淺談企業(yè)檔案管理研究論文
企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分和基礎(chǔ)工作,良好的企業(yè)檔案管理對一個(gè)組織的有序運(yùn)作和健康發(fā)展有著重要影響。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的淺談企業(yè)檔案管理研究論文，供大家參考。
淺談企業(yè)檔案管理研究論文篇一
《 淺析企業(yè)檔案管理 》
【摘 要】隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案也越來越豐富，它見證了企業(yè)的發(fā)展，承載了企業(yè)歷史文化，是企業(yè)常穩(wěn)發(fā)展不可忽視的一部分。本文圍繞著企業(yè)檔案管理，列出了當(dāng)今企業(yè)管理中常見的問題，并就此提出了改進(jìn)措施，為檔案管理著提供參考。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;問題;措施
在企業(yè)管理中，檔案管理也是其中的一個(gè)不可忽視的組成部分?？茖W(xué)合理的檔案管理必須與時(shí)代同步，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，才能不斷地提升企業(yè)管理水平，起到帶動(dòng)企業(yè)發(fā)展和促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的作用。如何改進(jìn)現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理，以及如何合理地利用信息化技術(shù)，成為了現(xiàn)在提升企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。
1.檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用
當(dāng)今，隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制的進(jìn)一步轉(zhuǎn)換，企業(yè)檔案在企業(yè)管理中的應(yīng)用越來越廣泛，企業(yè)檔案對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的貢獻(xiàn)也越來越顯得重要。從根本上來說，企業(yè)檔案涵蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的全部內(nèi)容，包括企業(yè)研究、技術(shù)、商標(biāo)、采購、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、人事、營銷、經(jīng)營決策等各個(gè)方面，為研究本企業(yè)的經(jīng)營方向和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、制定發(fā)展方向的好教材。如果能把檔案管理工作做好了，不僅能為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)，而且有利于社會(huì)各方認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)部門進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[1]。另外，檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中需要進(jìn)行不斷的鞏固和強(qiáng)化，進(jìn)而在一定程度上有利于企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的未來發(fā)展，對于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。
2.當(dāng)今企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀
2.1重視度不足
目前由于處于市場經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)處于激烈的市場競爭當(dāng)中，企業(yè)為了增強(qiáng)自己的競爭優(yōu)勢，將主要精力都放在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營方面，雖然檔案具有重要意義，但檔案管理工卻一直默默無聞，檔案管理工作的政績性質(zhì)不高，對此一些部門對于檔案管理工作常常較為忽視，僅簡單的認(rèn)為只要將檔案保管好，能夠應(yīng)對時(shí)常的檢查、翻閱即可，相關(guān)人員在認(rèn)識(shí)出現(xiàn)誤區(qū)是忽視檔案管理工作的主要原因之一，在這種情況下，對檔案管理工作的投入存在嚴(yán)重的不足，對于資金的投入更是少之又少，檔案管理部門一直以管理國家所有的檔案為己任，而對企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不充分、不深刻，存在“管不好、管不了”的思想，工作缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性，對企業(yè)檔案管理工作采取了放任自流的態(tài)度[2]。進(jìn)而在一定程度上導(dǎo)致檔案管理的手段嚴(yán)重滯后，并且管理企業(yè)檔案的設(shè)施也不健全，保存企業(yè)檔案的條件也比較簡陋，導(dǎo)致檔案管理、檔案丟失、泄露等情況頻繁發(fā)生。
2.2缺乏保管檔案的專業(yè)人員
企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，在政治素質(zhì)和技術(shù)業(yè)務(wù)能力方面對檔案管理工作人員要求比較高。當(dāng)前，不同于專業(yè)的檔案館、檔案局的人員，企業(yè)檔案管理人員，往往待遇不高又身兼數(shù)職，且多為非檔案專業(yè)出身，對檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏足夠的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，企業(yè)檔案工作被認(rèn)為可有可無，加之，大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為單獨(dú)配備專業(yè)的檔案管理人員沒必要，而且還增加企業(yè)的開支，所以企業(yè)檔案管理人員大多數(shù)都是兼職，缺乏專門檔案管理人才。
2.3信息化管理方法落伍
科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，而檔案技術(shù)卻落后，國內(nèi)大多企業(yè)的檔案管理仍采取手工作業(yè)的方式。在檔案信息化建設(shè)方面，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在企業(yè)信息化整體規(guī)劃中沒有納入檔案信息化建設(shè)，進(jìn)而使得檔案信息化建設(shè)缺乏資金的支持。所以，中國目前建造的檔案信息，沿用至今的傳統(tǒng)管理體制，使信息技術(shù)和記錄管理文件相分離，以致檔案管理沒有受到信息化管理帶來的高效性與科學(xué)性，仍使用落后的人工管檔的方法，嚴(yán)重造成了人力與物力的浪費(fèi)，信息化技術(shù)融入到檔案管理中，將有效的改善以往查找資料困難等問題。
3.落實(shí)企業(yè)檔案管理工作
3.1提高人員的重視度
隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案載體由可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚈C(jī)器識(shí)別的代碼型(電子檔案)，檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式、單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式發(fā)展到知識(shí)管理模式，并隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。因此企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的管理人員必須加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要提高對企業(yè)檔案管理工作的重視，應(yīng)改變對企業(yè)檔案管理工作的不正確認(rèn)識(shí)，把企業(yè)檔案管理工作放在重要位置，并關(guān)心企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行情況，要求檔案管理部門定期進(jìn)行工作匯報(bào)和工作總結(jié)，提出存在問題和困難。要真正重視、關(guān)心企業(yè)檔案管理工作，為檔案工作配齊人員、設(shè)施、設(shè)備，切實(shí)幫助檔案部門解決一些自身難以解決的實(shí)際困難，并從企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的大局出發(fā)，定期提出要求，及時(shí)給予工作指導(dǎo)[3]。對于檔案管理人員，要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。
3.2提高檔案管理人員的專業(yè)水平
長期以來我國的檔案從業(yè)人員專業(yè)性都不強(qiáng)，真正的專業(yè)性人才很少，隨著檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，對專業(yè)的檔案人才有了更多的需求，檔案行業(yè)的人員需要從雜業(yè)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理工作發(fā)展的需求。并不斷的對檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，選擇政治過硬、作風(fēng)廉正、責(zé)任心強(qiáng)的中共黨員進(jìn)行檔案管理工作的。并重視對其的教育培養(yǎng)工作，不定期的舉行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座或極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教”的方針，為檔案管理人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，做到與時(shí)俱進(jìn)，使相關(guān)人員對先進(jìn)的檔案管理理念進(jìn)行掌握，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，提使檔案管理人員提高專業(yè)水平。
3.3加強(qiáng)檔案信息化管理
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中得以廣泛的應(yīng)用，為各行業(yè)在發(fā)展中帶來了技術(shù)性的革命，對各行業(yè)水平的提高和快速發(fā)展起到了重要的推動(dòng)作用。根據(jù)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的需要，企業(yè)檔案管理信息化應(yīng)納入企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的總體布局，推進(jìn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設(shè)同步進(jìn)行。結(jié)合單位能力自主進(jìn)行檔案管理軟件的研發(fā)，并將單位相關(guān)信息材料全部納入軟件中，構(gòu)建單位中的局域網(wǎng)絡(luò)共享，使檔案管理得到更高效快捷的優(yōu)勢，使檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、電子化、信息化，使傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)化為脫離紙張的無紙化辦公及現(xiàn)代化的管理體制。實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，基本實(shí)現(xiàn)檔案管理信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化。
4.結(jié)語
本文就現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，指出了它的重要性，并給出了相應(yīng)了改善方法。企業(yè)檔案對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展非常重要，相應(yīng)的檔案管理工作者必須重視，并且不斷地創(chuàng)新，切實(shí)地將工作落實(shí)到實(shí)處，唯有此才能促進(jìn)我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
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淺談企業(yè)檔案管理研究論文篇二
《 企業(yè)檔案管理分析 》
摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不斷壯大，企業(yè)管理水平也不斷提高更新。因此，企業(yè)檔案管理就不能停留在原有的水平，應(yīng)該與企業(yè)整體管理水平同步提升，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。使檔案工作在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
關(guān)鍵詞：存在問題;管理創(chuàng)新;對策
中圖分類號(hào): C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
1 引言
隨著辦公自動(dòng)化、社會(huì)信息化檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的管理和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中，由單純的存放走向應(yīng)用，使之更好地為企業(yè)管理服務(wù)。
2 管理檔案存在的問題
(1)企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則
企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)考核，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，對檔案綜合管理不夠重視，甚至有部分領(lǐng)導(dǎo)還認(rèn)為檔案室就是資料室，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃;有任務(wù)、無落實(shí);有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。[1]
(2)檔案工作缺乏制度化的管理
當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，特別是工程技術(shù)檔案，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入、更換，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷歸檔過程中，存在著分類不準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件與目錄順序不符，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項(xiàng)工作較難，各項(xiàng)工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
(3)缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對檔案管理方法進(jìn)行更新改造
目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。
3 企業(yè)檔案管理原則
(1)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理
企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。
(2)維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全
維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套;從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部生產(chǎn)經(jīng)營和各項(xiàng)工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書、圖表、聲像等原始記錄材料，嚴(yán)防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的完整和安全，對企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)__，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
(3)便于企業(yè)和社會(huì)對企業(yè)檔案的有效利用
企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因?yàn)樗鼘ι鐣?huì)有一定的利用價(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。 [2]
4 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新
(1)要具備現(xiàn)代化的觀念
計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)和正在檔案管理工作中產(chǎn)生劃時(shí)代的巨大影響。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，大量機(jī)讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個(gè)觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個(gè)檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現(xiàn)代化的第一步。
(2)要有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)
目前，就大多數(shù)檔案館特別是基層檔案館來說，先進(jìn)設(shè)備不可能引進(jìn)。因此，我們一方面要不失時(shí)機(jī)地爭取相關(guān)部門的支持，力爭改變我們的設(shè)備條件，為現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)，同時(shí)也應(yīng)不失時(shí)機(jī)地培養(yǎng)人才，使現(xiàn)有的設(shè)備盡可能地與自己的館藏實(shí)際相結(jié)合，在檔案管理和提供使用中發(fā)揮作用。這方面的重要任務(wù)，一是充分利用現(xiàn)有設(shè)備，使之充分發(fā)揮效用，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)人才;二是在整理、編目等基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化上多下功夫，為進(jìn)一步引進(jìn)設(shè)備創(chuàng)造條件;三是對電子文件歸檔工作著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)應(yīng)從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，在保管條件、翻拍復(fù)印、裝訂等方面的現(xiàn)代化需要新的知識(shí)和新的技術(shù)手段?，F(xiàn)有的檔案管理人員如果不能適應(yīng)工作的需要，要通過組織培訓(xùn)及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等，盡快掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能。總之，在購買和采用現(xiàn)代化設(shè)備上，必須以相關(guān)人才的調(diào)入和培養(yǎng)為前提，因?yàn)闆]有懂技術(shù)的相關(guān)人才，設(shè)備不可能充分發(fā)揮作用。另外，購買和引進(jìn)設(shè)行備一定要考慮到本單位的實(shí)際，重點(diǎn)搞好基礎(chǔ)工作，只有基礎(chǔ)工作先行，現(xiàn)代化設(shè)備才能真正充分發(fā)揮作用。
信息化時(shí)代帶給了我們太多的機(jī)遇。文件與檔案工作者必須主動(dòng)掌握時(shí)代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。[3]
5 檔案管理對策
(1)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí)，按照檔案達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善檔案管理的整體規(guī)劃，使企業(yè)檔案工作順利進(jìn)行。
(2)加大對硬件設(shè)施的投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)
按照檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室?guī)旆?、閱檔室、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護(hù)措施。
(3)提高檔案管理人員管理水平
加強(qiáng)對管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。
6 結(jié)束語
檔案管理工作是與單位事業(yè)同生存、共發(fā)展的不可缺少的管理內(nèi)容，是專業(yè)性很強(qiáng)的工作。做好檔案工作就是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展的推進(jìn)，是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。我們要與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、不斷探究，將檔案工作廣泛、深入、健康、持久地開展下去。
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[3] 蘇杰.文書檔案管理實(shí)務(wù)，中央廣播電視大學(xué)出版社,2008
淺談企業(yè)檔案管理研究論文篇三
《 論企業(yè)檔案管理 》
摘 要：分析了企業(yè)檔案管理的重要性，闡述了企業(yè)檔案管理的原則，并對現(xiàn)行檔案管理工作提出了相應(yīng)的建議，以期為有關(guān)檔案工作者提供參考。
關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;管理;建議
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3198(2009)03-0035-02
1 企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。
(1)企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。
(2)企業(yè)的科技檔案是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力。
(3)企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式。
(4)企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。
2 企業(yè)檔案管理原則
(1)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。
(2)維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套;從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴(yán)防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的安全，對企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)__，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
(3)便于企業(yè)和社會(huì)對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因?yàn)樗鼘ι鐣?huì)有一定的利用價(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。
3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建議
3.1 統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因?yàn)楝F(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個(gè)部門，而是作為一個(gè)地區(qū)、一個(gè)系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個(gè)組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。國家相繼出臺(tái)了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/ T 15 -1995) 、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)的一致性測試》( GB/T17679 - 1999) 、《CAD 電子文件管理》( GB/T17825. 1～10 - 1999) 、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/ T 31 -2005) 、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》(DA/T 32 - 2005) 等。并不斷完善、修改《檔案法》等相關(guān)法律，進(jìn)一步為檔案管理信息化提供法律依據(jù)。
3.2 提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)
(1)具有較高的政治素質(zhì)。提高檔案專業(yè)人員的政治素質(zhì)，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、毛澤東思想、學(xué)習(xí)鄧小平建設(shè)有中國特色社會(huì)主義理論與檔案工作實(shí)際結(jié)合起來，著力解決好世界觀、人生觀問題，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的思想理論基礎(chǔ)。
(2)具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案專業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德，要牢固樹立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案專業(yè)人員應(yīng)尊重檔案、尊重歷史，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔;必須忠于職守，具有嚴(yán)格的保密觀念，以確保檔案在政治上的安全。
(3)應(yīng)具有較高的專業(yè)素質(zhì)。必須具有扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。
(4)應(yīng)具有創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是工作向前發(fā)展的直接推動(dòng)力，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的來臨，我們要學(xué)習(xí)與創(chuàng)新同步，需要?jiǎng)?chuàng)造性學(xué)習(xí)，善于發(fā)現(xiàn)新事物，研究新問題、新辦法。應(yīng)把握機(jī)遇，解放思想，開創(chuàng)性工作，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。
3.3 服務(wù)創(chuàng)新
信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺(tái)。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺(tái)，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺(tái)，突出了用戶的權(quán)益，保護(hù)了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時(shí)，體會(huì)到檔案服務(wù)工作人性化、主動(dòng)性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離;另一方面，在對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù);第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。
3.4 正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系
保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi);領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好__的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。
3.5 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
(1)明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。會(huì)計(jì)核算類文件由財(cái)會(huì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會(huì)獲得的文件材料，要在會(huì)議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。
(2) 嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門、文件點(diǎn)收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號(hào)、檔號(hào)編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。
(3)完善企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計(jì)制度、文件材料立卷歸檔制度等。
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