檔案安全管理論文(2)
檔案安全管理論文篇二
談檔案歸檔問題與檔案安全管理工作
歸檔最通用的定義是存儲有組織的數(shù)據(jù)。歸檔的目的是長時間存放有組織的數(shù)據(jù)集，確保其將來能夠被精細地檢索。歸檔時有一個十分重要的問題必須要考慮，那就是檔案的安全管理工作。本文主要從檔案的歸檔問題和檔案的安全管理兩方面入手，以期為相關(guān)工作人員提供參考。
一、檔案的歸檔
(一)檔案歸檔流程
1、整理檔案：歸檔文件以件為單位，通常每份文件為一件，裝入一個軟卷皮。正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復制件在后。文件與文件之間要按照一定的順序排列，如可以按時間、事由等順序排列文件，一旦文件的排列順序固定下來，文件的件號也就相應(yīng)地出來了。
2、拆釘：為了文件能夠長久保管，需要把文件的金屬釘拆掉。
3、編寫頁碼：文件材料以件為單位編寫頁碼，凡有字的均算一頁，頁碼用阿拉伯數(shù)字編寫，正面頁碼寫在文件右下角，反面頁碼寫在文件左下角。另外，凡歸檔保存的材料，均使用黑筆書寫，不可使用鉛筆或圓珠筆等。
4、加蓋歸檔章：在文件首頁右上角空白處加蓋歸檔章。
5、填寫歸檔章：歸檔章的內(nèi)容包括：年度、保管期限、類目、件號、頁數(shù)五部分。
6、編制歸檔文件目錄：歸檔文件目錄設(shè)件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。
(二)檔案歸檔制度
堅持檔案統(tǒng)一管理的原則，認真執(zhí)行檔案管理制度，任何部門或個人不得據(jù)為己有。歸檔文件材料必須齊全完整、準確，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。區(qū)分保存價值，分類整理、立卷。案卷標題簡明確切，便于保管和利用。各類文件材料的歸檔，應(yīng)有文書部門或業(yè)務(wù)部門整理立卷。歸檔時間均按文件材料歸檔要求與歸檔范圍的要求執(zhí)行。歸檔份數(shù)，一般歸檔一份，主要的或利用頻繁的文件材料歸檔兩份(如發(fā)文、打眼文件等)。凡歸檔的文件材料，必須符合檔案材料的歸檔規(guī)定，嚴禁用復寫紙、鉛筆、圓珠筆、純藍墨水寫歸檔材料，必須用碳素或蘭黑墨水書寫。文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系合并整理立卷。
(三)歸檔范圍
1、文書檔案歸檔范圍確定。學院檔案室經(jīng)過認真分析各歸檔單位(部門)的基本職能、主要業(yè)務(wù)流程和歷年歸檔情況，擬定出各類檔案的基本歸檔范圍或基本歸檔內(nèi)容(參照慶職院辦發(fā)[2007]1號)，反饋到各歸檔單位進行核實，并由歸檔單位(部門)負責人簽字確認后形成單位(部門)歸檔范圍。
2、科學技術(shù)研究檔案歸檔范圍確定。依據(jù)科研項目計劃確定歸檔項目。
3、建設(shè)項目檔案歸檔范圍確定。依據(jù)建設(shè)項目計劃確定歸檔項目。
4、設(shè)備儀器檔案歸檔范圍確定。依據(jù)設(shè)備儀器引進和購置計劃確定歸檔項目，與建設(shè)項目關(guān)系密切的設(shè)備儀器文件，歸入建設(shè)項目檔案。
5、聲像檔案歸檔范圍確定。依據(jù)《大事記》確定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要會議、重大活動、重點項目的聲像材料和專題片。
6、榮譽檔案歸檔范圍確定。依據(jù)《大事記》確定單位及個人受到上級部門表彰和獎勵，以及上級領(lǐng)導和社會知名人士的題詞等具有保存價值的實物范圍。
二、檔案的安全管理
檔案歸檔很重要，但是如何確保使歸檔檔案的安全，保證其絕密性，不被投機分子盜取利用，加強對檔案工作的安全管理意義重大。
(一)檔案的保密
1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。
2、檔案室設(shè)專用檔案庫房，配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)置閱覽檔案室，建立監(jiān)閱制度，防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理，鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調(diào)動時，必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家，或探親訪友，或出入公共場所。
6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料，不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關(guān)人員談?wù)摗⑿孤队嘘P(guān)檔案內(nèi)容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進入庫房，不得在庫房中接待親友。
(二)檔案保存時的保護
溫度和濕度是影響紙質(zhì)檔案材料老化變質(zhì)的重要原因，調(diào)控、調(diào)節(jié)好庫房的溫濕度，是延長紙質(zhì)檔案壽命的重要措施。庫房一般管理溫度以14～18度為好。但我國夏季氣溫較高，可采取低溫處理，確保紙質(zhì)檔案處于合適的溫度環(huán)境中。
光是所有危害紙質(zhì)檔案中危害因素最為強的一種。紙質(zhì)對抗光能力的強弱取決于其成分?，F(xiàn)代制紙方法和纖維純度對紙張耐光性影響極大，加上紅外線、紫外線照射，以及光氧化作用，紙張變色、褪色，發(fā)粘、老化、變質(zhì)。因此，應(yīng)采取避光措施，避免陽光直射，應(yīng)當將紙質(zhì)檔案在暗處保護。
根據(jù)紙質(zhì)檔案的性能特點，有針對性地進行保管。如對酸性較強的紙質(zhì)，其抗蟲害能力強，但又具有纖維成為容易分解、聚合度下降、韌性差等特性，應(yīng)密封保管，對圖紙、字畫檔案，根據(jù)其紙張材料特殊且幅面大易磨損破碎的特點，應(yīng)折疊管飽或卷起保管，或推開平方保管。
(三)變成電子文獻
紙質(zhì)檔案無論如何處理終究需要很大的代價，且無論如何都難以避免其脆弱性。電子技術(shù)應(yīng)運而生為紙質(zhì)檔案管理尋找到了解決的一個途徑。將可處理的紙質(zhì)檔案變成電子檔案有其必要性。電子檔案所占內(nèi)存十分小，且易于復制、保存。雖說有一定的缺點，但是終究是檔案保護的重要措施。
三、結(jié)語
檔案具有憑證性、參考性、信息性、廣泛性等特點，其作用意義十分重大，對其進行歸檔管理，并確保檔案的安全是十分必要的工作。本文便針對檔案的歸檔及安全保護進行了簡單論述，以期為相關(guān)工作者提供一定的參考。
(作者單位：衛(wèi)輝市教師進修學校)
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