辦公室事務(wù)管理畢業(yè)論文
辦公室事務(wù)管理畢業(yè)論文
辦公室是一個(gè)企業(yè)不可缺少的重要部門，之所以重要是因?yàn)檗k公室具有管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢等多項(xiàng)職能，做好辦公室事務(wù)管理有助于企業(yè)的正常運(yùn)營。這是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的辦公室事務(wù)管理，希望能對大家有所幫助!
辦公室事務(wù)管理論文篇一
《論企業(yè)辦公室事務(wù)管理的內(nèi)涵與特點(diǎn)》
【摘 要】 本文闡述了企業(yè)辦公室事務(wù)管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)，提出了加強(qiáng)辦公室事務(wù)管理的對策建議。要從工作的規(guī)章制度制定方面入手，做好辦公室事務(wù)的建章立制工作;要堅(jiān)持工作的流程化、制度化、技巧化原則;要統(tǒng)籌優(yōu)化工作程序，改變工作的分散性、繁瑣性;要堅(jiān)持勤儉節(jié)約的原則，盡量減少工作成本。
【關(guān)鍵詞】 辦公室;事務(wù)管理;內(nèi)涵;特點(diǎn);對策
辦公室事務(wù)管理工作能影響到辦公室工作的效率，所以要加強(qiáng)辦公室的事務(wù)管理工作。辦公室事務(wù)管理工作非常繁瑣，包括辦公室環(huán)境的布置安排、辦公材料選購、文件收發(fā)歸檔工作、辦公室人員工作行為準(zhǔn)則制定、辦公室硬件配置及使用規(guī)章制定等。管理事務(wù)的復(fù)雜性決定了管理工作的難度，加強(qiáng)辦公室事務(wù)管理的內(nèi)涵與特點(diǎn)學(xué)習(xí)，能有效指導(dǎo)辦公室管理工作。
一、企業(yè)辦公室事務(wù)管理的內(nèi)涵
辦公室事務(wù)管理工作是對企業(yè)內(nèi)部的規(guī)范與強(qiáng)化，在日益激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)的各項(xiàng)管理工作的效果直接影響到企業(yè)的發(fā)展與市場份額，辦公室事務(wù)管理工作便是其一。辦公室的事務(wù)管理代表著企業(yè)的綜合管理水平，也直接影響著企業(yè)的業(yè)務(wù)開展工作及企業(yè)的日常運(yùn)營。辦公室事務(wù)管理工作作用可以大到影響著企業(yè)的管理革新與調(diào)整，還擔(dān)任著企業(yè)的管理、服務(wù)、決策等責(zé)任。
辦公室事務(wù)管理工作在企業(yè)能起到紐帶的作用，其管理工作的內(nèi)容主要包括：辦公室環(huán)境布置及辦公用品采購、文件的收發(fā)整理、介紹信的開具、會議行政類工作等。辦公室事務(wù)管理工作就類似于企業(yè)的中轉(zhuǎn)站，將企業(yè)的各部門聯(lián)系起來，為各部門或企業(yè)的個(gè)體員工提供服務(wù)，因此管理中服務(wù)性質(zhì)是其管理工作的一大內(nèi)涵。
辦公室事務(wù)管理工作中較為重要的一點(diǎn)就是開展業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)的開展是企業(yè)的運(yùn)營工作部分，企業(yè)的業(yè)務(wù)是企業(yè)發(fā)展的動力與源泉。辦公室管理中會有相關(guān)的業(yè)務(wù)工作，主要表現(xiàn)為：辦公室管理人員要具備基本的電話禮儀，便是為企業(yè)業(yè)務(wù)管理工作服務(wù)，辦公室管理人員在業(yè)務(wù)管理工作時(shí)，主要是對客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)解說、答疑，還包括一些重要的業(yè)務(wù)客戶與企業(yè)經(jīng)理人的洽談工作相關(guān)安排，辦公室管理人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)時(shí)扮演的就是企業(yè)的樞紐;辦公室管理人員工作還會涉及到企業(yè)的業(yè)務(wù)文檔整理，這是辦公室事務(wù)中的服務(wù)工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行文檔的整理關(guān)乎企業(yè)的運(yùn)營，直接代表著企業(yè)的業(yè)務(wù)水平與管理體制的落實(shí)。
辦公室事務(wù)管理工作還會參與企業(yè)的決策。企業(yè)的決策需要一定量的數(shù)據(jù)參考，作為企業(yè)的內(nèi)部管理人員，負(fù)責(zé)準(zhǔn)備相關(guān)的報(bào)告數(shù)據(jù)，企業(yè)做相關(guān)決策時(shí)便需要考慮企業(yè)的管理實(shí)務(wù)系統(tǒng)，辦公室的事務(wù)管理便包含其中。之所以說辦公室事務(wù)管理工作某種程度上就是參與企業(yè)決策，是因?yàn)檗k公室事務(wù)管理是站在大局的、全面的角度在進(jìn)行企業(yè)的內(nèi)部管理，這可以為企業(yè)的運(yùn)營與管理控制提供相關(guān)的數(shù)據(jù)參考，辦公室的事務(wù)管理可以為企業(yè)決策起到輔助作用。
二、辦公室事務(wù)管理的特點(diǎn)
從辦公室事務(wù)管理的內(nèi)涵來看，不難看出其工作特點(diǎn)。總的來說，辦公室事務(wù)管理的特點(diǎn)包括服務(wù)性、分散性、專業(yè)性、主動性與繁雜性。
首先，辦公室事務(wù)管理工作具有專業(yè)性。辦公室事務(wù)管理工作的勝任需要進(jìn)行一定的學(xué)歷及課程培訓(xùn)，這就表明其管理工作的專業(yè)性。在辦公室事務(wù)管理的課程中包括辦公室事務(wù)管理禮儀培訓(xùn)、電話用語培訓(xùn)、應(yīng)用文案類的寫作等。辦公室事務(wù)管理的主要職能是事務(wù)管理與業(yè)務(wù)服務(wù)。在事務(wù)管理工作中需要一定的應(yīng)用文案的寫作技能、基本的管理理念，而業(yè)務(wù)服務(wù)職能則需要管理人員具備合格的電話禮儀，電話禮儀是企業(yè)電話業(yè)務(wù)交流時(shí)的必需技能，良好的電話禮儀是管理人員在業(yè)務(wù)服務(wù)中提升企業(yè)業(yè)務(wù)水平的基礎(chǔ)。辦公室事務(wù)管理的專業(yè)性與此體現(xiàn)。
其次，辦公室事務(wù)管理工作還具有服務(wù)性與主動性。辦公室事務(wù)管理工作是服務(wù)性質(zhì)的，辦公室事務(wù)需要進(jìn)行辦公室環(huán)境的美化，美化的目的在于塑造企業(yè)形象，還能為企業(yè)員工提供良好的環(huán)境，有助于提高員工的工作效率。辦公室事務(wù)中最大的服務(wù)項(xiàng)目便是企業(yè)的業(yè)務(wù)服務(wù)，管理人員要為企業(yè)內(nèi)部提供協(xié)調(diào)性服務(wù)，以便參與企業(yè)的決策。辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性決定了其主動性。辦公室事務(wù)管理因?yàn)橹饕菫槠髽I(yè)提高內(nèi)部或外部的服務(wù)管理，所以工作要有超前性與主動性。辦公室事務(wù)管理工作需要主動布置環(huán)境，主動協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)，提前想上司所未想的工作并落實(shí)準(zhǔn)備工作，提高服務(wù)水平。
再次，辦公室事務(wù)管理還具有繁雜性。辦公室事務(wù)包括布置辦公區(qū)域、采購辦公用品、業(yè)務(wù)服務(wù)等，其中各部分工作需要按步驟進(jìn)行，但是會有眾多的突發(fā)情況，將原來流程化的工作打亂，這就決定了管理事務(wù)的繁雜性。辦公室事務(wù)管理作為一項(xiàng)服務(wù)性的工作，會面臨各種服務(wù)需求，這就會增加工作的瑣碎事件，繁雜性是所有服務(wù)管理工作的共同特點(diǎn)，實(shí)際的辦公室事務(wù)操作也不例外。
最后，辦公室事務(wù)管理工作還具有分散性。所謂分散性就是該管理工作不局限于一種事務(wù)的管理，而是管理零散到每個(gè)管理工作環(huán)節(jié)，這是由辦公室事務(wù)多樣性決定的。關(guān)于辦公室事務(wù)管理的分散性，舉個(gè)例子來理解，辦公室的器具使用管理方面，辦公室要先進(jìn)行器具的購買記錄，要定時(shí)進(jìn)行狀況檢查，一旦發(fā)現(xiàn)損壞立即保修，使用時(shí)臟了或破損，要及時(shí)進(jìn)行保潔與更換以免耽誤使用。這項(xiàng)工作表面有一定的流程，但是實(shí)際上卻是繁瑣無章的，每一項(xiàng)管理工作都要環(huán)環(huán)相扣，但是管理工作各環(huán)節(jié)又是分散的。
三、加強(qiáng)辦公室事務(wù)管理的對策建議
加強(qiáng)辦公室事務(wù)管理要從工作的規(guī)章制度制定方面入手，做好辦公室事務(wù)的建章立制工作。辦公室管理需要堅(jiān)持工作的流程化、制度化、技巧化等原則。要結(jié)合管理工作的特點(diǎn)，將工作進(jìn)行統(tǒng)籌優(yōu)化，改變工作的分散性、繁瑣性，制定流程規(guī)定。
加強(qiáng)辦公室事務(wù)管理，需要簡化并優(yōu)化工作流程，變復(fù)雜的工作為系統(tǒng)的工作，并且在辦公室事務(wù)管理中堅(jiān)持勤儉節(jié)約的原則，在辦公室布置、郵件收發(fā)、材料選購方面盡量減少企業(yè)的成本，能以低成本保證高質(zhì)量的辦公室事務(wù)管理才是辦公室事務(wù)管理的最高境界。
總之，辦公室事務(wù)管理工作是企業(yè)內(nèi)部較為繁雜的工作，但是在企業(yè)擔(dān)負(fù)著服務(wù)、管理、參與決策的職能，其意義可見一斑。做好辦公室事務(wù)管理需要對工作的特點(diǎn)進(jìn)行分析，以求取得更好的管理效果。
【參考文獻(xiàn)】
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辦公室事務(wù)管理論文篇二
《試談辦公室管理事務(wù)分析》
摘 要 當(dāng)前無論哪個(gè)企業(yè)和單位都有辦公室管理部門，在很多單位看似可有可無的部門，其實(shí)卻是發(fā)揮著重要的作用。
關(guān)鍵詞 辦公室 管理事物 分析
辦公室是一個(gè)企業(yè)不可缺少的重要部門，之所以重要是因?yàn)檗k公室具有管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢等多項(xiàng)職能。這些職能發(fā)揮得好壞，對企業(yè)及其它部門的全局工作有著直接的、重要的影響。
辦公室管理工作千方萬緒，如何發(fā)揮辦公室綜合樞紐作用，如何加強(qiáng)辦公室管理工作， 相信是個(gè)不輕松的話題。做過辦公室主任的人都知道， 很難，但是總有人來做，來管，管理要從健全制度、創(chuàng)新機(jī)制、落實(shí)責(zé)任三個(gè)方面下功夫，這三個(gè)方面做好了，辦公室工作各類紛繁復(fù)雜的工作也就迎刃而解。
1辦公室管理事務(wù)的內(nèi)容
在當(dāng)前的行政辦公管理的過程中，離不開辦公室管理事務(wù)，其辦公室的主要工作分為以下幾方面：
首先，做好辦公室的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，涉及規(guī)章制度的健全和完善、文件的辦理和歸檔、文字的處理工作、統(tǒng)計(jì)報(bào)表工作、宣傳報(bào)道工作、宿舍管理工作、人力資源管理工作等。在辦公室工作人員較少的情況下，沒有落下，沒有拖后腿，盡管有些繁忙，但總體而言是較到位、較全面的。
其次，做好服務(wù)策劃工作。辦公室工作的立足點(diǎn)就是搞好服務(wù)：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為各科室車間服務(wù)、為一線員工服務(wù)。為公司的發(fā)展，為員工安心工作做好后勤保障，在條件允許的情況下，積極做好企業(yè)的“后勤部”。
其三，做好團(tuán)結(jié)協(xié)調(diào)工作。辦公室作為“矛盾集合體”與各部門精誠團(tuán)結(jié)、協(xié)作共進(jìn)，配給各部門搞好工作、處好關(guān)系。各科室，辦公室之間通力配合，積極配合相關(guān)部門，做好工作。
2做好辦公室管理工作需注意的方面
要做好好辦公室管理工作，首先，應(yīng)當(dāng)弄清辦公室的工作特點(diǎn)。作為辦公室，其主要職能包括：上傳下達(dá)、文秘工作、商務(wù)宣傳、車輛管理、后勤管理、檔案管理、辦公物品管理、制度實(shí)施過程中的監(jiān)督以及其它事務(wù)辦理等諸方面工作，與業(yè)務(wù)科的工作是千差萬別。辦公室工作繁雜、零亂，頭緒多，既要對外樹立形象，搞好宣傳和協(xié)調(diào)，又要對內(nèi)負(fù)責(zé)。從維護(hù)機(jī)關(guān)運(yùn)行的穩(wěn)定性和規(guī)章制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性來講，“照章辦事”應(yīng)是辦公室工作的主要立足點(diǎn)。辦公室工作人員只有在把握好這些工作特點(diǎn)，才能真正在思想上提高認(rèn)識，樹立大局觀念和全面服務(wù)的思想。
其次，辦公室工作原則性強(qiáng)，必須不偏不倚地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的管理意圖，從單位的實(shí)際出發(fā)，把握住大的原則和方向。無論是辦公用品添置，還是車輛維修，作為辦公室工作人員首先要對所購物品或維修是否必須做出判斷和分析。在報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)時(shí)，不能搞特殊、徇私情，要對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對單位負(fù)責(zé)。這就要求辦公室一方面不斷完善各項(xiàng)管理制度，將大的原則落實(shí)到各項(xiàng)具體規(guī)定中，凡事做到有章可循，實(shí)行靜態(tài)化管理;另一方面要在加強(qiáng)制度化管理上下功夫，因?yàn)楹玫闹贫纫繄?zhí)行才能收到實(shí)效，才不會出現(xiàn)以權(quán)謀私、欺上瞞下的現(xiàn)象。
第三，只有加強(qiáng)辦公室人員的分工與合作，才能充分調(diào)動辦公室人員的積極性，最大限度地堵塞漏洞。辦公室工作千頭萬緒，這就要求辦公室人員分工明確，各管一攤。這樣一旦遇緊急或突發(fā)事務(wù)，才能全力去做，保證及時(shí)解決。如果分工不夠明確，出現(xiàn)推諉現(xiàn)象，勢必影響工作的正常進(jìn)度。到最后，工作拖拖拉拉，不但有害同事間的感情，影響到下一步工作，也損害辦公室整體形象。在強(qiáng)調(diào)分工的同時(shí)，要加強(qiáng)同事間的合作，才能取長補(bǔ)短，增進(jìn)同志間的情誼和默契。
第四，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)時(shí)時(shí)處處多留心、多注意，做到積極主動。作為一名辦公室工作人員，猶如單位的監(jiān)視器，出現(xiàn)問題應(yīng)及早發(fā)現(xiàn)。何時(shí)何地也不能忘記自己的職責(zé)，多留意單位的情況，發(fā)現(xiàn)或聽到問題，要積極主動，盡快解決。遇有問題，稍有拖延，到最后不是問題成堆，就是留下后患。因此，辦公室工作人員遇事積極主動，既做到細(xì)致入微又做得雷厲風(fēng)行，堅(jiān)決杜絕拖拉的工作作風(fēng)，從而減少辦公室工作中的疏漏。
第五，作為一名辦公室辦公室管理工作者，在辦公室工作中起著重要的承上啟下的作用。如何發(fā)揮個(gè)人能動性，調(diào)動好辦公室人員的積極性，形成團(tuán)結(jié)向上的戰(zhàn)斗集體，是辦公室管理者努力奮斗的目標(biāo)。日常工作要求辦公室管理者是個(gè)多面手，無論是文字與宣傳，還是財(cái)務(wù)，辦公室管理者都要以身作則、帶頭去干。在工作中靠發(fā)號施令、指指點(diǎn)點(diǎn)，有時(shí)不但解決不了問題，還會將問題搞復(fù)雜，進(jìn)而失去同志間的信任，直接影響工作進(jìn)程。說一千道一萬，不如用實(shí)際行動帶動大家一起干。只有在搞好辦公室人員團(tuán)結(jié)的基礎(chǔ)上，抓大放小，分工合作，各負(fù)其責(zé)，才能充分調(diào)動大家干好工作的積極性，給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好助手，給單位做好服務(wù)。
3辦公室事務(wù)管理的創(chuàng)新點(diǎn)分析
3.1統(tǒng)籌兼顧，做好三個(gè)善于
辦公室工作在時(shí)間安排上大致可以劃分為日常性工作(文秘、檔案、接待、司機(jī)、信訪等)和突發(fā)性工作兩類(上級突然分派任務(wù)、特殊時(shí)期的特殊事情)，繁重的日常工作和不可預(yù)測的突發(fā)性工作決定了辦公室必須具備統(tǒng)籌安排的基本素質(zhì)，否則就只能手忙腳亂。精神疲憊最終導(dǎo)致效率不高、質(zhì)量不佳，所以要做到三個(gè)善于：一善于制定計(jì)劃，忌盲目。辦公室工作雖然雜，但仍有一定規(guī)律的。二善于主動工作，忌被動。對于常規(guī)性工作必須早做部署、早做安排，如工作計(jì)劃、工作總結(jié)，檔案整理等工作。三善于突出效率，忌拖拉。凡事已經(jīng)明確了的工作任務(wù)要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，否則只能造成工作積壓。
3.2和諧相處，加強(qiáng)三個(gè)協(xié)調(diào)
無論辦公室工作的任務(wù)繁雜程度如何，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾始終貫穿與各項(xiàng)工作始終。只有爭取理解服務(wù)的內(nèi)涵，分清服務(wù)的層面，把握服務(wù)的深度，才能抓住辦公室工作的核心。
(1)上行協(xié)調(diào)多匯報(bào)。在落實(shí)上級和局領(lǐng)導(dǎo)的指示及配合上級有關(guān)部門的調(diào)研中，堅(jiān)持多請示、多匯報(bào)，認(rèn)真做好各項(xiàng)協(xié)調(diào)配合工作。 (2)平行協(xié)調(diào)多交流。辦公室與其他部門加強(qiáng)溝通，密切配合，相互扶持，保證機(jī)關(guān)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室有一條工作原則，屬于辦公室的工作要完成，不屬于辦公室系列的工作找到了也要完成，不屬于辦公室的工作發(fā)現(xiàn)了問題要說話，及時(shí)與業(yè)務(wù)科室溝通，不能讓工作出現(xiàn)真空。
(3)下行協(xié)調(diào)多幫困。要堅(jiān)持聯(lián)系基層、服務(wù)基層，加強(qiáng)與基層的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)，傾聽他們的意見，幫助他們一起解決困難和問題。
3.3不斷進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)三個(gè)提高
一提高規(guī)范化管理水平。規(guī)章制度要細(xì)化，要準(zhǔn)確，要完善，照著能做、有操作性。建立健全綜合協(xié)調(diào)制度、考核評比制度、督察督辦制度、信息報(bào)送制度等各項(xiàng)規(guī)章制度，使之有章可循，有規(guī)可依，違制必究，真正做到用制度管事管人。二提高隊(duì)伍素質(zhì)水平。辦公室工作政策性強(qiáng)，涉及面廣，工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到完成工作的效率和全局形象。三提高學(xué)習(xí)調(diào)研水平。加強(qiáng)學(xué)習(xí)和綜合信息調(diào)研是當(dāng)前辦公室工作的重點(diǎn)。這就要求我們從辦公室的實(shí)際出發(fā)、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)考核，提高每個(gè)同志的文字表達(dá)能力，綜合協(xié)調(diào)能力和調(diào)研分析能力，使辦公室工作既出工作，又出人才。
3.4做好辦公室工作，必須強(qiáng)化下四種意識
首先，大局意識。辦公室的工作是政策性、全局性很強(qiáng)的工作。想問題應(yīng)站更高一些，辦事情要有全局意識。心中要有一本賬，對各個(gè)教研室的情況要非常清楚，精于結(jié)合，把工作具有創(chuàng)造性地開展起來。
其次，服務(wù)意識。為教學(xué)、為科研、為教師搞好服務(wù)是辦公室最重要工作職責(zé)。做好辦公室的工作，必須要強(qiáng)化并提高人員的服務(wù)意識。衡量辦公室工作好壞的其中一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)就是要看所做的服務(wù)能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意。要自覺做到標(biāo)準(zhǔn)上求高，措施上求嚴(yán)，工作上務(wù)實(shí)，不斷拓寬服務(wù)層面，提高服務(wù)水平。
其三，參謀意識。辦公室是一級領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀部，辦公室人員不能只聽命令辦事，應(yīng)該圍繞工作的中心，全心全意的為做好決策服務(wù)。一是要貼近領(lǐng)導(dǎo)的思路，為領(lǐng)導(dǎo)考慮，要謀在問題的關(guān)鍵處。二是要提前運(yùn)作。在決策前先調(diào)查研究，結(jié)合實(shí)際情況，提出一些建議供領(lǐng)導(dǎo)參考。三是要敢于進(jìn)言，善于為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，在其過程中既要能看出工作中出現(xiàn)的問題，又能在看到問題后努力的找出解決問題的方法。當(dāng)然向領(lǐng)導(dǎo)提出建議或意見時(shí)一定要注意自己的表達(dá)方式，不可把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo)，做到“獻(xiàn)計(jì)不決策”。四是要出于公心，只有這樣參謀的東西才是有價(jià)值的。辦公室人員一定不能出于私心向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)讒言，這樣不僅會導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)的決策結(jié)果出現(xiàn)偏差，而且會影響團(tuán)隊(duì)的合作。
其四，奉獻(xiàn)意識。辦公室管事的范圍比較廣，從年頭一直忙到年尾，加班加點(diǎn)的工作，常常年假也不能休息，過的很是辛苦。當(dāng)然既然選擇了這個(gè)職業(yè)一定要努力做好，不能怕吃苦受累。要有無私奉獻(xiàn)的精神，對于個(gè)人的得失不能斤斤計(jì)較，要正確處理個(gè)人與集體之間的利益關(guān)系，樂于奉獻(xiàn);要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和榮譽(yù)感，誓為自己的事業(yè)奉獻(xiàn)終身。
參考文獻(xiàn)
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辦公室事務(wù)管理論文篇三
《淺談做好企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理》
摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)全球化的深入發(fā)展，辦公室已成為企業(yè)綜合性的管理服務(wù)機(jī)構(gòu)。辦公室作為行政機(jī)構(gòu)的核心機(jī)構(gòu)之一，擔(dān)負(fù)著企業(yè)維系內(nèi)外聯(lián)系，保障各項(xiàng)事務(wù)有序運(yùn)行的重要作用。其人員素質(zhì)的高低和政策運(yùn)行的通暢程度直接影響著企業(yè)的工作效率。為了提高企業(yè)的管理效率，就必須要建立健全企業(yè)的管理制度，加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力;提高人員的綜合素質(zhì);協(xié)調(diào)辦公室人際關(guān)系;加強(qiáng)創(chuàng)新思維建設(shè)高效隊(duì)伍;同時(shí)還要完善激勵(lì)機(jī)制，努力營造良好的工作環(huán)境，提高工作效率。
關(guān)鍵詞：辦公室管理;制度改革;工作效率;企業(yè)向心力
企業(yè)辦公室是企業(yè)處理日常行政事務(wù)的主要運(yùn)行機(jī)構(gòu)，在企業(yè)中具有協(xié)調(diào)內(nèi)外，承上啟下的重要作用，同時(shí)也是輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重大決策的參謀。因此，本文結(jié)合自己的工作及現(xiàn)代企業(yè)的普遍現(xiàn)狀及問題為基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上探討辦公室管理工作的優(yōu)化及完善的途徑。
一、企業(yè)辦公室行政管理的職能
(一)企業(yè)辦公室具有重要的協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系的職能。企業(yè)辦公室是企業(yè)行政管理中的中間環(huán)節(jié)，是將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及不同職能部門的員工進(jìn)行有效連接的重要橋梁，其最大的功能就是讓公司上層的信息順利傳達(dá)給下層，將公司基層員工的需要和意見轉(zhuǎn)達(dá)給上層的管理者，同時(shí)還具備統(tǒng)領(lǐng)全局的職能，可以說是企業(yè)指揮、決策及執(zhí)行的有效協(xié)調(diào)部門。在這個(gè)過程中，辦公室需要將辦理的各類信息進(jìn)行分類匯總，以確保這些信息的準(zhǔn)確性和條理性。與此同時(shí)，辦公室還必須承擔(dān)對企業(yè)基層組織運(yùn)行狀態(tài)的監(jiān)督管理工作，并將工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)處理，確保日常事務(wù)辦理的效率。
(二)辦公室管理具備重要的輔助領(lǐng)導(dǎo)決策職能。作為企業(yè)的中樞機(jī)構(gòu)，企業(yè)辦公室肩負(fù)著輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的重要職能。企業(yè)辦公室日常行政事務(wù)中需要為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)工作，減輕公司領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力。一方面，由于企業(yè)辦公室平時(shí)接觸的人員較多，既有基層員工，又有高層管理者，在長期的積累中，企業(yè)辦公室成為各階層、各部門信息傳達(dá)與反饋的重要場所。這為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在籌劃相應(yīng)得發(fā)展方向與戰(zhàn)略策略方面提供了基本的信息與參考。另一方面，企業(yè)辦公室在日常工作中需要解決基層員工的諸多問題，比較了解員工的工作生活狀態(tài)、工作需求和工作期望。因此，可以為領(lǐng)導(dǎo)的行政策劃與調(diào)整提供有效的信息。
由以上可知，辦公室管理的參謀性功能，主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：第一，辦公室需要將各種信息及時(shí)、準(zhǔn)確且全面的提供給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，為其進(jìn)行決策提供有效的信息參考;第二，辦公室管理需要在各種調(diào)查研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行，為企業(yè)的中心工作提供可靠依據(jù);第三，辦公室管理工作所起草的各種重要文件，需要準(zhǔn)確清晰的表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)者的真正意圖，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)者的各種重要決策能夠順利推行;第四，辦公室管理工作需要對企業(yè)中各種重大事件的處理提出針對性的建議。
(三)辦公室管理具有體現(xiàn)企業(yè)文化功能 。企業(yè)辦公室是企業(yè)文化展示的窗口，是企業(yè)文化踐行的重要機(jī)構(gòu)。企業(yè)管理層所制定的企業(yè)文化只有通過行政管理的手段才能實(shí)現(xiàn)。企業(yè)辦公室不僅是企業(yè)文化的執(zhí)行者，同時(shí)也是保證企業(yè)文化體現(xiàn)其真正意義的監(jiān)督者。只有讓企業(yè)內(nèi)部和社會公眾充分感受和認(rèn)可企業(yè)文化，才能從精神層面上提高員工對企業(yè)的認(rèn)可度和社會對企業(yè)的認(rèn)可度，從而樹立企業(yè)的效益和口碑。
(四)辦公室具有“潤滑劑”職能。企業(yè)辦公室作為一個(gè)綜合性服務(wù)機(jī)構(gòu)，不僅在業(yè)務(wù)上需要對各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動進(jìn)行及時(shí)的銜接和準(zhǔn)確的溝通，還必須對來訪者進(jìn)行友好接待，記錄來訪者的信息，引導(dǎo)來訪者解決相關(guān)問題并及時(shí)反饋給相關(guān)人員。只有對辦公室的職能和地位有充分的認(rèn)識，才能做好工作，才能服務(wù)于基層、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)于企業(yè);才能促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作健康有序的進(jìn)行，提高企業(yè)效率，樹立良好的企業(yè)形象。
二、企業(yè)辦公室行政管理的特點(diǎn)
(一)服務(wù)性：辦公室的行政管理工作是服務(wù)企業(yè)高層與基層的中間機(jī)構(gòu)。因此它具備的最基本的特點(diǎn)，就是服務(wù)性。對于辦公室的行政管理人員而言，他們每天除了要完成各種各樣繁雜的工作以外，還要和企業(yè)中各階層，各部門的人員進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，為其他部門或成員提供相應(yīng)的服務(wù)。所以，從這些地方我們也不難看出，行政管理部門實(shí)質(zhì)上就是一個(gè)服務(wù)部門，它主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。辦公室行政管理的主要工作，就是做領(lǐng)導(dǎo)的助手，幫助領(lǐng)導(dǎo)完成工作，保證工作得以順利開展。其次，為各部門服務(wù)。除了做領(lǐng)導(dǎo)的參謀以外，辦公室的行政管理部門還應(yīng)該與各個(gè)部門之間保持密切聯(lián)系，相互溝通、相互協(xié)調(diào)，完成份內(nèi)的一切事務(wù)。最后，為員工服務(wù)。辦公室的行政管理部門擔(dān)負(fù)著企業(yè)的行政管理職能，所以有責(zé)任和義務(wù)為企業(yè)的所有員工創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。出于這樣的原因，辦公室的行政管理部門更要盡力了解員工的日常需要，幫助企業(yè)員工解決好他們在日常工作中的實(shí)際困難，激發(fā)員工的工作熱情，提高員工的工作效率，從而進(jìn)一步將辦公室的服務(wù)性特點(diǎn)落到實(shí)處。
(二)雜亂性：在日常工作中，企業(yè)的大小行政事務(wù)都需要經(jīng)過辦公室行政管理部門。從表面上看，辦公室行政管理部門所做的似乎都是一些較為雜亂的小事，但這些雜亂、瑣碎的小事卻是企業(yè)各項(xiàng)工作得以順利開展的基礎(chǔ)，如果在細(xì)節(jié)上沒處理好，就會直接影響到企業(yè)的工作秩序、工作效率和工作質(zhì)量，久而久之必將影響企業(yè)的發(fā)展。在整體的辦公室行政管理工作當(dāng)中，一定要注意細(xì)節(jié)，處理好各種各樣復(fù)雜的工作。因?yàn)檎缜懊嫠f，行政管理工作在各個(gè)部門之間起到相互連接、相互溝通的重要作用，在每一個(gè)環(huán)節(jié)上都應(yīng)該認(rèn)真仔細(xì)，防止失誤。
(三)困難性：對于辦公室的行政管理而言，其任務(wù)多、時(shí)間緊、目標(biāo)不明確的特點(diǎn)，決定了辦公室行政工作實(shí)施困難性。所以，工作具有困難性，這一特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
第一：職責(zé)范圍廣。辦公室作為企業(yè)的管理中心，具有統(tǒng)領(lǐng)全局，綜合性強(qiáng)的特點(diǎn)。辦公室的管理工作涉及到企業(yè)工作的方方面面，上至安排領(lǐng)導(dǎo)的會議，下至購發(fā)辦公用品、乃至打掃環(huán)境衛(wèi)生、澆花除草，所有的事務(wù)幾乎都是辦公室來完成的。為了讓工作順利進(jìn)行，不論是在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)方面還是服務(wù)基層員工方面，都要做足充分的考慮，不能懈怠，稍有不慎，將直接影響到企業(yè)的整體工作。
第二：協(xié)調(diào)溝通。企業(yè)辦公室具有信息溝通、協(xié)調(diào)關(guān)系的管理職能。對內(nèi)，辦公室的行政管理人員既要處理好上下級之間的關(guān)系，還要處理好同級之間的關(guān)系。對內(nèi)要對企業(yè)出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行妥善處理，增加企業(yè)的向心力，對外要處理好與相關(guān)企業(yè)之間的關(guān)系，樹立企業(yè)的良好形象。
第三：應(yīng)變能力要求高。辦公室的行政管理工作范圍廣，種類多，基礎(chǔ)性強(qiáng)。這些特性決定了辦公室行政工作，隨機(jī)事件多，可預(yù)見性弱，任務(wù)剛性強(qiáng)，不論存在多少困難，時(shí)間多么緊迫，各種任務(wù)都必須保證按時(shí)完成，且不出差錯(cuò)，令對方滿意。
三、企業(yè)辦公室行政管理的問題
企業(yè)辦公室作為企業(yè)行政管理的核心部門，其工作內(nèi)容最主要的特點(diǎn)就是繁、雜。因此，在日常工作中會出現(xiàn)各式各樣的問題：
第一，企業(yè)辦公室共同存在的第一個(gè)問題就是管理者的能力與素質(zhì)問題。盡管企業(yè)辦公室管理人員都具有一定專業(yè)背景，并且經(jīng)過了培訓(xùn)，但很多人依舊存在著工作責(zé)任心不強(qiáng)和綜合素質(zhì)有待提高的問題。主要表現(xiàn)在以自我為中心、服務(wù)意識差，不能依據(jù)企業(yè)的整體情況實(shí)施具體的工作策略，無法為領(lǐng)導(dǎo)提供可行的建議、無法為企業(yè)員工提供有效的服務(wù)。 第二，企業(yè)辦公室工作人員所處理的信息繁多，工作壓力較大，人員流動性過高，缺乏積極性。通常辦公室工作人員每天都要對各種繁雜的信息進(jìn)行分類總結(jié)和歸類，并且需要花費(fèi)相當(dāng)多的精力和時(shí)間跟進(jìn)項(xiàng)目。如果對相關(guān)的事務(wù)處理不佳，一方面可能會受到領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)怪，另一方面也可能會受到企業(yè)員工的誤解，導(dǎo)致心理壓力大、作積極性降低，加速辦公室工作人員的流動性，提高辦公室工作的時(shí)間成本，降低工作效率。 第三，企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)組織能力效率偏低。雖然目前每個(gè)企業(yè)都已經(jīng)建立了包括薪酬、人事和現(xiàn)代企業(yè)文化等方面的各種管理制度，但是在具體的管理工作中，經(jīng)常會遇到制度落實(shí)和具體事務(wù)之間存在沖突的問題。很多企業(yè)的辦公室管理人員都無法科學(xué)高效地協(xié)調(diào)好所出現(xiàn)的具體問題和沖突，需要通過各種復(fù)雜的程序才能解決問題，效率低下。總之，企業(yè)辦公室的管理者、普通員工，作為企業(yè)制度執(zhí)行者，在組織協(xié)調(diào)方面總是表現(xiàn)的差強(qiáng)人意。需要我們從制度和具體的行為上不斷的調(diào)整。
四、企業(yè)辦公室行政管理的改良方法
(一)提高服務(wù)意識注重服務(wù)主動性。企業(yè)辦公室行政管理人員是辦公室日常事務(wù)的具體執(zhí)行者，其工作能力與態(tài)度不僅與企業(yè)行政事務(wù)處理的效率相關(guān)，同時(shí)也是企業(yè)形象得以良好展示的關(guān)鍵。因此，在日常工作中不僅要加強(qiáng)培訓(xùn)，還要樹立良好的服務(wù)意識，注重服務(wù)的質(zhì)量。端正自己的服務(wù)態(tài)度，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，體現(xiàn)行政管理的服務(wù)性特點(diǎn)，從而從根本上提高服務(wù)意識與服務(wù)質(zhì)量。
(二)加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力。企業(yè)辦公室行政管理機(jī)構(gòu)是企業(yè)各項(xiàng)活動的紐帶，是確保政令通暢，上傳下達(dá)的重要機(jī)構(gòu)。企業(yè)辦公室每天面臨著各種突發(fā)或繁雜的工作，只有加強(qiáng)辦公室的綜合協(xié)調(diào)能力，建立權(quán)威高效，運(yùn)轉(zhuǎn)自如的協(xié)調(diào)機(jī)制，才能更好的確保企業(yè)計(jì)劃目標(biāo)和工作任務(wù)的落實(shí)。
(三)協(xié)調(diào)辦公室人際關(guān)系，注重團(tuán)結(jié)合作形成優(yōu)秀管理團(tuán)隊(duì)。辦公室管理工作是以人的執(zhí)行與組織為主體的，因此，辦公室管理工作的優(yōu)化與完善也必須始終將人的需求放到第一位上。促進(jìn)員工之間建立一種良好的工作關(guān)系，提升企業(yè)員工的凝聚力、向心力，加強(qiáng)員工思想觀念的提升和工作作風(fēng)的規(guī)范，為企業(yè)各項(xiàng)工作的開展提供保障。
(四)工作創(chuàng)新是核心，建設(shè)高效隊(duì)伍?，F(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的核心是為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，推動企業(yè)各個(gè)部門工作可以穩(wěn)定有序的落實(shí)開展。所以，從工作思路上來看，辦公室管理必須不斷的推陳出新，對現(xiàn)有的管理方式進(jìn)行新的改善，挖掘不同員工的工作潛能，調(diào)動員工的工作熱情與積極性。
創(chuàng)新是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)的過程，是在知識的積累與運(yùn)用的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，在知識經(jīng)濟(jì)社會，辦公室人員應(yīng)清醒地認(rèn)識到，只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新認(rèn)識才能更好勝任工作。我們要學(xué)習(xí)政治理論、學(xué)習(xí)辦公業(yè)務(wù)、學(xué)習(xí)別人的思想和經(jīng)驗(yàn)，以此來豐富我們的思想，改變我們的知識結(jié)構(gòu)、增強(qiáng)我們的各項(xiàng)技能、提高我們的精神境界，才能真正的實(shí)現(xiàn)我們的創(chuàng)新。我們只有不斷的解放思想、勤于思考、勇于實(shí)踐、提高創(chuàng)新能力，才能建設(shè)高效的管理人員隊(duì)伍，使辦公室行政管理更規(guī)范更有效。
(五)激勵(lì)機(jī)制是保障，提高工作效率。完善激勵(lì)機(jī)制，一方面，可以推行具有彈性的薪酬管理制度與人事管理制度，為辦公室員工提供有效的，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的平臺。另一方面。作為管理者，還要從不同角度與具體情況出發(fā)，以人性化的管理模式為基礎(chǔ)，協(xié)助解決員工在實(shí)踐工作中所遇到的各種難題，力求做到想員工之所想、急員工之所急，解決員工的后顧之憂，使其能夠全身心地投入到日常的崗位工作當(dāng)中，從而來共同營造良好和諧的工作氛圍，降低人才的流動性。只有這樣才能從根本上提升辦公室的工作效率。
(六)提高辦公室行政管理人員的素質(zhì)。行政事務(wù)工作涉及面廣，如不加強(qiáng)學(xué)習(xí)、更新知識就無法勝任工作。辦公室管理人員具備高素質(zhì)的管理能力，是辦公室工作輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行企業(yè)管理的基本要求。企業(yè)要對辦公室管理者的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升，在工作能力方面，企業(yè)要積極拓展各種有利條件，安排和組織辦公室管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，并確保辦公室人員能夠樹立嚴(yán)格規(guī)范的工作態(tài)度，培養(yǎng)高效專業(yè)的組織能力，調(diào)動辦公室人員的積極性，提高綜合管理素質(zhì)。在內(nèi)在修養(yǎng)方面，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)，轉(zhuǎn)變管理者的工作觀念，樹立為員工服務(wù)的意識，提升工作的服務(wù)質(zhì)量，提高企業(yè)辦公室工作的水平與質(zhì)量。在理論基礎(chǔ)與思想水平不斷提升的基礎(chǔ)上還要注重管理者的自身形象 ，做到干凈整潔不邋遢懶散。
(七)建立健全辦公室的管理制度。建立健全辦公室的管理制度，是為了規(guī)范企業(yè)員工、提高工作效率。是以公司管理層的總體意愿和日常工作中基層員工反映的具體問題進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)而制定的。并以此為依據(jù)對人事、財(cái)務(wù)、薪酬等制度進(jìn)行完善和調(diào)整，從根本上確立辦公室行政工作的合理參照，使辦公室工作做到有制度可依，有制度可循。只有建立健全辦公室的管理制度，才能杜絕辦公室腐敗，使辦公室的管理更加透明。
五、結(jié)束語
企業(yè)辦公室管理作用能否有效發(fā)揮，需要每個(gè)工作人員從一件件看似平凡的“小事”做起，“聚沙成塔、積腋成裘”，形成群體的巨大功能。辦公室工作無小事，制發(fā)一個(gè)檔案，起草一個(gè)講話，安排一次會議，打一個(gè)電話，都可以凝聚人心，構(gòu)建和諧，提振士氣，促進(jìn)發(fā)展。所以在現(xiàn)有的市場環(huán)境下，只有將管理工作的水平提高，做好辦公室的管理工作，才能更好的維持企業(yè)內(nèi)部管理的整體質(zhì)量，推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)管理及業(yè)務(wù)活動的有序開展。
隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求，以及企業(yè)管理制度的創(chuàng)新，企業(yè)辦公室管理工作，面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。要提高企業(yè)核心競爭力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，就需要不斷解放思想，開拓創(chuàng)新，推動企業(yè)辦公室管理工作的健康發(fā)展，開創(chuàng)企業(yè)高效發(fā)展的新局面。
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