高校辦公室檔案管理論文兩篇

　　作為高校檔案管理的重要組成部分，高校院系辦公室的檔案管理應(yīng)根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)和實(shí)際情況，采取解決措施。 這是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的高校辦公室檔案管理論文，僅供參考!

　　高校辦公室檔案管理論文篇一

　　淺析高校院系辦公室檔案管理

　　[摘 要]隨著高等教育大眾化的不斷發(fā)展，高校辦學(xué)規(guī)模也在不斷地?cái)U(kuò)展。作為高校檔案管理的重要組成部分，高校院系辦公室的檔案管理應(yīng)根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)和實(shí)際情況，采取解決措施。

　　[關(guān)鍵詞]檔案管理 規(guī)范化 現(xiàn)實(shí)問題 改善對(duì)策

　　[中圖分類號(hào)] G472.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437(2013)09-0102-02

　　隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校間的合并和交流及檔案辦公自動(dòng)化的普及，使檔案管理種類和數(shù)量不斷增加，這就要求檔案管理人員根據(jù)檔案管理特點(diǎn)，采取有力措施做好檔案管理工作。

　　一、高校院系辦公室檔案管理的特點(diǎn)

　　第一，檔案類別和數(shù)量逐漸增多。由以前的文書類和科技類這兩大類發(fā)展為現(xiàn)在的教學(xué)類、行政類、外事類、黨群類、科學(xué)研究等十個(gè)一級(jí)類別。

　　第二，管理方法朝數(shù)字化、信息化以及自動(dòng)化方向發(fā)展。由于網(wǎng)絡(luò)信息的普及和多媒體技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理由分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變，從手工管理向自動(dòng)化管理轉(zhuǎn)變。

　　第三，具有很強(qiáng)的服務(wù)性。一是為高校檔案管理服務(wù)，服從其管理及接受指導(dǎo);二是為院系師生服務(wù)，為院系領(lǐng)導(dǎo)日常管理和重要決策提供服務(wù)。

　　二、高校院系辦公室檔案管理規(guī)范化的重要性

　　(一)檔案管理規(guī)范化是遵循高校教學(xué)管理規(guī)律的要求

　　高校院系檔案管理具有它自己的規(guī)律，我們不能違背事物的規(guī)律。加強(qiáng)辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)是高校教學(xué)管理的規(guī)律，是一項(xiàng)重要的建設(shè)性工作，必須加強(qiáng)其管理的規(guī)范化。

　　(二)檔案管理規(guī)范化是支持教學(xué)建設(shè)及改革的重要力量

　　教學(xué)管理規(guī)律要求不斷對(duì)教學(xué)進(jìn)行改革和完善，提高教學(xué)質(zhì)量。因此它要求建立穩(wěn)定的教學(xué)秩序，以維護(hù)教學(xué)工作的良好運(yùn)行，同時(shí)加強(qiáng)教學(xué)的基本建設(shè)。而這一系列改革及建設(shè)都離不開院系檔案管理的規(guī)范化，檔案管理的規(guī)范化為其提供了支持和重要力量。

　　(三)檔案管理規(guī)范化有助于提高教學(xué)管理效率

　　高等教育分為專科和本科，他們不單單是學(xué)制的不同，管理上的調(diào)節(jié)方式也不同。全日制專科的教學(xué)管理雖突出規(guī)范性，以剛性管理為主，但缺乏微觀管理理念和靈活性。這就警示和要求我們?cè)诒究平虒W(xué)管理中，要注重教學(xué)管理的靈活性，提高院系檔案管理規(guī)范化，提高檔案管理過程的效率。

　　(四)檔案管理規(guī)范化是強(qiáng)化高校教學(xué)管理信息化的要求

　　在信息高速發(fā)展的今天，高校作為最大信息用戶群，已不單單是信息的集聚點(diǎn)，更是信息的傳播和信息價(jià)值的實(shí)踐者。傳統(tǒng)的高校管理方式早已不適應(yīng)現(xiàn)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的高校教學(xué)體制，教學(xué)信息的普及和高度化發(fā)展，決定了高校教學(xué)管理的強(qiáng)化需要大量信息作為參考，這樣才能使管理人員能作出科學(xué)判斷。

　　三、高校院系辦公室檔案管理中存在的問題

　　(一)檔案管理行為方面

　　在檔案管理方面，很多文獻(xiàn)資料由于被忽視而錯(cuò)失了及時(shí)整理歸檔的最好時(shí)機(jī)，造成文獻(xiàn)資料丟失。

　　對(duì)院系檔案管理工作的誤解，使很多人沒有重視辦公室檔案管理這一無形勞動(dòng)。這種觀念導(dǎo)致了在雇傭檔案管理人員時(shí)的隨意性，這嚴(yán)重阻礙了院系辦公室檔案管理的規(guī)范化操作。

　　教學(xué)院系沒有把辦公室檔案管理工作和行政工作清晰區(qū)分開，導(dǎo)致院系檔案管理容易處于一種無序的混淆狀態(tài)。由于機(jī)構(gòu)設(shè)置問題，檔案管理工作容易被其他行政管理工作取代，這就造成了辦公室檔案管理的分工不明確。

　　(二)檔案管理手段方面

　　在檔案管理手段方面，管理方法過于傳統(tǒng)，無法實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，管理手段缺乏科學(xué)性。目前，很多高校在檔案管理規(guī)范化方面仍采用原始的手工管理方式，尤其是在目錄索引的編制上還無法很好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代化方式編制，這很大程度上降低了辦公室管理的效率，也降低了檔案管理的精準(zhǔn)性。

　　(三)檔案管理信息化方面

　　由于高校長(zhǎng)期受到計(jì)劃體制的制約，高校檔案管理缺乏市場(chǎng)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和信息資源意識(shí)，信息化資源開發(fā)和服務(wù)與市場(chǎng)需求開始出現(xiàn)脫軌的情況。

　　由于未能完全遵循市場(chǎng)的需求來開發(fā)索引信息資源，開發(fā)系統(tǒng)自身又缺乏以用戶為目標(biāo)的標(biāo)尺意識(shí)，檔案管理信息化缺乏針對(duì)性和實(shí)用性，造成了資源的盲目開發(fā)和無謂的浪費(fèi)。

　　無法準(zhǔn)確把握好信息資源開發(fā)及服務(wù)的時(shí)效性，沒有形成多元化服務(wù)功能等立體型體系。只有讓信息資源開發(fā)和服務(wù)功能向多元化發(fā)展，形成一個(gè)立體型體系，最大限度發(fā)揮它在高校管理中的作用，才能在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的形勢(shì)下反被動(dòng)為主動(dòng)，獲得最新、最準(zhǔn)確、最全面的信息資源。

　　(四)檔案管理認(rèn)知方面

　　現(xiàn)在人們對(duì)檔案管理的認(rèn)知程度還有局限性，檔案管理受重視程度不夠。目前出現(xiàn)的院系檔案管理工作地位邊緣化的現(xiàn)象，主要是因?yàn)楣芾砣藛T沒能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)刈裱瓩n案管理的規(guī)范化操作，對(duì)待檔案管理工作草草了事;由于檔案管理工作是服務(wù)性很強(qiáng)的工作，它不像其他工作一樣能很快產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。

　　(五)檔案管理人員信息素養(yǎng)方面

　　檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)于檔案管理工作而言是至關(guān)重要的。所謂的信息素養(yǎng)就是指一個(gè)人對(duì)信息技術(shù)知識(shí)的靈活掌握及運(yùn)用。信息知識(shí)的種類很多，包括傳統(tǒng)文素養(yǎng)、歷史、信息系統(tǒng)等，而院系檔案管理人員大多沒經(jīng)過專業(yè)的相關(guān)工作培訓(xùn)，缺乏必要的檔案管理信息知識(shí)，還有部分檔案管理人員不能很好運(yùn)用計(jì)算機(jī)等自動(dòng)化檔案編制和管理，檔案管理工作效率低。

　　(六)高校的發(fā)展合并和擴(kuò)招方面

　　高校教育的不斷發(fā)展，使得高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校間的合并和擴(kuò)招交流及檔案辦公自動(dòng)化的大眾化，也使檔案管理種類和數(shù)量不斷增加，這增加了檔案管理的難度。院系規(guī)模的擴(kuò)大，使學(xué)院傳統(tǒng)的手工檔案管理方法不能滿足其運(yùn)用需求。而硬件設(shè)施的缺乏也制約了檔案工作的開展。院系間的合并、檔案管理人員的疏忽，這些都容易導(dǎo)致重要檔案資料未移交或遺失，使檔案管理缺乏完整性。

　　四、高校院系辦公室檔案管理規(guī)范化的對(duì)策

　　(一)提高對(duì)檔案管理規(guī)范化的認(rèn)知和重視

　　辦公室檔案管理的規(guī)范化是開展其他教學(xué)工作的基石。為了加強(qiáng)院系檔案管理規(guī)范化建設(shè)，要遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的客觀條件，正確認(rèn)知，只有正確認(rèn)識(shí)了它，才能正確對(duì)待和重視檔案管理工作。

　　(二)具體問題具體分析，按不同教學(xué)檔案要求做好教學(xué)檔案收集和歸檔工作

　　教學(xué)檔案大致分為綜合教學(xué)檔案管理、教學(xué)計(jì)劃與研究檔案管理以及教學(xué)檔案的預(yù)立卷。管理人員應(yīng)按不同類別存放檔案資料，并在資料上標(biāo)明作者和日期，做好一份書面記錄，以便長(zhǎng)期保存。對(duì)部分殘缺或不符合要求的資料要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救，保證歸檔文件資料的完整性、準(zhǔn)確性。

　　(三)完善檔案管理制度，建立起辦公室檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)

　　健全相關(guān)的規(guī)章制度，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)施，按照信息化檔案檢索系統(tǒng)的要求，建立教學(xué)檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)收集信息資源，挖掘信息資源的綜合性優(yōu)勢(shì)，使資源重新優(yōu)化組合，最大限度地發(fā)揮新的優(yōu)勢(shì)效益。另一方面要建立檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，在加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化同時(shí)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的自動(dòng)化，提高工作效率。

　　(四)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立起具有高素質(zhì)業(yè)務(wù)能力和高尚職業(yè)道德的檔案管理隊(duì)伍

　　相關(guān)部門對(duì)從業(yè)人員上崗前要進(jìn)行系統(tǒng)和專門的培訓(xùn)，讓管理人員具有對(duì)檔案管理必須的科學(xué)文化素養(yǎng)，具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。此外，還要對(duì)管理人員進(jìn)行思想政治素養(yǎng)的培訓(xùn)，堅(jiān)決遵循黨和學(xué)院的各項(xiàng)規(guī)章制度，以服務(wù)學(xué)校工作為宗旨，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好檔案管理工作。

　　為了適應(yīng)不斷發(fā)展的高等院系教育工作，必須重視和規(guī)范院系辦公室檔案管理，并根據(jù)實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，以此來提高院系辦公室檔案管理的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)品質(zhì)。

　　[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

　　[1] 李慶山.高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)的途徑[J].蘭臺(tái)世界(上半月)，2006，(21).

　　[2] 董潔.信息時(shí)代高校人事檔案管理的研究[D].山東大學(xué)，2008.

　　[3] 王樹新.高校院系檔案管理工作芻議[J].中州大學(xué)學(xué)報(bào)，2011，(4).

　　高校辦公室檔案管理論文篇二

　　淺析高校院級(jí)辦公室檔案管理

　　摘要：近幾年來， 高校院級(jí)辦公室檔案管理工作雖然有了明顯進(jìn)步， 但在檔案管理規(guī)范化方面還存在許多急需解決的問題。本文對(duì)我國(guó)高校院級(jí)辦公室檔案管中現(xiàn)存的問題進(jìn)行了梳理，并提出了對(duì)策與建議。

　　關(guān)鍵詞： 高校;院級(jí);檔案管理

　　高校檔案管理是高校對(duì)在其教學(xué)、科研、行政管理和其他活動(dòng)中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的系統(tǒng)活動(dòng)。而院級(jí)檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規(guī)范。學(xué)院作為高校的二級(jí)單位同樣也承擔(dān)著較大的檔案管理工作，除了有校級(jí)文件的歸檔還有院級(jí)教學(xué)事業(yè)發(fā)展的檔案管理。因此完善的高校院級(jí)檔案管理有利于高校教學(xué)、科研工作狀態(tài)監(jiān)控，有利于發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的科學(xué)化，有助于推動(dòng)高校教學(xué)工作的發(fā)展，教學(xué)改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現(xiàn)階段我國(guó)高校院級(jí)檔案管理中存在的問題進(jìn)行一些探討，并在此基礎(chǔ)上提出些對(duì)策與建議。

　　一、 高校院級(jí)檔案管理中存在的問題

　　第一、 檔案管理理念落后， 管理意識(shí)淡薄。我國(guó)許多高校院級(jí)辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對(duì)檔案的管理意識(shí)比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責(zé)任心，工作態(tài)度敷衍塞責(zé)，重程序，輕結(jié)果，常常產(chǎn)生“ 文牘主義”和“目標(biāo)置換”。并沒有形成較好的管理規(guī)范。

　　第二、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高， 結(jié)構(gòu)不合理。在高校里只有少數(shù)人員是專職的檔案管理人員，而在院級(jí)單位的工作人員多數(shù)都是兼職的檔案管理人員，并沒有接受過專門的培訓(xùn)，因此對(duì)于如何開展文件的歸檔和規(guī)范管理好院級(jí)的檔案是亟待解決的首要問題。同時(shí)目前有相當(dāng)一部分檔案人員還跟不上時(shí)代的步伐，還缺乏必要的素質(zhì)和開發(fā)檔案信息的能力。

　　第三、 檔案管理信息化建設(shè)不足。由于院級(jí)辦公室檔案管理涉及到教學(xué)、科研、學(xué)生、對(duì)外聯(lián)系等多種文獻(xiàn)資料，是為了實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)計(jì)劃或一定目標(biāo)而形成的文獻(xiàn)，當(dāng)某項(xiàng)計(jì)劃或一定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)以后，由此而形成的文獻(xiàn)資料往往不被人們所重視，錯(cuò)過及時(shí)整理和歸檔的大好時(shí)機(jī)，造成文獻(xiàn)資料的丟失。

　　二、完善我國(guó)高校院級(jí)檔案管理的建議

　　第一、要提高對(duì)高校檔案管理工作規(guī)范化意識(shí)的正確認(rèn)識(shí)。 高校院級(jí)檔案的合理建立、有效管理、科學(xué)利用是高校院級(jí)檔案管理工作規(guī)范化的主要目標(biāo)。 從高校發(fā)展的實(shí)踐看，完善院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化，對(duì)推動(dòng)教育改革、提高教學(xué)質(zhì)量和工作效率、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、開展科學(xué)研究、展示學(xué)校綜合實(shí)力等具有重要作用。 為了加強(qiáng)院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)管理過程中的積極作用，要依據(jù)教育教學(xué)發(fā)展的客觀規(guī)律，不斷提高對(duì)院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮各種檔案資料的使用價(jià)值，使其為教學(xué)科研服務(wù)，為課程建設(shè)、學(xué)科建設(shè)和專業(yè)建設(shè)服務(wù)。

　　第二、要提高院級(jí)辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。 目前，絕大多數(shù)高校的院級(jí)兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，大多是“門外漢”，檔案管理知識(shí)很粗淺，不能很好地勝任此項(xiàng)工作。 這就需要高校創(chuàng)造各種機(jī)會(huì)對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學(xué)習(xí)，或請(qǐng)外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業(yè)技能。 同時(shí)要健全院級(jí)檔案管理規(guī)章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責(zé)任制，不斷增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)。

　　第三、要建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，院級(jí)檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時(shí)，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料，這將為院級(jí)檔案資料建設(shè)和管理開辟?gòu)V闊的前景。建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的意義，在于通過網(wǎng)絡(luò)可以聯(lián)接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實(shí)現(xiàn)資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時(shí)空的局限更好地協(xié)調(diào)了解學(xué)校教育管理信息和各種要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化為一線教學(xué)服務(wù)。

　　第四、要根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，建立院級(jí)辦公室檔案資料索引自動(dòng)化，設(shè)置和強(qiáng)化網(wǎng)上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統(tǒng)的建立，節(jié)省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時(shí)間內(nèi)，不用支付任何費(fèi)用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經(jīng)典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對(duì)于提高新教師的備課質(zhì)量，使年輕教師盡快成長(zhǎng)起來具有積極的促進(jìn)作用。也為教師更好地“教”和學(xué)生更好地“學(xué)”提供便捷的服務(wù)。 但許多高校院級(jí)電子檔案功能遠(yuǎn)未開發(fā)出來，這種狀況一旦改變，就會(huì)極大地推動(dòng)廣大師生間的學(xué)習(xí)和交流，從而提高教學(xué)實(shí)效。

　　第五、要重視和關(guān)心檔案管理工作，不斷提高院級(jí)檔案管理水平。 院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案管理規(guī)范化工作列入行政管理工作議事日程，院級(jí)班子成員中要有專人分管此項(xiàng)工作，平時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范化工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。 安排管理水平高，責(zé)任心強(qiáng)的院級(jí)辦公室管理人員擔(dān)當(dāng)此項(xiàng)工作。 要建立檢查監(jiān)督激勵(lì)機(jī)制，把院級(jí)檔案管理工作做得出色的人員推薦到學(xué)院作經(jīng)驗(yàn)交流。 并且，真正把院級(jí)辦公室檔案管理規(guī)范化工作納入法制軌道，做到獎(jiǎng)懲分明，使院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化在高校教學(xué)管理中發(fā)揮積極作用。

　　高等教育承擔(dān)著培養(yǎng)高級(jí)專門人才、發(fā)展科學(xué)技術(shù)文化、促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重大任務(wù)。 提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務(wù)，是建設(shè)高等教育強(qiáng)國(guó)的基本要求。 高校院級(jí)檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，只有不斷的創(chuàng)新才能促進(jìn)質(zhì)量的提高。 因此，實(shí)現(xiàn)高校院級(jí)檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化勢(shì)在必行，任重道遠(yuǎn)。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　[3] 劉芳.高校院系教學(xué)檔案管理研究初探[J].德州學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，( 3) ： 103-104.