“前端控制”的描述中，學(xué)者劉越男的說法最具代表性：“所謂‘前端控制’，是指針對(duì)電子文件的管理，要從文件形成之時(shí)甚至之前就對(duì)文件形成一直到歸檔整個(gè)過程給予通盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。”②隨著檔案管理前端控制研究的深入和反思，人們發(fā)現(xiàn)這一思想對(duì)紙質(zhì)檔案管理同樣適用。“檔案界將文件和檔案看成同一事物的兩個(gè)不同階段由來已久直到電子文件時(shí)代，在很多經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，檔案界才肯定地說應(yīng)在文件階段就施加控制，即前端控制。”③由此可知，前端控制并不是電子文件時(shí)代的全新思維，在電子文件出現(xiàn)之前，檔案界就已經(jīng)開始進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理前端控制的應(yīng)用與探索，只不過沒有明確提出罷了。
1.2紙質(zhì)檔案管理前端控制與文書工作的關(guān)系
現(xiàn)代文書工作涵蓋了紙質(zhì)檔案前端控制思想，檔案前端控制原則同樣可以用于指導(dǎo)文書工作，可使紙質(zhì)檔案管理和文書工作銜接得當(dāng)，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高效率。
紙質(zhì)檔案管理的前端控制，即要從紙質(zhì)文件形成之時(shí)甚至形成之前(即文件構(gòu)思階段)就對(duì)文件形成一直到歸檔或銷毀的全流程當(dāng)作一個(gè)整體來通盤考慮，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行貫徹、維護(hù)與監(jiān)督。以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。④
一般而言，文書工作是指為了適應(yīng)機(jī)構(gòu)開展各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要，圍繞文件的生成、接收、運(yùn)轉(zhuǎn)、辦理直至辦理完畢處置等一系列管理活動(dòng)。從廣義上講，文書工作包括從文件形成直至辦理完畢，單位領(lǐng)導(dǎo)人、文件工作人員及其他有關(guān)的業(yè)務(wù)人員、秘書人員等共同參與的一系列工作。⑤本文所指文書工作就是指廣義上的文書工作。文書工作的主要內(nèi)容可分為五個(gè)部分：一是撰寫文件，包括構(gòu)思、擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印制、核對(duì)、用印等;二是傳遞文件，包括封裝、登錄、選擇傳遞通道、投送、接受等;三是辦理文件，通常包括擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦等;四是處置文件，即整理歸檔、清退、暫存、銷毀等;五是管理文件，是為以上四項(xiàng)工作有效完成實(shí)施科學(xué)、系統(tǒng)、有效的組織管理過程。
2.前端控制思想介入文書工作的具體體現(xiàn)
檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，那些原始記錄性強(qiáng)、查考價(jià)值高、文書處理程序完畢的文件將轉(zhuǎn)化為檔案。文書工作和檔案工作前后銜接，紙質(zhì)檔案管理前端控制思想介入文書工作之中，其實(shí)質(zhì)是文件“檔案化”，也就是確保并且能夠證明文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期有效性，使文件有可能作為證據(jù)和作為檔案保存。⑥
2.1控制撰寫過程，提高檔案自身質(zhì)量
高質(zhì)量的文件產(chǎn)生高質(zhì)量的檔案。對(duì)文書的撰寫過程加以控制，可提高檔案自身的質(zhì)量。前端控制思想介入文件起草撰寫過程，可體現(xiàn)在三個(gè)方面。一是對(duì)文件立意和構(gòu)思的控制。應(yīng)注意文件內(nèi)容必須準(zhǔn)確體現(xiàn)上級(jí)意圖，邏輯清晰、表達(dá)得體，保證文件內(nèi)容的真實(shí)可靠。
二是對(duì)文件格式的控制。準(zhǔn)確選擇文種、題目擬定要體現(xiàn)正文內(nèi)容并簡(jiǎn)練，字體字號(hào)等嚴(yán)格執(zhí)行《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》要求，保證文件傳遞信息的準(zhǔn)確和規(guī)范。三是對(duì)文件主體輔助要素的控制。應(yīng)注意主題詞標(biāo)注、發(fā)文字號(hào)、印發(fā)時(shí)間、密級(jí)、印章等一些輔助標(biāo)識(shí)的完整與規(guī)范，從形式上保證文件規(guī)范和真實(shí)，防范做偽。 2.2控制傳遞辦理過程，提高檔案工作效率
文件流轉(zhuǎn)與辦理過程中貫徹檔案管理前端控制思想，可提高日后立卷整理、編目等中端、末端管理環(huán)節(jié)的工作效率。前端控制思想的介入文件流轉(zhuǎn)和辦理過程，可體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：一是對(duì)收發(fā)文件的及時(shí)登記的嚴(yán)格控制，并且控制文件自身的正文和附件配套齊全，做到文、賬相符，件件有著落，這對(duì)檔案收集的完整性將產(chǎn)生積極作用。二是控制流轉(zhuǎn)辦理過程中文件實(shí)體安全。三是控制日常管理過程中文件的科學(xué)保存?，F(xiàn)行文件日常管理應(yīng)分門別類存放，并提前對(duì)分類后的文件按時(shí)間順序大致科學(xué)排序。要注意定稿放在正本之后，附件放在相關(guān)正文之后，被轉(zhuǎn)發(fā)的文件放在轉(zhuǎn)發(fā)文件之后。這些前端控制的做法有利于減少整理時(shí)重復(fù)勞動(dòng)，提高檔案利用時(shí)的調(diào)卷速度。
2.3控制檔案形成材料的選擇，做好檔案永久防護(hù)
保證檔案永久保存，應(yīng)將檔案防護(hù)的控制提前至文件形成之前，即文檔材料的選擇。一要注意把控文件載體耐久性。選擇優(yōu)質(zhì)造紙?jiān)虾兔撍峒垙?，減少因時(shí)間推移引起的老化和惡化。二要注意把控文件的書寫材料。選擇化學(xué)穩(wěn)定性好的碳素墨水或防水、防酸堿、防熱、耐有機(jī)溶劑的墨粉進(jìn)行書寫打印。三要注意把控文件的打印方式。激光打印與靜電復(fù)印運(yùn)作方式不同，注意選擇墨粉與紙張粘貼程度高的打印方式?？傊?，從文件形成之前就注意控制文件形成材料，能夠有效延長(zhǎng)檔案保存時(shí)限，節(jié)約后期修復(fù)成本。
3.紙質(zhì)檔案前端控制對(duì)文秘人員的素質(zhì)要求
做為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，檔案管理的對(duì)象是文檔，檔案管理的主體始終是“人”。紙質(zhì)檔案管理前端控制的實(shí)施者是一個(gè)單位的文秘人員。文秘人員的素質(zhì)修養(yǎng)是前端控制效果的決定性因素。紙質(zhì)檔案前端控制思想對(duì)秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出三點(diǎn)基本要求。
一是文字技能素養(yǎng)。無論是抄寫、記錄還是公文起草，文秘人員的工作一定要和文字打交道。廣博的知識(shí)儲(chǔ)備和良好的文字功底是對(duì)文秘人員的基本要求。立意準(zhǔn)確、思路清晰、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、用詞準(zhǔn)確的文稿是文秘人員份內(nèi)的工作和應(yīng)盡的責(zé)任。
二是工作作風(fēng)素養(yǎng)。具有高度責(zé)任感的文秘人員經(jīng)手的文書工作絕不會(huì)潦草行事，保證了文檔自身的質(zhì)量和文檔管理方法的科學(xué)，是全面執(zhí)行紙質(zhì)檔案前端控制思想的根本途徑。
三是檔案意識(shí)和檔案管理能力。文秘人員檔案意識(shí)要求文秘人員重視檔案管理，時(shí)刻謹(jǐn)記保密安全意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理理論知識(shí)和操作技能，對(duì)現(xiàn)行文件進(jìn)行初步整理，優(yōu)化歸檔立卷工作的前端基礎(chǔ)。確保前端控制文件質(zhì)量，為資政和決策提供真實(shí)文書資料，為檔案管理各環(huán)節(jié)創(chuàng)造方便條件。
4.結(jié)語(yǔ)
前端控制是從系統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)識(shí)文件與檔案、文件工作與檔案工作的關(guān)系，以有效利用和科學(xué)管理為目的，對(duì)兩個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理化調(diào)整，整合文件與檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)了整體效益的最佳化。⑦隨著文書檔案一體化進(jìn)程的加快，紙質(zhì)檔案前端控制思想的理論地位會(huì)越來越高，其對(duì)實(shí)踐指導(dǎo)的作用將會(huì)繼續(xù)發(fā)酵。(作者單位：云南大學(xué)公共管理學(xué)院)
注解：
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?、趧⒃侥?從一個(gè)新的視角審視“前端控制”思維[J].檔案，2006，(6)：26-29.
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