淺談高校電算化會計系統(tǒng)控制
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張玉秋1由 分享
摘要：文章從會計系統(tǒng)的關(guān)鍵控制點出發(fā)，分析會計電算化對會計系統(tǒng)控制的影響，為保證會計數(shù)據(jù)的真實性和完整性，就高校如何完善在會計電算化核算體系下的會計系統(tǒng)控制（下文稱電算化會計系統(tǒng)控制）的幾點措施。
關(guān)鍵詞：高校 會計電算化 會計系統(tǒng)控制
近年來，隨著電子計算機的普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國各高校的會計核算基本實現(xiàn)了會計電算化。計算機代替手工記賬、算賬，改變了傳統(tǒng)的會計核算方式，從而對手工記賬模式下的會計系統(tǒng)控制體系產(chǎn)生了一系列的沖擊，使高校內(nèi)部會計系統(tǒng)控制與會計核算電算化的矛盾日益凸顯。為保證會計數(shù)據(jù)的真實性和完整性，本文通過分析會計電算化對會計系統(tǒng)控制的影響，提出完善電算化會計系統(tǒng)控制的幾點措施。
一、會計系統(tǒng)控制概述
會計系統(tǒng)是為確認(rèn)、匯總、分析、分類、記錄和報告單位發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，并保持相關(guān)資產(chǎn)和負(fù)債的受托責(zé)任而建立的各種會計記錄手段、會計政策、會計核算程序、會計報告制度和會計檔案管理等的總稱。會計系統(tǒng)控制是單位實施內(nèi)部會計控制活動的重要手段，是保證會計資料真實完整的關(guān)鍵。會計系統(tǒng)控制要求各單位嚴(yán)格執(zhí)行國家統(tǒng)一的會計制度，加強會計基礎(chǔ)工作，充分發(fā)揮會計的監(jiān)督職能，關(guān)鍵控制點有以下幾個方面：
1.會計人員崗位責(zé)任控制。要求高校建立會計人員崗位責(zé)任制，在會計機構(gòu)內(nèi)部規(guī)定各項會計工作崗位的職責(zé)和權(quán)限，把有關(guān)規(guī)定、要求等具體落實到每一會計工作崗位，以責(zé)定權(quán)，責(zé)權(quán)分明，嚴(yán)格考核，有獎有懲，切實做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。
2.會計檔案控制。會計檔案是高校經(jīng)濟活動在會計核算中的綜合反映，會計系統(tǒng)控制要求高校財務(wù)機構(gòu)對會計檔案的收集、整理、鑒定、編目、查閱、交接和有效利用等形成一整套的規(guī)章制度。
3.會計信息控制。要求對高校的所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地予以反映并進行監(jiān)督，從而保證會計信息的質(zhì)量。
（1）會計憑證控制要求高校所有的經(jīng)濟事項都必須獲得合法的原始憑證，經(jīng)專人審核符合真實性、完整性要求后才能作為編制記賬憑證的依據(jù)，還要在記賬憑證的填寫、記賬、過賬、傳遞、簽章等方面加以控制，保證會計憑證的真實性和完整性；（2）會計賬簿控制要求高校按國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定設(shè)置會計賬簿，按時間順序?qū)徍藷o誤的記賬憑證內(nèi)容分類記入賬簿，并在會計賬簿啟用、登記、更正、對賬和結(jié)賬等各環(huán)節(jié)進行控制，使單位的經(jīng)濟活動得到全面、連續(xù)、系統(tǒng)的記錄；（3）財務(wù)會計報告控制要求高校嚴(yán)格以審核無誤的會計賬簿為編制依據(jù)，準(zhǔn)確、完整、及時反應(yīng)高校一定時期財務(wù)狀況和事業(yè)發(fā)展成果。
二、會計電算化對會計系統(tǒng)控制的影響
實現(xiàn)會計電算化，由電子計算機代替手工記賬、算賬，改變了傳統(tǒng)的手工會計核算方式而大幅度提高會計工作效率，同時也給會計系統(tǒng)控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.增加了會計系統(tǒng)控制的對象。手工會計系統(tǒng)是通過授權(quán)、審批、不相容職務(wù)相分離等方法對財務(wù)人員實施控制。實現(xiàn)會計電算化后，財務(wù)人員只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核、錄入記賬憑證數(shù)據(jù)，賬簿記錄、編制會計報表等工作由計算機系統(tǒng)處理。這樣，會計系統(tǒng)控制由對人的控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ撕陀嬎銠C的控制。
2.擴大了會計系統(tǒng)控制的范圍。由于實現(xiàn)了會計電算化，會計系統(tǒng)控制不僅僅是對經(jīng)濟交易處理的控制，還包含了計算機系統(tǒng)開發(fā)、運行、維護過程中的控制，如系統(tǒng)程序修改控制、網(wǎng)絡(luò)安全的控制等。
3.增加了會計系統(tǒng)控制的難度。手工會計系統(tǒng)中嚴(yán)格的會計憑證制度、會計賬簿控制和財務(wù)會計報告控制，保留了各項經(jīng)濟交易處理的痕跡。實現(xiàn)會計電算化后，部分經(jīng)濟交易的處理過程、錯誤的更正幾乎沒有痕跡，從而增加了會計系統(tǒng)控制的難度。
三、完善高校電算化會計系統(tǒng)控制
有些實現(xiàn)會計電算化的高校只追求會計核算的工作效益，使各高校普通存在的財務(wù)人員緊缺問題得到緩解，常常忽視了電算化會計系統(tǒng)控制的建設(shè)，弱化了會計系統(tǒng)控制在內(nèi)部控制中的作用。筆者就如何在電算化會計環(huán)境下完善會計系統(tǒng)控制建設(shè)，保證會計數(shù)據(jù)的真實性和完整性，提出下列幾點建議：
1.加強會計系統(tǒng)開發(fā)、修改的控制。自行開發(fā)會計系統(tǒng)或購買商品化軟件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)審批后組織實施。計算機會計系統(tǒng)處理過程必須遵守《中華人民共和國會計法》、《事業(yè)單位會計準(zhǔn)則》等國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定，同時應(yīng)遵循《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等有關(guān)會計電算化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。為適應(yīng)會計核算、管理、監(jiān)督工作的要求需要對使用中的系統(tǒng)進行修改、升級的過程必須嚴(yán)格控制，計算機的操作人員不能參與系統(tǒng)的修改、升級工作。會計系統(tǒng)開發(fā)、修改的每一個環(huán)節(jié)都必須詳細(xì)記錄并打印后存檔。
2.建全會計系統(tǒng)操作管理制度。不相容職務(wù)相分離是手工會計系統(tǒng)控制的重要手段，會計電算化后除原始數(shù)據(jù)的收集、審核外均由會計系統(tǒng)處理，因此必須建立會計系統(tǒng)操作管理制度來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制，才能保證會計系統(tǒng)的安全運行，一般包括以下內(nèi)容：（1）計算機編制記賬憑證、登記賬簿、編制會計報表等會計核算的全過程不能由一個人操作，應(yīng)當(dāng)按照不相容職務(wù)相分離的原則制定計算機會計系統(tǒng)操作人員的工作職責(zé)和權(quán)限，并在會計系統(tǒng)用戶管理的設(shè)置和具體的操作中嚴(yán)格執(zhí)行。（2）原始憑證等會計數(shù)據(jù)必須經(jīng)過審核、復(fù)核人員簽章后才能錄入計算機會計系統(tǒng)，數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問的應(yīng)及時核對，不能擅自修改。（3）記賬憑證必須經(jīng)過審核人員審核簽章后才能由計算機會計系統(tǒng)登記會計賬簿，如發(fā)現(xiàn)記賬憑證內(nèi)容有誤，需按會計核算有關(guān)規(guī)定編制補充登記或負(fù)數(shù)沖正等憑證進行修改，并做好數(shù)據(jù)備份工作。
3.加強計算機硬件和軟件管理。為了保證會計系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患，必須加強計算機硬件和軟件的管理，一般包括以下內(nèi)容：（1）機房要安裝安全供電系統(tǒng)、防火、防輻射和防電磁波干擾等設(shè)備，無關(guān)人員不能隨便進入機房，操作人員開機后不能擅自離開工作現(xiàn)場。（2）機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)，不準(zhǔn)把外來的軟盤帶進機房拷貝，禁止在計算機上玩游戲，計算機要安裝防病毒卡和反病毒軟件，定期檢測并清除病毒。
4.完善會計檔案管理制度。實行會計電算化后，會計檔案存儲介質(zhì)的改變和管理范圍的擴大，對會計檔案管理的要求也相應(yīng)提高，打印輸出的憑證、賬簿、報表及其電子文檔應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行保管，會計系統(tǒng)的開發(fā)、修改等形成的所有文檔資料均應(yīng)按照會計檔案管理的要求管理，對存有會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)應(yīng)存放在防潮防磁的容器內(nèi)妥善保管。
參考文獻：
[1]中華會計網(wǎng)校。新內(nèi)部控制規(guī)范及相關(guān)制度應(yīng)用指南[M].北京：人民出版社，2008.12.
[2]張玉梅。略論學(xué)校內(nèi)部會計系統(tǒng)控制與實現(xiàn)途徑[J].今日科苑，2008.02.
關(guān)鍵詞：高校 會計電算化 會計系統(tǒng)控制
近年來，隨著電子計算機的普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國各高校的會計核算基本實現(xiàn)了會計電算化。計算機代替手工記賬、算賬，改變了傳統(tǒng)的會計核算方式，從而對手工記賬模式下的會計系統(tǒng)控制體系產(chǎn)生了一系列的沖擊，使高校內(nèi)部會計系統(tǒng)控制與會計核算電算化的矛盾日益凸顯。為保證會計數(shù)據(jù)的真實性和完整性，本文通過分析會計電算化對會計系統(tǒng)控制的影響，提出完善電算化會計系統(tǒng)控制的幾點措施。
一、會計系統(tǒng)控制概述
會計系統(tǒng)是為確認(rèn)、匯總、分析、分類、記錄和報告單位發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，并保持相關(guān)資產(chǎn)和負(fù)債的受托責(zé)任而建立的各種會計記錄手段、會計政策、會計核算程序、會計報告制度和會計檔案管理等的總稱。會計系統(tǒng)控制是單位實施內(nèi)部會計控制活動的重要手段，是保證會計資料真實完整的關(guān)鍵。會計系統(tǒng)控制要求各單位嚴(yán)格執(zhí)行國家統(tǒng)一的會計制度，加強會計基礎(chǔ)工作，充分發(fā)揮會計的監(jiān)督職能，關(guān)鍵控制點有以下幾個方面：
1.會計人員崗位責(zé)任控制。要求高校建立會計人員崗位責(zé)任制，在會計機構(gòu)內(nèi)部規(guī)定各項會計工作崗位的職責(zé)和權(quán)限，把有關(guān)規(guī)定、要求等具體落實到每一會計工作崗位，以責(zé)定權(quán)，責(zé)權(quán)分明，嚴(yán)格考核，有獎有懲，切實做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。
2.會計檔案控制。會計檔案是高校經(jīng)濟活動在會計核算中的綜合反映，會計系統(tǒng)控制要求高校財務(wù)機構(gòu)對會計檔案的收集、整理、鑒定、編目、查閱、交接和有效利用等形成一整套的規(guī)章制度。
3.會計信息控制。要求對高校的所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地予以反映并進行監(jiān)督，從而保證會計信息的質(zhì)量。
（1）會計憑證控制要求高校所有的經(jīng)濟事項都必須獲得合法的原始憑證，經(jīng)專人審核符合真實性、完整性要求后才能作為編制記賬憑證的依據(jù)，還要在記賬憑證的填寫、記賬、過賬、傳遞、簽章等方面加以控制，保證會計憑證的真實性和完整性；（2）會計賬簿控制要求高校按國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定設(shè)置會計賬簿，按時間順序?qū)徍藷o誤的記賬憑證內(nèi)容分類記入賬簿，并在會計賬簿啟用、登記、更正、對賬和結(jié)賬等各環(huán)節(jié)進行控制，使單位的經(jīng)濟活動得到全面、連續(xù)、系統(tǒng)的記錄；（3）財務(wù)會計報告控制要求高校嚴(yán)格以審核無誤的會計賬簿為編制依據(jù)，準(zhǔn)確、完整、及時反應(yīng)高校一定時期財務(wù)狀況和事業(yè)發(fā)展成果。
二、會計電算化對會計系統(tǒng)控制的影響
實現(xiàn)會計電算化，由電子計算機代替手工記賬、算賬，改變了傳統(tǒng)的手工會計核算方式而大幅度提高會計工作效率，同時也給會計系統(tǒng)控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.增加了會計系統(tǒng)控制的對象。手工會計系統(tǒng)是通過授權(quán)、審批、不相容職務(wù)相分離等方法對財務(wù)人員實施控制。實現(xiàn)會計電算化后，財務(wù)人員只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集、審核、錄入記賬憑證數(shù)據(jù)，賬簿記錄、編制會計報表等工作由計算機系統(tǒng)處理。這樣，會計系統(tǒng)控制由對人的控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ撕陀嬎銠C的控制。
2.擴大了會計系統(tǒng)控制的范圍。由于實現(xiàn)了會計電算化，會計系統(tǒng)控制不僅僅是對經(jīng)濟交易處理的控制，還包含了計算機系統(tǒng)開發(fā)、運行、維護過程中的控制，如系統(tǒng)程序修改控制、網(wǎng)絡(luò)安全的控制等。
3.增加了會計系統(tǒng)控制的難度。手工會計系統(tǒng)中嚴(yán)格的會計憑證制度、會計賬簿控制和財務(wù)會計報告控制，保留了各項經(jīng)濟交易處理的痕跡。實現(xiàn)會計電算化后，部分經(jīng)濟交易的處理過程、錯誤的更正幾乎沒有痕跡，從而增加了會計系統(tǒng)控制的難度。
三、完善高校電算化會計系統(tǒng)控制
有些實現(xiàn)會計電算化的高校只追求會計核算的工作效益，使各高校普通存在的財務(wù)人員緊缺問題得到緩解，常常忽視了電算化會計系統(tǒng)控制的建設(shè)，弱化了會計系統(tǒng)控制在內(nèi)部控制中的作用。筆者就如何在電算化會計環(huán)境下完善會計系統(tǒng)控制建設(shè)，保證會計數(shù)據(jù)的真實性和完整性，提出下列幾點建議：
1.加強會計系統(tǒng)開發(fā)、修改的控制。自行開發(fā)會計系統(tǒng)或購買商品化軟件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)審批后組織實施。計算機會計系統(tǒng)處理過程必須遵守《中華人民共和國會計法》、《事業(yè)單位會計準(zhǔn)則》等國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定，同時應(yīng)遵循《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等有關(guān)會計電算化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。為適應(yīng)會計核算、管理、監(jiān)督工作的要求需要對使用中的系統(tǒng)進行修改、升級的過程必須嚴(yán)格控制，計算機的操作人員不能參與系統(tǒng)的修改、升級工作。會計系統(tǒng)開發(fā)、修改的每一個環(huán)節(jié)都必須詳細(xì)記錄并打印后存檔。
2.建全會計系統(tǒng)操作管理制度。不相容職務(wù)相分離是手工會計系統(tǒng)控制的重要手段，會計電算化后除原始數(shù)據(jù)的收集、審核外均由會計系統(tǒng)處理，因此必須建立會計系統(tǒng)操作管理制度來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制，才能保證會計系統(tǒng)的安全運行，一般包括以下內(nèi)容：（1）計算機編制記賬憑證、登記賬簿、編制會計報表等會計核算的全過程不能由一個人操作，應(yīng)當(dāng)按照不相容職務(wù)相分離的原則制定計算機會計系統(tǒng)操作人員的工作職責(zé)和權(quán)限，并在會計系統(tǒng)用戶管理的設(shè)置和具體的操作中嚴(yán)格執(zhí)行。（2）原始憑證等會計數(shù)據(jù)必須經(jīng)過審核、復(fù)核人員簽章后才能錄入計算機會計系統(tǒng)，數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問的應(yīng)及時核對，不能擅自修改。（3）記賬憑證必須經(jīng)過審核人員審核簽章后才能由計算機會計系統(tǒng)登記會計賬簿，如發(fā)現(xiàn)記賬憑證內(nèi)容有誤，需按會計核算有關(guān)規(guī)定編制補充登記或負(fù)數(shù)沖正等憑證進行修改，并做好數(shù)據(jù)備份工作。
3.加強計算機硬件和軟件管理。為了保證會計系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患，必須加強計算機硬件和軟件的管理，一般包括以下內(nèi)容：（1）機房要安裝安全供電系統(tǒng)、防火、防輻射和防電磁波干擾等設(shè)備，無關(guān)人員不能隨便進入機房，操作人員開機后不能擅自離開工作現(xiàn)場。（2）機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)，不準(zhǔn)把外來的軟盤帶進機房拷貝，禁止在計算機上玩游戲，計算機要安裝防病毒卡和反病毒軟件，定期檢測并清除病毒。
4.完善會計檔案管理制度。實行會計電算化后，會計檔案存儲介質(zhì)的改變和管理范圍的擴大，對會計檔案管理的要求也相應(yīng)提高，打印輸出的憑證、賬簿、報表及其電子文檔應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行保管，會計系統(tǒng)的開發(fā)、修改等形成的所有文檔資料均應(yīng)按照會計檔案管理的要求管理，對存有會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)應(yīng)存放在防潮防磁的容器內(nèi)妥善保管。
參考文獻：
[1]中華會計網(wǎng)校。新內(nèi)部控制規(guī)范及相關(guān)制度應(yīng)用指南[M].北京：人民出版社，2008.12.
[2]張玉梅。略論學(xué)校內(nèi)部會計系統(tǒng)控制與實現(xiàn)途徑[J].今日科苑，2008.02.