檔案管理信息化建設探析論文
檔案管理信息化建設探析論文
隨著信息技術的飛速發(fā)展,新時期,企事業(yè)人事檔案管理作為企事業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分,逐漸受到人們的關注。尤其是近幾年來,相關領域中對于人事檔案管理的信息化建設重要性認識逐漸加大,建立信息化的人事檔案管理已經(jīng)成為企事業(yè)工作的重點。以下是學習啦小編為大家精心準備的：檔案管理信息化建設探析相關論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
檔案管理信息化建設探析全文如下：
摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，科技的進步，我國檔案管理信息化建設已成為檔案管理工作發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。當前我國正處于一個信息高速發(fā)展的時代，檔案管理工作信息化建設顯得更為重要，本文將對檔案管理信息化的必要性、現(xiàn)狀進行分析，從而探究檔案管理信息化建設對策。
關鍵詞：檔案管理;信息化;建設
前言：檔案信息化管理即利用數(shù)字化技術將信息與檔案進行集中存儲的方式，同時也可以對信息進行檢索、存儲、管理等。檔案信息化的這種管理方式，對提高我國經(jīng)濟水平，實現(xiàn)更好的為社會發(fā)展提供服務有著重要的促進作用，同時也推進我國經(jīng)濟水平的持續(xù)發(fā)展。
一、檔案管理信息化的必要性
1.檔案管理信息化的優(yōu)勢
檔案管理信息化是在遵循相關部門的規(guī)定的基礎上進行的，因此對信息的管理十分嚴謹，更加安全有效的保護檔案信息。檔案管理信息化打破了傳統(tǒng)的檔案管理方式，集合了現(xiàn)代計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術等對檔案管理模式進行創(chuàng)新，實現(xiàn)從實體保管模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡化模式進行轉(zhuǎn)變。對于企業(yè)、政府等單位來說，檔案管理信息化的模式可以對電子檔案、電子文件進行有效的集中管理，符合現(xiàn)代化的管理模式。通過對信息資源的接收、采集、整理、保存等過程，對檔案管理進行信息化處理
2.檔案管理信息化的內(nèi)容
檔案管理信息化建設的內(nèi)容基本包括：應用系統(tǒng)建設、人才隊伍建設、標準規(guī)范建設、基礎設施建設、檔案信息資源建設等。應用系統(tǒng)建設主要依靠技術支持，根據(jù)檔案管理信息化建設的需求進行系統(tǒng)建設，設計出實用型軟件。而檔案管理信息建設的前提是實現(xiàn)文檔一體化管理，推進辦公自動化，將計算機廣泛應用在辦公管理過程中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的公文書寫方式，并建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案信息從接受、歸檔、整理、存儲到開發(fā)利用的現(xiàn)代化管理，建設檔案數(shù)據(jù)庫，充分體現(xiàn)檔案管理信息建設工作的先進性、科學性和前瞻性。
二、檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀
1.時效性有待提高。
結(jié)合檔案管理工作的實際情況，信息時代下檔案管理信息建設過程中面臨的問題主要是時效性較差，而檔案管理信息化的時效性較差主要表現(xiàn)在：規(guī)劃和設計滯后、服務觀念和方式滯后、存在信息共享壁壘等方面，檔案信息資源的生成和管理受到多方面條件的限制，在社會效益和經(jīng)濟效益的獲取方面仍存在一系列的障礙。檔案信息化存在共享壁壘也成為檔案管理信息建設的重要障礙，只有轉(zhuǎn)變相關管理部門的工作模式才能進行同時的協(xié)同服務。
2.缺少專業(yè)檔案管理信息化人才。
人才是現(xiàn)代辦公管理工作的核心資源，沒有相應的人才保障，再先進的管理手段和技術設備也只能流于形式，目前檔案管理信息建設缺乏專業(yè)檔案管理現(xiàn)代化人才，最為突出的便是缺乏計算機和檔案管理工作均能精通的人才，操作型人才雖然能滿足檔案管理信息建設的技術需求，但缺少系統(tǒng)開發(fā)、咨詢服務、程序維護和信息導航的復合型人才，導致檔案管理軟件出現(xiàn)問題，只能通過求助開發(fā)商的方式來解決，嚴重制約了檔案管理信息化建設的進程。
3.信息化技術手段有待提高。
隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，技術的改變和觀念的更新，為檔案管理信息建設創(chuàng)建了良好條件的同時，也對現(xiàn)有管理觀念和方法帶來相應挑戰(zhàn)，信息爆炸加大了檔案管理的工作難度，數(shù)量越來越多的增加，以及不斷加速的內(nèi)容更新，都加大了信息收集、甄別、編輯、存檔、公開和利用的工作難度。而隨著檔案管理工作重視程度的提升，檔案信息需求程度也不斷增加，原有的信息化技術手段無法滿足檔案管理工作的利用效率。而體制障礙和技術壁壘也導致檔案管理工作信息化進程的落后，激發(fā)了檔案信息的供需矛盾，無法實現(xiàn)檔案信息共享和個人的自由利用，由于網(wǎng)絡化程度的差別，也導致檔案管理工作的標準不統(tǒng)一。
三、加強檔案管理信息化的對策
1.健全檔案管理信息化管理制度。
建立科學規(guī)范的規(guī)章制度，有利于促進檔案管理工作人員形成良好的工作習慣，檔案信息管理工作的正常運行和功能發(fā)揮，需要健全檔案管理信息化管理制度，在充分調(diào)查研究的基礎上產(chǎn)生，對檔案管理工作進行具體全面、科學合理、系統(tǒng)規(guī)范的約束機制，能夠讓檔案管理工作人員明確認識到責任意識，自覺遵守制度，并在工作實踐中對規(guī)章制度進行不斷完善，保障規(guī)章制度的權威性。
2.加強檔案管理信息化人才培養(yǎng)。
檔案管理信息建設離不開人才支持，通過檔案管理部門的全體人員來完成維持系統(tǒng)的正常運行和日常管理，加強檔案管理信息化人才培養(yǎng)需要具備終身教育思想，組織檔案管理工作人員積極參加教育培訓，對自身的業(yè)務水平和工作能力不斷提供，有效調(diào)動工作人員的學習積極性，熟練掌握檔案管理方面知識的同時，還應當學習計算機和信息技術，不斷更新人員理念，在拓展知識的過程中，提升檔案信息化管理能力。
3.提高檔案管理信息化專業(yè)手段。
加強檔案信息化建設需要明確認識到信息化建設的發(fā)展方向，建設數(shù)字檔案館并不是單一的某個檔案館，而是通過互聯(lián)網(wǎng)對若干檔案館群體進行連接，將所有檔案館群體的信息進行緊密結(jié)合，從而形成有機的整體，能夠有效的完成信息處理的標準化、服務對象的社會化和管理過程的一體化。檔案信息化建設的目的在于方便人們能夠最大限度利用檔案信息為經(jīng)濟建設服務，提升檔案信息化專業(yè)手段應當滿足構建數(shù)字檔案館的多方面條件，配置較好的計算機網(wǎng)絡和通信基礎設施，并利用數(shù)字檔案館內(nèi)外結(jié)合的網(wǎng)際網(wǎng)結(jié)構，及時更新技術，保證數(shù)字檔案館設備的正常運行，將專業(yè)手段作為檔案信息化的基礎，除了對系統(tǒng)設備進行日常的保養(yǎng)維護和故障處理外，還應當適應時代發(fā)展要求，進行及時的技術更新，提高檔案信息化專業(yè)手段，通過先進技術力量作為支持，適應信息社會的快速發(fā)展。由于多方面因素的影響，檔案管理部門的技術力量較為落后，為了彌補相應不足，檔案管理部門應當吸取其他部門經(jīng)驗，借助先進技術力量，加強檔案管理信息化專業(yè)手段的實施，勇于實踐，大膽創(chuàng)新，保證系統(tǒng)正常運行的同時，及時更新技術，才能保證檔案信息化建設成效。
4.加強網(wǎng)絡安全控制。
網(wǎng)絡安全控制是檔案管理信息化建設的保障，從硬件設施入手，設立專項經(jīng)費，為檔案機構進行現(xiàn)代化、信息化設備配置，加快數(shù)字檔案館建設。而檔案管理信息化建設需要管理部門的足夠重視，加大相應資金投入，進行計算機、掃描儀和縮微設備的購置，并開通內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)絡，連接外部互聯(lián)網(wǎng)，發(fā)揮數(shù)據(jù)庫建設在檔案信息化建設過程中起到的基礎性作用，加強數(shù)據(jù)庫建設需要先完善文件記錄數(shù)據(jù)庫建設，再逐個進行檔案的數(shù)字化工作，高質(zhì)量的信息數(shù)據(jù)庫，有利于推進檔案信息化建設進程，建成數(shù)字化檔案館。
硬件建設和數(shù)據(jù)庫建設分別屬于網(wǎng)絡安全控制的外部和內(nèi)部環(huán)境，加強網(wǎng)絡安全控制需要保證檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完整性、保密性和可用性，通過一系列網(wǎng)絡安全控制手段，對檔案信息進行數(shù)據(jù)加密、設置訪問權限、設置防火墻、加強數(shù)據(jù)備份和提升檔案管理人員的安全意識等技術措施，對檔案管理信息安全進行保證。數(shù)據(jù)加密能使檔案管理系統(tǒng)成為有選擇性的開放系統(tǒng)，并根據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)不同的保密要求，對信息數(shù)據(jù)進行等級劃分，設置相應的訪問權限。防火墻能夠在網(wǎng)絡安全控制過程中加強監(jiān)測、過濾信息和防止非法訪問的作用，而數(shù)據(jù)備份則是通過應用信息技術和管理手段，對檔案管理系統(tǒng)發(fā)生問題后，及時進行數(shù)據(jù)恢復的備份系統(tǒng)，避免網(wǎng)絡病毒、黑客入侵、硬件損壞或自然災害等因素對檔案管理信息造成損害。
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