服務(wù)外包管理論文(2)
服務(wù)外包管理論文篇二
化工企業(yè)業(yè)務(wù)外包管理探討
[摘要] 近年來隨著金融危機(jī)的爆發(fā)和行業(yè)競爭的日趨激烈，我國化工企業(yè)也面臨著更大的市場壓力，很多企業(yè)紛紛采取業(yè)務(wù)外包等方式，降低產(chǎn)品成本，規(guī)避行業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，從而進(jìn)一步增加企業(yè)效益。目前，化工企業(yè)的外包領(lǐng)域正在從信息服務(wù)擴(kuò)展到金融、咨詢、人力資源、研發(fā)等多個(gè)領(lǐng)域，初步形成了門類齊全的服務(wù)外包業(yè)態(tài)。在我國企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系建成之際，探討化工企業(yè)業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)防范問題將進(jìn)一步填補(bǔ)化工行業(yè)內(nèi)部控制的研究空白，對于增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力和環(huán)境應(yīng)變能力，確保企業(yè)降低外包風(fēng)險(xiǎn)以及實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)等方面均具有積極而深遠(yuǎn)的意義。
[關(guān)鍵詞] 化工企業(yè); 業(yè)務(wù)外包; 風(fēng)險(xiǎn); 管理
[中圖分類號] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2013)07- 0069- 02
財(cái)政部等五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，它從企業(yè)管理角度提出了內(nèi)部控制的目標(biāo)、原則、要素等基本要求，是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的重要舉措。業(yè)務(wù)外包作為內(nèi)控指引的內(nèi)容之一，在為企業(yè)優(yōu)化資源配置、合理業(yè)務(wù)分工、提高經(jīng)營效率提供活力的同時(shí)，也承擔(dān)一些重大風(fēng)險(xiǎn)，必須強(qiáng)化業(yè)務(wù)外包管理才能減少企業(yè)損失，降低風(fēng)險(xiǎn)。
1 化工企業(yè)業(yè)務(wù)外包的范圍和方式
1.1 化工企業(yè)業(yè)務(wù)外包的范圍
企業(yè)為了確保生產(chǎn)經(jīng)營的正常進(jìn)行，減少費(fèi)用支出，對有些業(yè)務(wù)和經(jīng)營項(xiàng)目需要采取業(yè)務(wù)外包的形式來完成。
(1) 企業(yè)易地搬遷重建。因工程業(yè)務(wù)量大，施工項(xiàng)目多，搬遷工期緊等特點(diǎn)，則需選擇大型專業(yè)化的化建公司來完成。
(2) 設(shè)備維修項(xiàng)目。設(shè)備是保證生產(chǎn)運(yùn)行的基本要素，特別是化工企業(yè)，設(shè)備若出現(xiàn)問題，對生產(chǎn)運(yùn)行的影響非常大。因化工生產(chǎn)從投料到產(chǎn)出需要多個(gè)工序來完成，一旦設(shè)備出故障則中間工序需停車放空，不但原料被排放，同時(shí)加大了成本支出，也對環(huán)境造成了污染。因此，設(shè)備維修外包需選擇施工資質(zhì)高，維修質(zhì)量好的施工隊(duì)伍。
(3) 搶進(jìn)度項(xiàng)目。化工企業(yè)為避免設(shè)備故障，減少臨時(shí)停車頻次，一般情況下，每年在一定期間內(nèi)，安排全系統(tǒng)大停車，更換設(shè)備，清洗吹掃系統(tǒng)，研磨閥門等。系統(tǒng)大停車之后則需要搶進(jìn)度工期，也需要專業(yè)外包。
(4) 產(chǎn)品包裝項(xiàng)目?；ぎa(chǎn)品包裝分桶裝、袋裝等，屬重體力勞動(dòng)。同時(shí)需要對包裝重量嚴(yán)格控制，稱重多包裝則損失產(chǎn)量，少包裝則客戶要求索賠。一般企業(yè)也采取外包方式。
(5) 零星小項(xiàng)目。對企業(yè)來說，配備專職員工增加成本費(fèi)用的零散工作，例如設(shè)備保養(yǎng)、汽車維修、現(xiàn)場清掃工作等，為節(jié)省費(fèi)用支出也采取業(yè)務(wù)外包。
1.2 化工企業(yè)業(yè)務(wù)外包的方式
(1) 強(qiáng)化業(yè)務(wù)外包管理應(yīng)確定業(yè)務(wù)外包承包方，審核承包方的經(jīng)營資質(zhì)、技術(shù)等級、經(jīng)營業(yè)績等。
(2) 采取招標(biāo)、議標(biāo)方式，多方選擇，優(yōu)中選優(yōu)。
(3) 嚴(yán)防轉(zhuǎn)包、三包，特別是對有些專業(yè)技術(shù)要求較強(qiáng)的業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目，要防止招標(biāo)承包方與實(shí)際施工方偷梁換柱，降低施工質(zhì)量，增加費(fèi)用支出。
(4) 嚴(yán)格控制外包掛靠，嚴(yán)禁資質(zhì)不夠的施工方利用承包方掛靠方式獲得外包業(yè)務(wù)。
(5) 合理確定外包價(jià)格，特別要控制包天、包月的外包方式。嚴(yán)格控制外包業(yè)務(wù)成本。
2 化工企業(yè)業(yè)務(wù)外包預(yù)決算的審核
業(yè)務(wù)外包后最主要的工作是費(fèi)用預(yù)決算審核。審核的質(zhì)量將直接影響到業(yè)務(wù)外包費(fèi)用的支出。
2.1 定額標(biāo)準(zhǔn)的確定
(1) 招標(biāo)方式確定工程造價(jià)的審核。凡采用招標(biāo)方式確定工程造價(jià)的工程項(xiàng)目，基本上是采取省級工程計(jì)價(jià)定額規(guī)定，自主報(bào)價(jià)，審核自主報(bào)價(jià)項(xiàng)目，為材料物品用量，采購價(jià)格，取費(fèi)級別標(biāo)準(zhǔn)等。
(2) 對臨修、議標(biāo)等定額標(biāo)準(zhǔn)的選定。對于臨時(shí)性檢修和特殊原因采用其他方式的工程項(xiàng)目，可采用定額計(jì)價(jià)方式，執(zhí)行2008年《省建設(shè)工程計(jì)價(jià)依據(jù)建筑、裝飾裝修、安裝、市政、園林綠化工程計(jì)價(jià)定額》，2008年《省建設(shè)工程計(jì)價(jià)依據(jù)建設(shè)工程費(fèi)用、機(jī)械臺(tái)班費(fèi)用、混凝土砂漿配合比標(biāo)準(zhǔn)》等。取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一按照專業(yè)承包二類工程率取費(fèi)，如省計(jì)價(jià)定額標(biāo)準(zhǔn)修訂則參照調(diào)整。
2.2 預(yù)決算審核的內(nèi)容
在項(xiàng)目完工結(jié)算時(shí)，需對承包施工方的預(yù)決算進(jìn)行審核。審核的內(nèi)容包括：按施工圖要求審核工程量，施工土石方等;審核儀表、電器以及各項(xiàng)物品的用量;審核各項(xiàng)物件的設(shè)計(jì)消耗量;施工追加聯(lián)絡(luò)箋是否合理，主管領(lǐng)導(dǎo)批示意見;甲方供材料的領(lǐng)取、使用及返庫數(shù)量;材料預(yù)算價(jià)格找價(jià)差，需審核采購發(fā)票、數(shù)量、價(jià)格、金額等，采購材料時(shí)間參照網(wǎng)刊價(jià)、材質(zhì)核對是否一致;使用甲方水、電、汽費(fèi)及場租費(fèi)用等扣減;審核各項(xiàng)取費(fèi)是否合規(guī)合理，重點(diǎn)審核臨時(shí)設(shè)施項(xiàng)目取費(fèi)等。
2.3 預(yù)決算審核可采取多種方式進(jìn)行
(1) 按項(xiàng)目要求，各單位、部門采取自審的辦法，主要審核施工工程量，物品的設(shè)計(jì)消耗用量以及施工聯(lián)絡(luò)箋等。
(2) 組織公司專業(yè)審計(jì)人員對業(yè)務(wù)外包預(yù)決算、結(jié)算單等進(jìn)行審核。
(3) 聘請專業(yè)能力強(qiáng)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所審核，其審核費(fèi)用按預(yù)決算審減額提取?？刹扇√菁夁f增取費(fèi)辦法，即分審減額的5%、10%、20%及其以上等逐步提高審核費(fèi)比例，以鼓勵(lì)聘請的會(huì)計(jì)師事務(wù)所加大審核力度，增加審減比例，減少業(yè)務(wù)外包費(fèi)用。
3 化工企業(yè)業(yè)務(wù)外包面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)
盡管化工企業(yè)業(yè)務(wù)外包能帶來許多益處，但如果盲目運(yùn)用，則會(huì)給企業(yè)帶來無法彌補(bǔ)的損失?；て髽I(yè)業(yè)務(wù)外包主要存在以下風(fēng)險(xiǎn)：
(1) 企業(yè)缺乏業(yè)務(wù)外包管理制度，導(dǎo)致具體實(shí)施外包業(yè)務(wù)時(shí)無據(jù)可依。
(2) 由于缺乏完備的業(yè)務(wù)外包范圍，導(dǎo)致有關(guān)部門在制訂實(shí)施方案時(shí)，將不宜外包的核心業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，為企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展埋下了隱患。
(3) 業(yè)務(wù)外包監(jiān)理不負(fù)責(zé)任，組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包的工作不充分或未落實(shí)到位，業(yè)務(wù)外包監(jiān)控不到位，發(fā)生質(zhì)量問題致使業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目的優(yōu)勢發(fā)揮不夠。在外包合作過程中須向監(jiān)理方披露相關(guān)信息，致使企業(yè)信息泄露。 (4) 承包方選擇不當(dāng)，由于存在信息不對稱，缺乏對承包方的客觀了解，只注重外包費(fèi)用多少，忽略了資質(zhì)等級、技術(shù)實(shí)力和承包方的管理水平;承包方與甲方相關(guān)責(zé)任人串通一氣損害甲方利益等。
4 防范化工企業(yè)業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)的對策
針對化工企業(yè)業(yè)務(wù)外包過程的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)，梳理業(yè)務(wù)外包流程，認(rèn)真查找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范對策，以確保外包業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。
(1) 強(qiáng)化業(yè)務(wù)外包管理。第一，建立和完善業(yè)務(wù)外包管理制度，根據(jù)各類業(yè)務(wù)與核心主業(yè)的關(guān)聯(lián)度，合理確定業(yè)務(wù)外包的范圍，并根據(jù)是否對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響對外包業(yè)務(wù)實(shí)施分類管理，以突出管控重點(diǎn)，同時(shí)明確規(guī)定業(yè)務(wù)外包的方式、條件、程序和實(shí)施等相關(guān)內(nèi)容。第二，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)外包管理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)外包范圍、方式、條件、程序和實(shí)施等內(nèi)容制訂實(shí)施方案。第三，根據(jù)企業(yè)年度預(yù)算以及生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，對實(shí)施方案的重要方面進(jìn)行深入評估及復(fù)核，包括承包方的選擇方案、外包業(yè)務(wù)的成本效益及風(fēng)險(xiǎn)、外包合同期限、外包方式、員工培訓(xùn)計(jì)劃等，確保方案的可行性。第四，認(rèn)真聽取外部專業(yè)人員對業(yè)務(wù)外包的意見，并根據(jù)其合理化建議完善實(shí)施方案。第五，明確相關(guān)機(jī)構(gòu)的崗位職責(zé)權(quán)限，按規(guī)定權(quán)限和程序?qū)徟鷺I(yè)務(wù)外包項(xiàng)目，重大業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目應(yīng)交由公司經(jīng)理辦公會(huì)或提交董事會(huì)決策審批。
(2) 科學(xué)選擇承包方。選擇合作伙伴時(shí)，應(yīng)對合作方進(jìn)行嚴(yán)格的資格審查，通過考察企業(yè)實(shí)力、資格認(rèn)證和服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，確保引入合格的外包合作伙伴。
(3) 核心業(yè)務(wù)、保密級別的業(yè)務(wù)，一般情況下不宜外包，確需外包的，則要求企業(yè)在業(yè)務(wù)外包合同或另行簽訂的保密協(xié)議中明確規(guī)定承包方的保密義務(wù)和責(zé)任，出現(xiàn)問題應(yīng)追究承包方的法律責(zé)任并索賠。
(4) 強(qiáng)化業(yè)務(wù)外包的監(jiān)控管理，不只是對承包方說三道四，更應(yīng)注重與承包方的溝通協(xié)調(diào)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，等到問題成堆則會(huì)造成無法挽回的損失。也要注重與施工監(jiān)理的溝通協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮工程監(jiān)理的技術(shù)優(yōu)勢，盡最大可能避免出現(xiàn)質(zhì)量問題，把業(yè)務(wù)外包工作做到位。
(5) 在承包施工過程期間，應(yīng)對承包方的履約能力、施工質(zhì)量等進(jìn)行持續(xù)評估，看是否按合同約定進(jìn)行施工，對工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、技術(shù)要求、材料采購選擇、工程設(shè)計(jì)改進(jìn)等多方面進(jìn)行評估。承包方無法履約并給甲方造成損失的應(yīng)要求索賠，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
為了確保企業(yè)外包業(yè)務(wù)管理以及內(nèi)部控制規(guī)范體系建設(shè)工作的順利開展，公司各單位、各部門之間應(yīng)相互配合，相互制約，通力合作，按照科學(xué)、高效、真實(shí)、透明的原則，把業(yè)務(wù)外包以及其他內(nèi)部控制工作做好，全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平。
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