傳統(tǒng)電算會計內部控制變革探討論文
傳統(tǒng)電算會計內部控制變革探討論文
電算會計是以會計和計算機兩門學科為基礎,在實踐中發(fā)展起來的一門新學科。這門學科目前還正在高速發(fā)展之中。以下是學習啦小編今天為大家精心準備的:傳統(tǒng)電算會計內部控制變革探討相關論文。內容僅供參考閱讀!
傳統(tǒng)電算會計內部控制變革探討全文如下:
【摘要】本文結合信息集成方式的轉變給會計信息系統(tǒng)帶來的新變化,從輸入口數據的正確性和整個信息系統(tǒng)的監(jiān)管兩個方面探討了網絡環(huán)境下傳統(tǒng)電算會計內部控制的變革。
【關鍵詞】電算會計 信息集成 內部控制
隨著會計信息系統(tǒng)體系結構逐步從部門內的信息集成向企業(yè)內部甚至企業(yè)外部的信息集成轉變,傳統(tǒng)電算會計的內部控制方式不得不作出相應的改變。
一、會計信息系統(tǒng)(AIS)發(fā)展階段
1. 部門內的信息集成。
顧名思義,信息集成僅僅限于財務部門內部,它在物理上獨立于其他部門的信息系統(tǒng),我們這里姑且稱之為傳統(tǒng)電算會計。這種方式帶來了很多的問題,如數據采集的局部性、數據處理的滯后性、財務數據的孤立性等。這些問題的產生歸根到底就是因為信息集成僅僅限于財務部門內部,不能很好地和企業(yè)其他部門甚至企業(yè)外部實現(xiàn)信息的共享,以至于財務信息和業(yè)務信息不能有機結合,因此未來的會計信息系統(tǒng)必須改變這種情況,而網絡為改變這一窘境提供了契機。
2. 企業(yè)內的信息集成。
為了能夠使財務和業(yè)務信息有機結合在一起,就需要把AIS與企業(yè)的業(yè)務執(zhí)行系統(tǒng)融為一體,從而能夠在業(yè)務發(fā)生時實時采集詳細的業(yè)務和財務信息。這個階段的AIS不再是物理上獨立的系統(tǒng),而是整個企業(yè)信息系統(tǒng)的一個組成部分,它被嵌入企業(yè)業(yè)務執(zhí)行處理系統(tǒng)中,這樣由企業(yè)業(yè)務部門采集業(yè)務數據,經過審核傳送到財務系統(tǒng),通過自動憑證生成系統(tǒng)產生記賬憑證。
3. 企業(yè)間的信息集成。
進入20世紀90年代后,市場競爭主要是圍繞新產品的競爭,這樣如何根據市場的變化快速響應客戶的需要,生產出市場需要的商品,是企業(yè)必須要考慮的問題,這就不僅要依靠企業(yè)自身的信息協(xié)調,而且需要在客戶、供應商間建立高效的協(xié)作關系。因此,僅僅著眼于企業(yè)內部的信息集成還遠遠不夠,還需要在企業(yè)間建立起高度的信息集成.
二、信息集成方式的轉變
1. 對輸入口數據的審核更為重視。
在網絡環(huán)境下,一切都是聯(lián)機實時處理系統(tǒng),各部門之間以及企業(yè)與外部之間流動的都是電子單據,一些錯誤的單據或不合理的交易一旦審核通過進入系統(tǒng),一切都是自動進行處理和轉儲,不再有人為的干預,最多只是各人根據各自的需要提取不同的數據、呈現(xiàn)不同的視圖而已,一般的用戶對于系統(tǒng)中的數據只有讀取的權利,很難再進行更正。而且,實時性也是一把雙刃劍,它一方面可以使用戶實時得到當前的信息,另一方面錯誤的信息可能馬上得到眾多使用者的響應,導致決策的失誤,當錯誤被發(fā)現(xiàn)時,可能已經很難彌補。因此,對原始電子單據的審核尤其重要。
2. 業(yè)務信息與財務信息的有機統(tǒng)一。
當企業(yè)的信息集成還僅限于部門內部時,財務人員與業(yè)務過程完全脫節(jié),則對于一些不合理的業(yè)務,其僅僅只能從財務的角度判斷單據是否可以入賬,如是否有領導簽字、單據是否齊全等,而對業(yè)務本身內容的合理性無從判斷,如當一張價格嚴重失真的采購發(fā)票傳遞到財務人員這里,由于不知材料的真實價格,其在經過簡單的復核后只能根據發(fā)票付款,從某種意義上說,其只能起到一個記錄員的作用而不是控制員的作用。企業(yè)內和企業(yè)間的信息集成可以提供足夠的信息量,使AIS可以根據各部門提供的綜合信息判斷業(yè)務的合理性,從而避免錯誤的數據進入系統(tǒng),使AIS從事后控制轉變?yōu)槭轮锌刂瞥蔀榭赡?。因此,AIS可以在數據采集端完成更多、更實時的內部控制任務。
3. 人為的干預大為減少。
高度的信息集成使人為的干預大為減少,業(yè)務部門人員負責原始電子單據的錄入,很大程度上減少了會計人員的工作量,而且電子單據也可以通過先進的條碼識別技術、電子貨幣轉賬(EFT)技術等進行錄入和傳遞,從而保證了輸入的快捷和準確,而如果再對電子單據的格式和內容加以規(guī)范,就會使記賬憑證的自動生成成為可能。
4. 決策權下移。
由于原始數據采集端前移至業(yè)務部門,因此決策權也下移到業(yè)務部門,關于業(yè)務的審核如其合理性、正確性也由業(yè)務部門來負責,會計部門的工作也相應地由核算轉變?yōu)楣芾砗蜎Q策。
5. 內部控制的外部化。
傳統(tǒng)的企業(yè)內部控制側重于內部管理,隨著網絡的發(fā)展、信息集成度的提高,企業(yè)內部控制的范圍不再局限于企業(yè)內部,完全可以通過互聯(lián)網進入其合作伙伴的信息系統(tǒng),實現(xiàn)內部控制的外部化。
三、適應信息集成變革的內部控制改進
1. 保證輸入口數據的正確性。
應建立起完善的審核機制,除了軟件自身的檢查控制,審核人員還特別要針對一些軟件無法檢查出的錯誤進行認真的審核,并建立安全有效的數字簽名制度,確保電子單據不會被篡改、假冒、否認,并通過數字簽名技術明確責任。值得一提的是,2004年通過的《電子簽名法》首次確立了電子文件和電子簽名的法律效力,從而為數據的網絡傳遞和電子簽名提供了法律依據。
COSO報告認為,內部控制是企業(yè)經營過程的一部分,與經營過程結合在一起,而不是凌駕于企業(yè)的基本活動之上,它使經營達到預期的效果,并監(jiān)督企業(yè)經營過程的持續(xù)進行。這種思想意味著內部控制應該與企業(yè)的經營活動緊密結合,而網絡技術所帶來的信息的整合、傳遞的快捷、低的傳送成本以及計算機所特有的某種程度的智能,為這種結合創(chuàng)造了實現(xiàn)的條件,因此在吸收傳統(tǒng)控制方法精髓的同時,有專家提出了實時控制的思想。
所謂實時控制,就是在IT環(huán)境中財會人員利用現(xiàn)代化技術手段和三量信息(時間、實物、貨幣)對企業(yè)經營活動的全過程進行實時的對比和分析,通過指導、調節(jié)、約束、促進等環(huán)節(jié)干預企業(yè)的經營活動,以提高企業(yè)經營效率和效益從而達到企業(yè)價值增值這一終極目標。當某項業(yè)務發(fā)生時,系統(tǒng)可以實時獲取該業(yè)務的全部信息,而不僅僅是財務信息,并根據預先設定的控制標準和控制準則,對實際值和標準值比較分析后判斷該業(yè)務是否合理。對不合理的業(yè)務提出警示,供決策者判斷;對合理的業(yè)務方可允許進入系統(tǒng)。
2. 加強對信息系統(tǒng)的監(jiān)管。
數據一旦進入自動業(yè)務流程階段,只要軟件中設定的內部控制手段科學完整,是沒有必要對自動業(yè)務流程進行監(jiān)管的,因此內部控制的重點應該放在如何保證數據傳遞和存儲的安全上。為了保證數據傳遞和存儲的安全,除了要加強網絡安全,還需要建立起規(guī)范的管理制度,如設置操作日志、采用數據庫鏡像技術備份數據、職責分離、加強中心數據庫的管理等。
電子數據盡管容易存儲、拷貝及進行計算機處理和傳輸,但它也有一個致命的弱點,就是修改的無痕跡,這無疑會增加安全防范的難度,因此在內部控制中一定要加強對信息系統(tǒng)的監(jiān)管,確保系統(tǒng)安全有效地運行。