檢察院檔案管理論文(2)
檢察院檔案管理論文篇二
檢察院訴訟檔案管理工作問題研究
摘要：隨著檢察院辦案工作的公開化透明化，檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，大部分基層檢察院高度重視做好此項工作、注重在軟件硬件建設(shè)方面狠下功夫。但不可否認的是，目前基層檢察院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問題。根據(jù)人民檢察院訴訟檔案管理辦法中的機構(gòu)和職責的規(guī)定，各基層檢察院相繼都設(shè)置了檔案機構(gòu)，配備了專職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。
關(guān)鍵詞：訴訟，檔案管理，檢察院
1.目前基層檢察院檔案工作中存在問題
隨著檢察院辦案工作的公開化透明化，檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，大部分基層檢察院高度重視做好此項工作、注重在軟件硬件建設(shè)方面狠下功夫。購置高新檔案密集架等現(xiàn)代化設(shè)備，并采取措施強化檔案信息化建設(shè)，實施電子檔案、紙質(zhì)檔案雙式管理，做到辦公、庫房、閱卷三分開，取得一定成效。但不可否認的是，目前基層檢察院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問題。
(1)配套工作難以跟上檔案數(shù)量急增。實踐證明，當前經(jīng)濟越發(fā)達地區(qū)，刑事案件的發(fā)案越多;并且隨著社會主義法制的健全，普法教育的深入，人民群眾運用法律武器保護自己合法權(quán)益的意識不斷增強，各類糾紛也不斷增長，直接導(dǎo)致基層檢察院收案數(shù)量的大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長。但與此同時，檢察機關(guān)檔案工作的軟件硬件工作相對滯后，難以配合檔案數(shù)量的“同步增長”。
(2)人員配備難以適應(yīng)檔案管理要求。根據(jù)人民檢察院訴訟檔案管理辦法中的機構(gòu)和職責的規(guī)定，各基層檢察院相繼都設(shè)置了檔案機構(gòu)，配備了專職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。但受案多人少矛盾的影響，大部分基層檢察院的專職檔案員僅有1～2名。檔案工作人員的相對不足與急速增長的檔案數(shù)量和工作量之間的矛盾，導(dǎo)致檔案人員每天只能疲于應(yīng)付檔案的日常管理，無法抽出更多的精力做好檔案的開發(fā)利用、信息化管理等工作。
(3)落實檔案管理制度不理想。一是移交制度不健全。部分檢察院沒有制定移交和歸檔制度，哪些該歸檔沒有明確細則，于是很多情況是你交我就收，你不交我也不問;二是責任制度不健全。部分檢察院歸檔工作與崗位責任制不掛鉤，按要求應(yīng)歸檔的不歸檔，也沒有有效的制度去制約。網(wǎng)。三是落實制度執(zhí)行差。部分檢察院雖然制定了一些制度及崗位責任制，但實際操作中有章不循，執(zhí)章不嚴，無法兌現(xiàn)，這就造成許多案卷應(yīng)歸檔而未歸檔或不及時歸檔。
(4)檔案材料內(nèi)容不夠完整。由于以上種種原因，衍生出很多實際問題。首先，檔案材料容易泄密。按照檔案法和有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定，人民檢察院訴訟檔案必須由本單位的檔案部門集中統(tǒng)一管理，禁止存放在各承辦單位或承辦人個人手中，否則會給檔案安全造成很大隱患，時間一長，就會出現(xiàn)丟失、泄密等問題。其次，影響檔案使用效果。檔案人員在接收檔案時發(fā)現(xiàn)有相當部分檔案材料中存在卷內(nèi)材料不全，這是檔案工作的一大硬傷，因為如果保存的是不完整的檔案，待日后查考時說不清該案卷的來龍去脈，反映不了真實情況。再次，影響案件的公正性。訴訟檔案卷內(nèi)文件出現(xiàn)缺失，就無法了解該案是否起訴，是否判決，根據(jù)什么起訴，根據(jù)什么判決，判決是否已送達、是否執(zhí)行等情況。如果日后當事人提出疑義需要復(fù)查時，短缺材料的檔案就不能作為依據(jù)，當事人的問題解決不了，人民檢察院的依法公正、依法監(jiān)督形象也必將嚴重受損。
2.加強基層檢察院檔案工作的幾點建議
檔案工作作為黨和國家的一項重要事業(yè)，如何順應(yīng)時代和社會的發(fā)展，不斷創(chuàng)新，如何變被動服務(wù)為主動服務(wù)，如何提高辦案效率、體現(xiàn)司法公正的內(nèi)在要求。筆者試就如何做好基層檢察院檔案管理工作談幾點意見。人民檢察院訴訟檔案管理工作是一項系統(tǒng)工作，要實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，就要努力建設(shè)一支思想政治過硬，有較高法律素質(zhì)和檔案業(yè)務(wù)水平，能夠秉公辦事、積極主動開發(fā)利用檔案資源的檔案管理隊伍，充分發(fā)揮檢察院檔案為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)、為社會穩(wěn)定服務(wù)的作用，才能使檢察院的檔案工作跟上現(xiàn)代化建設(shè)的步伐。
(1)健全檔案領(lǐng)導(dǎo)管理機制
加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是檔案工作在新形勢下順利開展的重要保證。應(yīng)確立檢察長直接領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門具體負責、其他部門協(xié)同配合的檔案工作體系，注重檢查檔案工作進展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實際困難。每年度的工作意見、目標管理考核辦法、全年工作總結(jié)，院領(lǐng)導(dǎo)都要突出強調(diào)檔案工作，真正做到檔案工作與檢察工作同部署、同檢查、同考核。同時院領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)重視提高干警對檔案管理工作在檢察院檢察工作中重要性的認識，增強干警主動參與檔案管理的積極性。
(2)提升檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員素質(zhì)是做好工作的前提條件和基礎(chǔ)。一是注重加強專職檔案人員培訓(xùn)，加強檔案管理人員的素質(zhì)，是實現(xiàn)檔案工作科學(xué)、有序管理的基本要求。訴訟檔案管理工作是一項政策性強、業(yè)務(wù)面廣的基礎(chǔ)性工作，對從業(yè)人員有著很高的要求。在思想政治上要求相關(guān)人員要有強烈的責任心和良好的職業(yè)操守，要能嚴格遵守各項規(guī)章制度，保守機密。網(wǎng)。在業(yè)務(wù)上，要有較高的業(yè)務(wù)水平和較強的業(yè)務(wù)技能，要熟悉庫藏檔案的內(nèi)容和分類，精通各種檢索工具，同時還要具有一定的法律常識。網(wǎng)。只有真正做到以上幾點才能成為一名稱職的檔案管理人員?？梢远喟才艆⒓由霞墮z察院、檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并邀請檔案局的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)，主動向先進單位學(xué)習，通過學(xué)習開闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長補短。二是注重加強相關(guān)部門檔案責任人員培訓(xùn)，重視加強對各部門內(nèi)勤，特別是檔案責任人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有計劃地開展培訓(xùn)。對于新上崗的書記員和崗位調(diào)動后的人員，要及時組織相關(guān)培訓(xùn)，使他們在上崗初期就能正確掌握工作要點，養(yǎng)成良好的立卷、歸檔、調(diào)檔習慣，使他們正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂方法，確保歸檔質(zhì)量。及時訂閱有關(guān)檔案管理書刊，督促其自覺學(xué)習，促使其掌握必要的檔案知識。在平時除了鼓勵檔案責任人員多學(xué)習、多充電之外，也要多針對新形勢對他們進行培訓(xùn)。
(3)把好案件檔案質(zhì)量關(guān)卡
一要把好質(zhì)量評查關(guān)，把“訴訟檔案是否規(guī)范”作為一項重要的指標認真評查;二要把好歸檔關(guān)，應(yīng)對各部門上交的各類檔案堅持原則，嚴格把關(guān)，不符合歸檔要求的，及時指正，并督促整改;三要把好保管關(guān)，庫存檔案要經(jīng)常檢查，確保庫房“八防”措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固;四要把好利用關(guān)，重視檔案利用工作，充分發(fā)掘檔案資源，提高利用率，為案件的申訴復(fù)查、專項檢查、質(zhì)量評查及司法機關(guān)的偵破工作等提供全面、有效、良好、高效的服務(wù)。
(4)推進檔案信息化建設(shè)
可以預(yù)見，不遠的將來，全文數(shù)字化將會普及推廣到各級各類檔案工作之中，檔案的全文數(shù)字化將會是衡量一個部門、單位檔案工作現(xiàn)代化程度的重要參數(shù)。檢察工作的不斷進步對訴訟檔案的管理提出了更高的要求，檔案管理的物質(zhì)條件也必然要隨之改進。要使檔案工作適應(yīng)檢察工作的新要求，一方面要加大資金投入，改善硬件條件，如空調(diào)、電腦、除濕設(shè)備、消毒設(shè)備等，要最大限度地保護好檔案，才能最大限度地延長檔案的使用壽命。另一方面，要投入開發(fā)新的軟件系統(tǒng)，隨著今后電子證據(jù)的增多，還可以開發(fā)出保存該類證據(jù)的相關(guān)軟件系統(tǒng)。如此才能使檔案管理工作適應(yīng)社會的發(fā)展，滿足社會需求。我們基層檢察院應(yīng)當將此項工作作為當前或者在將來較長一段時間內(nèi)檢察院檔案工作的重中之重，花大力氣，加大投入，充分利用內(nèi)部局域網(wǎng)平臺優(yōu)勢，實現(xiàn)資源共享，進一步推進檔案工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。
【參考文獻】
[1] 張濤.淺論檢察院檔案電子化[J].新鄉(xiāng)學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版),2009,(01).
[2] 周洪.人民檢察院訴訟檔案信息化工作的實踐[J].云南檔案,2003,(04).
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