職場(chǎng)電話基本禮儀有哪些
職場(chǎng)電話基本禮儀有哪些
身處職場(chǎng)，無(wú)論你詩(shī)司領(lǐng)導(dǎo)層還是普通的辦公人員，都不可避免的要接電話和打電話。電話溝通與面對(duì)面溝通完全不同。面對(duì)面溝通談業(yè)務(wù)時(shí)，你能清楚地看到對(duì)方的表情和動(dòng)作，很直觀地接收到對(duì)方表達(dá)的信息。下面是小編給大家搜集整理的職場(chǎng)電話禮儀文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
職場(chǎng)有哪些打電話的禮儀?
1、及時(shí)接聽(tīng)
職場(chǎng)中有時(shí)接電話也有低潮期，一個(gè)電話總是要響了幾聲才去接聽(tīng)，其實(shí)這樣是不合適的。鈴響后應(yīng)及時(shí)拿起電話，不帶任何情緒化，否則就是我們?cè)诼殘?chǎng)上缺乏效率、不夠?qū)I(yè)的表現(xiàn)。如果對(duì)方事情很著急，延遲接電話會(huì)令對(duì)方產(chǎn)生焦慮情緒。因此，電話鈴聲在響過(guò)兩聲之后及時(shí)接聽(tīng)，是一個(gè)非常合適的時(shí)機(jī)，如果電話相距較遠(yuǎn)，或者走不開(kāi)未能及時(shí)接聽(tīng)，應(yīng)該在拿起電話后首先表示歉意。
2、移動(dòng)電話禮儀
“開(kāi)會(huì)關(guān)機(jī)或轉(zhuǎn)為震動(dòng)”是基本的職場(chǎng)電話禮儀。當(dāng)會(huì)議中其他人在發(fā)言或者傳達(dá)重要的事情，如果手機(jī)鈴聲突然響起，不但打斷了發(fā)言人的思路，也會(huì)轉(zhuǎn)移參會(huì)者的注意力，使會(huì)議受到干擾，對(duì)與會(huì)人員也不尊重。
3、撥打電話禮儀
撥打電話之前，首先將電話內(nèi)容整理清楚。對(duì)方接聽(tīng)后首先說(shuō)“您好，我是XX(或單位名稱(chēng))，請(qǐng)問(wèn)XX總在嗎?”，確定人員后，將事先準(zhǔn)備的通話內(nèi)容一一講述，并確認(rèn)對(duì)方清楚(比如：“我說(shuō)明白了嗎?”而不是“你聽(tīng)清楚了嗎?”)，等對(duì)方掛斷后再放下電話。
如非必要，不要在筏作時(shí)間(如休息、用餐時(shí)間、節(jié)假日等)打電話。
職場(chǎng)電話禮儀有哪些
1.主動(dòng)自報(bào)單位名稱(chēng)或者姓名，別等對(duì)方詢(xún)問(wèn)時(shí)再回答。
無(wú)論是接電話，還是打電話，在電話接通時(shí)，都要先說(shuō)“您好，這里是XXX(單位名稱(chēng))”或者說(shuō)“您好!我是XXX”。
主動(dòng)自報(bào)單位名稱(chēng)或者姓名，能夠讓對(duì)方先明確你的身份，心理有所準(zhǔn)備。如果在電話接通時(shí)，你直接問(wèn)“請(qǐng)問(wèn)XXX在嗎?”無(wú)論對(duì)方是不是你要找的人，都會(huì)產(chǎn)生一種很唐突的感覺(jué)。
2.如果你是撥打電話的一方，在電話中斷時(shí)，要主動(dòng)回?fù)苓^(guò)去。
在打電話時(shí)，偶爾會(huì)發(fā)生電話中斷的情況，在電話中斷后，如果剛才你是撥打電話的一方，要主動(dòng)再撥過(guò)去。即使剛剛在電話里，主要的事情已經(jīng)交談結(jié)束，也要再撥過(guò)去說(shuō)明一下電話中斷的原因，如“信號(hào)不好……”，然后再向?qū)Ψ秸f(shuō)“再見(jiàn)”，也能體現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的尊重和重視。
3.“請(qǐng)您稍等”時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，通常不超過(guò)1分鐘。
當(dāng)對(duì)方要詢(xún)問(wèn)的信息你不清楚或不確定，需要查資料時(shí)，要先說(shuō)一句“請(qǐng)您稍等”。但是，讓對(duì)方等的時(shí)間不宜超過(guò)1分鐘。當(dāng)電話在1分鐘內(nèi)重新拿起時(shí)，要先向?qū)Ψ秸f(shuō)一句“很抱歉，讓您久等了”。
如果對(duì)方詢(xún)問(wèn)的信息你一時(shí)半會(huì)兒找不到，就要向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，讓對(duì)方先忙別的事情，而不是長(zhǎng)時(shí)間守在電話旁。如說(shuō)“不好意思，您要的數(shù)據(jù)或者資料，我這邊再確定一下，等會(huì)兒給您打過(guò)去”。如果讓對(duì)方長(zhǎng)時(shí)間守在電話旁，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且，對(duì)方的心情也會(huì)受到影響。試想，你守著聽(tīng)筒卻聽(tīng)不到聲音，心情會(huì)不會(huì)變得煩躁?
4.在電話鈴聲第三次響起前，接起電話。
當(dāng)你在忙別的事情，在電話鈴聲響了很久之后才接起時(shí)，記得向?qū)Ψ秸f(shuō)明情況，表達(dá)歉意。
5.養(yǎng)成左手接電話的習(xí)慣。
打電話時(shí)，要養(yǎng)成左手拿聽(tīng)筒，右手邊放著筆和紙，隨時(shí)做記錄的準(zhǔn)備。
倘若你習(xí)慣右手接電話，當(dāng)對(duì)方要告訴你需要記錄的信息時(shí)，比如電話號(hào)碼、QQ號(hào)、郵箱時(shí)，你要先將電話從右手換到左手，可能會(huì)錯(cuò)過(guò)信息，要對(duì)方再三重復(fù)，無(wú)形中浪費(fèi)了時(shí)間。
左手接打電話，是節(jié)約時(shí)間，提高辦事效率的好習(xí)慣。
6.在電話里談業(yè)務(wù)時(shí)，要提前約定時(shí)間，準(zhǔn)備資料。
在電話里談業(yè)務(wù)，雙方要提前約定好時(shí)間。在雙方都合適的時(shí)間內(nèi)交談，同時(shí)，也能提前準(zhǔn)備相關(guān)資料。如果沒(méi)有提前約定，可能電話打過(guò)去，對(duì)方正好在忙，難免唐突。而且，對(duì)方也沒(méi)有提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，在交談的過(guò)程中，因?yàn)椴橘Y料也會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。
7.養(yǎng)成讓對(duì)方先掛電話，自己后掛電話的習(xí)慣。
在交談完畢后，要養(yǎng)成讓對(duì)方先掛電話的習(xí)慣。尤其當(dāng)對(duì)方是客戶公司或者上司時(shí)，一定要等對(duì)方掛斷電話之后，自己再掛電話，這也是尊重對(duì)方的行為。
身為公司員工，你的每一個(gè)行為都代表著公司的形象。良好的電話禮儀，也在無(wú)形中向?qū)Ψ絺鬟f著公司的形象。
電話禮儀，不僅體現(xiàn)于職場(chǎng)，日常的每個(gè)電話，都需要注重禮儀。好的電話禮儀也能體現(xiàn)一個(gè)人的禮儀禮貌和修養(yǎng)。
職場(chǎng)中不可不知的電話禮儀
打好腹稿。
電話的特點(diǎn)，及時(shí)性強(qiáng)，承載的信息量小。
今天我一出門(mén)錢(qián)包就被偷了，發(fā)個(gè)朋友圈“有賊啊，我被偷了，怎么辦啊，在線等”，我有病吧?……
還不是要打個(gè)電話給警察叔叔，三五句話把事兒說(shuō)明白了，等候上門(mén)服務(wù)。
打電話前，先想清楚自己要說(shuō)什么，如何稱(chēng)呼，怎樣表達(dá)，用什么語(yǔ)氣，該怎么措辭。
要說(shuō)的事怕記不住，就一二三四寫(xiě)下來(lái)。
通話時(shí)間宜短不宜長(zhǎng)，最好控制在三分鐘之內(nèi)。長(zhǎng)話短說(shuō)，廢話不說(shuō)，沒(méi)話別說(shuō)。
拿著電話玩捉迷藏，“你猜我是誰(shuí)”，你咋這么寂寞呢……
打電話給對(duì)方，一定要自報(bào)家門(mén)。
“您好，請(qǐng)問(wèn)是崔永元老師嗎?我是兄弟連教育的李明”，尊稱(chēng)問(wèn)好，先介紹自己。
確認(rèn)對(duì)方身份后，務(wù)必要來(lái)一句，“請(qǐng)問(wèn)您現(xiàn)在方便講電話嗎?”
打電話要挑一個(gè)“對(duì)方不煩你的時(shí)間”。休息時(shí)間盡量不打，除非萬(wàn)不得已。
晚上十點(diǎn)以后，早上七點(diǎn)之前，沒(méi)什么火燒眉毛的事不要打電話，實(shí)在是有急事，你第一句話要說(shuō)的是抱歉，“事關(guān)緊急，打攪您了”。
就餐時(shí)間盡量別打電話，工作這么忙，中午就這么點(diǎn)時(shí)間吃個(gè)飯，享受下生活，你給我打了個(gè)長(zhǎng)長(zhǎng)的電話，影響我的食欲，破壞我的消化系統(tǒng)，那么招人煩呢。
我老婆在一家軟件企業(yè)負(fù)責(zé)招聘時(shí)，晚上回到家剛要吃飯，白天應(yīng)聘實(shí)習(xí)生的一位小伙子打來(lái)電話，不管你方不方便，反正噼里啪啦嘁哩喀喳就是一通講啊……
等她放下電話，菜已經(jīng)涼透了。
這就太自我為中心了，你的事兒是事兒，但別人的時(shí)間也是時(shí)間。
如果和外國(guó)人溝通，尤其美國(guó)、歐洲這樣距離較遠(yuǎn)的地，別忘記時(shí)差，否則一不小心就成午夜兇鈴了……
打電話時(shí)，要整個(gè)像樣的造型。
一位牛逼閃閃的銷(xiāo)售，晚上穿著睡衣要休息了，突然想起來(lái)，有一個(gè)重要的客戶電話沒(méi)打，如果是你會(huì)怎么做?
躺在床上打完就睡了唄。
他爬起來(lái)，換上襯衫，打上領(lǐng)帶，洗洗臉，照照鏡子，坐在客廳的沙發(fā)上給客戶打電話……他老婆以為他瘋了!
他說(shuō)，“客戶能從我的聲音里聽(tīng)出來(lái)”。
想象一下，在床上睡意朦朧的打電話，聲音會(huì)不會(huì)多多少少帶著一點(diǎn)懶散?你的注意力可能會(huì)非常集中嗎?你的聲音可能會(huì)非常熱情嗎?
為什么很多客服的電話前，會(huì)放一面小鏡子?
女人都是愛(ài)美的，一接電話，她們會(huì)本能的照鏡子，下意識(shí)的整理頭發(fā)和衣服，保持良好的姿態(tài)和儀容。
電話另一端的人雖然看不到，但其實(shí)你笑沒(méi)笑，他是能聽(tīng)出來(lái)的。
電話溝通中，要特別注意兩件事：
一，不要打斷對(duì)方講話
二，給對(duì)方明確的回應(yīng)
讓對(duì)方把話講完，不論他說(shuō)的對(duì)或不對(duì)，這是基本的尊重。
溝通中要注意回應(yīng)，適時(shí)的說(shuō)“好的/可以/沒(méi)問(wèn)題”，不要半天不吭聲，或者秀鼻音“嗯/啊/哦”……
講話后詢(xún)問(wèn)對(duì)方意見(jiàn)，不要說(shuō)“你聽(tīng)清楚了嗎”，要說(shuō)“我講明白了嗎”。
在開(kāi)放式的辦公環(huán)境，手機(jī)最好設(shè)置為振動(dòng)，或者調(diào)小鈴聲。
面試一位應(yīng)聘者，你一本正經(jīng)的像個(gè)稱(chēng)霸職場(chǎng)的御姐，突然手機(jī)響了，“海草海草，隨波飄搖”，所有的武裝灰飛煙滅……
去見(jiàn)客戶談合作，裝的人模狗樣二五八萬(wàn)的像個(gè)職場(chǎng)精英，不合時(shí)宜的有人打來(lái)電話，“大王派我來(lái)巡山，我把世間轉(zhuǎn)一轉(zhuǎn)”，逗逼屬性暴露無(wú)遺……
一個(gè)辦公室坐了很多人，手機(jī)鈴聲此起彼伏，一會(huì)兒一首小蘋(píng)果，一會(huì)兒一首最炫民族風(fēng)，大家不用工作了，直接廣場(chǎng)舞扭起來(lái)吧……
我上班時(shí)，即便不是開(kāi)會(huì)或講課，手機(jī)也都會(huì)調(diào)成振動(dòng)，避免對(duì)別人的打擾。為了防止漏接電話，戴個(gè)手環(huán)，有來(lái)電它也會(huì)嗚嗚嗚的振，來(lái)提醒我。
接電話也大有講究。
鈴聲一響，你馬上就接起來(lái)，對(duì)方嚇一跳，沒(méi)有心理準(zhǔn)備，這不禮貌。而且，江湖傳說(shuō)，電話響第一聲時(shí)輻射最大。
最佳的時(shí)間，是電話響兩三聲后接聽(tīng)。
如果響到六聲以上，你還沒(méi)有接電話，對(duì)方會(huì)十分急躁，因?yàn)樗谶@段時(shí)間，幾乎所有注意力都在電話上。這種情況，接聽(tīng)電話后應(yīng)該首先致歉。
職場(chǎng)中常用的聯(lián)系人，最好存在通訊錄里。
試想下，如果對(duì)方電話打過(guò)來(lái)，你一接，“您好……”和“喂，老王啊，今兒這么有空想起我來(lái)了呢……”感覺(jué)是不是差很多?
一聲“您好”是透著禮貌，但也透著陌生，對(duì)方?jīng)]準(zhǔn)兒還琢磨呢，老李這個(gè)家伙居然沒(méi)存我手機(jī)號(hào)，這貨沒(méi)拿我當(dāng)朋友啊……
掛電話前，不要忘記總結(jié)確認(rèn)。
在電話溝通中，達(dá)成了什么共識(shí)，告知了幾件事情，一定要最后做一下確認(rèn)。
“冰冰，關(guān)于合同，我們擬定一大一小兩份，是不是?”“王總，我和您確認(rèn)下剛說(shuō)的三件事，一，世界杯幫您下注冰島奪冠;二，您的股票能出的都出了;三，幫您再買(mǎi)十個(gè)比特幣，您看是不是就這三件事?”
這個(gè)動(dòng)作至關(guān)重要，編筐編簍全在收口。
誰(shuí)先掛電話，是一個(gè)有意思的問(wèn)題。
以前有人和我說(shuō)，“對(duì)方先掛”，這個(gè)想法其實(shí)有bug，萬(wàn)一對(duì)方也這么想怎么辦?就進(jìn)入了死循環(huán)，兩人都挺著，看誰(shuí)手機(jī)先沒(méi)電……
職場(chǎng)使用手機(jī)時(shí)須注意的問(wèn)題
要安全使用。 一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的人員是不應(yīng)該用移動(dòng)電話來(lái)傳送重要信息的。尤其在國(guó)際交往中，有些非法組織和個(gè)人使用竊密的工具，竊取移動(dòng)電話中的信息資料。所以，從保密的要求來(lái)講，移動(dòng)電話是不適合傳遞重要信息的。要注意遵守安全規(guī)范，比如開(kāi)車(chē)的時(shí)候不打手機(jī)，乘坐飛機(jī)時(shí)手機(jī)要關(guān)機(jī)，在加油站附近和病房之內(nèi)不使用手機(jī)等。
要文明使用。 這一要求是在使用手機(jī)時(shí)要有尊重人、愛(ài)護(hù)人、關(guān)心人、體諒人的意識(shí)。在公眾場(chǎng)合，要養(yǎng)成手機(jī)改成振動(dòng)或者靜音、甚至關(guān)機(jī)的習(xí)慣。不要讓手機(jī)在大庭廣眾之中頻頻響起，更不要在人多之處接聽(tīng)電話。另外，手機(jī)有一些特殊的附帶功能，比如發(fā)短信、拍照等。在使用這些功能時(shí)就要注意，給別人拍照要先征得對(duì)方同意。發(fā)手機(jī)短信應(yīng)該發(fā)有效、有益的信息。
要規(guī)范使用。首先，使用手機(jī)通話，跟使用座機(jī)是一樣的，禮貌用語(yǔ)要有，電話該誰(shuí)掛就是誰(shuí)掛，該道別就要道別。這些要按照一般座機(jī)的使用規(guī)則去遵守。其次，手機(jī)也同樣不宜相互借用，手機(jī)里儲(chǔ)存的電話號(hào)碼、短信以及通話記錄等，從某種意義上講都是個(gè)人隱私。
在禮儀上解決順序的問(wèn)題，原則是：尊重為先
誰(shuí)是尊者?
長(zhǎng)輩是尊者，在職場(chǎng)，客戶是尊者，老板是尊者，領(lǐng)導(dǎo)是尊者，異性交往中女性是尊者。
我給家中八十多歲的姥姥打電話，她是用的座機(jī)，我用手機(jī)一按就掛了，老人家動(dòng)作慢，我一定要拿著手機(jī)等著，聽(tīng)到她慢慢把電話撂下了，我再掛，這是很重要的一個(gè)細(xì)節(jié)。
外孫子打個(gè)電話，掛的猴急猴急的，她電話還在手里拿著呢，我這邊嗖一下按了，掛斷電話的嘟嘟聲會(huì)不會(huì)讓她覺(jué)得有點(diǎn)失落?
最后，聊一聊和求職相關(guān)的電話操作。
很多年輕人擔(dān)心求職被騙，明哥安利大家一個(gè)小技巧。
HR電話邀約的時(shí)候，自報(bào)家門(mén)語(yǔ)速往往較快，而且公司名可能說(shuō)的還是簡(jiǎn)稱(chēng)，人剛接電話的時(shí)候注意力又不集中，最后可能也沒(méi)聽(tīng)清公司名，還不好意思問(wèn)。
技能包來(lái)了——
“您好，喂，您好，喂……抱歉啊，我剛才手機(jī)信號(hào)不好，您說(shuō)您是哪家公司?”
耍個(gè)小心眼不可恥，在對(duì)方重復(fù)后記下來(lái)，上網(wǎng)去搜索下，如果有小伙伴上過(guò)當(dāng)，很容易看到警示信息。通過(guò)企查查、天眼查等了解下公司基本情況，通過(guò)看準(zhǔn)網(wǎng)、職友網(wǎng)等看看其他人評(píng)價(jià)，知己知彼。
電話面試大多用于候選人初篩，快速甄別不符合標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)聘者，相比肉身面對(duì)面的碰撞，省時(shí)省力也省錢(qián)。但見(jiàn)不到活物，很多人總覺(jué)得月光光心發(fā)慌，其實(shí)，電話面試更容易“作弊”……
去公司面試，自我介紹你需要寫(xiě)好背熟。電話面試就簡(jiǎn)單了，寫(xiě)好照著念就行了，只要不是念的照本宣科好像朗讀小學(xué)課文。反正面試官又看不到你真人，不知道你是不是投機(jī)取巧。
相關(guān)文章：