技術(shù)檔案管理論文范文

　　企業(yè)檔案中凝結(jié)著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)研究、生產(chǎn)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，是企業(yè)各項(xiàng)管理工作的直接和間接憑證。下面是學(xué)習(xí)啦小編整理的技術(shù)檔案管理論文范文，希望你能從中得到感悟!

　　技術(shù)檔案管理論文范文篇一

　　淺談技術(shù)檔案管理

　　企業(yè)檔案中凝結(jié)著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)研究、生產(chǎn)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，是企業(yè)各項(xiàng)管理工作的直接和間接憑證，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供現(xiàn)實(shí)和可靠的依據(jù)，是科技、生產(chǎn)活動(dòng)的直接依據(jù)和參考。但是，如果不能有效地開(kāi)發(fā)并運(yùn)用檔案中積累的信息和知識(shí)，那么，檔案只具有潛在的、非現(xiàn)實(shí)的價(jià)值。因此，企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化檔案管理工作，包括對(duì)企業(yè)文件形成、積累、整理和歸檔的監(jiān)督、協(xié)助和控制，以及對(duì)檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和開(kāi)發(fā)利用等工作。

　　一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細(xì)內(nèi)容包括任務(wù)書(shū)、協(xié)議書(shū)、技術(shù)指標(biāo)、審批文件、研究計(jì)劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計(jì)資料、試驗(yàn)和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開(kāi)出版發(fā)行，有些有密級(jí)限制，因此在參考文獻(xiàn)和檢索工具中極少被引用?譼?訛?譽(yù)?訛。這一點(diǎn)在機(jī)械動(dòng)力制造行業(yè)尤為明顯，技術(shù)檔案的利用價(jià)值是它的固有特點(diǎn)，使得它在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展體現(xiàn)出不可替代的地位。如何使技術(shù)檔案的利用價(jià)值變?yōu)槭褂脙r(jià)值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，最終要?dú)w結(jié)于技術(shù)檔案的有效管理?譾?訛?譿?訛。

　　作為一名在機(jī)械動(dòng)力行業(yè)從事技術(shù)檔案管理工作多年的工作人員，下面我將談?wù)勎以谶@方面的一些心得和體會(huì)。

　　一、完善的歸檔和保管制度

　　新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品試制、課題研究或其它科技項(xiàng)目中形成的應(yīng)歸檔文件材料，在任務(wù)完成或告一段落時(shí)(如已通過(guò)評(píng)審鑒定、驗(yàn)收)， 凡是有保存價(jià)值的，都必須由研發(fā)管理部歸檔，比如，底圖在首次曬圖時(shí)歸檔;設(shè)計(jì)、工藝變更通知隨時(shí)歸檔;科技成果轉(zhuǎn)化及高企申報(bào)材料結(jié)束后立即歸檔。歸檔的文件材料必須遵循一定的原則：首先要能準(zhǔn)確地反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程，對(duì)重要的文件材料內(nèi)容要經(jīng)當(dāng)事人審定。其次，歸檔的文件材料在形成保管單位時(shí)，要按文件材料形成的時(shí)間順序系統(tǒng)排列，做到層次分明，有機(jī)聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。然后，歸檔原稿用紙和書(shū)寫(xiě)要符合要求，須用黑色或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，字跡清楚、工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆或純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)。最后，電子檔案歸檔，一個(gè)產(chǎn)品經(jīng)過(guò)評(píng)審鑒定小批量生產(chǎn)后，全套圖紙電子檔導(dǎo)入PLM系統(tǒng)(或拷貝給檔案室歸檔)。

　　技術(shù)檔案的類(lèi)型各種各樣，包括各種載體和形式，有底圖、藍(lán)圖、表格、文字材料、機(jī)讀材料和實(shí)物模形等，為了便于查閱，在進(jìn)庫(kù)房保管前需要將它們合理地分類(lèi)。在機(jī)械動(dòng)力行業(yè)，技術(shù)檔案可以按內(nèi)容劃為產(chǎn)品、工藝工裝、科技成果轉(zhuǎn)化、高企申報(bào)等。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整和安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，同時(shí)也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務(wù)就是做到不亂、不壞、不失。因此，技術(shù)檔案保管工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、庫(kù)藏各類(lèi)檔案要分別排列保管，比如，文字材料裝盒保管，底圖專(zhuān)庫(kù)保管，用底圖柜平放，并且除修改、送曬外，不得外借;光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)單獨(dú)存放。技術(shù)檔案大多屬于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是庫(kù)房的第一大要事，為了防止火災(zāi)的發(fā)生以造成不可估量的損失，必須遵循以下原則：檔案庫(kù)房嚴(yán)禁非工作人員入內(nèi);庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放易燃物、食物和其它與檔案工作無(wú)關(guān)的雜物;消防器材應(yīng)放在方便、易見(jiàn)處，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙或點(diǎn)明火。同時(shí)為了防蟲(chóng)防盜，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，按要求施放藥物，做到無(wú)蟲(chóng)、無(wú)霉、無(wú)灰;離開(kāi)庫(kù)房時(shí)應(yīng)拉好窗簾、關(guān)閉電燈，進(jìn)出庫(kù)房隨手關(guān)門(mén)，嚴(yán)禁敞門(mén)離開(kāi)庫(kù)房。

　　二、合理的查閱和修改制度

　　企業(yè)技術(shù)檔案要以原始記錄為依據(jù)，定期作出準(zhǔn)確可靠的統(tǒng)計(jì)，其統(tǒng)計(jì)范圍主要有：檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì);分類(lèi)檔案數(shù)及庫(kù)藏量統(tǒng)計(jì)(包括卷數(shù)、底圖張數(shù)、科技資料總數(shù));歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率的統(tǒng)計(jì);檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)。檔案室要編制檔案總目錄、分類(lèi)目錄、底圖目錄和保管單位目錄，并且要根據(jù)需要編制檢索工具，認(rèn)真做好企業(yè)技術(shù)檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，便于查閱和資源共享。

　　為了保障檔案的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，需要對(duì)于技術(shù)檔案進(jìn)行一些修改：對(duì)于已歸檔的圖紙、技術(shù)文件，要有經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙及技術(shù)文件更改通知單、產(chǎn)品圖紙及技術(shù)文件由產(chǎn)品研發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)，工藝及工藝文件由工藝管理部門(mén)負(fù)責(zé)，如需借出修改，必須辦理登記手續(xù)，限期歸還;對(duì)于常年生產(chǎn)的定型產(chǎn)品圖紙和工藝技術(shù)文件，由研究院研發(fā)管理部按有關(guān)規(guī)定發(fā)放，一般每年換發(fā)一次，如不需要更換的直接加蓋章印，換發(fā)新圖的同時(shí)，要收回舊圖，并辦理登記手續(xù)，設(shè)計(jì)、工藝部門(mén)必須在換發(fā)新圖前按規(guī)定手續(xù)做好底圖的整頓工作;零散曬制藍(lán)圖及技術(shù)文件或復(fù)印管理類(lèi)文件材料，應(yīng)由申請(qǐng)部門(mén)向研究院研發(fā)管理部申請(qǐng)流程提交曬圖、復(fù)印申請(qǐng)單，操作人員收到申請(qǐng)單后進(jìn)行下面的工作。

　　為了促進(jìn)學(xué)習(xí)和交流，公司員工和外單位人員按照相關(guān)規(guī)定可以查閱技術(shù)檔案。對(duì)于一般檔案，除開(kāi)架提供閱覽的以外，應(yīng)辦理登記借閱手續(xù)，并限在閱檔室查閱，用畢當(dāng)即歸還，要求把檔案拿出閱檔室使用，按借出手續(xù)辦理，查閱密級(jí)文件，須持所在部門(mén)介紹信并經(jīng)研究院研發(fā)管理部門(mén)同意。外單位要求查閱檔案，必須持單位介紹信，說(shuō)明目的，并通過(guò)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后方予接待。

　　三、健全的保密和銷(xiāo)毀制度

　　技術(shù)檔案記錄著企業(yè)的科研生產(chǎn)活動(dòng)，有些屬于企業(yè)的絕密資料，這些材料如果被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手得到會(huì)對(duì)公司的利益造成極大的損失。應(yīng)該盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。其實(shí)，根據(jù)公司的政策和檔案的作用，準(zhǔn)確地判定檔案的保密級(jí)別，公司技術(shù)檔案密級(jí)分為機(jī)密、秘密、一般三類(lèi)，一般類(lèi)檔案可以在廠內(nèi)開(kāi)架提供閱覽和借出使用。秘密以上屬保密檔案，一般不予外借和復(fù)制，須經(jīng)規(guī)定的審批手續(xù)方可查閱。對(duì)于保密檔案，立卷部門(mén)在立卷時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)明密級(jí)，注意妥善保存和及時(shí)歸檔，另外，檔案室對(duì)機(jī)密檔案應(yīng)單獨(dú)保管，機(jī)密檔案柜的鑰匙平時(shí)應(yīng)予封存。最后，檔案人員不得擅自將檔案帶出庫(kù)房，不得私自摘錄或復(fù)制所管的檔案，不得以檔案內(nèi)容作談話資料，閑談議論，以致外傳。接待查閱檔案須認(rèn)真履行登記手續(xù)，不得違反規(guī)定擅自借出檔案;經(jīng)鑒定剔出的文件材料和超過(guò)保管期限待銷(xiāo)毀的檔案，都必須妥善保管直至按規(guī)定方式銷(xiāo)毀，不得造成散失。

　　技術(shù)檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種，各類(lèi)檔案分別根據(jù)國(guó)家有關(guān)部門(mén)的規(guī)定和公司的需求劃分保管期限。銷(xiāo)毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事，對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定剔出的文件要分別造清冊(cè)再保管一年以上，不得當(dāng)時(shí)銷(xiāo)毀;對(duì)于已經(jīng)超過(guò)保管期限經(jīng)鑒定確定不再繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)造具清冊(cè)，提出銷(xiāo)毀報(bào)告經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，緩期一年執(zhí)行銷(xiāo)毀;銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，應(yīng)有綜合管理部和安保部派人送造紙廠銷(xiāo)毀，監(jiān)銷(xiāo)不得少于二人。檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人須在清冊(cè)上簽字。

　　引文注釋

　　?譹?訛 Alalwan J A， A taxonomy for decision support capabilities of enterprise content management systems， The Journal of High Technology Management Research， 2013， 24(1)： 10-17.

　　 田晨，畢小青.知識(shí)視角下的企業(yè)文檔管理[J].檔案學(xué)通訊，2001(1)：17-19.

　　訛 張斌，徐擁軍， 褚峻等.知識(shí)資源管理： 企業(yè)檔案工作改革的新思路[J].中國(guó)檔案，2004(10)：37-39.

　　中華人民共和國(guó)檔案法，1996-07-05.

　　中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法，1999-06-07.

　　張靜.淺談新時(shí)期的檔案工作[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2013(3)：235-236.

　　朱文.檔案整理方法改革的方向-兼議科技檔案整理新標(biāo)準(zhǔn)[J].科技檔案，2012.

　　(作者單位：江蘇江淮動(dòng)力股份有限公司)

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