三、完善合同簽署程序
1.合同訂立前，企業(yè)應當進行合同調查，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關情況，確保對方當事人具備履約能力。
主要管控措施：第一，審查被調查對象的身份證件、法人登記證書、資質證明、授權委托書等證明原件，必要時，可通過發(fā)證機關查詢證書的真實性和合法性，關注授權代理人的行為是否在其被授權范圍內，在充分收集相關證據(jù)的基礎上評價主體資格是否恰當；第二，獲取調查對象經(jīng)審計的財務報告、以往交易記錄等財務和非財務信息，分析其獲利能力、償債能力和營運能力，評估其財務風險和信用狀況，并在合同履行過程中持續(xù)關注其資信變化，建立和及時更新合同對方的商業(yè)信用檔案；第三，對被調查對象進行現(xiàn)場調查，實地了解和全面評估其生產(chǎn)能力、技術水平、產(chǎn)品類別和質量等生產(chǎn)經(jīng)營情況，分析其合同履約能力；第四，與被調查對象的主要供應商、客戶、開戶銀行、主管稅務機關和工商管理部門等溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)信譽、履約能力等情況。
2.初步確定合同對象后，企業(yè)內部的合同承辦部門將在授權范圍內與對方進行合同談判，按照自愿、公平原則，磋商合同內容和條款，明確雙方的權利義務和違約責任。主要管控措施：第一，收集談判對手資料，充分熟悉談判對手情況，研究國家相關法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或服務價格等與談判內容相關的信息，正確制定本企業(yè)談判策略；第二，關注合同核心內容、條款和關鍵細節(jié)，具體包括合同標的的數(shù)量、質量或技術標準，合同價格的確定方式與支付方式等；第三，對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，組織法律、技術、財會等專業(yè)人員參與談判；第四，必要時可聘請外部專家參與相關工作，并充分了解外部專家的專業(yè)資質、勝任能力和職業(yè)道德情況；第五，對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責任追究的依據(jù)。
3.企業(yè)在合同談判后，根據(jù)協(xié)商談判結果，擬定合同文本。主要管控措施：第一，企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟行為，除即時結清方式外，應當訂立書面合同；第二，嚴格審核合同需求與國家法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標的關系，保證其協(xié)調一致；考察合同是否以生產(chǎn)經(jīng)營計劃、項目立項書等為依據(jù)，確保完成具體業(yè)務經(jīng)營目標；第三，合同文本一般由業(yè)務承辦部門起草，法律部門審核；重大合同或法律關系復雜的特殊合同應當由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查，并根據(jù)實際情況進行適當修改。各部門應當各司其職，保證合同內容和條款的完整準確；第四，通過統(tǒng)一歸口管理和授權審批制度，嚴格合同管理，防止通過化整為零等方式故意規(guī)避招標的做法和越權行為；第五，由簽約對方起草的合同，企業(yè)應當認真審查，確保合同內容準確反映企業(yè)訴求和談判達成的一致意見，特別留意“其他約定事項”等需要補充填寫的欄目，如不存在其他約定事項時注明“此處空白”或“無其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改。
4.合同文本擬定完成后，企業(yè)應進行嚴格的審核。主要管控措施：第一，審核人員應當對合同文本的合法性、經(jīng)濟性、可行性和嚴密性進行重點審核，關注合同的主體、內容和形式是否合法，合同內容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等；第二，建立會審制度，對影響重大或法律關系復雜的合同文本，組織財會部門、內部審計部、法律部、業(yè)務關聯(lián)的相關部門進行審核，內部相關部門應當認真履行職責；第三，慎重對待審核意見，認真分析研究，慎重對待，對審核意見準確無誤地加以記錄，必要時對合同條款做出修改并再次提交審核。
5.合同作為企業(yè)承擔獨立民事責任、履行權利義務的重要依據(jù)，是企業(yè)管理活動的重要痕跡，也是企業(yè)風險管理的主要載體，為此，合同管理內部控制指引強調企業(yè)應當建立合同管理的后評估制度。企業(yè)應當建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對分析評估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足，應當及時加以改進。企業(yè)是中國經(jīng)濟成長的重要基礎，合同的管理在企業(yè)中占據(jù)主導位置，完善的合同管理可以使企業(yè)雙方達到一種雙贏的局面，合同與企業(yè)好比人類與腿，只有“腿”達到最好狀態(tài)，健康完善才能使企業(yè)站穩(wěn)、行走、奔跑。擁有良好的合同管理也可使企業(yè)逐步的強大與完善，能在今后的發(fā)展中為我國的社會主義建設發(fā)揮更重要的作用。
由此可見，我們只有依法實施規(guī)范的合同管理，對違反制度的行為作堅決斗爭，全面履行合同，我們還要實現(xiàn)合同管理信息化，只有這樣，才可以維護企業(yè)的良好信譽、合理規(guī)避市場風險、保證其順利實現(xiàn)預定的經(jīng)營目標，不斷提高經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益，進而促進企業(yè)的事業(yè)不斷發(fā)展和完善。
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