it項目溝通管理論文(2)
it項目溝通管理論文篇3
試談項目溝通管理的重要性和計劃
在項目早期創(chuàng)建一個溝通管理計劃，并與干系人一起評審，可以防止或減少以后的溝通問題。例如，開篇案例中的海底通信項目群經(jīng)理PeterGumpert，將從溝通管理計劃中獲得巨大的利益。
一、項目溝通管理的重要性
許多專家都認(rèn)為對任何項目特別是IT項目的成功，威脅最大的是溝通的失敗。在2001年，StandishGroup研究發(fā)現(xiàn)，與IT項目成功有關(guān)的最重要的四個因素是：主管層的支持、用戶參與、有經(jīng)驗(yàn)的項目經(jīng)理和清晰的業(yè)務(wù)目標(biāo)。所有這些因素都依賴項目經(jīng)理和團(tuán)隊具有良好的溝通能力，特別是與非IT人員。
信息技術(shù)領(lǐng)域在不斷變化，這些變化產(chǎn)生了大量的技術(shù)行話。當(dāng)計算機(jī)專業(yè)人士與非計算機(jī)人士進(jìn)行溝通時，技術(shù)行話常常使問題變得越發(fā)復(fù)雜，把非專業(yè)人士搞得沒有頭緒。盡管當(dāng)今使用計算機(jī)的人越來越多，但是隨著技術(shù)進(jìn)步，用戶與開發(fā)者之間的差距也越來越大。當(dāng)然，并不是所有計算機(jī)專業(yè)人員都不善于溝通，任何領(lǐng)域的人員都可以提高自己的溝通能力。
此外，我們的教育體制注重培養(yǎng)信息技術(shù)畢業(yè)生的技術(shù)技能，而不重視培養(yǎng)他們的溝通與社交技能。大多數(shù)與IT相關(guān)的學(xué)位課都有許多技術(shù)要求，但很少有溝通(聽，說，寫)、心理學(xué)、社會學(xué)和人文科學(xué)方面的課程。人們常常認(rèn)為學(xué)習(xí)這些“軟技能”是很容易的，但它們是非常重要的技能，人們同樣需要學(xué)習(xí)和發(fā)展這些技能。
許多研究表明，信息技術(shù)專業(yè)人士需要這些軟技能，它們和其他技能同等重要甚至更重要。當(dāng)你在運(yùn)作IT項目時，不可能把技術(shù)技能與這些軟技能完全分開。為了使項目成功，項目的每個成員都需要這兩類技能，而且這兩類技能都應(yīng)該通過正規(guī)教育和在職培訓(xùn)得到不斷提高。
二、溝通技能重要性
1.顯然信息系統(tǒng)專業(yè)人員要參加大量的口頭溝通活動，這些活動本質(zhì)上是非正式的、持續(xù)時間短而且每次的人數(shù)都不多。
2.我們可以推斷大部分的溝通實(shí)際上是口頭的，但是有時候輔以筆記、圖表或計算機(jī)輸出。
3.很顯然人們希望同伴在談話過程中仔細(xì)地聽，對問題做出恰當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。
4.所有的信息系統(tǒng)專業(yè)人員必須意識到他們有時必須參加某種非正式的公開演講。
5信息系統(tǒng)專業(yè)人員為了在現(xiàn)在的職位上獲得成功，以及提升到更高的職位，就必須可以進(jìn)行有效的溝通。
平均起來，我們的被調(diào)查者似乎在他們的信息系統(tǒng)事業(yè)中都有過從低職位向高職位提升的經(jīng)歷，他們認(rèn)為對于職位提升更重要的是口頭表達(dá)能力，而不是當(dāng)前的工作?？陬^溝通能力似乎是職位提升的關(guān)鍵因素。
三、項目溝通管理過程的四個方面：
1.溝通計劃(communicationsplanning)包括確定干系人的信息和溝通需求，誰需要什么信息，何時需要以及如何把信息發(fā)送給他們。這個過程的輸出是溝通管理計劃項目管理培訓(xùn)
2.信息分發(fā)(informationdistribution)包括及時向項目中的各干系人提供所需信息。主要輸出是更新組織過程資產(chǎn)和請求變更。
3.執(zhí)行報告(performancereporting)包括收集并發(fā)布有關(guān)項目執(zhí)行的信息，包括狀態(tài)報告、過程衡量和預(yù)測。這個過程的輸出是執(zhí)行報告、預(yù)測、請求變更、建議糾正措施和更新組織過程資產(chǎn)。
4.管理干系人包括管理溝通，使其滿足項目中各干系人的需求和期望以及解決問題。這個過程的輸出是解決的問題、批準(zhǔn)的請求變更和糾正措施，并且更新組織過程資產(chǎn)和項目管理計劃。
四、 溝通計劃
1.干系人溝通需求
2·用于溝通的信息，包括格式、內(nèi)容和各部分細(xì)節(jié)
3·誰接收信息，誰產(chǎn)生信息
4·傳送信息的建議方法和技術(shù)項目管理培訓(xùn)
5·溝通頻率
6·增加解決問題的過程
7·用于更新溝通管理計劃的修訂過程
8·常用術(shù)語表
五、結(jié)束語
與基本的項目溝通內(nèi)容有關(guān)的信息可從工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)中獲得。事實(shí)上，許多WBS包括項目溝通的一部分內(nèi)容以確保關(guān)鍵信息的報告是項目的可交付成果之一。如果報告中基本信息是工作分解結(jié)構(gòu)定義的一項活動，那么清楚地了解什么樣的項目信息要報告、什么時候報告、如何報告以及由誰負(fù)責(zé)創(chuàng)建這些報告等就變得尤為重要。
it項目溝通管理論文篇4
試談軟件開發(fā)項目中的溝通管理
摘要:有很多原因致使軟件項目陷入困境,其中信息傳播不順暢就是重要原因之一。就軟件項目建設(shè)溝通問題提出了一系列的建議。
關(guān)鍵詞:軟件項目管理;溝通管理;過程建設(shè)
項目管理的三約束是時間、成本和質(zhì)量,三者互相制約。在項目中為三者選取一個平衡點(diǎn),需要良好的項目管理經(jīng)驗(yàn)。有很多原因會導(dǎo)致軟件項目陷入困境,而這其中有很多與溝通分不開。許多開發(fā)項目規(guī)模宏大,以至于小組成員間的關(guān)系復(fù)雜性高、混亂、難以協(xié)調(diào)。不確定性是經(jīng)常存在的,它會引起困擾項目組的一連串的改變,最終導(dǎo)致項目不能按照預(yù)期的計劃結(jié)束。因此,對于項目來說,要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實(shí)施過程,就必須進(jìn)行有效地溝通。
1當(dāng)前軟件開發(fā)項目中溝通存在的問題
溝通是指人們分享信息、思想和感情的過程。在軟件開發(fā)的各人員與組織因素中,溝通與協(xié)調(diào)問題是影響軟件生產(chǎn)效率和可用性的重要問題。軟件開發(fā)項目的信息溝通問題具體
表現(xiàn)在以下幾個方面:
(1)缺乏溝通意識。
溝通首先是意識上的,其次才是技巧上的。哈佛大學(xué)校長勞倫斯·薩默斯(LawrenceSumers)給北大師生作了《全球化對高等教育的影響》演講時說,全球化浪潮下的學(xué)生們將應(yīng)對五大挑戰(zhàn),其中之一就是“世界變得越來越‘小’,必須增強(qiáng)溝通意識”。人與人交往需要溝通,在企業(yè)中無論是員工與員工、員工與上司、員工與客戶都需要溝通。只有積極的溝通,才能在企業(yè)內(nèi)保持和諧,使發(fā)生的問題得到化解。
(2)項目組內(nèi)未建立規(guī)范化的溝通制度。
由于沒有對項目組內(nèi)的溝通形式做出制度化的規(guī)定,因此造成各成員間或項目組內(nèi)各組織間的溝通形式不統(tǒng)一,以至于信息不能有效地到達(dá)接收者,造成信息不對稱的現(xiàn)象。
(3)溝通渠道選擇不慎。
溝通渠道的選擇對于良好的溝通非常必要,否則,就會出現(xiàn)“頭痛醫(yī)腳”的笑話。不暢通、不正式的渠道都會使溝通的效果大打折扣。
(4)溝通的頻率較少。
軟件開發(fā)的正式溝通最常發(fā)生在團(tuán)隊成員之間。同一項目的不同團(tuán)隊之間溝通相對較少,有一定合作關(guān)系的群體之間溝通更少,群體與外界的溝通最少,溝通效果自然很差。
2軟件開發(fā)項目中溝通管理體系的需求
結(jié)合軟件開發(fā)的溝通方式、溝通渠道和溝通信息的類型,軟件開發(fā)信息溝通管理體系應(yīng)滿足的要求如下:
(1)時效性。
在軟件開發(fā)項目中經(jīng)常會因?yàn)轫椖靠蛻?、項目?nèi)資源以及開發(fā)方案的可行性等方面的變化,促使發(fā)生需求的變更、計劃的變更以及各種各樣的變更。這些變更的信息需要及時傳達(dá)給項目組內(nèi)各成員,以便統(tǒng)一行動,避免項目成員重復(fù)無效的工作。
(2)溝通面覆蓋整個開發(fā)組織。
項目組的成員可能屬于具備不同功能的組織,甚至不在同一地點(diǎn)的人員也會同時加入到項目中進(jìn)行協(xié)同開發(fā),信息溝通應(yīng)能將信息及時有效地傳送給每一項目成員,并應(yīng)保證項目成員所接收的信息是正確的。
(3)支持溝通信息多元化。
因?yàn)檐浖_發(fā)目所產(chǎn)生的信息多種樣,它們的文件格式也多種多樣,所以信息溝通管理體系應(yīng)能正確處理和傳遞這些多樣信息。
(4)滿足多種溝通模式。
從溝通方式來看,傳受者的構(gòu)成有以下幾種模式:個人———個人、個人———多人、多人———多人、多人———個人。從傳播與接收信息的時間上有:同步溝通和異步溝通。由軟件開發(fā)所采用的溝通模式較多,所以軟件開發(fā)項目的信息溝通體系應(yīng)能滿足上述要求。
3軟件開發(fā)項目中溝通管理體系的建設(shè)
3.1溝通管理體系的框架
筆者認(rèn)為,軟件開發(fā)項目溝通管理體系的建設(shè)重點(diǎn)在于企業(yè)內(nèi)軟件開發(fā)項目溝通管理機(jī)制的建立。從組織行為上約束和規(guī)范溝通的方式,要求項目成員按照規(guī)范溝通,保障溝通的效果。溝通管理機(jī)制的框架由兩部分組成:第一部分是企業(yè)級溝通管理制度的定義,其作用是約定企業(yè)級的溝通管理的機(jī)制,形成企業(yè)級溝通管理的標(biāo)準(zhǔn)。在此標(biāo)準(zhǔn)之下,企業(yè)內(nèi)所有項目均應(yīng)按照統(tǒng)一的過程和模式實(shí)現(xiàn)項目正常、順暢的溝通,及時并適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲存和處理項目的各類信息,從制度層面上保障項目正常有序的開展以至項目成功。
第二部分是項目級的溝通管理。僅有企業(yè)級的溝通管理制度還不足以保證每一具體項目溝通順暢,還需要溝通管理制度在具體項目中實(shí)例化。這其中重中之重是溝通計劃的制定,每一個軟件開發(fā)項目都必須有一個明確、詳細(xì)的溝通計劃,其內(nèi)容應(yīng)包括溝通內(nèi)容、溝通對象、溝通渠道、溝通頻次、溝通責(zé)任人。
3.2實(shí)例
武漢開目信息技術(shù)有限責(zé)公司在2004年通過了CMM3級評估,筆者參與了從建立軟件過程體系到完成評估的全過程。開目公司搭建信息溝通管理體系的過程分為3個階段:
(1)過程定義。
溝通管理在CMM中不是以一個單獨(dú)的KPA(關(guān)鍵過程域)提出的,而是涉及多個KPA,它們分別是:RM(需求管理)、SCM(配置管理)、SPP(軟件策劃)、SPTO(軟件跟蹤與監(jiān)控)、PR(同行評審)、IC(組間協(xié)調(diào))。開目公司在過程定義時,根據(jù)溝通管理的及時性、蓋面廣、信息多樣性、多種溝通模式等要點(diǎn),分別在上述KPA的過程定義中對溝通要求和溝通方式作出了明確的定義。
(2)執(zhí)行與修訂。
過程定義階段完成后,開目公司組織了開發(fā)項目的試運(yùn)行。在試運(yùn)行中,SEPG(軟件工程過程組)監(jiān)控所有過程的執(zhí)行情況,并根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題不斷修正過程定義。試運(yùn)行經(jīng)歷了4個項目的考驗(yàn)后,經(jīng)過與項目內(nèi)過程執(zhí)行的磨合,進(jìn)入正式運(yùn)行過程。
(3)全面正式運(yùn)行。試運(yùn)行的目的是
為了檢驗(yàn)過程的合理性和可行性,僅在部分項目中執(zhí)行。在正式運(yùn)行后,則嚴(yán)格要求所有項目均按照過程執(zhí)行。當(dāng)然,在正式運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的過程定義問題,同樣可以被提出與修正。
結(jié)語
社會發(fā)展的越來越快，人們溝通的渠道也越來越多，溝通管理中的人得因素也變得更多。
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