職場(chǎng)商務(wù)電話(huà)禮儀的注意事項(xiàng)
電話(huà)被現(xiàn)代人公認(rèn)為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話(huà)的語(yǔ)言很關(guān)鍵，它直接影響著一個(gè)公司的聲譽(yù)。下面學(xué)習(xí)啦小編為大家整理了職場(chǎng)商務(wù)電話(huà)禮儀的注意事項(xiàng)，希望大家能夠喜歡。
職場(chǎng)商務(wù)電話(huà)禮儀的注意事項(xiàng)
通話(huà)是現(xiàn)代社會(huì)最常見(jiàn)的一種交際方式。它是運(yùn)用電話(huà)等現(xiàn)代通訊工具進(jìn)行交往, 具有快捷、方便的特點(diǎn)。盡管不是面對(duì)面地交談, 卻能讓人迅速獲得信息, 及時(shí)進(jìn)行溝通。
在公務(wù)活動(dòng)中, 使用通話(huà)交流情況、溝通信息、商洽問(wèn)題、答復(fù)事項(xiàng), 是一種最普遍的工作手段。通話(huà)包括打電話(huà)和接聽(tīng)電話(huà)。不論是使用普通電話(huà)還是
移動(dòng)電話(huà), 都要遵守一定的禮儀規(guī)范。
學(xué)會(huì)通話(huà)可以樹(shù)立良好的電話(huà)形象。如果缺乏電話(huà)使用常識(shí), 沒(méi)有掌握通話(huà)的技巧和禮儀規(guī)范, 就會(huì)影響公務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展, 甚至損害機(jī)關(guān)單位的形象。
怎樣打電話(huà)?
誰(shuí)不會(huì)打電話(huà)?也許你會(huì)發(fā)出這樣的疑問(wèn)。打電話(huà)確實(shí)是一種最常見(jiàn)的交際方式。但是要正確掌握打電話(huà)的方法, 還是需要注意一些問(wèn)題的。
時(shí)間選擇。公務(wù)通話(huà)一般要在辦公時(shí)間內(nèi)進(jìn)行, 不要在下班之后打, 更不能在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時(shí)間打, 除非有特別緊急的事情。如果是撥打國(guó)際長(zhǎng)途電話(huà), 要注意時(shí)差, 不要擾人清夢(mèng)。要掌握通話(huà)的時(shí)間, 一般不宜過(guò)長(zhǎng), 以不超過(guò)五分鐘為好。如果要通話(huà)較長(zhǎng)時(shí)間, 最好用面談的方式。如果只能通話(huà), 必須征詢(xún)對(duì)方是否方便, 否則就要另約時(shí)間聯(lián)系。
表述得體。通話(huà)表述要符合禮儀規(guī)范, 不能高調(diào)門(mén), 語(yǔ)驚四座; 口氣謙恭有禮, 熱情、溫和、親切、自然。語(yǔ)速適中, 過(guò)快了容易讓人聽(tīng)不清楚, 產(chǎn)生匆忙應(yīng)付的感覺(jué); 慢條斯理, 拿腔拿調(diào), 也容易引起人的反感。
舉止得當(dāng)。打電話(huà)要輕拿輕放, 不要急不可耐, 一遇到無(wú)法接通的情況就表現(xiàn)得很不耐煩, 甚至甩話(huà)機(jī)。電話(huà)接通后, 要等鈴聲響過(guò)六遍后, 確信對(duì)方無(wú)人接聽(tīng), 才掛斷話(huà)機(jī)。通話(huà)時(shí)不要抱著電話(huà)四處走動(dòng); 仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌上通話(huà)都是不適宜的。通話(huà)時(shí)也不要吃東西、抽煙、喝水、翻報(bào)紙雜志,甚至與旁邊的人閑聊。
注意環(huán)境。打電話(huà)要注意周?chē)h(huán)境。移動(dòng)電話(huà)不要在嘈雜的大街上、一些公共場(chǎng)所通話(huà)。辦公室打電話(huà), 要避免談話(huà)聲、嬉笑聲、咳嗽聲。如果有急事, 可以先整頓一下通話(huà)環(huán)境, 待安靜下來(lái)再撥通電話(huà)。
怎樣接電話(huà)?
接電話(huà)要注意以下禮儀:
及時(shí)接聽(tīng)。電話(huà)鈴聲一響, 要及時(shí)接聽(tīng), 不要慢騰騰地任由鈴聲響個(gè)不停。一般在聽(tīng)到完整的鈴聲響后接起電話(huà)。同時(shí)響起電話(huà), 要先接起一個(gè), 詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否介意接聽(tīng)另一個(gè)電話(huà), 征得同意后才能接聽(tīng)另一個(gè)電話(huà)。不要同時(shí)接聽(tīng)兩個(gè)電話(huà)。
文明應(yīng)答。接聽(tīng)電話(huà)要做到有問(wèn)必答, 依問(wèn)作答。鈴聲響起, 要拿起話(huà)筒問(wèn)候?qū)Ψ? 并自報(bào)家門(mén):
你好! 這里是 ( 單位) 或你好! 我是 , 或者詢(xún)問(wèn)對(duì)方: 你好! 請(qǐng)問(wèn)找哪位? 如果要找的人不在, 最好告訴對(duì)方不在的原因, 或告訴對(duì)方聯(lián)系方法。一般不宜用 你是誰(shuí)、 你找誰(shuí)、有什么事之類(lèi)的話(huà)發(fā)問(wèn)。與對(duì)方通話(huà), 要盡量每問(wèn)必答,但不要答非所問(wèn), 東拉西扯, 大聊其天。對(duì)方交談內(nèi)容結(jié)束要即時(shí)道別, 說(shuō)聲再見(jiàn)。
做好記錄。公務(wù)電話(huà)通常需要做記錄。平時(shí)要做好通話(huà)記錄準(zhǔn)備, 電話(huà)記錄簿或記錄用紙、筆要準(zhǔn)備好, 不要通話(huà)后放下聽(tīng)筒, 再找紙筆。遇到聽(tīng)不清楚時(shí), 可以請(qǐng)求對(duì)方重復(fù)一遍, 特別是對(duì)一些重要內(nèi)容和涉及時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量等, 最好加以核實(shí), 避免記錯(cuò)。
一些特殊電話(huà)的接聽(tīng)。對(duì)打錯(cuò)電話(huà)的, 不要大聲斥責(zé)對(duì)方, 要接受對(duì)方的道歉, 說(shuō)聲 沒(méi)關(guān)系 后掛機(jī)。對(duì)一些難纏的電話(huà), 要學(xué)會(huì)說(shuō)不, 設(shè)法擺脫對(duì)方的糾纏, 委婉而堅(jiān)決地拒絕對(duì)方的請(qǐng)求。對(duì)一些諸如你猜猜我是誰(shuí)、想知道我在干什么嗎之類(lèi)的謎語(yǔ) 電話(huà), 可以用別讓我猜謎了、 我正忙著、我還有一些急事要做呢之類(lèi)的話(huà)加以應(yīng)對(duì)。
職場(chǎng)禮儀的意義
一、職場(chǎng)禮儀是一種首德行為規(guī)范。
職場(chǎng)禮儀不同于法律，雖然都有規(guī)定該做與不該做的但是作為道德規(guī)范來(lái)說(shuō)他是沒(méi)有絕對(duì)的懲罰制度的，做的不當(dāng)，最多是遭人唾棄，所以能規(guī)范道德行為的人也只有我們自身而已。
二、職場(chǎng)禮儀的直接目的是表示對(duì)他人的尊重。
人都有被尊重的高級(jí)精神需要，當(dāng)在職場(chǎng)交往活動(dòng)過(guò)程中，按照職場(chǎng)禮儀的要求去做，就會(huì)使人獲得尊重的滿(mǎn)足，從而獲得愉悅，由此達(dá)到人與人之間關(guān)系的和諧。也就增進(jìn)了你與他人的溝通交流為你建立人脈打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三、禮儀的根本目的是為了維護(hù)社會(huì)正常的生活秩序。
例如隨地亂扔垃圾、吐痰、橫穿馬路等等不文明的行為都是需要通過(guò)道德去規(guī)范的。若是靠法律去限制那我們則需要多少警力去監(jiān)督懲治?
四、禮儀要求全體成員共同遵守。
職場(chǎng)是一個(gè)大家庭，任何一個(gè)人都不能完全脫離職場(chǎng)而存在，同時(shí)職場(chǎng)也不是由一部分的人就可以組成的，職場(chǎng)道德、職場(chǎng)禮儀的建立于遵守是需要全體職場(chǎng)成員共同努力的。
五、禮儀要求在人際交往、社會(huì)交往活動(dòng)中遵守。
這是它的范圍，超出這個(gè)范圍，職場(chǎng)禮儀規(guī)范就不一定適用了。如在公共場(chǎng)所穿拖鞋是失禮的，而在家穿拖鞋則是正常的。就是在人與人的交往過(guò)程中禮儀才能得到的體現(xiàn)。
職場(chǎng)禮儀盤(pán)點(diǎn)
職場(chǎng)禮儀，是指人們?cè)诼殬I(yè)場(chǎng)所中應(yīng)當(dāng)遵循的一系列禮儀規(guī)范。了解、掌握并恰當(dāng)?shù)貞?yīng)用職場(chǎng)禮儀會(huì)使你在工作中左右逢源，使你的事業(yè)蒸蒸日上。
職場(chǎng)禮儀的基本點(diǎn)非常簡(jiǎn)單。首先，要弄清職場(chǎng)禮儀與社交禮儀的差別。職場(chǎng)禮儀沒(méi)有性別之分。比如，為女士開(kāi)門(mén)這樣的“紳士風(fēng)度”在工作場(chǎng)合是不必要的，這樣做甚至有可能冒犯了對(duì)方。請(qǐng)記住：工作場(chǎng)所，男女平等。其次，將體諒和遵重別人當(dāng)作自己的指導(dǎo)原則。盡管這是顯而易見(jiàn)的，但在工作場(chǎng)所卻常常被忽視了。
進(jìn)行介紹的正確做法是將級(jí)別低的人介紹給級(jí)別高的人。例如，如果你的首席執(zhí)行官是瓊斯女士，而你要將一位叫做簡(jiǎn)·史密斯的行政助理介紹給她，正確的方法是“瓊士女士，我想介紹您認(rèn)識(shí)簡(jiǎn)·史密斯。”如果你在進(jìn)行介紹時(shí)忘記了別人的名字，不要驚慌失措。你可以這樣繼續(xù)進(jìn)行介紹，“對(duì)不起，我一下想不起您的名字了。”與進(jìn)行彌補(bǔ)性的介紹相比，不進(jìn)行介紹是更大的失禮。
握手禮儀
握手是人與人的身體接觸，能夠給人留下深刻的印象。當(dāng)與某人握手感覺(jué)不舒服時(shí)，我們常常會(huì)聯(lián)想到那個(gè)人消極的性格特征。強(qiáng)有力的握手、眼睛直視對(duì)方將會(huì)搭起積極交流的舞臺(tái)。
女士們請(qǐng)注意：為了避免在介紹時(shí)發(fā)生誤會(huì)，在與人打招呼時(shí)最好先伸出手。記住，在工作場(chǎng)所男女是平等的。
電子禮儀
電子郵件、傳真和移動(dòng)電話(huà)在給人們帶來(lái)方便的同時(shí)，也帶來(lái)了職場(chǎng)禮儀方面的新問(wèn)題。雖然你有隨時(shí)找到別人的能力，但這并不意味著你就應(yīng)當(dāng)這樣做。
在今天的許多公司里，電子郵件充斥著笑話(huà)、垃圾郵件和私人便條，與工作相關(guān)的內(nèi)容反而不多。請(qǐng)記住，電子郵件是職業(yè)信件的一種，而職業(yè)信件中是沒(méi)有不嚴(yán)肅的內(nèi)容的。
傳真應(yīng)當(dāng)包括你的聯(lián)系信息、日期和頁(yè)數(shù)。未經(jīng)別人允許不要發(fā)傳真，那樣會(huì)浪費(fèi)別人的紙張，占用別人的線(xiàn)路。
手機(jī)可能會(huì)充當(dāng)許多人的“救生員”。不幸的是，如果你使用手機(jī)，你多半不在辦公室，或許在駕車(chē)、趕航班或是在干別的什么事情。要清楚這樣的事實(shí)，打手機(jī)找你的人不一定對(duì)你正在干的事情感興趣。
道歉禮儀
即使你在社交禮儀上做得完美無(wú)缺，你也不可避免地在職場(chǎng)中冒犯了別人。如果發(fā)生這樣的事情，真誠(chéng)地道歉就可以了，不必太動(dòng)感情。表達(dá)出你想表達(dá)的歉意，然后繼續(xù)進(jìn)行工作。將你所犯的錯(cuò)誤當(dāng)成件大事只會(huì)擴(kuò)大它的破壞作用，使得接受道歉的人更加不舒服。
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