技術(shù)檔案管理論文范文

　　企業(yè)檔案中凝結(jié)著企業(yè)經(jīng)營管理、科學(xué)研究、生產(chǎn)建設(shè)的經(jīng)驗，是企業(yè)各項管理工作的直接和間接憑證。下面是學(xué)習(xí)啦小編整理的技術(shù)檔案管理論文范文，希望你能從中得到感悟!

　　技術(shù)檔案管理論文范文篇一

　　淺談技術(shù)檔案管理

　　企業(yè)檔案中凝結(jié)著企業(yè)經(jīng)營管理、科學(xué)研究、生產(chǎn)建設(shè)的經(jīng)驗，是企業(yè)各項管理工作的直接和間接憑證，為企業(yè)經(jīng)營決策提供現(xiàn)實和可靠的依據(jù)，是科技、生產(chǎn)活動的直接依據(jù)和參考。但是，如果不能有效地開發(fā)并運用檔案中積累的信息和知識，那么，檔案只具有潛在的、非現(xiàn)實的價值。因此，企業(yè)應(yīng)強化檔案管理工作，包括對企業(yè)文件形成、積累、整理和歸檔的監(jiān)督、協(xié)助和控制，以及對檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索和開發(fā)利用等工作。

　　一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計資料、試驗和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用?譼?訛?譽?訛。這一點在機械動力制造行業(yè)尤為明顯，技術(shù)檔案的利用價值是它的固有特點，使得它在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展體現(xiàn)出不可替代的地位。如何使技術(shù)檔案的利用價值變?yōu)槭褂脙r值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益，最終要歸結(jié)于技術(shù)檔案的有效管理?譾?訛?譿?訛。

　　作為一名在機械動力行業(yè)從事技術(shù)檔案管理工作多年的工作人員，下面我將談?wù)勎以谶@方面的一些心得和體會。

　　一、完善的歸檔和保管制度

　　新產(chǎn)品開發(fā)、產(chǎn)品試制、課題研究或其它科技項目中形成的應(yīng)歸檔文件材料，在任務(wù)完成或告一段落時(如已通過評審鑒定、驗收)， 凡是有保存價值的，都必須由研發(fā)管理部歸檔，比如，底圖在首次曬圖時歸檔;設(shè)計、工藝變更通知隨時歸檔;科技成果轉(zhuǎn)化及高企申報材料結(jié)束后立即歸檔。歸檔的文件材料必須遵循一定的原則：首先要能準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程，對重要的文件材料內(nèi)容要經(jīng)當(dāng)事人審定。其次，歸檔的文件材料在形成保管單位時，要按文件材料形成的時間順序系統(tǒng)排列，做到層次分明，有機聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。然后，歸檔原稿用紙和書寫要符合要求，須用黑色或藍黑墨水書寫，字跡清楚、工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆或純藍墨水書寫。最后，電子檔案歸檔，一個產(chǎn)品經(jīng)過評審鑒定小批量生產(chǎn)后，全套圖紙電子檔導(dǎo)入PLM系統(tǒng)(或拷貝給檔案室歸檔)。

　　技術(shù)檔案的類型各種各樣，包括各種載體和形式，有底圖、藍圖、表格、文字材料、機讀材料和實物模形等，為了便于查閱，在進庫房保管前需要將它們合理地分類。在機械動力行業(yè)，技術(shù)檔案可以按內(nèi)容劃為產(chǎn)品、工藝工裝、科技成果轉(zhuǎn)化、高企申報等。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護檔案的完整和安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，同時也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務(wù)就是做到不亂、不壞、不失。因此，技術(shù)檔案保管工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、庫藏各類檔案要分別排列保管，比如，文字材料裝盒保管，底圖專庫保管，用底圖柜平放，并且除修改、送曬外，不得外借;光盤、移動硬盤單獨存放。技術(shù)檔案大多屬于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是庫房的第一大要事，為了防止火災(zāi)的發(fā)生以造成不可估量的損失，必須遵循以下原則：檔案庫房嚴禁非工作人員入內(nèi);庫房內(nèi)嚴禁存放易燃物、食物和其它與檔案工作無關(guān)的雜物;消防器材應(yīng)放在方便、易見處，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙或點明火。同時為了防蟲防盜，庫房內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，按要求施放藥物，做到無蟲、無霉、無灰;離開庫房時應(yīng)拉好窗簾、關(guān)閉電燈，進出庫房隨手關(guān)門，嚴禁敞門離開庫房。

　　二、合理的查閱和修改制度

　　企業(yè)技術(shù)檔案要以原始記錄為依據(jù)，定期作出準(zhǔn)確可靠的統(tǒng)計，其統(tǒng)計范圍主要有：檔案管理基本情況統(tǒng)計;分類檔案數(shù)及庫藏量統(tǒng)計(包括卷數(shù)、底圖張數(shù)、科技資料總數(shù));歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率的統(tǒng)計;檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計。檔案室要編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，并且要根據(jù)需要編制檢索工具，認真做好企業(yè)技術(shù)檔案信息開發(fā)利用工作，便于查閱和資源共享。

　　為了保障檔案的準(zhǔn)確性和時效性，需要對于技術(shù)檔案進行一些修改：對于已歸檔的圖紙、技術(shù)文件，要有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙及技術(shù)文件更改通知單、產(chǎn)品圖紙及技術(shù)文件由產(chǎn)品研發(fā)部門負責(zé)，工藝及工藝文件由工藝管理部門負責(zé)，如需借出修改，必須辦理登記手續(xù)，限期歸還;對于常年生產(chǎn)的定型產(chǎn)品圖紙和工藝技術(shù)文件，由研究院研發(fā)管理部按有關(guān)規(guī)定發(fā)放，一般每年換發(fā)一次，如不需要更換的直接加蓋章印，換發(fā)新圖的同時，要收回舊圖，并辦理登記手續(xù)，設(shè)計、工藝部門必須在換發(fā)新圖前按規(guī)定手續(xù)做好底圖的整頓工作;零散曬制藍圖及技術(shù)文件或復(fù)印管理類文件材料，應(yīng)由申請部門向研究院研發(fā)管理部申請流程提交曬圖、復(fù)印申請單，操作人員收到申請單后進行下面的工作。

　　為了促進學(xué)習(xí)和交流，公司員工和外單位人員按照相關(guān)規(guī)定可以查閱技術(shù)檔案。對于一般檔案，除開架提供閱覽的以外，應(yīng)辦理登記借閱手續(xù)，并限在閱檔室查閱，用畢當(dāng)即歸還，要求把檔案拿出閱檔室使用，按借出手續(xù)辦理，查閱密級文件，須持所在部門介紹信并經(jīng)研究院研發(fā)管理部門同意。外單位要求查閱檔案，必須持單位介紹信，說明目的，并通過有關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人簽署意見后方予接待。

　　三、健全的保密和銷毀制度

　　技術(shù)檔案記錄著企業(yè)的科研生產(chǎn)活動，有些屬于企業(yè)的絕密資料，這些材料如果被競爭對手得到會對公司的利益造成極大的損失。應(yīng)該盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。其實，根據(jù)公司的政策和檔案的作用，準(zhǔn)確地判定檔案的保密級別，公司技術(shù)檔案密級分為機密、秘密、一般三類，一般類檔案可以在廠內(nèi)開架提供閱覽和借出使用。秘密以上屬保密檔案，一般不予外借和復(fù)制，須經(jīng)規(guī)定的審批手續(xù)方可查閱。對于保密檔案，立卷部門在立卷時應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)明密級，注意妥善保存和及時歸檔，另外，檔案室對機密檔案應(yīng)單獨保管，機密檔案柜的鑰匙平時應(yīng)予封存。最后，檔案人員不得擅自將檔案帶出庫房，不得私自摘錄或復(fù)制所管的檔案，不得以檔案內(nèi)容作談話資料，閑談議論，以致外傳。接待查閱檔案須認真履行登記手續(xù)，不得違反規(guī)定擅自借出檔案;經(jīng)鑒定剔出的文件材料和超過保管期限待銷毀的檔案，都必須妥善保管直至按規(guī)定方式銷毀，不得造成散失。

　　技術(shù)檔案保管期限分永久、長期、短期三種，各類檔案分別根據(jù)國家有關(guān)部門的規(guī)定和公司的需求劃分保管期限。銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，對于經(jīng)過鑒定剔出的文件要分別造清冊再保管一年以上，不得當(dāng)時銷毀;對于已經(jīng)超過保管期限經(jīng)鑒定確定不再繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)造具清冊，提出銷毀報告經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，緩期一年執(zhí)行銷毀;銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，應(yīng)有綜合管理部和安保部派人送造紙廠銷毀，監(jiān)銷不得少于二人。檔案銷毀后，監(jiān)銷人須在清冊上簽字。

　　引文注釋

　　?譹?訛 Alalwan J A， A taxonomy for decision support capabilities of enterprise content management systems， The Journal of High Technology Management Research， 2013， 24(1)： 10-17.

　　 田晨，畢小青.知識視角下的企業(yè)文檔管理[J].檔案學(xué)通訊，2001(1)：17-19.

　　訛 張斌，徐擁軍， 褚峻等.知識資源管理： 企業(yè)檔案工作改革的新思路[J].中國檔案，2004(10)：37-39.

　　中華人民共和國檔案法，1996-07-05.

　　中華人民共和國檔案法實施辦法，1999-06-07.

　　張靜.淺談新時期的檔案工作[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2013(3)：235-236.

　　朱文.檔案整理方法改革的方向-兼議科技檔案整理新標(biāo)準(zhǔn)[J].科技檔案，2012.

　　(作者單位：江蘇江淮動力股份有限公司)

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