外賓接待流程是怎樣的

　　接待外賓與外賓見面時，視對象、場合的不同，禮節(jié)也有所差異。具體流程是怎樣的?下面是學習啦小編為你整理的外賓接待流程，希望對你有幫助。

　　外賓接待流程

　　一、 確定接待內容

　　接待活動前一天需明確以下事項，以便安排后續(xù)工作：

　　1、接待對象：

　　掌握來賓信息，包括姓名、所屬單位、職務、人數，是否有隨行人員或司機。

　　2、接待人員：

　　確定接待活動中的領導名單，包括集團領導和公司領導。根據服務內容和分工確定所有服務人員名單，建立會務組微信群，以便隨時通報接待行程、進展及變更事項。

　　3、來訪目的：

　　了解來訪目的，以便有針對性的安排接待流程和所提供的服務。

　　4、參觀地點及接待行程：

　　確定來賓參觀的地點以及整個活動過程的行程安排、參觀順序及時間節(jié)點。

　　5、服務需求：

　　確定整個接待過程中所需要的服務內容，如接送服務、參觀地塊、沙盤講解、會議服務、用餐服務、住宿服務等。

　　6、接待時間：

　　提前了解來賓的出發(fā)地點(以便推算路程所需的時間)、出發(fā)時間，以及計劃到達參觀地點的時間。

　　二、 來賓接應：

　　對首次來訪的賓客和重要來賓，應提前在來訪途中等候迎接并引導至參觀地點。需提前確定接應地點、時間、接應對象及車牌號，指定專人專車在約定時間前20分鐘到達等候。(通常北京市來賓應在京哈高速西集出口接應)

　　引導人與來賓會合后，應第一時間在會務組微信群中通報，距離目的地2公里左右再通報一次，以便公司領導和接待人員做好迎賓準備。(例如：參觀目的地為C4辦公樓，引導人員應在到達中信第一城時在會務組微信群里通報位置。)

　　三、 項目參觀服務

　　1、根據接待對象的來訪目的確定參觀路線，提前模擬一遍，了解路況，發(fā)現和解決參觀路線中可能出現的問題，記錄每段路程所需時間，以便確定最終的接待行程和各環(huán)節(jié)時間。

　　2、重要來賓來訪，需安排專人在參觀區(qū)域或特定區(qū)域巡視，發(fā)現問題及時反饋，并協助處理突發(fā)事件。

　　3、根據參觀人數確定適合的車輛，指定駕駛人駕駛，駕駛員負責提前檢查車況，對車輛內外部進行清潔整理，保證油量充足，并備一箱礦泉水供來賓車上飲用。冬夏兩季應提前開啟空調保持舒適溫度。

　　4、確定候車時間，駕駛人員應提前將車輛開到門口等候，注意將車門正對樓門，切不可將車尾對著樓門方向。

　　5、確定隨車參觀的陪同人員，參觀車輛每到達一個目的地應及時在微信群中通報位置，同時，在允許的情況下，對參觀過程進行拍照作為存檔資料。若除公司領導外無其他陪同人員，應安排指引車在參觀車輛前方開路，指引車駕駛人負責隨時通報位置。

　　6、參觀非本公司區(qū)域時，如紫藤堡、天下第一城，應提前聯系相關單位，溝通參觀事宜并告知參觀車輛車牌號，保證車輛進出自由。

　　四、 沙盤講解服務

　　(一)準備工作

　　1、 提前一天將接待活動行程告知物業(yè)公司，安排保潔員重點清掃參觀區(qū)域，做好

　　室內通風。清掃首層衛(wèi)生間，裝入擦手紙、衛(wèi)生紙及洗手液。物業(yè)工程部提前一天檢查燈光音響空調是否運行正常，發(fā)現問題及時維修。接待當天提前1小時啟動首層空調，提前30分鐘將燈光、音響調試完畢。

　　2、 圈定來賓停車場區(qū)域，及時通知公司員工停車注意事項并安排保安公司做好車

　　輛疏導工作。來賓車輛到達停車場后，保安員應給予引導和幫助，但對車輛的停泊位置不做強性限制。

　　3、 物品準備：準備沙盤專用激光筆3支;在前臺位置擺放小瓶礦泉水供來賓自取。

　　在沙盤休息區(qū)茶幾中間擺放礦泉水、煙灰缸。

　　(二)過程中服務

　　1、 來賓車輛到達停車場時，由保安人員將大門全開，并側立于大門東側，面向西，

　　立正迎賓;同時，樓內的引導人員開啟沙盤燈。

　　2、 來賓進入大門時，保安人員立正敬禮，待來賓全部進入辦公樓后，保安人員禮

　　畢，關閉大門，立正站于大門內側，面向沙盤方向。沙盤講解過程中，保安人員不得隨意走動或坐下休息。

　　3、 來賓進入辦公樓時，由兩名引導人員立于臺階兩側，小聲提示來賓注意臺階。

　　講解開始時，引導人員將激光筆和話筒遞給主講領導，并站立于沙盤外側，隨時觀察公司領導和來賓需求提供服務，并根據來賓需要將其引導至相應地點。

　　4、 在允許的情況下，安排攝像人員進行拍攝。

　　5、 沙盤講解結束后，一名引導人員將來賓引導至下一行程地點，另一名引導人員

　　負責在一層等候收尾。若來賓離開，應尾隨來賓后方協助送行。

　　五、 會議服務

　　(一)會前準備

　　1、 會議室設備：

　　會議室電腦：如來賓座談時，需要播放影音或PPT文件，應提前確定與投影儀接駁的電腦，保證運行良好，開會前接好電源并開啟。

　　投影儀：提前30分鐘啟動投影儀并與電腦接好，調試好畫面，保證投影圖像端正，字跡清晰。

　　空調：冬夏兩季應提前30分鐘啟動空調，調試至適宜溫度。

　　燈光：根據會議需求將燈光亮度調至最佳，如使用投影儀，需提前拉合窗簾。

　　2、 會議室用具：

　　會議桌上擺放物品的標準(見下圖)：桌牌距離會議桌邊緣50公分，桌牌下方正中位置根據需要擺放A4白紙一張或會議資料一份，桌牌右側擺放瓶裝水一瓶，根據需要選擇小瓶農夫山泉或蘇打水，瓶裝水右側擺放瓷質茶杯一個，杯把朝右側擺放，A4紙右側擺放簽字筆一支或根據需要擺放激光筆一支，筆尖向前。播放幻燈時，為匯報人準備1支翻頁激光筆，1支備用。會議桌中央，每間隔50公分依次擺放煙灰缸及紙巾盒。

　　茶具準備：參照會議倒水服務。

　　其他：在茶水柜準備富余的會議資料、瓶裝水、A4白紙及簽字筆，以備用。在允許的情況下，準備錄音筆、相機、錄像機，提前一天充電，檢查內存，保證會議使用。

　　3、 會議資料準備：

　　影音、PPT文件：將需要放映的文件提前拷貝至會議室電腦中，確保文件完好，開啟正常，同時在U盤中備份以防文件丟失。

　　書面文件：將匯報文件打印成冊，與其他資料一齊影印數份，保證與會人員人手一份，同時留有富余。

　　4、 其他用品準備：

　　(二)會中服務

　　1、 茶水服務：

　　參考會議倒水禮儀。

　　2、 茶歇服務：會議時間較長時，需準備茶點臺，提供點心、水果及各類茶飲，食

　　物要求方便易取。會務人員應注意及時清理桌上垃圾，及時補充食物，避免空盤。

　　3、 會議結束時，會務人員應及時開啟會議室門，使與會人員順利離開，同時注意

　　觀察會議室桌面，是否有人遺漏物品。一名引導人員將來賓引導至下一行程目的地，另一引導人員負責等待收尾，避免有停留或去衛(wèi)生間的客人掉隊。

　　六、 餐飲服務

　　首先確定用餐人數以及工作餐數量，確定用餐時間和用餐地點，根據不同用餐地點進行不同的服務安排：

　　(一)公司內用餐(以小餐廳為主)

　　1、 提前一天確定菜單內容，通知食堂準備食材。

　　2、 備齊餐廳常用物品：專用小號紙巾、煙灰缸、牙簽、啟瓶器、醒酒器、調料瓶、

　　蒜碟、茶具、餐具、垃圾桶等

　　3、 餐廳布置：根據用餐人數擺放桌椅、餐具，擺放標準如下：

　　4、 接待當天，在用餐時間前0.5-1小時開啟空調，調試至合適溫度。提前開啟燈

　　光。如需飲用紅酒，應提前30分鐘將紅酒打開倒進醒酒器內醒酒。

　　5、 用餐過程中，會務人員全程陪同服務(公司領導有特殊指示的除外)，待客人落

　　座后開始斟茶，根據需要倒酒。從主賓開始，按順時針順序進行。用餐過程中注意觀察，根據需要隨時添水倒酒。關注用餐人需求提供相應服務，桌上或餐碟中雜物較多時，征求同意后及時清理或更換餐碟。

　　6、 上菜注意事項：上菜位置要固定，選擇靠近門口的位置。上菜前要提示上菜位

　　置的用餐人，一手端盤，一手輕輕轉動托盤。端盤不宜過高，動作要輕緩平穩(wěn)。及時撤掉空盤。湯、粥類食品應同時提供，不擺上桌，詢問用餐人喜好后，在茶水柜處盛好雙手端上。

　　7、 來賓隨行人員或司機，不與主賓一同用餐的，由專人負責陪同接待，至員工食堂用餐。

　　(二)公司外用餐

　　1、 根據用餐人數及領導要求選定合適的用餐地點，需提前實地考察環(huán)境與服務。

　　2、 確定餐標和菜單，預定好工作餐。

　　3、 提前預定或準備酒水飲料。

　　4、 用餐前1小時，會務人員到達餐廳檢查環(huán)境和餐飲準備情況，等候來賓。來賓

　　驅車前往用餐地點時，會務人員應在微信群中通報。 5、 來賓到達用餐地點，會務人員開門迎接，引導來賓至用餐區(qū)。

　　6、 會務人員和司機等不與主賓用餐的人員一同至工作餐地點用餐。

　　7、 會務人員隨時了解主賓用餐情況，根據需要提供服務，用餐尾聲時，通知司機

　　準備候車。

　　七、 住宿服務

　　1、 確定住宿人數及住宿人員身份信息，確定住宿標準與住宿時間。

　　2、 聯系相關酒店賓館，預約房間，需實地考察賓館環(huán)境、檔次及服務狀況。

　　3、 與賓館溝通好住宿事宜，做到賓客到達時，出示證件即可入住。

　　4、 與賓館預約服務事項，如早餐、叫早等。

　　5、 重要來賓，應提前在酒店房間準備瓶裝水及水果，方便客人取用。

　　八、 活動收尾

　　1、 賓客離開時，會務人員在來賓后方協助送客，來賓車輛駛離，服務工作終止。

　　2、 來賓初次來訪，應安排送客車輛或引導車輛，將來賓引導至接應地點。

　　3、 觀察是否有停留客人或領導，以便提供茶水等服務。

　　4、 收尾工作：關閉所有用電設備、燈光，回收會議用具和書面資料，清洗清點茶

　　具數量，妥善保管，通知保潔進行清理打掃。

　　5、 活動資料收集：對接待活動當天涉及的匯報材料、錄音、照片等進行收集整理，

　　統(tǒng)一存檔備案。

　　6、 活動總結：對接待活動全過程進行總結，梳理工作流程中存在的問題和疏漏，

　　對活動流程進行改進和完善。