高校設(shè)備管理論文

　　設(shè)備的檔案管理貫穿了設(shè)備從制訂采購計劃到到貨驗收以及后期的使用、管理及維修報廢全過程。下面是由學(xué)習(xí)啦小編整理的高校設(shè)備管理論文，謝謝你的閱讀。

　　高校設(shè)備管理論文篇一

　　淺談高校設(shè)備檔案管理

　　[摘 要]設(shè)備的檔案管理貫穿了設(shè)備從制訂采購計劃到到貨驗收以及后期的使用、管理及維修報廢全過程。建立完善的設(shè)備儀器管理檔案對提高實驗教學(xué)水平，推動實驗室建設(shè)和設(shè)備的管理工作有著重要意義。目前高校設(shè)備檔案管理采用管理部門和使用部門共同管理的方式，導(dǎo)致大量的技術(shù)資料流失。要做好設(shè)備檔案的管理需要從思想上提高認(rèn)識，建立完善的檔案管理制度，加強設(shè)備管理部門師資隊伍建設(shè)。

　　[關(guān)鍵詞]設(shè)備檔案;檔案管理;設(shè)備管理

　　[中圖分類號]G647

　　[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

　　[文章編號]2095-3712(2015)21-0085-02

　　[作者簡介]朱小青(1989―)，男，江蘇泰州人，碩士，天津農(nóng)學(xué)院國有資產(chǎn)管理處，研究實習(xí)員，研究方向：設(shè)備管理。

　　《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》規(guī)定：設(shè)備檔案管理主要包括設(shè)備工作管理和設(shè)備申請購置、開箱驗收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報廢等各環(huán)節(jié)中形成的文件材料的管理。從中可以看出，設(shè)備的檔案管理貫穿了設(shè)備從制訂采購計劃到到貨驗收以及后期的維修報廢全過程，能夠有效地串聯(lián)起設(shè)備管理的各個環(huán)節(jié)。因此，建立完善的設(shè)備檔案管理制度對提高實驗教學(xué)水平，推動實驗室建設(shè)和設(shè)備的管理工作有著重要意義。

　　一、設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

　　目前大部分高等院校的設(shè)備檔案管理采用的是設(shè)備管理部門和設(shè)備使用部門共同管理的方式。國有資產(chǎn)管理處是管理學(xué)校固定資產(chǎn)的職能部門，負(fù)責(zé)設(shè)備從制訂采購計劃、招標(biāo)、到貨的驗收安裝及后期的維護(hù)與保養(yǎng)，他們方便收集設(shè)備的采購、驗收、管理檔案材料并保證其完整性。設(shè)備使用部門主要負(fù)責(zé)設(shè)備購進(jìn)以后的安裝和操作等檔案管理。因為設(shè)備購進(jìn)初期，操作人員更熟悉設(shè)備的操作方法和設(shè)備性能，安裝時也需與使用人員進(jìn)行溝通協(xié)商。因此，各種隨機文件及原始資料會散置在使用人手中。這樣做雖然方便了操作人員的使用，但同時也給檔案管理帶來了麻煩，直接后果就是大量的技術(shù)資料流失。這種“雙頭”管理不到位很容易發(fā)生“扯皮”的問題，可能會導(dǎo)致很多有價值的技術(shù)資料散失或殘缺不全，有些設(shè)備因此失去了一套完整的檔案資料，從而影響設(shè)備的日常維護(hù)和使用開發(fā)。設(shè)備資料的收集是設(shè)備檔案管理的基礎(chǔ)，沒有前期的資料收集，也就談不上后期的管理、歸類等其他環(huán)節(jié)。

　　在后期設(shè)備的使用管理過程中，往往缺少專人對貴重大型設(shè)備進(jìn)行管理。當(dāng)設(shè)備轉(zhuǎn)交他人管理時，資料往往不能隨機辦理交接手續(xù)，容易丟失。而且在設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)時，如果沒有按時填寫使用、維護(hù)、故障、事故、維修記錄，可能導(dǎo)致資料不全，在設(shè)備后期的維修和報廢環(huán)節(jié)中，容易出現(xiàn)各種問題。

　　二、設(shè)備檔案的收集和建立

　　(一)設(shè)備檔案的橫向收集

　　對設(shè)備檔案進(jìn)行管理，首先要將設(shè)備進(jìn)行分類。分類的依據(jù)一般是以金額為標(biāo)準(zhǔn)來區(qū)分普通設(shè)備和大型設(shè)備，具體金額各高校有不同規(guī)定。個人認(rèn)為結(jié)合目前實際情況以十萬元為標(biāo)準(zhǔn)比較適宜，少于或等于十萬元的為普通設(shè)備，大于十萬元的為大型設(shè)備。一般來說，普通設(shè)備只需要訂購合同、驗收報告和維修記錄等資料即可。同時，使用單位應(yīng)根據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定及時建立固定資產(chǎn)賬目、粘貼設(shè)備標(biāo)簽，并將相關(guān)信息錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)。

　　大型設(shè)備的檔案采集相對復(fù)雜，需要設(shè)備采購各個階段的原始資料，對其進(jìn)行縱向的管理，這也是由大型設(shè)備的使用價值和其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益決定的。大型設(shè)備的檔案管理，應(yīng)該分別進(jìn)行，即每件設(shè)備單獨設(shè)卡管理，建立完整的技術(shù)資料檔案。使用單位可辦理長期借用手續(xù)，但一定要妥善保管相關(guān)資料，當(dāng)設(shè)備轉(zhuǎn)交他人使用或管理時，資料要隨機辦理交接手續(xù)。對大型設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)保養(yǎng)時，要按時填寫使用、維護(hù)、故障、事故、維修記錄。大型設(shè)備借出和收回時都應(yīng)立賬立據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行交接、驗收規(guī)定。

　　(二)設(shè)備檔案的縱向收集

　　設(shè)備的管理過程可分為設(shè)備申購、驗收、使用和報廢四個階段，各個階段需要的資料一般有：設(shè)備申購報告、計劃、論證報告，定購合同;開箱記錄及裝箱單，安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單，驗收報告;設(shè)備說明及全套隨機文件，使用和維修記錄;報廢申請書，設(shè)備報廢鑒定與審批材料等。如果是進(jìn)口設(shè)備，還需相應(yīng)的技術(shù)商務(wù)文件，如外貿(mào)合同等。

　　每件設(shè)備都應(yīng)從這兩方面進(jìn)行相關(guān)資料的收集，為之后的分類和管理打下堅實的基礎(chǔ)，這只是設(shè)備檔案管理工作的第一步，但沒有這一步就沒有完備的資料及技術(shù)文件，就無法對日后設(shè)備的使用、維護(hù)和報廢進(jìn)行有效的管理，就無法了解到所購置設(shè)備的使用機時及其產(chǎn)生的教學(xué)、科研效益，更無法對今后的設(shè)備采購工作有指導(dǎo)和借鑒意義。

　　三、設(shè)備檔案的管理

　　(一)從思想上提高認(rèn)識

　　在平時的管理工作中，很多工作人員對檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，沒有將之?dāng)[到正確的位置。因此，從學(xué)校層面就必須重視設(shè)備檔案管理工作，加強平時的教育與宣傳，采取有效的措施，把設(shè)備檔案管理提高到一個新水平，以適應(yīng)改革發(fā)展的需要。要制訂翔實的管理辦法，結(jié)合不同類型設(shè)備的特點，進(jìn)行合理的管理。

　　(二)建立完善的檔案管理制度

　　建立健全設(shè)備的檔案管理制度是做好設(shè)備儀器檔案管理工作的關(guān)鍵。設(shè)備檔案管理要從設(shè)備申購、到貨驗收、整理歸檔三大方面入手，制訂行之有效的規(guī)章制度。各個設(shè)備的檔案資料都應(yīng)由國有資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)收集整理并統(tǒng)一保存，從檢查主機、附件配置、說明書與技術(shù)資料是否齊全等工作做起。如果實際安裝或使用過程中，操作人員需要相關(guān)技術(shù)文件，可復(fù)印原版文件，以保證原始資料的完整性。設(shè)備如果需要維修或報廢，應(yīng)由使用部門向管理部門提出申請并同意后，方可進(jìn)行維修或報廢。維修或報廢過程中產(chǎn)生的記錄、文件、票據(jù)要及時送交管理部門規(guī)定。同時要有專門的工作人員來管理這些資料，避免資料丟失。

　　同時，不能只注重設(shè)備采購過程中的檔案管理，還要注意設(shè)備使用過程中的檔案管理。針對不同類型的設(shè)備應(yīng)采取不同的方法。普通設(shè)備可以采取單位日常管理為主，設(shè)備主管部門監(jiān)督抽查為輔。每個學(xué)期對這些設(shè)備的使用記錄、運轉(zhuǎn)情況以及維修記錄進(jìn)行一次檢查考核，考核結(jié)果通報各使用單位。大型設(shè)備的管理不光要做到以上幾點，還要注意在新形勢下各高校強調(diào)大型設(shè)備開放共享的情況。大型設(shè)備開放共享需要對上一年度設(shè)備的使用效益進(jìn)行考核，這就要做好使用記錄、運轉(zhuǎn)情況以及維修記錄的管理。在申請大型儀器開放基金的過程中，又會產(chǎn)生很多的文件，如貴重儀器開放基金使用申請表、維修合同、驗收報告和貴重儀器開放基金實施情況總結(jié)等。對這些資料的檔案管理尤其要引起重視，因為這不僅關(guān)系到大型設(shè)備的使用與維護(hù)，更關(guān)系到大型貴重儀器開放基金的使用。這部分工作完成得好，就能夠為大型貴重儀器開放基金的管理、使用和分配打下堅實的基礎(chǔ)。

　　而對于待報廢的設(shè)備，一般都會由設(shè)備所在單位負(fù)責(zé)人組織有關(guān)專業(yè)人員做好技術(shù)鑒定。進(jìn)行檔案管理時要注意保存好技術(shù)鑒定、申請報廢表、主管領(lǐng)導(dǎo)的批示等原始文件，以備存檔查詢。

　　(三)加強設(shè)備管理部門師資隊伍建設(shè)

　　設(shè)備管理工作需要有一支工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人才隊伍，而檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平。檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作，對管理人員的素質(zhì)和水平的要求較高。這不僅要求管理人員有扎實的理論功底，還要求他們有豐富的實踐經(jīng)驗。要充分利用高校優(yōu)勢，采用各種培訓(xùn)方法，如在職培訓(xùn)、崗位輪換、交流學(xué)習(xí)等，對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而加強管理隊伍的建設(shè)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。檔案管理人員在平時工作中也要加強自身的學(xué)習(xí)，了解國家和高校對于檔案管理的一些相關(guān)法律和規(guī)定，從而規(guī)范自己的日常工作。

　　高等院校設(shè)備儀器的科學(xué)化管理對提高本科教育教學(xué)質(zhì)量和推進(jìn)實驗室體制改革都有重要的意義。采用科學(xué)合理的機制實現(xiàn)設(shè)備儀器的檔案管理成為實驗室建設(shè)的重大課題。檔案管理工作貫穿了設(shè)備采購、使用、開放共享、報廢等各個環(huán)節(jié)，做好這項工作不僅對日常設(shè)備的管理極為重要，同時還能夠為以后采購新設(shè)備提供寶貴的經(jīng)驗。

　　參考文獻(xiàn)：

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