關(guān)于檔案管理論文兩篇(2)
關(guān)于檔案管理論文篇二
檔案管理之人事檔案管理
摘要：在21世紀(jì)信息時代的今天，人才成為一個公司甚至一個國家核心競爭力的主要標(biāo)志，人事管理越來越凸顯其巨大的經(jīng)濟(jì)和社會效益，無論國家事業(yè)單位還是公司人力資源部門，及時合理的人員配置、及時有效的人員激勵都能減少不必要的時間和資金的浪費(fèi)。人力資源管理的實質(zhì)也是一種對信息的管理，而人事檔案作為人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。
關(guān)鍵字：人事檔案管理;意識;機(jī)制;科學(xué)化;法制化;道德素質(zhì)
Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.
Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：
人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。當(dāng)然人事檔案作為廣義檔案中的一種，也具有一般意義上檔案的屬性，即：人事檔案的作用是客觀存在的，但出于靜態(tài)的檔案，它的作用又是潛在的，要使?jié)撛诘膬r值變?yōu)楝F(xiàn)實的直接價值，要受到一定條件的制約。既受到社會、經(jīng)濟(jì)、法律、文化等條件的制約，同時也受到人們檔案意識和管理水平的影響。
一、社會、經(jīng)濟(jì)、法律和文化是我們一時之間無法改變的大環(huán)境，但是檔案意識和管理機(jī)制和水平確實可以實實在在改變的
第一，處于信息化時代的我們必須要有最基本的人事檔案意識。在很多的企事業(yè)單位，人事部門的工作人員很多都不是檔案管理專業(yè)和相關(guān)專業(yè)出身，大多工作人員都對檔案管理意識比較淡薄，對人員的資料管理和備案都采取無所謂的態(tài)度，這種不專業(yè)化的做法常常會給我們其他部門的人員調(diào)度和安排造成一定不必要的麻煩，如果遇到突發(fā)事件，也不能及時選擇和派遣相關(guān)有經(jīng)驗和技術(shù)的員工。從員工自身來講，也需要培養(yǎng)自己的檔案管理意識，很多人在自己的檔案方面采取無所謂的態(tài)度，而導(dǎo)致自身檔案的丟失或者不完整，這不僅給檔案收集也給檔案的整理帶來不必要的麻煩。
第二，單位的管理機(jī)制也是影響人事檔案管理和檔案有效利用的重要因素，作為新世紀(jì)的企事業(yè)單位，對于信息的采集和利用也應(yīng)該有相對應(yīng)的管理機(jī)制，利用工程的觀念來對人事的錄用、調(diào)度、撤銷等進(jìn)行有秩序有條理的管理。做到有秩序和有條理，就要求企事業(yè)單位建立健全有效的管理機(jī)制，建立相關(guān)的管理部門，首先需要在每一個部門內(nèi)部進(jìn)行各個員工的信息采集，盡量做到信息的完整、準(zhǔn)確和清晰，其次對人員的檔案進(jìn)行歸類和整理，盡可能做到歸類標(biāo)準(zhǔn)化和整理科學(xué)化，然后再由各個部門按時遞交由檔案管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的整理和歸類，處理以后的檔案信息要進(jìn)行存檔管理，存檔看似簡單，卻包括很多繁瑣的工作。每一個環(huán)節(jié)都要求做到認(rèn)真細(xì)致，這樣才能保證人事檔案的有效管理和有效的利用。
第三，科學(xué)是第一生產(chǎn)力。人事檔案管理在前期的發(fā)展是緩慢的，究其本質(zhì)原因，就在于科學(xué)的落后，而今隨著科技的快速發(fā)展，我們的生活方式也隨之發(fā)生了翻天覆地的變化，計算機(jī)的出現(xiàn)導(dǎo)致了從實物的流動到人才的流動以及信息的流動方式都在一天一天變化著，這些變化帶動了人們交流方式和思維方式的轉(zhuǎn)變，當(dāng)然企事業(yè)單位人力資源管理的模式也進(jìn)入了新的改革歷史時期，當(dāng)今市場上有很多以計算機(jī)為基礎(chǔ)的管理軟件業(yè)隨之應(yīng)運(yùn)而生，簡單的人事信息錄入就可以實現(xiàn)有效和迅速的人力資源管理，不得不說計算機(jī)的出現(xiàn)使檔案管理實現(xiàn)了一個飛躍性的發(fā)展。綜上所述，我們在管理人員的時候需時刻提醒自己嚴(yán)格的人事管理理念以及建立健全的管理機(jī)制和購入先進(jìn)的人事檔案管理軟件。
二、基于當(dāng)今普遍的人事管理傳統(tǒng)模式和手段，我們要做的還有很多
第一，現(xiàn)在的人事檔案管理一般都重政治輕業(yè)務(wù)。人事檔案在反映一個人的情況都是注重業(yè)務(wù)和政治兩方面。但傳統(tǒng)的人事檔案反映政治方面、家庭歷史和社會關(guān)系方面的東西較多,而能動態(tài)反映某人情況的信息,如人員的身份認(rèn)定、出境出國情況、合同項目轉(zhuǎn)讓、發(fā)明專利項目、業(yè)績考核、職稱評定、各類榮譽(yù)稱號、崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、人事爭議仲裁、人才素質(zhì)測評、人事代理協(xié)議、養(yǎng)老金、失業(yè)金的繳納等情況,則少之又少，現(xiàn)代人事管理應(yīng)將人事檔案資料盡量做到充分和完整，必要時可以加入個人的影像資料，以便更好的利用。
第二，人事檔案一般作為政治要素，也必須將其法制化，做到檔案收集有序性，檔案存檔保密性和檔案利用安全性。要加大對《檔案法》的宣傳力度,通過宣傳教育,進(jìn)一步增強(qiáng)公民的法制觀念,提高政治覺悟,認(rèn)清制假危害，另外,還必須加大《檔案法》的監(jiān)督和執(zhí)法力度,要告誡、引導(dǎo)廣大干部職工人人都要具備檔案意識,要本著對歷史負(fù)責(zé)、對自己負(fù)責(zé)的態(tài)度,嚴(yán)肅認(rèn)真地記載自己的每一張履歷,要加重對涂改、偽造檔案行為的制裁。對那些情節(jié)惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為,不管是什么人,都要本著法律面前人人平等的原則,要毫不猶豫地繩之以法,予以堅決打擊。我們必須樹立這樣一種觀念,即不管是什么情況,不管其職務(wù)高低,要調(diào)動和利用檔案都必須按規(guī)章辦。只有完善相應(yīng)的檔案制度,并認(rèn)真貫徹執(zhí)行,才能有效地避免虛假檔案的產(chǎn)生。
第三，人事檔案管理從信息收集開始就決定了人事檔案的質(zhì)量高低，所以做好人事檔案工作必須講究實事求是,來不得半點虛假和含糊其詞,因此,要求人事檔案材料所記述的內(nèi)容必須真實而且準(zhǔn)確,不能前后矛盾,模棱兩可，這就要求人事檔案的工作人員在平時的工作中必須嚴(yán)把“三關(guān)”。一是要把好材料的入口關(guān),對來路不明及有疑義的材料,要親自進(jìn)行調(diào)查核實,驗明正身,做好初步認(rèn)定工作,切斷問題文件材料的源頭。二是嚴(yán)把人事檔案材料的轉(zhuǎn)入關(guān),各部門平時在積累文件、材料時,要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機(jī)。對新形成的檔案材料,一律嚴(yán)格執(zhí)行登記制度,并進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地鑒別。三是嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。在人事調(diào)動時,檔案人員接到調(diào)檔函,要將其人事檔案材料進(jìn)行收集,認(rèn)真核對,并分類、編號、裝訂,填寫檔案回執(zhí)單,密封后加蓋公章,通過機(jī)要發(fā)至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴(yán)禁個人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。
第四，人事檔案作為所有機(jī)關(guān)和企事業(yè)工作首要的先決條件，人事檔案必須做到真實可靠。這就需要從制度上防范假文憑，從源頭抓起,要嚴(yán)密防范、徹底杜絕“權(quán)學(xué)交易”這種丑陋現(xiàn)象,國家各級各類學(xué)校、教育培訓(xùn)主管部門要采取有力的措施,嚴(yán)格執(zhí)行教育部門學(xué)籍管理規(guī)定,把好入學(xué)關(guān)。在日常的教學(xué)管理過程中,對那些需要繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的干部和企業(yè)管理人員,單獨(dú)設(shè)立學(xué)籍檔案,實施教學(xué)質(zhì)量的全過程重點監(jiān)控,幫助和督促他們保質(zhì)保量的完成學(xué)業(yè)。對于少數(shù)不按時上課,不認(rèn)真完成作業(yè),學(xué)習(xí)困難,企圖靠與任教老師拉關(guān)系、混學(xué)分的學(xué)生,應(yīng)采取勸其退學(xué)或強(qiáng)制中止學(xué)習(xí)等措施。要堅持對學(xué)生負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)、對國家負(fù)責(zé)的態(tài)度,從制度上防范假文憑,保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量和學(xué)籍、學(xué)歷證書的真實性。
當(dāng)然在保證法制的情況下，更重要的是要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)。檔案工作人員是檔案工作的主體,提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。積極學(xué)習(xí)本單位專業(yè)對口的各項知識,熟悉各個環(huán)節(jié)的工作,只有這樣,才能使檔案管理工作有條不紊,更好地為部門以及某項專業(yè)性很強(qiáng)的工作提供優(yōu)質(zhì)、快捷服務(wù)。檔案管理人員還要通過不斷加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng),來增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感,通過責(zé)任心的加強(qiáng),提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)：
【1】 吳寶康.檔案學(xué)概論【J】.1989
【2】 陳智.檔案行政管理概論【J】.1991
【3】 易炳炎.檔案管理學(xué)【J】.1998
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